水利工程建設(shè)項目檔案管理的思考

王凡 劉鑫楊 安會靜

摘 要：結(jié)合海委水利工程建設(shè)項目檔案管理實際，從同步管理、職責(zé)、整編歸檔移交、歸檔范圍與保管期限、檔案驗收等方面，對水利工程建設(shè)項目檔案管理提出觀點并可行性建議。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;建議

1 基本要求

水利工程建設(shè)項目檔案是指在前期工作、建設(shè)管理、施工、監(jiān)理、竣工驗收到試運行等全過程形成的，具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。項目法人及參建單位應(yīng)加強領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案部門或人員及崗位職責(zé)，建立檔案工作制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費， 確保檔案工作的正常開展。

大中型水利工程應(yīng)設(shè)立檔案室，落實專職檔案人員，配備符合規(guī)范要求的檔案庫房、裝具和設(shè)備。其他工程項目也應(yīng)配備滿足檔案工作需要的人員、裝具和設(shè)備。所需經(jīng)費可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費中。

2 同步管理

工程檔案工作應(yīng)貫穿于工程建設(shè)程序的各個階段。按照項目所屬關(guān)系，在工程建設(shè)前期就應(yīng)進行文件材料的收集和整理;在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時，應(yīng)對歸檔文件材料的收集、整理、質(zhì)量、審核和移交提出明確要求;檢查工程進度與施工質(zhì)量時，要同時檢查檔案的收集、整理質(zhì)量和管理情況;在進行成果評審、鑒定及工程項目重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評語。

3 職責(zé)

各建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門，認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)：

1）項目法人對工程檔案工作負(fù)總責(zé)。要在認(rèn)真做好監(jiān)管檔案收集、整理與保管的同時，加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并負(fù)責(zé)開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平。

2）勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工等參建單位，要切實做好職責(zé)范圍內(nèi)工程檔案的收集、整理、歸檔和保管;屬于向項目法人移交的檔案，由監(jiān)理審核合格后及時移交。

4 整編、歸檔、移交

工程檔案的歸檔工作，由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)。各參建單位負(fù)責(zé)人對其提供的檔案內(nèi)容與質(zhì)量負(fù)責(zé);監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項目法人提交對工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報告。工程檔案的歸檔一般應(yīng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成。

工程檔案質(zhì)量應(yīng)符合國家《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，所有歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、標(biāo)注內(nèi)容清楚、簽字手續(xù)完備。

工程檔案的移交必須編制檔案目錄（含案卷和卷內(nèi)目錄），填寫工程檔案交接單。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對目錄與實物，并經(jīng)監(jiān)理審核后由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。

5 歸檔范圍與保管期限

工程檔案的歸檔范圍應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，項目法人可結(jié)合工程項目實際情況制定具體的檔案分類方案，印發(fā)給各參建單位，并報主管單位檔案部門備案。工程檔案的保管期限分為：永久、30年和10年三種，應(yīng)按歸檔要求分別組卷。

6 檔案驗收

工程檔案驗收是水利工程建設(shè)項目竣工驗收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的，不得通過檔案驗收;未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。

項目法人組織的工程項目階段驗收、專項驗收，應(yīng)由主管單位檔案部門人員作為驗收委員參加。結(jié)合海委實際，大中型水利工程項目且投資在三千萬元及以上的，在竣工驗收前要進行檔案專項驗收，其他工程項目與工程竣工驗收同步進行，按照竣工驗收主持單位有關(guān)程序進行。檔案驗收意見，作為工程驗收鑒定書的附件，其主要內(nèi)容應(yīng)反映到工程竣工驗收鑒定書中。

水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應(yīng)組織檔案部門及參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)到要求后，可向驗收主持單位報送檔案自檢報告和監(jiān)理審核報告，并提出檔案專項驗收申請。

檔案驗收要注意以下幾個方面：

1）檔案驗收要聽取項目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告;

2）檔案驗收要聽取監(jiān)理單位對工程檔案整理情況的審核報告，對驗收前已進行檔案檢查評定的應(yīng)聽取被委托單位的檢查評定意見;

3）要查看現(xiàn)場，并根據(jù)工程規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況;

4）檔案專項驗收意見應(yīng)包括工程概況、工程檔案管理情況，如工程檔案工作管理體制與管理狀況，文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量，竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況等。