水利工程檔案收集和管理問題分析

朱笑

摘 要：水利工程檔案是指水利工程建設(shè)和管理過程中形成的各種形式載體的記錄。它是工程建設(shè)者工作成果和歷史成就的真實(shí)的體現(xiàn)，在一定程度上可以反映工程建設(shè)者的功績(jī)，是水利工程建設(shè)的重要部分，對(duì)工程的建設(shè)管理、運(yùn)行維護(hù)起著重要的作用。規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)地管理水利工程檔案，以文字、圖像、音頻、影像等形式對(duì)水利工程建設(shè)過程中形成的資料進(jìn)行規(guī)范地整理和科學(xué)地歸檔，為水利工程建設(shè)和管理提供了真實(shí)而豐富的信息資源。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;探析

水利工程檔案對(duì)于水利工程建設(shè)來說是比較重要的，會(huì)涉及到工程的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工以及竣工驗(yàn)收等內(nèi)容。在進(jìn)行工程管理和維護(hù)工作的時(shí)候，需要嚴(yán)格地參考相關(guān)的工程檔案來開展。不過在進(jìn)行水利工程檔案管理工作的時(shí)候，還是會(huì)出現(xiàn)較多的問題，如此就需要深入地進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的解決措施來進(jìn)行應(yīng)對(duì)。

1 水利工程檔案特點(diǎn)

1.1 檔案資料內(nèi)容廣泛，數(shù)量多，數(shù)據(jù)全面

水利工程是涉及多個(gè)專業(yè)、學(xué)科的系統(tǒng)工程。在工程建設(shè)的過程中，會(huì)形成各種資料，例如，項(xiàng)目建設(shè)過程各階段形成的設(shè)計(jì)文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同文件、相關(guān)評(píng)定材料、施工照片、施工圖等，監(jiān)理單位的往來文件、檢查表、報(bào)告、音像文件等。購買和安裝工程設(shè)備的材料包括工廠資質(zhì)證書、規(guī)格證明、鑒定證書等，竣工材料包括施工各方的報(bào)告、驗(yàn)收鑒定證書等。這些資料內(nèi)容能夠充分反映水利工程建設(shè)各個(gè)階段的實(shí)際情況，它是水利工程建設(shè)過程中的重要記錄，在水利工程的評(píng)價(jià)和驗(yàn)收中發(fā)揮著重要作用。

1.2 檔案形成的時(shí)間長(zhǎng)

水利工程項(xiàng)目一般規(guī)模大，投資多，技術(shù)復(fù)雜，工期較長(zhǎng)。由于資金的控制以及技術(shù)、施工條件等因素問題，經(jīng)常出現(xiàn)跨年度實(shí)施的情況，這種跨年度的設(shè)計(jì)周期使得檔案形成時(shí)間拉長(zhǎng)。

1.3 水利工程檔案的復(fù)雜性和可變性

水利工程的組成設(shè)計(jì)、各單項(xiàng)工程結(jié)構(gòu)功能的復(fù)雜性使得水利工程檔案的組成具有復(fù)雜性特征。可變性指的是水利工程涉及到社會(huì)的各個(gè)方面，從設(shè)計(jì)的初期階段，設(shè)計(jì)工作會(huì)由于投資情況、規(guī)劃方向、拆遷征地、群眾利益等因素的影響而有所改變，有時(shí)項(xiàng)目已經(jīng)啟動(dòng)，由于諸多新的現(xiàn)實(shí)情況，設(shè)計(jì)圖紙也會(huì)進(jìn)行變更。以浙江省金華市九峰水庫工程為例， 2000年1月原金華縣水電局九峰水庫領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室委托浙江省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)院于2001年1月編制完成了《金華市九峰水庫可行性研究報(bào)告》。同年初金華市行政區(qū)劃調(diào)整后，九峰水庫籌建工作劃歸金華市水利局具體實(shí)施，為了適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健康可持續(xù)發(fā)展，金華市政府要求調(diào)整九峰水庫建設(shè)任務(wù)和規(guī)模，浙江省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)院根據(jù)金華市政府要求對(duì)可行性研究進(jìn)行修改重編，于2002年4月重新完成了《金華市九峰水庫可行性研究報(bào)告》。九峰水庫工程原概算總投資42600萬元，隨著建設(shè)周期內(nèi)物價(jià)和人工費(fèi)用不斷上漲、政策處理費(fèi)用增加幅度較大，金華市九峰水庫工程概算由原42600萬元調(diào)整為83232萬元。九峰水庫工程因地質(zhì)情況、施工現(xiàn)場(chǎng)條件等原因先后經(jīng)過防浪墻垂直縫間距調(diào)整、下游護(hù)坡結(jié)構(gòu)變更等六次工程重大設(shè)計(jì)變更。這些因素造成水利工程檔案資料的復(fù)雜與多變，增加了檔案資料的收集管理的工作量。

2 當(dāng)前水利工程檔案收集和管理存在的問題

2.1 檔案資料管理制度不健全

由于資金限制、辦公條件的影響，有些工程參建單位還沒有健全檔案管理的規(guī)章制度;有些單位雖然建立了相關(guān)規(guī)章制度，在實(shí)際工作中卻不能嚴(yán)格按章辦事。同時(shí)不少檔案室缺乏行之有效的工作檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，沒有嚴(yán)格合理的考核辦法，導(dǎo)致檔案資料不規(guī)范、不完整、不準(zhǔn)確等，為工程檔案管理工作造成很大困難。

2.2 建設(shè)期檔案收集管理未做好實(shí)時(shí)跟蹤，同步收集，檔案保管條件差

工程建設(shè)期間，各參建單位檔案資料不能根據(jù)階段要求同步進(jìn)行收集管理，檔案資料保管條件簡(jiǎn)陋，檔案室存檔設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、干燥設(shè)備等配置不全，不能對(duì)室內(nèi)環(huán)境指標(biāo)進(jìn)行有效控制，這樣長(zhǎng)期對(duì)檔案管理不夠重視，造成檔案的損毀、散失。

2.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

檔案工作專業(yè)性要求高，不少參建單位檔案管理人員存在水利工程檔案業(yè)務(wù)及管理經(jīng)驗(yàn)不足的問題，對(duì)水利工程建設(shè)前期、施工、竣工等，檔案工作在不同階段的完成標(biāo)準(zhǔn)缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí);一部分檔案管理人員不具備充足的管理經(jīng)驗(yàn)，沒有充分掌握資料是否完整，對(duì)于資料的接收過于被動(dòng)。進(jìn)而造成檔案收集管理工作缺乏有效的控制和安排，把關(guān)不嚴(yán)，出現(xiàn)整理不符合標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)象。

3 新形勢(shì)下創(chuàng)新水利工程檔案管理的措施

3.1 改進(jìn)水利工程檔案管理措施

在進(jìn)行水利工程檔案管理工作的時(shí)候，還是存在較多的問題，對(duì)有關(guān)部門來說需要積極改進(jìn)檔案管理制度，增強(qiáng)法制化建設(shè)。水利工程建設(shè)單位需要掌握國家的相關(guān)法律規(guī)定，把這些內(nèi)容當(dāng)做基礎(chǔ)來進(jìn)行工程檔案管理工作。在進(jìn)行管理工作的時(shí)候，需要嚴(yán)格地參考相關(guān)規(guī)定來開展。

3.2 堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級(jí)管理原則

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的含義就是在進(jìn)行水利工程檔案管理工作的時(shí)候，需要保持一把手參與的責(zé)任制度，各個(gè)單位都需要參加到這個(gè)工作中，如此可以更好地掌握各級(jí)的責(zé)任。分級(jí)管理的含義指的是水利工程參建單位內(nèi)部選擇的檔案管理方法，這個(gè)方法比較重視參建單位內(nèi)部的檔案管理部門和有關(guān)工作人員的責(zé)任。要?jiǎng)澐趾酶鞑块T之間的任務(wù)，確保各部門能夠?qū)n案工作保持良好的工作狀態(tài)。

3.3 加強(qiáng)水利工程檔案收集整理的管理

首先對(duì)于檔案管理部門以及水利工程建設(shè)部門來說，需要及時(shí)宣傳檔案收集整理工作的重要性，確保這些人員能夠更加積極地參加各種工作。其次水利工程檔案管理部門需要掌握有關(guān)人員的工作責(zé)任，細(xì)化工作內(nèi)容，確保各個(gè)人員都可以掌握檔案的歸檔范圍和分類措施，針對(duì)自己負(fù)責(zé)的檔案嚴(yán)格地分類管理，確保各項(xiàng)資料可以更加方便利用。最后就是水利工程檔案管理人員需要及時(shí)掌握在這個(gè)時(shí)期存在的不足之處，提出合理的應(yīng)對(duì)措施，檔案管理工作也可以得到更加可靠的保障。

3.4 完善檔案管理硬件設(shè)備

規(guī)范檔案管理，制定管理標(biāo)準(zhǔn)。為確保檔案保存完好，檔案室需要配備防蟲、防鼠物品，設(shè)置防曬及防火設(shè)施。除此之外，檔案室必須配置良好通風(fēng)和溫濕度控制設(shè)備，保持通風(fēng)、溫濕度等各項(xiàng)指標(biāo)都要達(dá)到規(guī)范的要求。檔案管理人員定期對(duì)各項(xiàng)管理硬件設(shè)施進(jìn)行檢查養(yǎng)護(hù)，實(shí)時(shí)關(guān)注溫濕度等環(huán)境指標(biāo)變化，發(fā)現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行異常、故障，及時(shí)聯(lián)系設(shè)備廠家處理解決，確保檔案資料不受環(huán)境因素侵蝕、破損。

4 結(jié)語

水利工程檔案收集和管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作，作為工程建設(shè)的依據(jù)和真實(shí)記錄，檔案的收集管理質(zhì)量對(duì)整個(gè)工程的進(jìn)度質(zhì)量起著重要作用。提高檔案管理水平，完善檔案管理體制，做好檔案的收集管理工作，確保水利工程檔案資料更加科學(xué)、合理、規(guī)范，對(duì)當(dāng)前水利工程建設(shè)至關(guān)重要。

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