淺談如何做好新時(shí)期的醫(yī)院檔案管理工作

高婷婷

摘 要：檔案管理是醫(yī)院管理工作中不可缺少的重要組成部分。其包括病人診斷治療的整個(gè)過程以及基本資料，為醫(yī)院研究疾病提供了重要參考，有利于評價(jià)其治療效果，特別是在患者和醫(yī)院發(fā)生利益糾紛的過程中，檔案資料是一項(xiàng)極為關(guān)鍵的證據(jù)資料，有利于使雙方的利益得到有效維護(hù)。但是，當(dāng)前諸多醫(yī)院仍以診療疾病為重點(diǎn)，忽視檔案管理工作，造成檔案資料和管理制度缺乏完善性，具有較高的潛在風(fēng)險(xiǎn)。所以，建立健全檔案管理工作規(guī)范，促進(jìn)管理人員工作技能提高，加強(qiáng)檔案管理，有利于提高醫(yī)院的各個(gè)方面。對此，本文主要對做好新時(shí)期的醫(yī)院檔案管理工作策略進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;信息化

醫(yī)院檔案管理工作在現(xiàn)代化醫(yī)院的構(gòu)建中所發(fā)揮的作用極為重要。其記錄了醫(yī)院活動(dòng)和實(shí)踐工作，相關(guān)的檔案資料既有利于教學(xué)工作的開展，同時(shí)也是一個(gè)醫(yī)院管理水平的體現(xiàn)，所以，對醫(yī)院檔案管理工作予以完善，首先和時(shí)代發(fā)展的要求相順應(yīng)，同時(shí)也是促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)全面進(jìn)步必不可少的重要工具。盡管我國醫(yī)院檔案管理部門在此方面付出了諸多心血，也獲得了一定的進(jìn)步，但仍有較大的完善和創(chuàng)新空間，探究價(jià)值很高。

1 檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要性

立足于相關(guān)的研究調(diào)查可知，在醫(yī)院發(fā)展中檔案管理的重要性主要表現(xiàn)在：首先，檔案管理可以確保醫(yī)院科學(xué)管理決策有據(jù)可循。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案不僅具有醫(yī)院工作人員的相關(guān)信息，同時(shí)也總結(jié)了過去所開展的各項(xiàng)活動(dòng)，其中有成功或失敗的案例，這些案例為醫(yī)院發(fā)展的決策提供了重要依據(jù)，為醫(yī)院今后的良好發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量有效提高，為科研的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。作為醫(yī)院檔案管理中的重要組成部分，病歷檔案既是對醫(yī)院管理和水平好壞進(jìn)行評價(jià)的關(guān)鍵，同時(shí)也將人們的疾病情況反映了出來[1]。有效管理病理檔案既有利于加深醫(yī)護(hù)人員對人們疾病的了解，使醫(yī)護(hù)人員把其中的重點(diǎn)找到，同時(shí)可以醫(yī)護(hù)人員幫助，把更多的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來，促進(jìn)其工作效率提高。由此可以看出，在醫(yī)院發(fā)展過程中檔案管理極為重要，相關(guān)人員務(wù)必要引起高度重視。

2 做好新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的有效策略

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念

要想不斷創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，首先要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，進(jìn)而用規(guī)范、科學(xué)的管理意識(shí)展開管理[2]。新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，對檔案管理的要求更為嚴(yán)格，不能再繼續(xù)沿用傳統(tǒng)管理形式展開管理，不然就會(huì)對檔案管理工作的創(chuàng)新性造成阻礙，需要醫(yī)院檔案管理人員第一時(shí)間把創(chuàng)新的管理意識(shí)梳理起來，以此促進(jìn)管理效率提高，摒棄人工收集、整理和查詢檔案的方式，防止工作任務(wù)量繁瑣和不斷增多的現(xiàn)象發(fā)生，檔案管理人員要第一時(shí)間對思想和理念進(jìn)行創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，善于接觸社會(huì)，第一時(shí)間把全新理念掌握到，以便于更好地創(chuàng)新檔案管理工作理念，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作實(shí)效性提高，進(jìn)而更加準(zhǔn)確、及時(shí)展開查找工作。

2.2 制定完善科學(xué)的檔案管理制度

第一，制度化的管理已成為新形勢下管理工作的大勢所趨，醫(yī)院具有較多的綜合檔案管理制度，包括檔案利用制度、檔案儲(chǔ)存制度、檔案收集制度等，在展開綜合檔案管理工作的過程中，應(yīng)對檔案的保存期限以及歸屬范圍予以明確，在檔案管理工作人員的工作考核中納入制度的落實(shí)、實(shí)施和制定。第二，還可以對科學(xué)的獎(jiǎng)罰機(jī)制進(jìn)行制定，以此調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性，并使其行為得到約束，以順利實(shí)施檔案管理制度。第三，醫(yī)院在建立健全檔案管理制度的過程中，應(yīng)和醫(yī)院的自身發(fā)展情況以及醫(yī)院管理情況相結(jié)合，構(gòu)建經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)的檔案管理工作小組，收集和整理醫(yī)院各部門和各科室的檔案，制定完善、科學(xué)的檔案管理制度。

2.3 創(chuàng)服務(wù)方式

第一，應(yīng)積極改變重管理、輕服務(wù)的管理模式，將工作重點(diǎn)從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務(wù)管理，轉(zhuǎn)變單純的業(yè)務(wù)觀點(diǎn)，借助檔案資源，努力將服務(wù)領(lǐng)域拓寬，為醫(yī)院患者、醫(yī)院人員以及社會(huì)工作提供給家全面的服務(wù)。第二，醫(yī)院檔案工作人員要積極主動(dòng)開展服務(wù)工作，把從前被動(dòng)接收各科室文件歸檔的現(xiàn)狀轉(zhuǎn)變成觸動(dòng)指導(dǎo)科室開展檔案立卷整理業(yè)務(wù)，主動(dòng)和立檔者或檔案利用者取得聯(lián)系，以檔案管理的要求為基礎(chǔ)，隨時(shí)收集檔案材料，并積極為檔案利用者提供服務(wù)。第三，醫(yī)院檔案工作人員要深入臨床一線開展調(diào)研工作，充分掌握各項(xiàng)醫(yī)療工作對檔案信息的要求，有意識(shí)地在室藏檔案資料中深入挖局有價(jià)值的信息，展開編制工作，編制各種各樣的檢索工作，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策、臨床和科研服務(wù)。同時(shí)，大力管理檔案利用反饋信息，積極研究和了解檔案利用的各種反饋信息，有效提高檔案的利用率。加強(qiáng)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，打破各院之間的界限，使檔案信息始終保持互通，確保醫(yī)療、科研和教學(xué)需要得到滿足，共享檔案信息資源[3]。

2.4 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

現(xiàn)階段，我們已步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，醫(yī)院檔案管理工作也逐漸朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，對網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，要同時(shí)借助文書檔案管理和電子檔案管理，促使檔案管理工作更加高效、可靠。文書檔案具有機(jī)密性高、儲(chǔ)存時(shí)間長的特點(diǎn)，但電子檔案在空間節(jié)省和查詢速度上具有十分顯著的優(yōu)勢，進(jìn)而在具體的檔案管理工作中，就可以針對檔案信息選擇相應(yīng)的管理方式，針對特別重要的檔案信息，則可以采用文書檔案，可以防止信息泄露的問題發(fā)生;但就普通的檔案管理資料，便可以選擇采用電子檔案進(jìn)行管理，并借助磁盤、光盤等展開備份。

2.5 提高醫(yī)保檔案管理工作人員的素質(zhì)

進(jìn)一步強(qiáng)化院方檔案管理工作人員技能和職業(yè)培訓(xùn)，為促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范性，這同樣是為院方構(gòu)建高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)的有效途徑，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作效率提升[4]。所以，加大醫(yī)院檔案管理工作人員的技術(shù)培訓(xùn)力度，將高水平的團(tuán)隊(duì)構(gòu)建起來極為關(guān)鍵。此外，醫(yī)院要確保檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)操作能力，但在實(shí)際中，我國諸多醫(yī)院檔案管理工作人員的操作水平較低，業(yè)務(wù)能力、操作技術(shù)較為缺乏。醫(yī)院可以在固定的時(shí)間向?qū)I(yè)的社會(huì)人士發(fā)出邀請，定期開展和醫(yī)院檔案工作相關(guān)的講座，或?qū)W習(xí)管理工作效果較好的單位的經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，檔案管理工作人員的工作心態(tài)也發(fā)揮著極為重要的作用，因?yàn)楣ぷ髦貜?fù)性較強(qiáng)，容易使檔案管理工作人員感到厭煩，這種消極心態(tài)會(huì)影響其工作效率，對醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展極為不利。

3 結(jié)語

現(xiàn)階段，我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展速度越來越快，不斷增加了檔案管理工作量，促使管理工作人員工作壓力加大。同時(shí)，我國醫(yī)院檔案管理工作中仍有一定的問題存在，如檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)不足、檔案管理技術(shù)滯后等，這些問題對檔案管理作用的發(fā)揮造成了嚴(yán)重影響，甚至使我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展受到了阻礙。對此，積極創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作十分關(guān)鍵，相關(guān)醫(yī)療單位必須引起高度重視，促進(jìn)管理人員專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新意識(shí)等提高，最終充分發(fā)揮出檔案管理的作用，展現(xiàn)出其創(chuàng)新價(jià)值，從而為醫(yī)療事業(yè)的良好發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[4]張清云.醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中的問題與解決路徑分析[J].管理觀察，2018（4）：165-166.