水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的思考

王凡 劉鑫楊 安會(huì)靜

摘 要：結(jié)合海委水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)際，從同步管理、職責(zé)、整編歸檔移交、歸檔范圍與保管期限、檔案驗(yàn)收等方面，對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提出觀點(diǎn)并可行性建議。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;建議

1 基本要求

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在前期工作、建設(shè)管理、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收到試運(yùn)行等全過程形成的，具有保存和利用價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。項(xiàng)目法人及參建單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案部門或人員及崗位職責(zé)，建立檔案工作制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi)， 確保檔案工作的正常開展。

大中型水利工程應(yīng)設(shè)立檔案室，落實(shí)專職檔案人員，配備符合規(guī)范要求的檔案庫房、裝具和設(shè)備。其他工程項(xiàng)目也應(yīng)配備滿足檔案工作需要的人員、裝具和設(shè)備。所需經(jīng)費(fèi)可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項(xiàng)目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)中。

2 同步管理

工程檔案工作應(yīng)貫穿于工程建設(shè)程序的各個(gè)階段。按照項(xiàng)目所屬關(guān)系，在工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理;在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)對(duì)歸檔文件材料的收集、整理、質(zhì)量、審核和移交提出明確要求;檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查檔案的收集、整理質(zhì)量和管理情況;在進(jìn)行成果評(píng)審、鑒定及工程項(xiàng)目重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語。

3 職責(zé)

各建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門，認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)：

1）項(xiàng)目法人對(duì)工程檔案工作負(fù)總責(zé)。要在認(rèn)真做好監(jiān)管檔案收集、整理與保管的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并負(fù)責(zé)開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平。

2）勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位，要切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)工程檔案的收集、整理、歸檔和保管;屬于向項(xiàng)目法人移交的檔案，由監(jiān)理審核合格后及時(shí)移交。

4 整編、歸檔、移交

工程檔案的歸檔工作，由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)。各參建單位負(fù)責(zé)人對(duì)其提供的檔案內(nèi)容與質(zhì)量負(fù)責(zé);監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報(bào)告。工程檔案的歸檔一般應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。

工程檔案質(zhì)量應(yīng)符合國家《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，所有歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、標(biāo)注內(nèi)容清楚、簽字手續(xù)完備。

工程檔案的移交必須編制檔案目錄（含案卷和卷內(nèi)目錄），填寫工程檔案交接單。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)目錄與實(shí)物，并經(jīng)監(jiān)理審核后由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。

5 歸檔范圍與保管期限

工程檔案的歸檔范圍應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，項(xiàng)目法人可結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際情況制定具體的檔案分類方案，印發(fā)給各參建單位，并報(bào)主管單位檔案部門備案。工程檔案的保管期限分為：永久、30年和10年三種，應(yīng)按歸檔要求分別組卷。

6 檔案驗(yàn)收

工程檔案驗(yàn)收是水利工程建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的，不得通過檔案驗(yàn)收;未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗(yàn)收。

項(xiàng)目法人組織的工程項(xiàng)目階段驗(yàn)收、專項(xiàng)驗(yàn)收，應(yīng)由主管單位檔案部門人員作為驗(yàn)收委員參加。結(jié)合海委實(shí)際，大中型水利工程項(xiàng)目且投資在三千萬元及以上的，在竣工驗(yàn)收前要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，其他工程項(xiàng)目與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，按照竣工驗(yàn)收主持單位有關(guān)程序進(jìn)行。檔案驗(yàn)收意見，作為工程驗(yàn)收鑒定書的附件，其主要內(nèi)容應(yīng)反映到工程竣工驗(yàn)收鑒定書中。

水利工程在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，項(xiàng)目法人應(yīng)組織檔案部門及參建單位對(duì)工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢，確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)到要求后，可向驗(yàn)收主持單位報(bào)送檔案自檢報(bào)告和監(jiān)理審核報(bào)告，并提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。

檔案驗(yàn)收要注意以下幾個(gè)方面：

1）檔案驗(yàn)收要聽取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報(bào)告;

2）檔案驗(yàn)收要聽取監(jiān)理單位對(duì)工程檔案整理情況的審核報(bào)告，對(duì)驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評(píng)定的應(yīng)聽取被委托單位的檢查評(píng)定意見;

3）要查看現(xiàn)場，并根據(jù)工程規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況;

4）檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見應(yīng)包括工程概況、工程檔案管理情況，如工程檔案工作管理體制與管理狀況，文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量，竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況等。