論建立智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的重要性

聶晶

摘 要：在當(dāng)前國家檔案資料不斷增多的背景下，這對各個檔案館的庫房管理提出了較大的挑戰(zhàn)性。智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的建立對提升檔案庫房管理的水平創(chuàng)造了良好的條件。本文通過具體論述建立智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的重要性，并根據(jù)實際情況提出建立智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的途徑，為強(qiáng)化智能化檔案庫房管理的實效性提供可參考的資料。

關(guān)鍵詞：智能化;檔案庫房;管理系統(tǒng)

智能化檔案庫房管理系統(tǒng)主要是以一體化智能管理平臺作為中心，嚴(yán)格按照檔案資料管理的安全要求，逐步建立起4大系統(tǒng)，包括實體管理、庫房智能環(huán)境監(jiān)控、智能密集架控制以及庫房安全管控。而正是基于上述四大系統(tǒng)的相互協(xié)作，方能實現(xiàn)對庫房檔案的全方位管理及保護(hù)，繼而也促進(jìn)了檔案庫房網(wǎng)絡(luò)化、智能化、人性化、科學(xué)化的順利實現(xiàn)。同時，智能化的檔案庫房管理系統(tǒng)還會不斷創(chuàng)新檔案管理模式，讓檔案管理真正走向智能化的發(fā)展道路[1]。

1 建立智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的重要性

通過建立智能化檔案庫房管理系統(tǒng)，有利于提升檔案庫房管理的實效性，讓檔案庫房能夠更好的滿足當(dāng)前檔案管理的實際需求。

1.1 適應(yīng)時代科技發(fā)展的需要

隨著計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)及物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)的普及運用，使得各行各業(yè)均發(fā)生了十分顯著的變化。而檔案產(chǎn)業(yè)因其發(fā)展速度較為緩慢而在對現(xiàn)代技術(shù)的運用方面尚有諸多有待改進(jìn)之處，傳統(tǒng)的檔案管理模式也逐漸無法滿足檔案發(fā)展需求，故積極聯(lián)系當(dāng)代先進(jìn)技術(shù)建立多元化的檔案管理系統(tǒng)，以便滿足檔案管理工作的技術(shù)升級與融合訴求同時跟上時代發(fā)展步伐。

1.2 落實國家戰(zhàn)略發(fā)展的重要部署

2014年2月，由我國中共中央辦公廳及國務(wù)院辦公廳共同印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中進(jìn)一步了明確了新形勢下開展檔案管理工作的重要性，也表示我國檔案管理工作在接下來一段時間里的核心發(fā)展目標(biāo)便是朝著信息化的方向努力[2]。對此，“檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)”課題的提出不僅與上述文件所宣揚的精神相契合，且也完全符合文件中提到了“三位一體”檔案安全防范體系，故對“檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)”的大力推進(jìn)將是落實國家戰(zhàn)略發(fā)展要求的重要部署。

1.3 賦予庫房智慧化的內(nèi)涵

傳統(tǒng)的檔案庫房管理通常僅是針對檔案實體進(jìn)行如保存、使用、查詢及檢索等一系列較為簡單工作。而如此管理狀態(tài)不僅難以提升檔案的利用率，且檔案本身亦將隨著時間推移而受到不同程度的磨損，直至檔案全然不復(fù)原貌。而一體化智能管理系統(tǒng)能最大限度避免以上問題的發(fā)生，而且因該系統(tǒng)本身還能對檔案庫房內(nèi)的所有設(shè)備予以統(tǒng)一調(diào)動及管理，這樣便能夠同步實現(xiàn)全設(shè)備的自動調(diào)節(jié)與控制，讓電子檔案內(nèi)容與其實體位置之間實現(xiàn)無縫對接[2]。不僅如此，借助一體化智能管理系統(tǒng)還能對檔案庫房內(nèi)的空氣質(zhì)量予以轉(zhuǎn)向管理，這便等同于把握住了檔案產(chǎn)業(yè)的全產(chǎn)業(yè)鏈命脈，由此賦予了檔案庫房以智能化內(nèi)涵，繼而也將為智慧檔案平臺的建設(shè)提供充沛的理論和現(xiàn)實依據(jù)。

2 建立智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的實踐策略

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的智能化庫房管理設(shè)備也已出現(xiàn)，且鑒于傳統(tǒng)庫房管理最大的弊端便是管理設(shè)施設(shè)備的嚴(yán)重落后，故以智能化的庫房管理設(shè)備替代之，并積極構(gòu)建智能化的庫房管理體系方能為檔案庫房智能化管理系統(tǒng)的建設(shè)提供有力支撐。與此同時，基于智能設(shè)備與信息技術(shù)本身在交互與設(shè)備控制方面的功能及優(yōu)勢，還能進(jìn)一步減少人工工作量，繼而可在避免因人為因素而影響檔案庫房管理的效率。下文主要從檔案管理信息系統(tǒng)的升級完善、智能設(shè)備的應(yīng)用等方面進(jìn)行闡述[3]。

2.1 完善升級檔案管理信息系統(tǒng)

通過改造并升級原先的檔案管理系統(tǒng)，并將智能庫房管理模塊加入其中。而在新加入的智能管理模塊中，除了包含對庫房信息系統(tǒng)的定義以及對庫房基本情況的展示外，尚囊括了其他功能模塊，包括對實體出入庫的管理，對庫房溫度、濕度、門禁等信息的采集以及統(tǒng)計庫房的使用情況等。這樣即便庫房長期處于“封閉”狀態(tài)，內(nèi)中的一切均能變得“透明化”，繼而可在保證庫房管理安全同時促進(jìn)工作效率的全面提升。

2.2 建設(shè)智能密集架

對庫房現(xiàn)有的密集架予以智能化升級，讓密集架的相關(guān)操作均能由計算機(jī)來進(jìn)行控制，如此一來，當(dāng)庫房內(nèi)任何位置的案卷發(fā)生變動，則變動的相關(guān)信息均會全部呈現(xiàn)出電腦屏幕之上，諸如變動案卷的具體數(shù)量，變動案卷所處存放架的多少節(jié)、列、層等。除此之外，在檔案歸還時，計算機(jī)亦會借由掃描條形碼的方法去識別，繼而確保所接觸案卷最終歸還入庫時仍處于原先所在的位置，這樣不僅能保證檔案管理的有序性，而且還能夠最大限度提升檔案管理的效率[4]。

2.3 構(gòu)建溫濕度自動控制系統(tǒng)

對庫房此前的溫濕度采集設(shè)備予以升級，使之不僅能自動控制庫房的溫濕度，且原本需由人工進(jìn)行的操作，如今亦能借助計算機(jī)系統(tǒng)來控制完成，且所得之溫濕度信息還將被保存到檔案管理信息系統(tǒng)之中，這不僅方便管理人員實時查驗庫房內(nèi)的溫濕度狀況，且在系統(tǒng)溫度調(diào)控功能的支撐下，還能基于庫房一段時間的溫濕度情況而生成溫濕度裱花曲線圖，這后期的數(shù)據(jù)分析及利用亦將提供極大便利。

2.4 采用門禁控制設(shè)備

在原先的鋼制防盜門鎖基礎(chǔ)上加裝接觸式的磁卡電子門禁系統(tǒng)，將能為庫房安全提供雙重保障。在安裝了接觸式的磁卡電子門禁系統(tǒng)后，但凡進(jìn)入庫房前，均需使用經(jīng)過專門授權(quán)的磁卡，而憑借該磁卡，將在讀卡時自動驗明持卡人身份并同時記錄下進(jìn)入的時間。與此同時，檔案信息管理系統(tǒng)還將自動采取出入庫房人員的身份與出入時間等信息，并會自動將上述信息整理為巡查記錄表，以便管理人員及時查驗。

2.5 注重物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)的應(yīng)用

通過應(yīng)用二維條碼標(biāo)簽及監(jiān)控設(shè)備，便可對庫房內(nèi)部的檔案實體位置予以實時監(jiān)控。當(dāng)然，要讓此系統(tǒng)發(fā)揮其應(yīng)有的作用，則需事先對實物檔案張貼上唯一的二維條形碼標(biāo)簽，后將二維碼標(biāo)簽對應(yīng)的卷宗名稱、位置等信息輸入到電腦管理系統(tǒng)之中。于此之后的卷宗調(diào)閱便僅需掃描卷重上的二維碼標(biāo)簽便可獲取該卷宗的借閱次數(shù)、借閱及歸還時間以及上下架等信息。倘若所調(diào)查庫房卷宗此前并非經(jīng)過系統(tǒng)登記，則在出入庫之時亦會自動記錄并報警，這樣便能夠進(jìn)一步提升對實體檔案管理的安全性。

總之，檔案庫房的智能化發(fā)展是我國檔案管理工作未來主要的發(fā)展方向。雖我國在智能化建設(shè)方面的發(fā)展歷史還較為短暫，且相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)也處于較為缺乏的狀態(tài)，但各單位仍需基于自身的實際情況來想方設(shè)法促進(jìn)單位檔案庫房管理的智能化發(fā)展，為我國智能化檔案庫房的建設(shè)積累先進(jìn)經(jīng)驗，為其他單位開展檔案管理工作提供有效參考。

參考文獻(xiàn)

[1]陳菲.RFID和Zigee技術(shù)在檔案庫房智能化管理中的應(yīng)用研究[J].機(jī)電兵船檔案，2018（05）：78-79.

[2]張興.基于ZigBee無線傳感器網(wǎng)絡(luò)和Android技術(shù)的檔案庫房智能管理平臺設(shè)計[J].山西檔案，2018（1）：56-57.

[3]袁文婭，鄭艷燕.內(nèi)蒙古電力科學(xué)研究院檔案室?guī)旆恐悄芑难芯颗c建設(shè)[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2019，424（06）：83-85.

[4]佚名.管理智能化服務(wù)快捷化——東臺市國土資源局高質(zhì)量推進(jìn)檔案管理與服務(wù)[J].檔案與建設(shè)，2019，362（2）：67-68.