“數(shù)字資產(chǎn)管理”的應用及重要價值

徐世垣

重要的媒體文件組織和管理是現(xiàn)代全渠道出版的重要基礎，如果沒有數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)，企業(yè)將受到“無政府狀態(tài)”的威脅，產(chǎn)生各種混亂。那么，DAM究竟是什么？印刷媒體企業(yè)從中產(chǎn)生哪些優(yōu)勢？

什么是“數(shù)字資產(chǎn)管理”

為了弄清楚“數(shù)字資產(chǎn)管理”是什么，首先應該知道什么是“數(shù)字資產(chǎn)”。畢竟這涉及由個人或企業(yè)擁有和以數(shù)字方式存儲的數(shù)字文件，因此首先將文件集中存檔，以后可以重復使用。這些數(shù)字文件之所以被稱為“資產(chǎn)”，因為它比“普通”的數(shù)字文件具有“更高價值”。其中屬于“數(shù)字資產(chǎn)”的有圖片庫中的圖像、照片、設計文件、品牌標志、Powerpoint和Keynote演示文件、Excel圖表、數(shù)字筆記、文獻等。

“數(shù)字資產(chǎn)管理（Digital Asset Management，簡稱DAM）”的概念最終僅意味著數(shù)字資產(chǎn)的“管理行為”，這包括在文件夾系統(tǒng)中的組織資產(chǎn)，分配正確的文件名：根據(jù)命名慣例，也按照元級（也稱為“數(shù)字資產(chǎn)的元數(shù)據(jù)管理”），確保使用數(shù)字訪問權限，將數(shù)字資產(chǎn)分配給正確的人員和資產(chǎn)的安全 ?存儲。

數(shù)字資產(chǎn)管理是20世紀90年代出現(xiàn)的以數(shù)字資產(chǎn)的獲取、存儲與重復利用為目標的新技術，主要應用于新聞媒體、圖書出版、娛樂服務、政府醫(yī)療等富媒體等行業(yè)，又稱媒體資產(chǎn)管理（Media Asset Management）。

研究表明，處理多媒體文件的工作人員每周要花費2.9小時管理文件，文件傳輸大約每周需花費3.97小時，假設人均每年查詢文件2500次，平均有35%的時間是用在查找文件上，因此企業(yè)在數(shù)字資產(chǎn)管理上急需高技術含量的DAM系統(tǒng)。對于為社會提供大量新聞信息的媒體行業(yè)來說，這樣的需求就更為迫切。從20世紀90年代起，國外媒體企業(yè)開始紛紛建立DAM系統(tǒng)，利用IT技術實現(xiàn)數(shù)字化新聞信息的有效管理、利用，為企業(yè)資產(chǎn)的保值、增值提供信息化手段。目前數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)在歐美報紙中已經(jīng)較為普及，全英國報紙中采用這一系統(tǒng)的已經(jīng)達到68%。數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)已經(jīng)成為業(yè)界看好的發(fā)展方向。

“數(shù)字資產(chǎn)管理”的優(yōu)點

通過使用數(shù)字資產(chǎn)解決方案可以得到許多優(yōu)點，包括從節(jié)省搜索圖像的時間到所有圖像和文件只集中在唯一的資產(chǎn)庫中，直到通過這種投入改善總收益率。但取決于選擇哪種類型的DAM解決方案 （預置模式、私有云、云） ，優(yōu)點也各不相同。

原則上DAM具有以下優(yōu)點：

1.數(shù)字資產(chǎn)的存儲

企業(yè)再也不必擔心，他們的文件存儲在不同的位置，或沒有足夠可用的存儲空間。DAM解決方案為所有數(shù)字資產(chǎn)提供一個“中心家園”，隨時都可以存儲大量的數(shù)據(jù)。

2.從數(shù)字資產(chǎn)庫創(chuàng)建數(shù)字資產(chǎn)

創(chuàng)意合作的可能性因DAM不同而不同。良好的數(shù)字資產(chǎn)管理解決方案應該是，任何情況下都可以在生產(chǎn)運行中分配他們的工作，并獲得評論和評級。該解決方案也可以與其他程序整合，這樣用戶總能從每個項目中獲得最好的效益。例如，通過與Adobe Creative云解決方案整合，包括Photoshop或Indesign。此外，良好的DAN解決方案應具有用于客戶特定整合功能的API（應用程序接口）。

3.簡單的數(shù)字資產(chǎn)管理

標準的DAM解決方案具有元數(shù)據(jù)和標記功能，這種功能有助于管理數(shù)字資產(chǎn)。更先進的應用甚至可以整合在人工智能解決方案中，使數(shù)字資產(chǎn)管理人員的工作更順暢、成本更低。通常這和DAM解決方案的搜索功能都屬于提高投資回報率（ROI）的“主要驅動力”。在大多數(shù)情況下，DAM解決方案也具有精確協(xié)調的權限管理，因此需要訪問某些數(shù)字文件的用戶，總是被授予他們所需要的訪問權限，無論他們是內部還是外部團隊、自由職業(yè)者或只是基于項目的員工。

4.數(shù)字資產(chǎn)的出版

因為數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)旨在使所有類型的數(shù)字文件的處理盡可能簡單和順暢，所以數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)也應該能夠與內容管理系統(tǒng) （CMS）、主數(shù)據(jù)管理/基礎數(shù)據(jù)管理 （MDM） 和生產(chǎn)信息管理解決方案 （PIM） 以及電子商務網(wǎng)頁相結合提供出版功能。在保持品牌一致性的同時 （該解決方案應有助于跟蹤，品牌標識如何在協(xié)作中使用），也明顯地加快出版速度，在這方面整合多通道內容解決方案是先決條件。

5.數(shù)字資產(chǎn)的安全存儲

DAM系統(tǒng)始終考慮數(shù)字文件和資產(chǎn)對用戶如何重要。除了所有資產(chǎn)都存放在一個中心位置之外，通過高度安全性的軟件對其安全性得到保證，該軟件幾乎不可能破解，因為在圖像數(shù)據(jù)上具有水印功能，甚至只用單點登錄身份驗證（如果DAM解決方案具有REST-API接口和整合Webhook網(wǎng)鉤）。

如何選擇正確的解決方案

由于數(shù)字資產(chǎn)管理軟件日益普及，越來越受到關注，目前全世界的企業(yè)都很需要。雖然有些企業(yè)多年來一直在使用DAM解決方案，但一些企業(yè)現(xiàn)在才發(fā)現(xiàn)這種方案組織數(shù)據(jù)的優(yōu)點所在。無論如何，投資DAM軟件主要應注意以下3個問題：

1.由業(yè)務需要決定

當選擇DAM解決方案時，事先確定業(yè)務要求很重要。這不僅限于選擇適合DAM的標準，而且也是激勵決策者的最佳理由。當然，數(shù)字資產(chǎn)管理解決方案主要由日常工作與數(shù)字資產(chǎn)打交道的人員使用。因此與營銷、設計、攝影、銷售、客服以及銷售伙伴、自由職業(yè)者和通信專業(yè)領域的員工交談是確定業(yè)務需要的良好起點，應該詢問他們使用數(shù)字資產(chǎn)是否簡化工作。此外，還應該對各種技術或IT團隊的員工使用DAM解決方案的各種模式 （預置模式、私有云、云） 進行詢問，因為這些人有助于確定哪種類型的DAM解決方案最適合企業(yè)當前的技術系統(tǒng)。

2.符合業(yè)務要求

在選擇各種DAM解決方案時，應注意哪一種系統(tǒng)能滿足企業(yè)所需要的個性化功能要求。首先應確定問題，根據(jù)員工的反饋找到解決方案。例如，媒體設計師報告說，文件經(jīng)常丟失，而財務總監(jiān)聲稱，必須減少從庫存輸出圖像的費用，解決方案是具有廣泛的搜索、元數(shù)據(jù)和標記功能的DAM系統(tǒng)。因此投資這種系統(tǒng)的動機就很清楚：減少搜索資產(chǎn)所花費的時間，同時節(jié)省新資產(chǎn)的費用，因為如果對資產(chǎn)正確地標記，就不會丟失。

3.是否值得投資

如果看一下直接投資成本和數(shù)字資產(chǎn)管理的長期節(jié)約潛力，這個問題就不會出現(xiàn)。當人們考慮大量的自有資產(chǎn)以及總是花費多少時間和精力尋找和下載數(shù)字文件時，就值得投資。除了訪問這些數(shù)據(jù)的大量用戶之外，還有每小時的工資成本等。

責任編輯：薛金萍 xjp@cprint.cn