論政協(xié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)作用

摘 要：政協(xié)檔案作為政協(xié)機(jī)關(guān)、政協(xié)委員與每屆政協(xié)等相關(guān)主體工作軌跡的記錄，政協(xié)檔案管理工作則是對政協(xié)工作科學(xué)分工及其實(shí)踐的結(jié)論性升華。研究認(rèn)為：適時(shí)且及時(shí)地開展政協(xié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，有利于從各項(xiàng)工作軌跡中發(fā)現(xiàn)政協(xié)工作與政協(xié)檔案管理工作中存在的問題，以建議等方式知會相關(guān)人員，以提升提案質(zhì)量、民主監(jiān)督實(shí)效與政治協(xié)商凝聚力等。

關(guān)鍵詞：政協(xié)檔案;檔案管理;經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

政協(xié)檔案作為“人民政協(xié)的實(shí)踐活動(dòng)”的“原始記錄”，以“文字、圖像、聲音及其他各種形式和載體”，記載了政協(xié)發(fā)展過程、委員履職情況與中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)下的多黨合作等方面“全部軌跡和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)”。因此，加強(qiáng)政協(xié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是探討政協(xié)機(jī)關(guān)建設(shè)、委員隊(duì)伍管理與履職能力的“本源性”工作創(chuàng)新，使其從靜態(tài)的檔案升華為政協(xié)工作中“夯實(shí)基礎(chǔ)、強(qiáng)化業(yè)務(wù)、抓好隊(duì)伍、拓寬服務(wù)渠道”的智慧源泉[1]。

1 政協(xié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)作用

在檔案管理工作中根據(jù)檔案內(nèi)容與工作實(shí)際，從服務(wù)委員、服務(wù)人民、服務(wù)政協(xié)組織與政府部門的角度，對各項(xiàng)工作及其成效進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對工作成效顯著的具有錦上添花作用，對工作存在失誤或問題的具有亡羊補(bǔ)牢作用。

1.1 關(guān)聯(lián)提案優(yōu)化整合

每屆與每年的政協(xié)提案是政協(xié)委員履職的主要途徑之一。但在政協(xié)大會的提案實(shí)踐中，總有一些提案內(nèi)容相關(guān)聯(lián)或關(guān)注的領(lǐng)域相同。開展提案優(yōu)化整合的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)活動(dòng)，有助于優(yōu)化提案質(zhì)量、提高政協(xié)大會參政議政效率，以及建議或啟發(fā)政協(xié)委員們在以后的工作中更加精準(zhǔn)地提交提案。首先，對于某個(gè)年度的相似性提案，檔案管理員要加強(qiáng)共性提案的梳理，以減少委員們逐個(gè)提案審議的資源浪費(fèi);對于某些不符合提案要求甚至有違法律法規(guī)、國家政策與公序良俗的提案，可以直接予以剔除，并篩選負(fù)面的典型案例以示教育和警告。其次，就是對跨年度相似甚至相同提案的整理。例如在過去被政協(xié)委員廣泛抨擊的公款吃喝問題，也是委員們關(guān)注多年的提案內(nèi)容。通過此類提案的優(yōu)化整合，能讓廣大委員們看到問題的持續(xù)性、嚴(yán)重性與解決的急迫性，對增強(qiáng)參政議政效果具有直接助推作用。

1.2 監(jiān)督案件跟進(jìn)反思

民主監(jiān)督作為政協(xié)三大職能之一。政協(xié)委員在會議期間或休會期間，通過開展考察調(diào)研、針對性監(jiān)督，走訪群眾搜集社情民意，提出精準(zhǔn)性建議等方式，對政府部門及其工作人員的工作態(tài)度、方式方法與績效等方面進(jìn)行監(jiān)督。作為檔案管理員對相關(guān)監(jiān)督件進(jìn)行跟進(jìn)反思工作，通過檔案去還原監(jiān)督過程、當(dāng)時(shí)社會焦點(diǎn)、矛盾所在與解決辦法等，對其中存在的不足、問題甚至錯(cuò)誤等進(jìn)行精細(xì)地審查，并結(jié)合當(dāng)前實(shí)際探索比較理想的解決辦法。如被監(jiān)督單位存在的制度性問題、被監(jiān)督人員存在服務(wù)意識不高的問題與態(tài)度粗暴問題，以及圍繞政協(xié)委員們在監(jiān)督過程存在的只聽報(bào)告不實(shí)地考察等問題，為委員們提高監(jiān)督能力與監(jiān)督績效提出建議或意見。

1.3 遺漏問題激活處置

由于檔案管理工作處在政協(xié)工作系統(tǒng)中的“進(jìn)程中”與階段性或年終性的“終結(jié)”等環(huán)節(jié)，在實(shí)際的檔案管理工作中會以“事后諸葛亮”的角色去審視每項(xiàng)工作，尤其是結(jié)合新形勢難免會發(fā)現(xiàn)一些遺漏問題。被遺漏較多的問題有：首先，委員們在工作時(shí)未發(fā)現(xiàn)，但隨著經(jīng)濟(jì)社會等方面的發(fā)展逐漸暴露出來。如農(nóng)村的村村通公路路面狹窄問題，是隨著新農(nóng)村建設(shè)與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展暴露出來的。其次，委員們在工作時(shí)不是問題的現(xiàn)象，隨著法律法規(guī)的完善與社會形勢的發(fā)展成為了不合時(shí)宜的問題。如在當(dāng)前脫貧攻堅(jiān)中，在建檔立卡的貧困戶家庭醒目位置張貼扶貧責(zé)任牌等，不僅涉嫌工作上的形式主義，也在一定程度上造成隱私泄露等問題。通過對遺漏問題的發(fā)現(xiàn)與梳理，對于處在“進(jìn)程中”的能及時(shí)糾正，如當(dāng)前的村村通公路能滿足大車和小車相對寬松的通行;對于已經(jīng)“結(jié)束”的能從完善體制、建立機(jī)制、改進(jìn)措施等方面亡羊補(bǔ)牢。

2 政協(xié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)方式

在政協(xié)檔案管理實(shí)踐中，要根據(jù)檔案的內(nèi)容采取針對性的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)方式。

2.1 委員履職階段性總結(jié)

由于政協(xié)委員都來自不同的界別，是各個(gè)職業(yè)或群體的精英和代表，且每個(gè)行業(yè)或職業(yè)的工作性質(zhì)不同，在委員履職的過程中就出呈現(xiàn)不同的階段性。以委員們撰寫提案為例，就可以細(xì)分為考察調(diào)研、研究分析、撰寫提案與提交提案等階段，在檔案管理工作中管理員就可以隨時(shí)跟進(jìn)地進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)?？偨Y(jié)委員們在履職工作中的方式方法、履職過程中面對突發(fā)事件的處理智慧、匯集民意時(shí)的創(chuàng)新措施等，根據(jù)需要適時(shí)地展現(xiàn)出來，以對委員們的履職起到啟發(fā)或矯正作用。在工作實(shí)踐中，一般有周度性、月度性、季度性與年終性等階段總結(jié)方式;對于一些具體的監(jiān)督件等，則根據(jù)監(jiān)督的進(jìn)程進(jìn)行階段劃分，如發(fā)現(xiàn)問題階段、分析問題階段與解決問題等階段，如總結(jié)如何發(fā)現(xiàn)問題的方式方法等。

2.2 檔案管理梳理性總結(jié)

檔案管理從工作軌跡與智慧集中的角度，是一個(gè)不斷積累的過程。加強(qiáng)檔案梳理工作，尤其是同類型的跨年度的檔案梳理，能比較全面地了解某項(xiàng)工作的發(fā)起、進(jìn)展、舉措與成果等。特別是用新時(shí)期的視界和觀點(diǎn)，去梳理總結(jié)過去的工作，既能看到工作的不斷改進(jìn)，也能看到工作中存在的問題，以總結(jié)新的工作方式方法，啟發(fā)或建議開展體制機(jī)制改革、工作隊(duì)伍調(diào)整、工作制度優(yōu)化等工作。出于服務(wù)當(dāng)前和未來工作的需要，重點(diǎn)梳理出多次提案且未決的問題、當(dāng)時(shí)已經(jīng)解決且又出現(xiàn)衍變的問題、隨著法制健全原來不違法現(xiàn)在違法的問題，以及委員在履職中存在的不當(dāng)行為等，為下一次政協(xié)大會、日常民主監(jiān)督與參政議政等工作打下堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。

2.3 檔案分析比較性總結(jié)

“大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為政協(xié)委員履職檔案管理和利用帶來了新理念、新技術(shù)?！盵2]運(yùn)用大數(shù)據(jù)對檔案進(jìn)行全面、綜合與精準(zhǔn)的分析，是做好檔案管理工作與評估委員履職績效的科學(xué)舉措之一。實(shí)踐中，以對委員們政協(xié)APP的運(yùn)用數(shù)據(jù)分析為主，以對日常的檔案工作記錄分析為基礎(chǔ)，通過跨年度縱向與同年度橫向的分析比較，去總結(jié)其中的寶貴經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。如通過對政協(xié)APP的運(yùn)用分析，委員中中共黨員、其他民主黨派與無黨派人士之間，在某個(gè)領(lǐng)域的考察調(diào)研的履職中，可能會因?yàn)楦鞣N的職業(yè)、愛好與興趣等不同采取不同的履職方式。例如喜歡運(yùn)用電腦或網(wǎng)絡(luò)交流軟件的委員，可以通過網(wǎng)絡(luò)的方式向不確定的對象發(fā)放某方面的調(diào)研問卷;有的委員則喜歡進(jìn)村入戶的面對面的考察調(diào)研;有的委員則喜歡現(xiàn)場參觀與聽報(bào)告等。進(jìn)而比較不同黨派、不同職業(yè)的委員們，在不同的履職方式中最終呈現(xiàn)的結(jié)果差異。另外，采用大數(shù)據(jù)也可以對不同年齡段、不同性別、不同學(xué)歷與不同職業(yè)的委員履職進(jìn)行分析，找出每個(gè)類型的委員履職所呈現(xiàn)出的優(yōu)勢，并在今后的隊(duì)伍建設(shè)與履職中，組建優(yōu)勢互補(bǔ)的工作小組以更高效地開展工作。

3 結(jié)語

檔案管理從其工作性質(zhì)上屬于后勤服務(wù)型工作。但檔案作為一個(gè)單位重要的工作軌跡記錄，但是廣大工作人員辛勤付出后的血汗和智慧的結(jié)晶。因此，在政協(xié)檔案管理工作中，檔案管理員要利用管理現(xiàn)有寶貴資源的崗位優(yōu)勢，開展更多經(jīng)驗(yàn)總結(jié)工作，以體現(xiàn)后勤工作對前勤的保障功能、靈感源泉功能與智慧激活功能。

參考文獻(xiàn)

[1]韓亞娟.學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀推進(jìn)地方政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作[J].蘭臺世界，2012（z4）：89-90.

[2]林國錦.大數(shù)據(jù)時(shí)代政協(xié)委員履職檔案信息化建設(shè)路徑探析——以浙江省政協(xié)為例[J].浙江檔案，2012（z4）：24-27.

作者簡介

蔡晴蕓（1979-），女，漢，福建省石獅市，本科，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。