淺談檔案工作精細(xì)化管理

李玉華

摘 要：檔案管理經(jīng)歷了從非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)，從體驗式管理到科學(xué)化管理，從紙質(zhì)化管理到信息化管理，從簡單化管理到精細(xì)化的歷史發(fā)展過程?，F(xiàn)代辦公，要求檔案精細(xì)化管理，檔案精細(xì)化管理是檔案管理部門實現(xiàn)“科學(xué)管理、合規(guī)管理”的基礎(chǔ)，對保證檔案生命周期的質(zhì)量發(fā)揮著不可忽視的重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;精細(xì)化

檔案是檔案管理的對象，檔案用戶是檔案管理的服務(wù)對象。檔案管理也經(jīng)歷著不同的發(fā)展階段檔案，檔案管理經(jīng)歷了從非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)，從體驗式管理到科學(xué)化管理，從紙質(zhì)化管理到信息化管理，從簡單化管理到精細(xì)化的歷史發(fā)展過程?，F(xiàn)代辦公，要求檔案精細(xì)化管理，檔案精細(xì)化管理是檔案管理部門實現(xiàn)“科學(xué)管理、合規(guī)管理”的基礎(chǔ)，對保證檔案生命周期的質(zhì)量發(fā)揮著不可忽視的重要作用。

1 檔案精細(xì)化管理的定義

檔案精細(xì)化管理，是指對檔案工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化分解，將精細(xì)化管理理念融入檔案工作，并歸納總結(jié)出各個環(huán)節(jié)的最佳工作方法，以期實現(xiàn)檔案服務(wù)功能的最大化。

2 現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的主要問題及成因分析

1）不夠重視檔案管理工作。由于檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理的有效性不能立即實現(xiàn)，導(dǎo)致一些企業(yè)對檔案管理不夠重視，沒有形成最基本的規(guī)范化檔案管理，認(rèn)為檔案工作不是主要、核心工作，僅僅要求檔案不泄密、不丟失。在沒有配備專職檔案管理工作人員的企業(yè)，兼職檔案管理人員需要兼顧其他工作，能用在檔案管理上的精力嚴(yán)重不足。即便是在擁有專職檔案管理人員的企業(yè)中，業(yè)務(wù)部門不主動配合檔案工作人員做好歸檔材料提交等工作的情況也常存在。

2）檔案管理制度執(zhí)行力度不夠。當(dāng)前企業(yè)檔案管理雖然已經(jīng)出臺了不少制度標(biāo)準(zhǔn)，甚至包括極容易落地執(zhí)行的口袋書、工作手冊等實操性極強(qiáng)的工具書。但規(guī)章制度的執(zhí)行仍是一大難題，監(jiān)管不到位，極易讓這些制度僅留于紙面，流于形式。從而使檔案工作形成一種不良的生態(tài)，檔案精細(xì)化管理更是無法落實。

3）檔案管理水平不高。大數(shù)據(jù)時代對檔案管理提出了更高的要求，企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)需要系統(tǒng)的、全面的、準(zhǔn)確的檔案支撐，但是，許多企業(yè)的檔案管理質(zhì)量還處于較低水平。就檔案管理手段上，依然大量運(yùn)用紙質(zhì)化管理，以手工填檔、人工裝檔的方法進(jìn)行。同時存在檔案工作人員未系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案知識，對檔案管理基礎(chǔ)知識不了解，對檔案管理制度及方法不熟悉。檔案歸檔后不方便查詢，檔案被束之高閣，利用率不高，無法科學(xué)使用，進(jìn)而加大企業(yè)的運(yùn)營成本。

4）檔案生命周期質(zhì)量不高，信息化水平不高?，F(xiàn)代辦公依靠數(shù)據(jù)化檔案程度不斷加深，數(shù)據(jù)化檔案日益成為檔案管理的重點(diǎn)?，F(xiàn)代辦公系統(tǒng)早就滲透到了其企業(yè)日常辦公，這有助于實現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理。業(yè)已形成的檔案可以指引企業(yè)活動，但由于查詢歷史信息的成本大于可能帶來的收益，致使歷史檔案無法指引生產(chǎn)活動。一些公司的檔案管理預(yù)算相對較少，檔案管理缺乏有效的硬件和軟件，使檔案查詢費(fèi)時費(fèi)力，這給檔案的精細(xì)管理帶來了很大的困難。最終限制了歷史檔案的有效利用。

3 實現(xiàn)檔案精細(xì)化管理的幾點(diǎn)意見

1）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，強(qiáng)化檔案管理精細(xì)化意識。高度重視檔案管理，對標(biāo)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，不斷加大教育、宣傳力度，強(qiáng)調(diào)檔案精細(xì)化管理的意義，認(rèn)識到檔案精細(xì)化的作用，強(qiáng)化歷史檔案的指導(dǎo)作用。加強(qiáng)人才培養(yǎng)，是檔案精細(xì)化管理的關(guān)鍵因素，人才資源是第一資源，是戰(zhàn)略資源，是精細(xì)化管理得以實現(xiàn)的關(guān)鍵因素。引入專業(yè)的檔案學(xué)綜合人才，進(jìn)行系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，使檔案管理人員不僅熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，而且具備與計算機(jī)有關(guān)的知識，同時強(qiáng)調(diào)從業(yè)人員的學(xué)習(xí)能力。多渠道多途徑培養(yǎng)一支規(guī)模適度、素質(zhì)優(yōu)良、技能高超的領(lǐng)導(dǎo)型、專家型、技能型的精細(xì)化人才隊伍，充分挖掘了檔案人員的主動性、創(chuàng)造性和發(fā)展?jié)摿?。同時對歸檔檔案還應(yīng)實時控制、利用、反饋，不斷加以完善和改進(jìn)，推進(jìn)檔案管理的精細(xì)化。強(qiáng)化檔案工作的最終目的是為企業(yè)服務(wù)和為員工服務(wù)意識，追求檔案精細(xì)化管應(yīng)該凸顯檔案的“利用性”和“實時性”上，將為企業(yè)和員工提供利用服務(wù)作為出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。

2）完善制度建設(shè)，支撐檔案管理精細(xì)化。有了檔案精細(xì)化管理的意識，引入了專業(yè)的人才還需要創(chuàng)建規(guī)范精細(xì)的管理制度指引檔案管理工作。檔案管理制度從無到有、從簡單到系統(tǒng)，理論和實踐得到有機(jī)結(jié)合，并著重于實踐的可操作性和精細(xì)型，避免了制度流于形式。實現(xiàn)精細(xì)化管理：首先，要制定信息收集的目標(biāo)，做到有的放矢，要明確哪些文件材料需要移交，哪些不需要移交，需要移交的材料應(yīng)當(dāng)具備怎樣的形式，以什么樣的方式移交，移交的時限都需要有清晰明確的規(guī)劃，這樣一來檔案形成的時候就是規(guī)范的、全面的、有利用價值的。其次，根據(jù)檔案收集的目標(biāo)收集。對于有利用價值的檔案材料，應(yīng)當(dāng)及時歸檔，根據(jù)目標(biāo)進(jìn)行收集。第三，收集的資料應(yīng)當(dāng)是完整的。第四，對收集到的檔案資料進(jìn)行整理，需要做到按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分門別類，及時將檔案文件裝訂成冊并設(shè)計好序號以備查。

3）加強(qiáng)體系和業(yè)務(wù)建設(shè)，確保檔案管理精細(xì)化。建立完善的組織管理體系，是檔案精細(xì)化管理的有力保障建立完善的組織管理體系，從源頭上明確檔案業(yè)務(wù)的管理歸屬，是實踐檔案精細(xì)化管理的有力保障。改善保存記錄的條件，增加企業(yè)預(yù)算，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使檔案分門別類，紙質(zhì)檔案要分別存放。加強(qiáng)軟件設(shè)施開發(fā)，及時更新信息化存儲系統(tǒng)。建立檔案數(shù)據(jù)庫，做好信息源頭及查詢關(guān)鍵字。用檔案載體精細(xì)化來加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)。

為提高檔案管理水平，要做好當(dāng)檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，突出重點(diǎn)，提高要求，可以分別提出要求，對提交的檔案材料進(jìn)行全面檢查。在核對過程中注意甄別檔案信息，分類編輯、排列有序，編制好目錄備查。檢查檔案內(nèi)容，甄別不符合規(guī)范額檔案材料，及時要求修訂，實行檔案材料負(fù)責(zé)制，誰形成的檔案材料誰提請歸檔。做到檔案材料卷卷可查、可用，卷卷準(zhǔn)確無誤。同時統(tǒng)一裝訂標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一裝訂材料等，形成統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的檔案材料。不接收不合格的檔案材料。對于非涉密檔案可以外包給專門的檔案公司，形成數(shù)字化檔案。改進(jìn)檔案材料的收集和存檔要求。

收集材料的時候應(yīng)當(dāng)多看、多問，勤跑、勤學(xué)，形成第一手檔案材料。精簡歸檔流程工序。檔案盒更加規(guī)范化，使用專門定制的，分門別類的檔案盒，由于檔案歸檔需要反復(fù)拆裝，不僅增加了正當(dāng)人員的工作量，也容易使檔案本身遭受損害，不利于檔案完整保存，因此編制利于查詢的檔案盒很重要，這有利于提高檔案的使用壽命與利用頻率。而是要規(guī)范整裝檔案用紙，避免紙質(zhì)檔案氧化，規(guī)范使用檔案用紙，統(tǒng)一類似文件格式，編制檔案時注意檔案用紙的規(guī)格。

4）檔案管理與大數(shù)據(jù)相結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理精細(xì)化。肯錫公司最早提出了“大數(shù)據(jù)時代”概念，在信息爆炸時代，如何精確鎖定信息成為解決碎片檔案的關(guān)鍵，檔案之間的聯(lián)系也越發(fā)緊密，通過云計算對檔案進(jìn)行分析，可以科學(xué)鎖定目標(biāo)?！按髷?shù)據(jù)”與檔案管理的結(jié)合對提高檔案生命周期質(zhì)量至關(guān)重要，人們不必在資料堆里盲目查詢，輸入關(guān)鍵字，關(guān)鍵詞組即可得到最直接的檔案信息，這有利于檔案價值最大化。

大數(shù)據(jù)化要求大容量存儲，永久存儲。檔案大數(shù)據(jù)化，需要首先解決大量數(shù)據(jù)存儲挑戰(zhàn)。這不僅要保留海量數(shù)據(jù)，還應(yīng)考慮不同類型的數(shù)據(jù)分別存儲，同時提供查詢連接，使數(shù)據(jù)不是簡單存放，還應(yīng)加強(qiáng)檔案內(nèi)容的聯(lián)系，使檔案利用更加高效，更加頻繁，檔案內(nèi)容實時更新，檔案歸于智能化。讓檔案真正發(fā)揮其功能。

在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息的安全不斷受到來自外部的威脅。數(shù)據(jù)泄密事件層出不窮，加強(qiáng)檔案信息安全管理已成為各檔案管理部門應(yīng)考慮的問題。數(shù)據(jù)檔案的泄密通常存在兩個途徑，一個是工作人員交叉使用內(nèi)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)泄密，另一個是外部攻擊竊取數(shù)據(jù)機(jī)密。解決泄密問題，至關(guān)重要的是利用先進(jìn)技術(shù)，解決技術(shù)壁壘，加強(qiáng)數(shù)據(jù)文件的安全性，建立安全體系。