規(guī)范開展基礎業(yè)務工作是檔案管理現代化的前提和保證

楊碧錦

摘 要：檔案管理在我國存在的時間長達千年，藏書館是檔案管理的最早雛形。時至今日，檔案管理已被信息技術全面操控。但無論檔案管理以何種形式出現在人們眼前，其基礎業(yè)務工作的重要程度始終未曾改變?；A業(yè)務工作是幫助檔案管理標準化、正規(guī)化的首要環(huán)節(jié)，也是檔案管理實現現代化的前提和保證。要想確保檔案管理基礎業(yè)務的有效開展，就要掌握科學的方法和程序，嚴記千里之堤毀于蟻穴的道理，努力使每一項基礎工作都更為嚴謹。

關鍵詞：基礎業(yè)務;檔案管理;現代化;標準化

在檔案管理的現代化進程中，信息技術扮演著至關重要的角色。當網絡技術鋪天蓋地席卷而來時，檔案管理工作也在潛移默化中發(fā)生了質的改變。這一變革在大大加快檔案管理邁向現代化的步伐時，也讓檔案管理工作的效率有了空前的飛躍，強化了檔案信息對人們生活的影響作用。檔案管理工作的基礎業(yè)務包含多項內容，其中任何一個環(huán)節(jié)發(fā)生疏漏都會影響檔案的真實性和準確性，規(guī)范正規(guī)是對檔案基礎業(yè)務工作的基本要求。

1 基礎檔案管理業(yè)務工作的基本內容

檔案管理的基礎業(yè)務由多項內容構成，其中包括信息收集、文件整理、資料保管、內容鑒定統(tǒng)計和查找使用等?，F代檔案管理工作借助信息技術的力量逐漸建立了系統(tǒng)化，故在內容劃分上也拉開了層次。無論檔案管理工作怎樣改變，檔案管理為大眾服務的最終目的沒有變，基礎工作內容和重要程度也沒有變。各項基礎內容在檔案管理的長期發(fā)展中形成了一個有機整體，在檔案管理的不同階段發(fā)揮著自己的關鍵作用，即緊密相連又相互制約。

2 當前基礎檔案管理工作中存在的問題

檔案管理者要提高對檔案管理基礎工作中存在問題的重視程度，任何一丁點的瑕疵都可能給檔案使用帶來毀滅性的傷害。在信息化之前，檔案管理經歷了漫長的人工管理階段，管理人員的文化水平和專業(yè)素養(yǎng)差別巨大，使傳統(tǒng)檔案存在大量的漏洞，為檔案信息化的建立增加了難度。

1）缺少系統(tǒng)檔案編號，經常出現卷宗混亂且沒有目錄號的現象。

2）沒有規(guī)范化，案卷標題書寫隨意不能表述案卷內容或者沒有標題。

3）許多檔案年代久遠，卷內沒有目錄和頁碼，一旦缺失無法查對。

4）檔案歸檔缺乏條理性，存放混亂沒有按類別細分。

5）檔案內容和厚度沒有統(tǒng)一規(guī)定，有的卷宗只有一、兩頁，有的卷宗有上百頁。

3 強化各環(huán)節(jié)基礎工作，增加檔案管理規(guī)范性

各種公文信函是檔案最早的雛形，公文信函書寫是否規(guī)范化除影響自身質量還直接影響歸檔的質量，決定了檔案整理的規(guī)范性和標準性。所以我們要提高對檔案管理工作的全面重視，強化各環(huán)節(jié)基礎工作，增加檔案管理的規(guī)范性。

1）開展案卷普查，保留精華部分。對現有案卷進行重新普查，確保規(guī)范化和標準化從頭做起。由于綜合性檔案館收藏資料較多，全面普查難度過大，在使用電腦管理時可先將無法確認價值的文件去除，避免日后出現重復。

2）將老舊案卷重新排列組合。將重復的或有相互聯系的案卷拆封進行重新整理，對缺失目錄、頁碼和標題的案卷要補齊缺失資料，確保案卷的完整性和規(guī)范性。重新組合后的案卷可以大大減少對儲藏空間的占用，提升電腦輸入的工作效率和利用效率。在整理案卷時可參考以下標準：一是紙張使用要有固定標準，不可大小參差不齊，卷面要干凈完整;二是不同文件種類的簽發(fā)手續(xù)要正規(guī)齊全，符合審批流程;三是卷面字跡要清晰工整容易辨認，易于儲存;四是資料使用要有標準格式，方便日后檢索應用。

3）制定科學化的檔案基礎工作規(guī)則。在對案卷進行歸檔時可借助計算機建立自我式的歸檔原則。第一步是內容輸入，這是一項重要的基礎工作。它關乎數據信息的全面性和準確性，直接影響案卷的使用價值。在使用“自我式”管理原則時要著重關注三個方面：一是時效性。當文件整理的階段性工作完成后才可進入下一階段，要準確把握立卷歸檔的時效性，注意檔案管理工作的順序性;二是明確分工。對需要立卷歸檔的資料重點進行標注、分工明確。以“自我式”原則為主導，立卷歸檔的內容要與原則要求相一致，不同的問題采用不同的處理方法，杜絕檔案內容重復和繁瑣，要保持檔案利用的高效性;三是“自我式”原則統(tǒng)領全程。立卷時要嚴格審查，主次分明，卷宗內的材料要具有內在聯系，能表述清楚事件處理的全過程，完整性是夯實檔案管理基礎工作的根本。

4）固定分類號、方便檢索查重。信息技術中的檢索功能大大降低了手動作業(yè)的工作量，有效提升了檔案的使用效率。為凸顯計算機檢索功能的優(yōu)勢，檔案管理者可先按檔案分類法將其分類，并制定出符合實際需求的細則。對分類過程要進行監(jiān)督避免出現誤差。對校正人員要進行定期培訓和考核，確保校正人員的專業(yè)水平，強化責任意識，為標準化和規(guī)范化的實現增添助益。

5）標題規(guī)范化、確保檢索準確。檔案分類號的作用是為了檢索全面，而標題是為了檢索準確，兩者同樣重要。在統(tǒng)一規(guī)范標題時要注意以下幾點：一是機構簡稱要規(guī)范，避免出現文題不符、識別不清的情況;二是統(tǒng)一標題要素，如責任者、事由、時間等;三是規(guī)范文種，避免將請示、函件、報告等弄混。

3 推進現代化檔案管理的數據準確

1）把握工作輕重緩急。檔案卷宗是檔案管理的主體，借助計算機工具幫助管理檔案除提高檔案利用率外還能增加檔案數據的準確性。要深入推廣信息技術的使用，使之全面替代人工管理。在使用過程中綜合考量卷宗整體，用信息技術對其按重要程度和時效性進行排隊。將檔案利用率納入排隊考量，優(yōu)先處理使用頻率高和開放性廣的檔案。

2）著錄劃分層級。通常我們可將著錄過程分為三個層級：第一層是案卷級，適用于問題簡單、使用頻率低的檔案。第二層是卷內存在多份文件且涉及內容相同可進行相互組合的檔案。第三層是文件重要程度較高涉及問題復雜的檔案。按層級著錄檔案可以條理清晰的反應檔案內容，減少著錄條目，使輸入工作更加省時高效。

3）在原基礎上將檔案分類。著錄常規(guī)檔案時要注意標識分類，對特殊形式檔案如“債權檔案”、“個人檔案”等可直接輸入時間、名稱等，在標識分類時要使用統(tǒng)一的分類號。將檔案目錄分門別類可以精簡著錄環(huán)節(jié)，最大化著錄的速度。

4）設置“關鍵詞”、提高查找效率?！爸黝}詞”雖然規(guī)范了檔案名稱但卻給檢索過程增加了難度。用“關鍵詞”代替“主題詞”可以簡化查找時間，提高查找效率。具體做法如下：即找出標題或資料中具有代表性的詞匯，將其標識后輸入計算機并由計算機進行后續(xù)處理。例如可將鞍山市污水處理廠中的“污水處理”列為關鍵詞。計算機還具有增加活動的功能，可將“主題詞”的詞義含量進行歸類，如在鞍山市第九建設集團債權中，只要輸入九建，計算機便可搜索相關檔案。與手工標引相比，這種方法具有速度快、檢索準確的優(yōu)點。

綜上所述，規(guī)范開展基礎業(yè)務，通過推行標注化、規(guī)范化來提高檔案基礎管理工作水平，是加快檔案現代化管理進程的必經之路。計算機著錄與檢索體系的建立已初步完成，為智能化管理奠定了夯實的基礎，這是實現檔案管理現代化的前提和保證。

參考文獻

[1]胡紅，朱春瑜.談檔案管理的基礎工作與檔案管理的現代化[J].鎮(zhèn)江高專學報，2012，（3）.

[2]嚴淑華，楊華，楊岳雪.檔案工作的人性化管理[J].河北工程大學學報（社會科學版），2013，（1）.

[3]肖舟.淺議我國檔案管理工作存在的問題及改進措施[J].現代經濟信息，2014，（18）.