企業(yè)檔案管理中的難點(diǎn)及對(duì)策分析

陳杏

摘 要：在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作非常重要，檔案管理都能夠有效地促進(jìn)工作效率，同時(shí)也能夠更好的為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。為了更好的解決檔案管理中的難點(diǎn)，我們首先要探討現(xiàn)階段企業(yè)各部門(mén)中檔案管理具體存在著哪些問(wèn)題，分析并提出相應(yīng)的解決措施，才能夠探索出正確的檔案管理解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;難點(diǎn);對(duì)策

改革開(kāi)放以來(lái)，很多企業(yè)都在進(jìn)行改革，使企業(yè)的發(fā)展能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，這對(duì)企業(yè)的檔案管理提出了新的要求。因此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)自身的檔案管理工作，順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)，做到有效推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，提升企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的效益和質(zhì)量。

1 企業(yè)檔案管理工作的重要性

無(wú)論對(duì)哪個(gè)企業(yè)來(lái)講，檔案管理工作都是其必不可少的管理內(nèi)容之一。歷史資料證明，檔案的梳理能夠比較準(zhǔn)確的反映一個(gè)企業(yè)的成長(zhǎng)經(jīng)歷，是其發(fā)展的重要的標(biāo)本。所以，檔案工作是一項(xiàng)保密性和專業(yè)性較強(qiáng)的工作，所以它對(duì)于工作人員的職業(yè)素質(zhì)要求比較高，同時(shí)，也因其內(nèi)容的重要性，需要工作人員經(jīng)過(guò)專門(mén)的培訓(xùn)，才能夠掌握檔案工作的要領(lǐng)。具體來(lái)講，對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，它從建立到今天，所進(jìn)行的一切行政業(yè)務(wù)、生產(chǎn)活動(dòng)、組織宣傳等活動(dòng)中所形成的具有一定保存價(jià)值的文字、圖片、報(bào)表、榮譽(yù)等記錄，這就是指這個(gè)企業(yè)的檔案。在企業(yè)的檔案中，所包括的內(nèi)容非常的繁雜，所以，檔案工作的整理在一個(gè)企業(yè)綜合管理中占據(jù)著舉足輕重的地位?？傊梢哉f(shuō)，一個(gè)企業(yè)要發(fā)展，要追趕時(shí)代的步伐，其規(guī)范化的檔案管理是其必不可少的推動(dòng)力。

2 檔案管理中的難點(diǎn)

2.1 檔案分類規(guī)則不統(tǒng)一

在檔案管理的過(guò)程中我們要對(duì)不同的檔案進(jìn)行分類處理，在檔案數(shù)量如此巨大的情況下，只有對(duì)于不同類別的檔案進(jìn)行分類管理，如此才能夠提高工作效率，同時(shí)也能夠便于檔案的保存和檔案的查找。但是無(wú)論是企業(yè)還是政府部門(mén)，在檔案管理的過(guò)程中總是存在檔案分類不統(tǒng)一的問(wèn)題。比如說(shuō)政府部門(mén)在對(duì)人事進(jìn)行管理的過(guò)程中，要保存各種各樣的人事信息，而相關(guān)這些信息還要進(jìn)行分類處理，這樣才能針對(duì)每個(gè)人的特點(diǎn)進(jìn)行不同的分類，也能夠保證每個(gè)人的事情都得到合理的處理。但是如果沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的分類規(guī)則，不同的工作人員會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行不同的處理，在整個(gè)部門(mén)工作的過(guò)程中出現(xiàn)偏差，必然會(huì)影響到檔案的管理。在企業(yè)中更是如此，一些企業(yè)對(duì)員工的個(gè)人信息進(jìn)行保存的過(guò)程中，不同部門(mén)的員工要進(jìn)行不同的處理，如果說(shuō)整個(gè)企業(yè)中檔案的分類規(guī)則都沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的話，必然會(huì)影響到員工的檔案管理工作，進(jìn)而影響到公司的人事管理。

2.2 檔案管理的設(shè)備不夠完善

目前企業(yè)主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)去實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化的檔案管理，所以對(duì)檔案管理的設(shè)備要求就很高。因?yàn)闄n案管理是伴隨著企業(yè)的發(fā)展而一直存在的，有著很長(zhǎng)的管理周期，因此就要求企業(yè)必須要定期對(duì)管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，這樣才能保證檔案管理的工作效率。然而現(xiàn)在很多企業(yè)為了節(jié)約成本，檔案管理的設(shè)備基本上就沒(méi)有更新過(guò)，只要是設(shè)備還可以用就繼續(xù)使用。但是，像計(jì)算機(jī)這種電子設(shè)備是會(huì)隨著時(shí)間而不斷進(jìn)行更新?lián)Q代的，如果企業(yè)長(zhǎng)期不對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新，就會(huì)嚴(yán)重地影響檔案管理工作的進(jìn)度。

2.3 企業(yè)檔案管理工作的制度不完善

由于企業(yè)檔案管理工作的枯燥性，使其很容易被忽視，這樣對(duì)于其工作步驟的控制往往也會(huì)出錯(cuò)。一般來(lái)說(shuō)，大部分企業(yè)并沒(méi)有建立一套完善的企業(yè)管理工作制度，對(duì)于檔案的收集、整理、保管、外借、保密等工作的落實(shí)缺乏一定的系統(tǒng)性和科學(xué)性。有的甚至?xí)谫Y料整理的過(guò)程中造成檔案的丟失，也有很多工作人員由于自身工作的失誤，對(duì)于檔案的收集不全面，這些現(xiàn)象的發(fā)生都表明了我國(guó)大部分企業(yè)的檔案管理工作制度并不完善，是一個(gè)亟待解決的嚴(yán)重問(wèn)題。

3 解決企業(yè)檔案管理中難點(diǎn)的對(duì)策

3.1 建立統(tǒng)一的管理規(guī)則

為了更好的解決檔案管理中存在的一系列問(wèn)題，攻克檔案管理中的難點(diǎn)，就要制定相應(yīng)的解決措施，才能夠完善相關(guān)部門(mén)的檔案管理工作。首先要建立一個(gè)統(tǒng)一的管理規(guī)則，比如說(shuō)在政府等有關(guān)部門(mén)管理相關(guān)檔案的過(guò)程中，一定要對(duì)不同的檔案做出不同的歸類，而這就要求有一個(gè)統(tǒng)一的管理規(guī)則。具體要按照什么標(biāo)準(zhǔn)分類的要弄清楚，是按照不同工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，還是按照不同人的信息做出分類，這一點(diǎn)在政府部門(mén)中要有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。這樣不同的工作人員在工作的過(guò)程中也能夠根據(jù)相關(guān)制度來(lái)進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理的效率，同時(shí)也能夠保障檔案管理實(shí)現(xiàn)正規(guī)化。對(duì)于企業(yè)而言更是如此，由于不同員工的個(gè)人信息需要分類保存，相關(guān)檔案的管理要根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)才能夠進(jìn)行分類，建立一個(gè)統(tǒng)一的管理規(guī)則，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的正規(guī)化，保證員工更好地進(jìn)行檔案管理工作，避免檔案管理出現(xiàn)規(guī)則不統(tǒng)一的問(wèn)題，給檔案的分類造成一定的影響。

3.2 強(qiáng)化檔案工作的管理與檢查

在進(jìn)行檔案工作的管理過(guò)程中，由于檔案內(nèi)容的繁多和存檔環(huán)節(jié)的多樣，出錯(cuò)率就會(huì)增多，在這樣的背景下，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的檢查環(huán)節(jié)是非常有必要的，這能在很大程度上提升檔案工作的效率，減少出錯(cuò)率，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。具體來(lái)講，就是在做好檔案的資料收集、整理、分類等一系列工作的基礎(chǔ)上，做好檔案資料的補(bǔ)充、利用等工作，在這些前期工作完成之后，對(duì)其進(jìn)行定期的檢查，強(qiáng)化檔案的管理工作。根據(jù)目前所收集到的眾多企業(yè)的檔案管理案例來(lái)看，采取嚴(yán)格的檔案檢查和定期進(jìn)行考核的方式，能夠極大的推進(jìn)檔案管理工作的效率，提高檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任心，并且在很大程度上促進(jìn)檔案管理機(jī)制的良性運(yùn)營(yíng)。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

1）檔案管理人員應(yīng)該多了解檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法和管理手段。而且還要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深刻的認(rèn)識(shí)，明確檔案管理工作的內(nèi)容以及服務(wù)的對(duì)象，除此之外還應(yīng)該具有一定的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，這樣才能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，提高工作效率。2）要懂得謙虛，經(jīng)常向他人學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。因?yàn)樵跈n案管理人員工作的過(guò)程中總會(huì)遇到一些難題，在這時(shí)候就體現(xiàn)出了合作的重要性，管理人員可以向優(yōu)秀的管理人員學(xué)習(xí)，并與優(yōu)秀的管理人員進(jìn)行溝通和交流，共同解決遇到的難題，這樣不僅能提高自己的專業(yè)水平，還可以將自己的檔案管理工作做得更好。

3.4 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

新形勢(shì)下，信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求時(shí)檔案管理的數(shù)據(jù)化、信息化，這也是檔案管理人員發(fā)展的必然方向。在這種大趨勢(shì)下，就要求企業(yè)的檔案管理人員必須具備扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，以及運(yùn)用新興的科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的技能，在不斷提高自身專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，并且注重信息文化方面的理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為新形勢(shì)下的綜合性的現(xiàn)代檔案管理人才。

4 結(jié)語(yǔ)

如果檔案管理中出現(xiàn)了各種各樣的問(wèn)題，很有可能會(huì)給相關(guān)部門(mén)的工作帶來(lái)一定的困擾，尤其是對(duì)于一些國(guó)家機(jī)關(guān)而言，如果檔案管理存在一定的問(wèn)題，就會(huì)給人力資源管理造成阻礙，不能有效發(fā)揮人才的作用，不利于社會(huì)的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展。所以說(shuō)，探索一個(gè)正確的檔案管理方式，才能促進(jìn)相關(guān)企業(yè)向正規(guī)化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]嚴(yán)方.如何做好企業(yè)檔案管理工作[A].新形勢(shì)下檔案資源管理服務(wù)[C].2014.

[2]夏，仇艷.論企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)[J].機(jī)電兵船檔案，2018（05）：38-40.

[3]林少晶.淺談新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的影響[J].卷宗，2014（10）：40-40.