事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化研究

王哲

摘 要：檔案管理工作在事業(yè)單位中有著其不可取代的重要性，它對于事業(yè)單位的運(yùn)行有著重要的作用，但是由于我國事業(yè)單位數(shù)量較大，對檔案管理工作的認(rèn)識不夠，不夠重視，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作存在著很大的弊端。本文從檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要性出發(fā)，對事業(yè)單位檔案管理工作存在的弊端進(jìn)行分析，針對性的提出加強(qiáng)其管理工作的措施，提出推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有關(guān)對策，希望能夠?qū)ξ覈聵I(yè)單位檔案管理工作帶來幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

隨著我國綜合國力的持續(xù)提升，市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的不斷深入，事業(yè)單位正處在改革發(fā)展的重要階段。對檔案管理工作來說，事業(yè)單位改革意味著諸多變化，檔案管理工作涉及的內(nèi)容、工作、職責(zé)也更為廣泛，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前改革的步伐，檔案管理工作也迫切需要進(jìn)行變革。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化作為各項(xiàng)工作開展的重要基礎(chǔ)，對事業(yè)單位檔案管理工作來說，規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化能夠有效保障檔案管理工作的效率與質(zhì)量，提升事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展的精細(xì)度，以此來降低各種決策性失誤的發(fā)生率。所以，為有效保障事業(yè)單位改革的有序推進(jìn)，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)勢在必行。

1 檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要性

檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容之一，其中不僅包含了對員工個(gè)人信息的記錄，同時(shí)也是單位集中管理的重要體現(xiàn)?，F(xiàn)如今，規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理已經(jīng)成為衡量事業(yè)單位管理能力的重要指標(biāo)之一，檔案管理水平的高低從根本上決定著事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的管理能力，影響著整個(gè)單位的運(yùn)行與發(fā)展。因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化力度，能夠有效提升員工的檔案管理意識，在市場發(fā)展新形勢下，探索有效的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展的良好反饋，不僅對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到推動(dòng)作用，同時(shí)也在一定程度上為事業(yè)單位注入新的競爭力，對事業(yè)單位今后的發(fā)展至關(guān)重要。

當(dāng)前，檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度會對事業(yè)單位的管理能力產(chǎn)生較大的影響，檔案管理水平高低也能夠顯現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)管理能力的高低，對整個(gè)單位的運(yùn)行和發(fā)展都會產(chǎn)生影響，基于此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度對于提升員工檔案管理意識意義重大。在當(dāng)前市場發(fā)展形勢不斷變化下，有效的檔案管理方式能夠在一定程度上推動(dòng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位注入競爭力。檔案管理包括事業(yè)單位整體的發(fā)展脈絡(luò)，涉及單位的成果，其中員工自身的履歷資料對于單位的發(fā)展比較重要，能夠?yàn)槠涮峁﹨⒖嫉囊罁?jù)。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 對檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重視不足

從事業(yè)單位實(shí)際情況來看，諸多事業(yè)單位仍舊將工作的重點(diǎn)放在經(jīng)濟(jì)效益方面，片面認(rèn)為檔案管理工作本身不具備經(jīng)濟(jì)效益，在實(shí)際工作進(jìn)程中對檔案管理重視程度不足，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)嚴(yán)重滯后于事業(yè)單位改革。

2.2 檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化制度建設(shè)較為滯后

科學(xué)合理的制度是保障各項(xiàng)工作開展的先決條件。但從事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況來看，檔案管理工作仍舊沿用傳統(tǒng)的管理制度，顯然無法滿足事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況，檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化制度建設(shè)存在嚴(yán)重的滯后性。

2.3 檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐較為緩慢

進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的主旋律，檔案管理工作自然也不例外。但從事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)際情況來看，因?yàn)闄n案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的滯后，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化建設(shè)的整體情況不夠理想，僅有部分內(nèi)容實(shí)現(xiàn)了信息化管理，且因?yàn)閿?shù)字化建設(shè)欠缺統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐較為緩慢。

3 促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的措施

3.1 提高檔案意識，加大宣傳力度

檔案意識在事業(yè)單位一直是缺乏的，員工們不知道這項(xiàng)繁瑣的工作能夠帶來些什么，或許只能看到起表面的繁瑣與“吃力不討好”，但是，實(shí)際上，檔案的調(diào)取對于單位的工作力度是相當(dāng)大的，它不會直接的產(chǎn)生利益，而是如同一位幕后工作者一樣，在需要的時(shí)候被調(diào)用，檔案的調(diào)取效率高，就會給相應(yīng)的工作帶來極大的便利。在信息化時(shí)代，進(jìn)行檔案管理也輕松了許多，方便還利民，提高了工作效率和檢查的直觀性，所以，相關(guān)部門要加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，提高職工的檔案意識。

3.2 建立事業(yè)單位規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制

機(jī)制創(chuàng)新和管理創(chuàng)新是當(dāng)前事業(yè)單位改革的重要路徑，也是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化檔案工作的根本方向。事業(yè)單位要以管理機(jī)制和管理體系的變革作為切入點(diǎn)，完善檔案工作的體系、深化管理工作的細(xì)節(jié)，建立起規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的責(zé)任與權(quán)力機(jī)制，在科學(xué)分工和系統(tǒng)整合的前提下提升檔案工作的效率和質(zhì)量，進(jìn)而建立起適于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的新機(jī)制和新制度，形成信息化和系統(tǒng)化的事業(yè)單位管理工作新模式，進(jìn)一步挖掘檔案管理人員工作積極性和主動(dòng)發(fā)展意愿，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案工作的效果和品質(zhì)，將寬泛的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展目標(biāo)落實(shí)在實(shí)處，在促進(jìn)檔案工作系統(tǒng)化、管理工作科學(xué)化的前提下，為事業(yè)單位建立更加合理的檔案管理基礎(chǔ)和平臺創(chuàng)立良好的機(jī)制和條件。

3.3 著力開發(fā)檔案信息資源

檔案信息是一個(gè)值得挖掘的方面，能夠從不同的方向?qū)n案信息進(jìn)行挖掘，不再局限于傳統(tǒng)的檔案管理模式，僅僅是對單位現(xiàn)有的檔案進(jìn)行往返的、重復(fù)的管理。從事檔案管理的工作人員可以將眼界放寬一些，不局限在檔案本身，而是從檔案這條線延伸出去?？梢詮氖聵I(yè)單位本身出發(fā)，編寫健全的事業(yè)單位的發(fā)展史、組織變革、人事變動(dòng)等事件，留下關(guān)于單位的一樁樁事件。同時(shí)，可以圍繞工作與宣傳部門進(jìn)行合作，加大宣傳，總結(jié)出單位改革的經(jīng)驗(yàn)和不足之處，為今后單位的發(fā)展和努力提供一個(gè)參考和方向。

3.4 優(yōu)化信息技術(shù)人才在事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用

信息技術(shù)人才是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基本人力資源保障，而由于事業(yè)單位在用人體系和工作關(guān)系上的關(guān)系，具有高信息技術(shù)技能的人才難于在檔案管理工作中使用。因此必須在事業(yè)單位這個(gè)大平臺上實(shí)現(xiàn)檔案管理和信息技術(shù)人才的優(yōu)化，以應(yīng)用作為基礎(chǔ)有效提升信息技術(shù)在檔案工作的運(yùn)用水平。一方面，要對事業(yè)單位檔案人員進(jìn)行信息化教育和標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)，以信息技術(shù)為突破口提升檔案管理人員規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的水平，發(fā)展管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力，創(chuàng)新檔案工作信息化操作的新局面，為規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作開展創(chuàng)造人才方面的基礎(chǔ)。另一方面，要采用臨時(shí)招聘、項(xiàng)目代理、管理外包等手段，將社會信息技術(shù)人才和檔案管理人才引入到事業(yè)單位檔案工作的實(shí)際之中，促進(jìn)事業(yè)單位組織和管理上的變更，創(chuàng)新檔案管理工作的新方式，在有效提升檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的前提下，實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理的系統(tǒng)性、結(jié)構(gòu)性改進(jìn)與創(chuàng)新目標(biāo)。

4 結(jié)語

規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是市場經(jīng)濟(jì)社會和互聯(lián)網(wǎng)社會的基本背景和基本要求，當(dāng)前事業(yè)單位各項(xiàng)工作必須與社會和經(jīng)濟(jì)的實(shí)際相結(jié)合，要將規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化作為檔案管理工作的主要方向，通過規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作提升檔案管理和事業(yè)單位各項(xiàng)工作的水平，為事業(yè)單位更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會大眾創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和條件，這也是事業(yè)單位檔案工作發(fā)展的必然路徑和基本方向。

參考文獻(xiàn)

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