數(shù)字化檔案在水利工程管理中的應(yīng)用

周明

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，水利工程設(shè)施建設(shè)逐漸增多，水利工程檔案資料內(nèi)容繁雜，篇目眾多，整理需要耗費(fèi)較多時(shí)間和人力，且需由專門人員負(fù)責(zé)，依賴性較強(qiáng)，他人不易上手，引入數(shù)字化管理模式后，檔案歸納整理方便快捷，節(jié)省大量時(shí)間，更易保存，其完整性和真實(shí)性遠(yuǎn)超傳統(tǒng)檔案管理，本文圍繞數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，通過其在寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安 全連通工程檔案管理的實(shí)例，探討數(shù)字化檔案在水利工程管理中的應(yīng)用，具有實(shí)用性。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;水利工程;檔案管理

數(shù)字化管理模式是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)于檔案管理尤是如此，水利企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)及重要性，根據(jù)自身實(shí)際情況對(duì)現(xiàn)有數(shù)字化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題加以改善，制定出具體的措施改進(jìn)管理，提高管理水平，確保水利工程檔案數(shù)字化管理模式更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。

1 水利工程數(shù)字化檔案概述

1.1 數(shù)字化檔案概述

數(shù)字化檔案是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過互聯(lián)網(wǎng)等信息化手段整合成信息資料的形式，壓縮收集到的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)庫，使用數(shù)字掃描技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和歸納，對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行整理保存，這其中，信息設(shè)備和通訊系統(tǒng)發(fā)揮著重要作用，數(shù)字化管理模式需要憑借著電子計(jì)算機(jī)才可以正常使用。而互聯(lián)網(wǎng)統(tǒng)計(jì)過程中數(shù)據(jù)全部按照真實(shí)情況被整理在檔，不會(huì)遺漏掉部分信息，完整度較高，數(shù)據(jù)真實(shí)可信，不易造假。通過數(shù)字化檔案的使用可以大大節(jié)省整理檔案的時(shí)間和堆放檔案的空間，在尋找檔案時(shí)只需輸入關(guān)鍵信息即可立刻檢索，查找更加方便快捷，并且互聯(lián)網(wǎng)用戶端不同用戶只需輸入同一賬號(hào)密碼即可查詢想要查找的信息，省去復(fù)雜的流程。

1.2 水利工程數(shù)字化檔案

水利工程檔案是圍繞整個(gè)水利工程建設(shè)全過程所產(chǎn)生的，從工程項(xiàng)目前期的廣泛市場(chǎng)調(diào)研、分析可行性，招（投）標(biāo)施工、質(zhì)量檢驗(yàn)、監(jiān)理到完工驗(yàn)收等全過程中形成的如文字、表格、圖紙、影像、計(jì)算數(shù)據(jù)等各種形式的材料，例如寧夏固原區(qū)城鄉(xiāng)飲水安全連通工程受水區(qū)各縣水務(wù)局在項(xiàng)目建設(shè)初期，委托寧夏水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司、固原水利設(shè)計(jì)院在對(duì)受水區(qū)進(jìn)行了大量的調(diào)查工作后，寧夏水務(wù)投資集團(tuán)有限公司結(jié)合受水區(qū)水資源評(píng)價(jià)和城鄉(xiāng)居民生活用水現(xiàn)狀評(píng)價(jià)，完成的受水區(qū)縣級(jí)城鄉(xiāng)飲水安全連通工程可行性研究報(bào)告、水資源評(píng)價(jià)報(bào)告 、地質(zhì)勘察報(bào)告、連通工程投資估算書、工程建設(shè)征地補(bǔ)償與移民安置規(guī)劃設(shè)計(jì)報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告書、水土保持方案報(bào)告書、設(shè)計(jì)圖冊(cè)、土地預(yù)審報(bào)告、地質(zhì)災(zāi)害危險(xiǎn)性評(píng)價(jià)、壓覆礦產(chǎn)資源調(diào)查報(bào)告、節(jié)能評(píng)估報(bào)告、社會(huì)穩(wěn)定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告以及西吉縣、彭陽縣、原州區(qū)、海原縣受水區(qū)可研設(shè)計(jì)圖集等，并結(jié)合項(xiàng)目前期完成了該工程的初步設(shè)計(jì)及施工圖。水利工程數(shù)字化檔案建設(shè)，是指在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，系統(tǒng)應(yīng)用信息數(shù)字技術(shù)到水利工程檔案的管理活動(dòng)中，以數(shù)字化手段管理工程檔案資源。

2 寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全工程檔案數(shù)字化實(shí)踐

寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全工程，是寧夏投資規(guī)模最大、受益范圍最廣、受益人口最多、建設(shè)最為緊迫的民生工程，包括水源工程、連通工程和受水區(qū)配套工程三部分，其建設(shè)主要目的是為受水區(qū)提供穩(wěn)定可靠的外調(diào)水源。工程將涇河水截引、調(diào)蓄以后，經(jīng)過74公里的長途跋涉，南水北調(diào)至中莊水庫，解決固原市原州區(qū)、彭陽縣、西吉縣、中衛(wèi)市海原縣100多萬城鄉(xiāng)居民的飲水難題。工程主體已全部完工，2016年6月10日中莊水庫下閘蓄水，7月31日開始向固原市區(qū)開閘供水，同年10月8日正式通水。連通工程自2013年開始供水，先后實(shí)現(xiàn)了向西吉片區(qū)、彭陽、原州區(qū)及海原縣的供水。目前寧夏固原地區(qū)城鄉(xiāng)飲水安全連通工程項(xiàng)目檔案資料正在有序收集整理中，逐步形成了門類齊全、組卷合理、管理規(guī)范、查閱方便、存放安全的檔案管理體系，并且對(duì)所有的項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行了數(shù)字化掃描，保證在計(jì)算機(jī)軟件上能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢檢索，以此實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子版與紙質(zhì)版能夠?qū)μ?hào)入座。

3 數(shù)字化檔案在水利工程應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)

3.1 減小安全隱患

紙質(zhì)檔案由于紙本身的特性不易保存，容易受水火侵蝕，且年代稍微久遠(yuǎn)一點(diǎn)的檔案材料，容易丟失和損毀，紙質(zhì)檔案受人的主觀意識(shí)影響較大，會(huì)被人為進(jìn)行篡改，實(shí)行數(shù)字化檔案管理可以有效避免以上弊端，防止檔案丟失、失真等現(xiàn)象產(chǎn)生。

3.2 提高經(jīng)濟(jì)效益

傳統(tǒng)的工程檔案管理需要增加人員，進(jìn)行細(xì)致分工才可完成檔案的歸納整理，粗放型的管理模式浪費(fèi)公共資源同時(shí)增加了企業(yè)運(yùn)營管理成本，數(shù)字化檔案突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的局限性，可以節(jié)省不必要的人工，節(jié)省保管檔案產(chǎn)生的費(fèi)用，占地空間也隨之減小，只需擁有一臺(tái)計(jì)算機(jī)便可容納百川。查閱起來極為方便迅速。

3.3 提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以水利工程建設(shè)管理為例，工程數(shù)據(jù)、施工資料、日常管理數(shù)據(jù)，都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、及時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

4 數(shù)字化檔案在水利工程應(yīng)用中的對(duì)策及建議

4.1 特別重視檔案數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化探索

當(dāng)前數(shù)字化建設(shè)過于單一片面，缺乏完整的系統(tǒng)化流程，各個(gè)類型的檔案管理間聯(lián)系不緊密，相對(duì)獨(dú)立性較強(qiáng)，在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的收集分類，按月或季度定期上傳檔案信息，保證數(shù)字檔案的延續(xù)性和完整性。各工程參建單位無論在工程進(jìn)展的各階段，都要從組織上確保文件材料沒有疏漏、丟失，使檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

4.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范管理

數(shù)字化檔案的建設(shè)離不開建設(shè)管理單位的統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)，由上及下，成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)管理分門別類的檔案，健全當(dāng)前管理中的網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，完善相應(yīng)管理制度和規(guī)范，確保檔案管理工作按照規(guī)范化流程進(jìn)行操作，使工作有章可循，在日常工作中，將數(shù)字化檔案管理工作納入員工考核方式中，建立起內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制，細(xì)化量化各項(xiàng)工作目標(biāo)，將員工工作完成狀況納入績效考評(píng)的重要因素，落實(shí)清楚，嚴(yán)格建立系統(tǒng)考核機(jī)制，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束，各級(jí)水利工程建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門，認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好水利工程檔案工作。水利企業(yè)應(yīng)該不斷完善工程檔案管理制度，制定相應(yīng)的措施，強(qiáng)化管理手段的力度，使相關(guān)管理部門的監(jiān)督和制約行之有效。

4.3 因地制宜，制定符合自身發(fā)展的方案

由于水利工程的建設(shè)規(guī)模、發(fā)展生命周期、總體發(fā)展水平不盡相同，因此數(shù)字化檔案的應(yīng)用也有所差異，對(duì)于數(shù)字化的利用水平需求不同，發(fā)展歷史悠久、建設(shè)較早的水利工程檔案數(shù)量眾多，內(nèi)容龐雜，形式多樣，往往需要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力。

5 結(jié)束語

數(shù)字化檔案在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)組織蓬勃發(fā)展的背景下勢(shì)必會(huì)逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，充分利用好這一信息技術(shù)可以推動(dòng)水利企業(yè)工作效率的提高，管理體制的靈活調(diào)整，實(shí)現(xiàn)高效查找檢索。

參考文獻(xiàn)

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