事業(yè)單位檔案管理工作研究

鄭月

摘 要：為提升我國事業(yè)單位管理效率和水平，進(jìn)一步探索優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的具體途徑，本文將對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作展開系統(tǒng)性的研究，首先從事業(yè)單位檔案管理的概念入手，接著對(duì)我國當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行深入闡述，最后從提升管理水平、加強(qiáng)信息化建設(shè)、健全服務(wù)體系和人才引進(jìn)多個(gè)角度針對(duì)優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作提出具體措施和意見。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;優(yōu)化;途徑

近些年來，我國經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長，科技力量日益強(qiáng)大，檔案管理工作在新形勢下也面臨著升級(jí)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，由于檔案管理傳統(tǒng)工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求，所以要求管理工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，從檔案管理思想觀念、工作方式、服務(wù)平臺(tái)多維度的進(jìn)行創(chuàng)新，以保證更高效的開展檔案管理工作。檔案管理作為事業(yè)單位管理體系中的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)之一，對(duì)于事業(yè)單位開展日常工作發(fā)揮著至為重要的作用，更是事業(yè)單位在科學(xué)決策、選拔人才和貫徹落實(shí)重要方針政策的直接來源和依據(jù)。隨著服務(wù)型政府概念的不斷深化，事業(yè)單位的檔案管理工作備受社會(huì)多方的關(guān)注，積極對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新和改革更是受到各界的支持。因此，各事業(yè)單位要清醒、準(zhǔn)確的指出自身檔案管理工作的問題和存在的弊端，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展助力。

1 事業(yè)單位管理工作概述

從檔案管理工作的內(nèi)容來看，主要是對(duì)相關(guān)材料和經(jīng)營情況進(jìn)行存檔和記錄，以便于企業(yè)在需要查閱需要的檔案時(shí)能夠快速找到。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)帶來了信息量的激增，所以檔案管理工作的地位更為突出和重要，但是當(dāng)前我國大部分事業(yè)單位的檔案管理工作普遍都存在著忽視其意義、管理滯后等現(xiàn)象，因此，著手優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，融入先進(jìn)的信息化因素，大力推進(jìn)檔案管理改革創(chuàng)新進(jìn)程是刻不容緩的。

2 事業(yè)單位管理工作現(xiàn)狀

2.1 事業(yè)單位工作人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)度不夠

在事業(yè)單位中，總有一部分管理工作人員認(rèn)為，檔案管理只是一項(xiàng)補(bǔ)充性工作，不需要花費(fèi)太多的人力和物力，甚至認(rèn)為是一種不必要的浪費(fèi)，這是對(duì)檔案管理的應(yīng)用缺乏重視的典型表現(xiàn)，是極為錯(cuò)誤的管理觀念。管理理念的缺乏，直接造成相關(guān)管理制度落實(shí)不力，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作開展效果不佳。

2.2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不完善

伴隨著我國信息技術(shù)手段的成熟，信息化已經(jīng)滲透到我國的各行各業(yè)，并且已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。但是，我國一些事業(yè)單位仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有將信息技術(shù)元素與檔案管理工作充分結(jié)合起來，因此，事業(yè)單位工作效率和成本控制上一直沒有較大的起色，還大大削弱了事業(yè)單位管理工作的監(jiān)督力度，造成了現(xiàn)在需要更高成本去換取管理模式的革新，這在一定程度上阻礙了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的改革創(chuàng)新進(jìn)程。

2.3 事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)水平不高

我國事業(yè)單位的管理者在開展管理工作時(shí)的經(jīng)驗(yàn)積累還是比較豐富的和扎實(shí)的，這對(duì)于事業(yè)單位的服務(wù)管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行起到了一定的推動(dòng)和促進(jìn)作用，但也有少數(shù)管理者專業(yè)水平和綜合職業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低，事業(yè)單位管理人員的整體素質(zhì)還不夠高，工作能力水平參差不齊，對(duì)于檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)制度還有待于研究。

3 事業(yè)單位管理工作優(yōu)化的具體途徑

3.1 注重提升檔案管理工作水平

要提高事業(yè)單位檔案管理水平，必須充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性。這就是為什么事業(yè)單位管理者要重視檔案管理，把檔案管理擺上重要議事日程的原因，只有大力支持檔案管理，增強(qiáng)工作人員的主動(dòng)性和積極性，創(chuàng)造良好的環(huán)境，此外，事業(yè)單位還可以根據(jù)自身的特點(diǎn)，在國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的基礎(chǔ)上，為檔案工作者創(chuàng)造檔案管理的評(píng)價(jià)機(jī)制，并付諸實(shí)施， 以推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2 加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)

事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，必須要加快推進(jìn)館藏檔案的數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，充分利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等資源，將傳統(tǒng)的檔案資源轉(zhuǎn)為電子化的檔案資源，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。當(dāng)然事業(yè)單位也可以借助科學(xué)先進(jìn)的管理軟件，合理規(guī)劃電子文件，一體化管理檔案資源的瀏覽、提取、存儲(chǔ)、搜集等環(huán)節(jié)。此外，檔案管理信息化的關(guān)鍵性內(nèi)容就是利用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)及設(shè)備，向整個(gè)社會(huì)共享事業(yè)單位的檔案資源，或者是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)遠(yuǎn)程控制檔案資源，全面共享檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

3.3 健全檔案管理服務(wù)體系

嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求執(zhí)行，將制約領(lǐng)導(dǎo)和員工的雙向約束性加以發(fā)揮，這是因?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)的行為與事業(yè)單位檔案管理制度的順利實(shí)施具有直接的關(guān)聯(lián)，且員工是檔案管理制度的主要實(shí)施者。另外，事業(yè)單位應(yīng)該始終堅(jiān)持檔案管理制度實(shí)施的科學(xué)性及嚴(yán)肅性，以可操作性強(qiáng)、使用方便等為目標(biāo)，將檔案管理制度的規(guī)范性、指導(dǎo)性加以體現(xiàn)。

3.4 培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)型的檔案管理人才

檔案管理人員開展工作時(shí)，必須要從事業(yè)單位的發(fā)展背景出發(fā)，同步應(yīng)用現(xiàn)代優(yōu)化檔案管理方式與傳統(tǒng)檔案管理方式，增強(qiáng)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及專業(yè)素質(zhì);同時(shí)事業(yè)單位要構(gòu)建切實(shí)可行的反饋機(jī)制，積極采納和聽取工作人員的意見，充分調(diào)動(dòng)人員的工作創(chuàng)造性和積極性，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量及標(biāo)準(zhǔn)的提升。如檔案管理工作中采用輪崗管理的方式，讓檔案管理人員全面了解各崗位的職責(zé)及內(nèi)容，對(duì)自身管理職責(zé)加以明確，采用科學(xué)的管理方案，提高檔案管理工作的有效性、科學(xué)性。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，專業(yè)性強(qiáng)，內(nèi)容復(fù)雜。在實(shí)際工作中存在許多問題，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的發(fā)展，因此，事業(yè)單位要立足實(shí)際，高度重視檔案管理，加強(qiáng)檔案管理信息結(jié)構(gòu)，這是我們可以利用的最為有效的途徑之一。科學(xué)合理保護(hù)事業(yè)單位檔案，優(yōu)化檔案管理，確保檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，落實(shí)事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作有序推進(jìn)，促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。

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