曾莉陳
摘 要:檔案資料是高校的寶貴財(cái)富,民辦高校檔案管理工作相對(duì)薄弱。本文指出了民辦高校檔案管理工作中存在的一些問題,并對(duì)存在的問題提出了解決對(duì)策。
關(guān)鍵詞:民辦高校;檔案管理;問題;對(duì)策
檔案是學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄,是一種十分重要的信息資源,是民辦高校的寶貴財(cái)富。它記錄了民辦高校的成長和發(fā)展歷程,是學(xué)校各項(xiàng)工作的綜合反映,它既是民辦高校教學(xué)活動(dòng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和總結(jié),又是促進(jìn)學(xué)校在以后發(fā)展中開展各項(xiàng)工作的依據(jù)。然而,民辦高校辦學(xué)歷史較短,學(xué)校又側(cè)重于發(fā)展建設(shè),檔案管理工作相對(duì)薄弱,檔案管理工作中存在諸多的問題。民辦高校檔案管理工作面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的局面。
1 民辦高校檔案管理存在的問題
1.1 檔案意識(shí)淡薄
雖然民辦高校對(duì)檔案工作都有關(guān)注,但是重視的程度和意識(shí)水平還不夠,既不能適應(yīng)民辦高校檔案工作發(fā)展的需要,也無法適應(yīng)民辦高校管理水平提升的需要。一是高層管理者檔案意識(shí)不強(qiáng),對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)缺失,忽略了對(duì)檔案工作的投入和整體規(guī)劃。二是師生檔案意識(shí)淡薄,缺乏在日常的工作和學(xué)習(xí)中的歸檔意識(shí),同時(shí)也缺乏檔案規(guī)范化意識(shí),造成歸檔的內(nèi)容不齊全、完整、規(guī)范。三是檔案工作人員專業(yè)意識(shí)不強(qiáng),各部門的檔案工作一般由秘書兼任,沒有經(jīng)過檔案專業(yè)教育或繼續(xù)教育,檔案專業(yè)素養(yǎng)低。
1.2 檔案管理規(guī)章制度不完善
民辦高校檔案管理工作經(jīng)常被忽視,缺乏全面性和整體性的制度建設(shè)規(guī)劃,導(dǎo)致很難形成良好的檔案管理制度體系。一是檔案管理規(guī)章制度不齊全、內(nèi)容沒細(xì)化且缺乏系統(tǒng)性。二是檔案管理規(guī)章制度大而空,沒有很好的結(jié)合本校的具體情況制定,缺乏有效性和可操作性。
1.3 檔案人員隊(duì)伍建設(shè)不合理
民辦高校往往對(duì)效益不明顯的檔案工作崗位人員配備上嚴(yán)格把控,盡量縮減,導(dǎo)致學(xué)校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)不合理。檔案機(jī)構(gòu)一般掛靠在校辦公室,屬于科級(jí)單位,檔案室工作人員極少,同時(shí)在各部門設(shè)置兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門的檔案工作。總之,檔案人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理,檔案專業(yè)人員缺乏,導(dǎo)致整個(gè)學(xué)校檔案管理水平不高。
1.4 檔案信息化程度較低
受主客觀因素的制約,與學(xué)校其他部門信息化程度相比,檔案工作信息化還比較落后。檔案信息化設(shè)備缺乏,有配置也不完善、不合理;未建立全校性的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò),檔案信息管理系統(tǒng)比較單一,未能與學(xué)校其它信息化系統(tǒng)對(duì)接,功能也比較滯后;對(duì)數(shù)字化檔案信息資源的管理還很欠缺,基本上還停留在紙質(zhì)檔案管理層面。
2 提高民辦高校檔案管理工作的對(duì)策
2.1 加強(qiáng)檔案意識(shí)
檔案意識(shí)的高低決定了民辦高校檔案建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。首先要強(qiáng)化學(xué)校管理高層的檔案意識(shí),樹立正確的檔案觀,讓其重視學(xué)校檔案工作。其次要提升學(xué)校師生的檔案意識(shí),利用網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等方式開展檔案知識(shí)文化的宣傳,提高全院師生的檔案意識(shí),使全院師生能夠認(rèn)識(shí)檔案、重視檔案、支持檔案工作。第三要加強(qiáng)兼職檔案員的檔案意識(shí),提高他們的規(guī)范、歸檔意識(shí),對(duì)兼職檔案員的定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),組織開展檔案工作專題講座、參觀學(xué)習(xí)等。
2.2 完善檔案管理規(guī)章制度
民辦高校應(yīng)結(jié)合學(xué)校自身的辦學(xué)條件,設(shè)立一套科學(xué)、合理的檔案管理制度。堅(jiān)持依法依規(guī)治檔,全面、深入貫徹實(shí)施《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》,建立健全有效的各項(xiàng)檔案工作規(guī)章制度,使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。制度建設(shè)按總體規(guī)劃,分步實(shí)施的原則推進(jìn),以確保各項(xiàng)工作的開展都有章可循。要對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定等工作作出具體、明確的規(guī)定,要把檔案制度的實(shí)施放在重要的位置來抓,明確檔案工作人員的職責(zé),強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),從制度上促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
2.3 優(yōu)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)
檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)在于管理人員的業(yè)務(wù)水平,需要高素質(zhì)的檔案管理人才,有扎實(shí)的專業(yè)素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、負(fù)責(zé)的工作熱情才能勝任這項(xiàng)工作。擴(kuò)大檔案專業(yè)人才隊(duì)伍,引進(jìn)人才,特別是檔案信息化技術(shù)人才,以輔助檔案的信息化建設(shè);不斷加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)與繼續(xù)教育,加強(qiáng)交流與學(xué)習(xí);建立科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制,為檔案工作人員提供良好的發(fā)展空間與晉升機(jī)會(huì),激發(fā)檔案人員工作的熱情與積極性;加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的管理,不斷提高其檔案業(yè)務(wù)能力。
2.4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)
檔案信息化建設(shè)是民辦高校檔案工作發(fā)展的客觀需要,只有抓住信息化建設(shè)的方向,才能使檔案工作更上一個(gè)新臺(tái)階。一是把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃。確保檔案信息化建設(shè)與學(xué)校信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步發(fā)展;把檔案信息化建設(shè)作為檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)工作來抓,積極推行檔案數(shù)字化、文檔一體化、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。有計(jì)劃、有重點(diǎn)地對(duì)各類檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔。二是設(shè)立檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。加大對(duì)檔案信息化硬件和軟件建設(shè)的資金投入,配置所需的技術(shù)設(shè)備,不斷完善檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè);要建立電子檔案接收系統(tǒng)、數(shù)字檔案存儲(chǔ)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)和資源共享。三是不斷優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng),建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。完成檔案管理向信息化的轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。不斷完善、更新檔案信息網(wǎng)站建設(shè),利用網(wǎng)頁開展檔案信息文化宣傳,充分發(fā)揮檔案的作用。
總而言之,民辦高校的檔案工作要發(fā)展進(jìn)步,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層必須高度重視起來,并納入學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃中,不斷加大檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入,積極引進(jìn)人才,建立健全檔案工作規(guī)章制度體系,大力開展檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]沈小軍.信息化背景下創(chuàng)新民辦高校檔案管理工作的研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(7).
[2]李江霞.民辦高校檔案管理工作存在問題與對(duì)策研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2017(6).
[3]康艷俠.民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].河南醫(yī)學(xué)高等??茖W(xué)校學(xué)報(bào),2016(3).
[4]薛梅.新時(shí)代民辦高校檔案事業(yè)發(fā)展路徑探究[J].檔案與建設(shè),2018(10).