基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)的運(yùn)用分析

馬麗 張雪

摘 要：受檔案數(shù)字化浪潮影響，基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)受到我國檔案管理業(yè)界的廣泛重視?；诖耍疚膶⒑唵谓榻B基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)，并深入探討基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)運(yùn)用要點(diǎn)，希望研究內(nèi)容能夠?yàn)闄n案管理人員帶來一定啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：圖像掃描;電子檔案生成系統(tǒng);圖像掃描設(shè)備

為滿足檔案數(shù)字化管理需要，檔案信息采集問題的解決極為關(guān)鍵，基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)因此應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案生成系統(tǒng)可通過掃描儀將各類紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，檔案管理工作可由此更好適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，而為了實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案生成系統(tǒng)的合理使用，正是本文圍繞該課題開展具體研究的原因所在。

1 基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)

基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)一般由電子檔案生產(chǎn)軟件、服務(wù)器、數(shù)據(jù)錄入設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤柜組成，計(jì)算機(jī)設(shè)備包括圖像掃描工作站、識(shí)別校對(duì)工作站、數(shù)據(jù)服務(wù)器，電子檔案生成系統(tǒng)的圖像掃描設(shè)備一般可掛接市面上主流的高速圖像掃描設(shè)備。電子檔案生成系統(tǒng)采用的軟件主要有信息卡表格描述、數(shù)據(jù)輸出描述、校對(duì)處理、智能數(shù)據(jù)識(shí)別、多種圖像格式存儲(chǔ)等。光盤柜則主要由光盤鏡像服務(wù)器、光盤刻錄機(jī)組成，用于圖像、數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，并能夠提供檢索服務(wù)。在電子檔案生成系統(tǒng)的具體應(yīng)用中，表格描述、圖像處理、條碼識(shí)別、智能識(shí)別、OMR識(shí)別、邏輯檢查、數(shù)據(jù)處理均屬于系統(tǒng)所具備的具體功能，充分應(yīng)用這類功能與圖像掃描技術(shù)，即可保證基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)較好服務(wù)于檔案數(shù)字化發(fā)展[1]。

2 基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)運(yùn)用要點(diǎn)

2.1 合理選用圖像掃描設(shè)備

為保證基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)更好為檔案數(shù)字化管理提供支持，圖像掃描設(shè)備的合理選用必須得到重視。對(duì)于一般單位來說，圖像掃描設(shè)備的選用需在一定程度上考慮成本節(jié)約，因此應(yīng)在充分利用原有掃描設(shè)備的基礎(chǔ)上，考慮是否需要引進(jìn)新型掃描設(shè)備，這一過程需考慮檔案數(shù)字化管理的具體需求。以某單位為例，該單位曾在2005年購入一臺(tái)平板掃描儀，型號(hào)為EpsonGT15000，至今仍保持良好工作狀態(tài)，可滿足一般文檔、尺寸不規(guī)則文檔、紙張較薄的紙質(zhì)檔案掃描需要，能夠在一定程度上滿足電子檔案生成系統(tǒng)的運(yùn)用需要。但為了進(jìn)一步提升檔案數(shù)字化管理水平，充分發(fā)揮電子檔案生成系統(tǒng)優(yōu)勢，該單位基于經(jīng)費(fèi)充足考慮，在2018年購入了一臺(tái)新型掃描儀，型號(hào)為EpsonD60000，這一掃描儀帶有饋紙器，支持自動(dòng)進(jìn)紙雙面高速掃描與手工平板掃描，基于圖像掃描的電子檔案生成效率因此實(shí)現(xiàn)長足提升。配合同時(shí)采購的成冊掃描儀（M2030-PR0），電子檔案生成系統(tǒng)在應(yīng)用中可能出現(xiàn)的文字識(shí)別功能故障可有效規(guī)避，并滿足更為多樣化的圖像掃描需要。

2.2 合理選擇掃描加工人員

掃描加工人員在基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)運(yùn)用中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用，這是由于該工作本身具備較高專業(yè)性，因此掃描加工人員的選擇必須從文字錄入、圖像處理、故障診斷等方面的技能掌握情況出發(fā)。結(jié)合檔案數(shù)字化管理需要，不同單位需參考自身實(shí)際需要，打造相對(duì)穩(wěn)定的掃描團(tuán)隊(duì)。如檔案掃描工作量相對(duì)較少，單位可采用臨時(shí)招聘紙質(zhì)檔案掃描人員的方式，這類人員的勞動(dòng)成本較低、掃描加工效率較高，如檔案保密度較高、掃描工作量較大、錄入時(shí)效性要求較高，則需要設(shè)置專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案掃描加工，配合針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)與講座，即可保證掃描加工人員較好使用電子檔案生成系統(tǒng)，更好發(fā)揮圖像掃描技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢[2]。

2.3 嚴(yán)格制定和落實(shí)掃描標(biāo)準(zhǔn)

在應(yīng)用電子檔案生成系統(tǒng)的過程中，必須嚴(yán)格制定掃描標(biāo)準(zhǔn)，掃描分辨率、顏色模式選擇、掃描文件格式均需要得到明確。一般情況下，采用300dpi掃描5號(hào)以上字體，在滿足文字識(shí)別需求的前提下，可降低空間占用、提高掃描速度。對(duì)于5號(hào)以下字體或模糊字體，多采用600dpi掃描，打印文本清晰度、文字識(shí)別率可由此大幅提升。因此單位需針對(duì)性控制掃描分辨率，以文字清晰為標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確權(quán)衡文字清晰度、文字識(shí)別率、文件大小間的關(guān)系;黑白、灰度、24位彩色均屬于電子檔案生成系統(tǒng)圖像掃描常用的掃描色彩模式，單位需基于檔案內(nèi)容合理選擇不同的掃描色彩模式，如黑白模式適用于普通文字紙質(zhì)檔案，灰度模式適用于含有較多圖表及插圖的紙質(zhì)檔案。24位彩色模式適合用于含照片、印章、紅頭的紙質(zhì)檔案掃描，其色彩保真度較高;掃描文件格式需采用雙層PDF，以此滿足檔案的數(shù)字化與數(shù)據(jù)化需要，檔案的全文檢索需求可由此得到滿足。

2.4 合理選用掃描輔助軟件

為保證基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)更好服務(wù)于檔案數(shù)字化，掃描輔助軟件的合理選用極為關(guān)鍵。隨著電子檔案生成系統(tǒng)的不斷完善，配套的集成掃描軟件可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案掃描各環(huán)節(jié)管理，如清華同方的OCR文字識(shí)別軟件、ABBYY Fine Reader軟件均屬于其中代表，這類軟件多具備文字識(shí)別、圖像處理、掃描管理、雙層PDF生成等功能，可較好服務(wù)于電子檔案生成系統(tǒng)的效用發(fā)揮。一般來說，ABBYY Fine Reader軟件在使用成本、識(shí)別率、版面還原率、圖像處理、雙層PDF生成等方面的表現(xiàn)較為優(yōu)秀，因此本文建議采用該軟件輔助電子檔案生成系統(tǒng)。此外，PDF-ToolsPortable、2345Renametool、Files2Folder等軟件也能夠?yàn)殡娮訖n案生成系統(tǒng)的應(yīng)用提供支持，這類軟件可提供PDF制作、文件批量重命名、特殊目錄結(jié)構(gòu)生成等服務(wù)。

2.5 圖像處理實(shí)用技巧

基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)應(yīng)用還需要重點(diǎn)關(guān)注圖像處理環(huán)節(jié)，這是由于現(xiàn)階段的電子檔案生成系統(tǒng)尚無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的高水平圖像處理，在具體的掃描工作中，無法后期處理掃描檔案圖像的情況極為常見，污跡較多、灰黑背景、文檔傾斜等問題屬于其中典型。在電子檔案生成系統(tǒng)使用過程的圖像處理中，需利用ABBYY Fine Reader軟件的圖像處理功能，以此實(shí)現(xiàn)梯形失真校正、圖像歪斜校正的自動(dòng)檢測，由于OCR識(shí)別屬于軟件的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)，因此其能夠較好服務(wù)于多數(shù)檔案掃描件的掃描需要，僅要求原始檔案掃描件質(zhì)量不是過差，配合軟件的自動(dòng)化運(yùn)行與手動(dòng)化操作，即可較好滿足文字清晰度增強(qiáng)、原始文檔顏色信息保留、圖像去污操作簡化需要，檔案掃描成本可由此實(shí)現(xiàn)有效節(jié)約。此外，PHOTOSHOP軟件也能夠較好為電子檔案生產(chǎn)系統(tǒng)的應(yīng)用提供支持，如靈活運(yùn)用軟件的動(dòng)作功能、合理應(yīng)用“CTRL”鍵的多選功能，檔案圖像的自動(dòng)批量處理效率和質(zhì)量可由此得到保障，紙質(zhì)檔案掃描加工專業(yè)性也能夠由此不斷提升。

3 結(jié)論

綜上所述，基于圖像掃描的電子檔案生成系統(tǒng)運(yùn)用需關(guān)注多方面因素影響。在此基礎(chǔ)上，本文涉及的合理選用圖像掃描設(shè)備、合理選擇掃描加工人員、嚴(yán)格制定和落實(shí)掃描標(biāo)準(zhǔn)、合理選用掃描輔助軟件、圖像處理實(shí)用技巧等內(nèi)容，則提供了可行性較高的電子檔案生成系統(tǒng)運(yùn)用路徑。為更好發(fā)揮電子檔案生成系統(tǒng)運(yùn)用優(yōu)勢，各類新理念、新技術(shù)、新設(shè)備的引入和應(yīng)用必須得到重視。

參考文獻(xiàn)

[1]賴雯.檔案數(shù)字化圖像自動(dòng)檢測技術(shù)的研究與應(yīng)用[J].科技與創(chuàng)新，2018（12）：149-150.

[2]田支斌.高校檔案資源低成本數(shù)字化實(shí)踐與探索[J].資源信息與工程，2018，33（01）：197-198+201.