做好事業(yè)單位檔案管理工作的思考核心思路

王慶

摘 要：鑒于事業(yè)單位在我國社會發(fā)展中的重要地位，事業(yè)單位的整體發(fā)展?fàn)顩r一直以來都受到了相應(yīng)的重視，而事業(yè)單位的整體發(fā)展?fàn)顩r會對社會發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。在事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作中，檔案管理工作有其重要意義所在，但是由于種種原因，檔案管理工作沒能得到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的充分重視。在事業(yè)單位中，檔案是記錄單位工作人員詳細(xì)資料的重要載體，同時也是單位在進(jìn)行用人分配、制定決策時所需要的重要參考依據(jù)，因此，對于檔案管理工作在事業(yè)單位中所發(fā)揮的作用應(yīng)當(dāng)給予充分的重視。事業(yè)單位的檔案管理工作看似簡單實(shí)則復(fù)雜，并且有其自身的工作特點(diǎn)。本文針對事業(yè)單位檔案管理工作開展的相關(guān)問題進(jìn)行探討分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題對策

根據(jù)目前的現(xiàn)狀來看，我國事業(yè)單位中檔案管理工作所存在的問題是多方面的，無論是在檔案管理制度上、管理工作的技術(shù)上還是檔案管理工作的安全開展上都有所體現(xiàn)。針對這些問題，需要積極面對并對其進(jìn)行分析與研究，使檔案管理工作能夠得以有效改善，從而提高其工作水平?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展給事業(yè)單位的檔案管理工作的革新帶來了機(jī)遇，對于相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)來說，要對此給予充分的重視，讓檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮推動事業(yè)單位整體發(fā)展的有效作用。

1 如何理解事業(yè)單位中的檔案管理工作

首先，事業(yè)單位是指由國家政府通過對國有資產(chǎn)的運(yùn)用而設(shè)立的、工作范圍涵蓋科教文衛(wèi)各大方面的一種具有公益性質(zhì)的組織或者機(jī)構(gòu)。事業(yè)單位雖然在形式上是由國家相關(guān)的行政機(jī)關(guān)進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，但其本質(zhì)上并不屬于國家政府機(jī)構(gòu)，它的發(fā)展目的不是為了盈利，而是承擔(dān)著重要的社會責(zé)任。在事業(yè)單位中，各項(xiàng)工作都為單位的發(fā)展發(fā)揮著相應(yīng)的作用，檔案管理工作也是如此。從廣義方面來看，檔案所起的作用是對社會精神文明基礎(chǔ)內(nèi)容進(jìn)行有效反映，可以說是社會文化的重要一部分，廣義上的檔案不僅是指常見的人事類檔案，同時還包括其他眾多的社會事項(xiàng)的記載資料等。具體地來講，檔案就是各方面材料的匯總，而在事業(yè)單位中，檔案通常是指相關(guān)工作人員的人事資料的整體匯總，將其可以通俗地概括成“三齡兩例”，其主要的基本信息包括出生年月日、學(xué)習(xí)狀況、參加工作的實(shí)踐與獎勵以及入黨時間等，此外還會記錄關(guān)于檔案主人的獎懲情況、考查成績等，這些根據(jù)具體單位的特點(diǎn)也會存在著一些差異，但總體來說是基本相同的。在此基礎(chǔ)上，就不難理解檔案管理的含義了，所謂的檔案管理就是指對相關(guān)的檔案工作進(jìn)行整體性的梳理，具體包括檔案的分類、保存以及使用等，從流程上來看則包括檔案的收集、整體、保管、堅定以及統(tǒng)計與利用。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1）管理制度有欠缺。就目前的狀況來看，鑒于大部分的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)都將工作的主要目標(biāo)放在了事業(yè)單位所承擔(dān)的社會責(zé)任方面，因此對于單位的生產(chǎn)經(jīng)營投入了相當(dāng)多的精力，這就導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作沒有受到足夠的重視，這一點(diǎn)能夠很明顯地體現(xiàn)在檔案管理制度的欠缺方面。在部分事業(yè)單位中，對于建立健全檔案管理制度并沒有給予足夠的重視，或者是盡管建立了相應(yīng)的檔案管理制度，但是并沒有真正地將其落到實(shí)處，這就使得檔案管理制度的作用并不能真正地發(fā)揮出來，對檔案管理工作的效率也造成了消極的影響。

2）檔案管理的技術(shù)水平有待提高。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作主要是以紙質(zhì)的檔案材料作為對象來進(jìn)行管理的，有著一些較為明顯的弊端。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理并不容易，首先檔案的歸類以及查找都比較麻煩，很費(fèi)時間;其次，由于紙質(zhì)材料比較特殊，紙質(zhì)檔案很容易出現(xiàn)破損的情況，甚至還可能出現(xiàn)由于管理不當(dāng)致使檔案被蟲蛀的情況;此外，紙質(zhì)檔案的占地也是一個問題，由于數(shù)量較多，往往需要占用大量的空間。信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展給社會各個領(lǐng)域的行業(yè)都產(chǎn)生了深刻的影響，很多行業(yè)都已經(jīng)將信息技術(shù)運(yùn)用到了具體的工作中，但是由于各種主客觀原因的影響，事業(yè)單位的檔案管理工作的信息化技術(shù)水平還并不達(dá)標(biāo)，使工作效率沒能得到有效的提升。

3）檔案管理工作人員的工作能力有所欠缺。由于傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作的流程比較固定，內(nèi)容相對來說也比較簡單，因此總體上來說對于檔案管理工作人員的技術(shù)要求也較低，所以在事業(yè)單位中，從事檔案管理工作的工作人員往往都年齡比較大，或者是由其他部門的工作人員兼職。但是隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位中這種傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)過時了，這意味著從事檔案管理工作的相關(guān)人員的技術(shù)水平也應(yīng)當(dāng)有所提高，但是目前這一點(diǎn)還沒有完全得以實(shí)現(xiàn)。各種技術(shù)的發(fā)展給事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生了重要的影響，倘若相關(guān)的工作人員不能抓住機(jī)會提升自己的能力，就會導(dǎo)致檔案管理工作的效率變得低下，使其不能發(fā)揮出應(yīng)有的作用，反而會給事業(yè)單位的發(fā)展拖后腿。

3 如何做好事業(yè)單位的檔案管理工作

1）加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)。制度的建設(shè)與完善是工作得以順利開展的基本保障，制度能夠?yàn)楣ぷ鞯膱?zhí)行提供科學(xué)而合理的標(biāo)準(zhǔn)與要求，對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說也是如此。加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理制度的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)遵循不相容職務(wù)分離以及授權(quán)審批等一系列重要的原則，對檔案管理工作的各項(xiàng)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化規(guī)范，找出檔案管理工作中存在的漏洞，同時也要使檔案管理制度要與事業(yè)單位其他工作制度相適應(yīng)。事業(yè)單位中檔案管理工作制度的建設(shè)并不是一蹴而就的，它是一個長期性、過程性的工作。就目前來看，雙軌制管理是比較普及的一種檔案管理制度，這一制度有其優(yōu)點(diǎn)，但也存在弊端，因?yàn)樗谝欢ǔ潭壬侠速M(fèi)了事業(yè)單位的人力資源與其他相關(guān)資源。因此，為了符合社會發(fā)展的需求，事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行管理制度的建設(shè)時，可以考慮將雙軌制轉(zhuǎn)化為單軌制，即不再使用紙質(zhì)檔案，而是將檔案資料完全電子化、信息化，這種制度能夠使檔案管理工作變得更加便捷有效。

2）提高檔案管理工作的信息化程度。在現(xiàn)階段，信息技術(shù)的發(fā)展速度是非?？斓?，并且信息技術(shù)對社會各方面的滲透也比較深入，因此提升事業(yè)單位檔案管理工作的信息化程度就顯得很重要了，大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)云計算等技術(shù)在檔案管理工作方面的應(yīng)用前景是非常廣闊的，針對檔案管理工作中現(xiàn)存的問題能夠進(jìn)行有效彌補(bǔ)。大數(shù)據(jù)技術(shù)是針對巨量級數(shù)據(jù)進(jìn)行高效率收集、分析與處理的一種技術(shù)，而互聯(lián)網(wǎng)云計算技術(shù)則使大數(shù)據(jù)的處理能夠變得更加高效，通過對這些信息化技術(shù)的應(yīng)用，事業(yè)單位的檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)智慧化管理，從而使檔案管理工作的效率得以提高。與此同時，還能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行高效率分析，從而為事業(yè)單位的相關(guān)決策提供科學(xué)的參考依據(jù)。

3）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。作為事業(yè)單位檔案管理工作的直接開展者，相關(guān)的工作人員的專業(yè)素質(zhì)是影響檔案管理工作效率的重要因素。作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，要重視檔案管理工作崗位的人員調(diào)配，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的用人觀念，讓更多有活力、有上進(jìn)心的年輕工作人員從事檔案管理工作，并且在工作的過程中注重對其加以引導(dǎo)，使其正確地認(rèn)識檔案管理工作;與此同時，還要健全員工培訓(xùn)機(jī)制，針對檔案管理工作崗位的技能要求，對相關(guān)的員工進(jìn)行定期或者不定期的技能培訓(xùn)，以這種方式也提高檔案管理工作人員的技能水平，從而提高檔案管理工作的效率，使檔案管理工作能夠更加充分地發(fā)揮出推動事業(yè)單位整體發(fā)展的有效作用。

4 結(jié)語

綜上所述，作為事業(yè)單位中一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出與時俱進(jìn)的特點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)要提高對檔案管理工作的重視程度，針對現(xiàn)有的問題，找出問題存在的原因，采取有效的措施加以改進(jìn)，從而更好地提高檔案管理工作的質(zhì)量水平。

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