高校基本建設(shè)項目檔案管理淺議

【摘 要】 針對目前高?；窘ㄔO(shè)項目檔案在使用管理中存在諸多問題和隱患，應(yīng)當(dāng)采取堅持依法守法、模范執(zhí)法;加快檔案建設(shè)復(fù)合型人才隊伍的培養(yǎng);做好前端介入、中端控制、末端做實工作;在組卷歸檔時應(yīng)講求質(zhì)量優(yōu)先原則，檔案部門要搶先一步收集檔案;對參建單位開展評比表彰以推進促學(xué)促建活動等措施，切實保存和管理好高校基本建設(shè)項目檔案。

【關(guān)鍵詞】 高校;基建項目;檔案管理;措施

高等學(xué)?；窘ㄔO(shè)檔案是在整個建設(shè)項目從醞釀、策劃到建成交付使用全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件。由此概念看出，它應(yīng)當(dāng)包括：基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃;勘測設(shè)計、施工、竣工、交付使用等活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。由于基本建設(shè)是一所高校建校的首端，是這所高校的第一手檔案資料，因而其形成的基本建設(shè)資料尤其寶貴，其價值自然不菲。

一、高?；窘ㄔO(shè)項目檔案管理中存在的問題

1、基本建設(shè)項目檔案的完整性、系統(tǒng)性、準確性難以達標

我國高校多數(shù)存在一個共性問題，就是受歷史事件的影響，經(jīng)歷戰(zhàn)亂、搬遷、合并、分立的影響，多數(shù)基本建設(shè)檔案資料不全，難以恢復(fù)其歷史原貌，多數(shù)按照熟悉情況人員回憶補建，自然其真實情況大打折扣。加之人們重建設(shè)、輕檔案管理，一項基本建設(shè)項目從立項到交付使用工期盯得很緊，催著建設(shè)步伐和速度，往往忽視了檔案資料的重要性，在資料收集、整理、歸檔上嚴重滯后，真正到移交檔案管理部門時總是少東缺西，成為人們抱憾的素材。

2、對基本建設(shè)項目檔案人員配備和培訓(xùn)為零

翻閱我國有關(guān)基本建設(shè)規(guī)章制度可見，對基本建設(shè)項目檔案管理人員的配備和培訓(xùn)都做出了具體要求。例如《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》第5項第1款第1條規(guī)定：“建設(shè)單位應(yīng)明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或明確與項目建設(shè)管理相適應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，配備滿足項目檔案工作需要的檔案人員，在項目建設(shè)期間應(yīng)保持檔案人員的穩(wěn)定?！钡珜嶋H情況則是，對基本建設(shè)項目檔案人員配備和培訓(xùn)為零。

3、對基本建設(shè)項目的竣工驗收，檔案管理部門未被邀請參加

根據(jù)《基本建設(shè)項目檔案管理辦法》規(guī)定：基本建設(shè)項目竣工前3個月，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)召集參建單位（如：監(jiān)理單位、施工單位）等有關(guān)單位會同檔案管理部門辦理基本建設(shè)項目檔案驗收。該辦法第14條規(guī)定：“基建項目檔案驗收是項目檔案驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收?！薄吨卮蠼ㄔO(shè)項目檔案驗收辦法》第21條也做了類似規(guī)定。查閱某高校就上述兩辦法實施以來的近20年間的基本建設(shè)項目檔案資料，這一點純粹為空白。

4、重要資料散失在個人手中

搞基建，征地是關(guān)鍵。征地手續(xù)依法依規(guī)運作，不可避免涉及到原有占用土地使用證核定數(shù)量與新征土地數(shù)量同辦校規(guī)模配比問題，需要出具原有的土地使用證，在某高校，經(jīng)檔案管理部門反復(fù)查對，難以找到該重要證件，后經(jīng)多方多部門努力，發(fā)現(xiàn)重要物證滯留在個人手中。

5、會計核算連續(xù)性差，賬簿資料人為阻斷

高校在單位人員的設(shè)置配備上，特別是對基本建設(shè)項目的會計核算，一般均設(shè)立在基建處實行獨立核算。對新征土地上的基本建設(shè)項目，組建新的會計核算機構(gòu)，這樣就出現(xiàn)了一個新官不理舊賬問題，形成一個單位的基本建設(shè)項目兩套賬簿運行。

6、施工階段項目檔案的安全性存在隱患

按照檔案管理要求，基本建設(shè)項目的檔案資料應(yīng)當(dāng)建有防火防盜防有害生物的設(shè)施和手段，但在施工階段，很難做到這一點，一是思想上重視不夠，二是存在僥幸心理，三是舍不得投入。

二、加強高?；窘ㄔO(shè)項目檔案規(guī)范化管理的思考

基本建設(shè)項目是衡量一個高校硬實力的重要指標，是看得見、摸得著、用得上、留得住的有形資產(chǎn)，因而其檔案管理因其上述特點就顯得頗為重要。保護好地表上的建筑物固然重要，但保護好這個建筑物的歷史檔案資料則更為重要。

1、堅持做到依法守法，模范執(zhí)法

文明程度高于一般公眾的高校應(yīng)該成為守法、執(zhí)法的模范。在對基本建設(shè)項目檔案管理上應(yīng)當(dāng)模范執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》以及一系列規(guī)章制度，堅持做到“基建項目的檔案工作要與項目建設(shè)進程同步，納入項目建設(shè)管理程序。項目申請立項時，即應(yīng)開始進行文字材料的收集、整理、審查工作;項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作?！盵1]

2、加快復(fù)合型人才隊伍建設(shè)

《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》第5項第1條第2款明確規(guī)定：“項目檔案人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，掌握一定的項目管理和相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識，經(jīng)過項目檔案管理培訓(xùn)?！边@個規(guī)定一是有利于精簡隊伍，二是有利于檔案人員擴大知識面，把自己培養(yǎng)造就為新時代懂管理、有能力、長知識的復(fù)合型人才。要做到這一點，檔案管理人員要加強自身建設(shè)，提升自身工作能力，另一方面要靠領(lǐng)導(dǎo)層采取措施來推進完成。

3、前端介入，中端控制，末端做實

（1）前端介入。一項基本建設(shè)項目，從開始提出到立項，中間要經(jīng)過調(diào)研、可行性研究、評估、決策等階段，方能得到立項，作為基建項目檔案的前端，檔案部門就要注重材料的收集。作為建設(shè)單位，應(yīng)制定項目檔案工作方案，模范貫徹執(zhí)行國家有關(guān)項目檔案工作的法律法規(guī)和標準規(guī)范，為施工、監(jiān)理和歸檔工作把好第一道關(guān)口。

（2）中端控制?；椖吭谌〉媒ㄖ┕ぴS可證后，即進入到實質(zhì)性開工階段，這段期間檔案部門要注意收集形成的大量檔案材料，諸如參建單位基本情況、項目文件、施工文件、監(jiān)理文件等。按照檔案工作方案做好檔案的收集、登記和必要的備份等諸項工作，還應(yīng)當(dāng)引起重視的是，在合同款支付審批時應(yīng)前置審查項目文件的歸檔情況，將項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付的前提條件，為項目竣工前將要進行的檔案驗收工作打好基礎(chǔ)。

（3）末端做實。基建項目完成施工，按文件要求施工單位會向建設(shè)單位提出竣工驗收。此時，檔案部門應(yīng)將項目建設(shè)過程中形成的、具有參考利用價值的各種形式和載體的項目文件收集齊全，對項目檔案的種類、數(shù)量，檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性及安全性做出評價，做出項目檔案驗收的結(jié)論性意見。到此，基本建設(shè)項目從檔案管理的角度來講，進入到了“收口”時段，也即末端。

4、基本建設(shè)項目檔案的組卷歸檔應(yīng)講求質(zhì)量優(yōu)先

如前所述，基本建設(shè)項目檔案的形成是由多部門共同完成的，參建單位的重視程度，責(zé)任人的責(zé)任心高低，參與檔案培訓(xùn)掌握檔案知識的程度都不是在同一個起跑線上，整理出的檔案材料很難符合檔案管理的要求并不奇怪。譬如說：招標投標、合同文件應(yīng)按招標的標段、合同組卷;勘察設(shè)計文件按階段、專業(yè)組卷;施工技術(shù)文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;監(jiān)理文件按監(jiān)理的合同標段、事由結(jié)合文種組卷;竣工驗收文件按工程階段、事由結(jié)合時間順序組卷。這些文件在組卷完畢還應(yīng)有各負責(zé)組卷單位自查并經(jīng)相關(guān)單位審查簽發(fā)意見后及時歸檔，每個審查環(huán)節(jié)還應(yīng)形成記錄和整改閉環(huán)。百年大計，質(zhì)量第一，對于檔案資料來講，此一點尤其珍貴。今年，法國巴黎圣母院發(fā)生火災(zāi)，一些珍貴的建筑被焚毀殆盡，重建恢復(fù)靠什么？就要靠檔案，靠歸檔保管的檔案原件。

5、檔案部門要搶先一步，快人一著

收集一套完整的基本建設(shè)項目檔案資料，檔案管理部門怕是要改變一下工作策略，變被動收集為主動收集，變“要我管”為“我要管”，把管理融入到服務(wù)中，提前思考、提前行動，提前準備。正如我國前國家檔案局局長楊冬權(quán)同志所言：“檔案工作者作為‘記錄保存者和‘記憶守護者的天然使命和當(dāng)然責(zé)任，出于檔案工作者的天性和良心，為今天的信息社會存檔，替未來的人類留憑證、留智慧、留記憶、留痕跡?！盵2]

6、對參建單位開展評比表彰，推進促學(xué)促建活動升級

開展評比活動，能使參建單位間相互借鑒，相互促進，相互發(fā)現(xiàn)問題，相互交流指正，內(nèi)心激發(fā)我要做好做實的責(zé)任感，達到以評促建，以評促學(xué)的目的。譬如：我們在基本建設(shè)項目相對集中的一段時期，就搞了檔案立卷評比活動，參建單位竟然一家不落，全部參加，這是第一個沒想到。第二個沒想到就是參建單位都很重視，不僅項目領(lǐng)導(dǎo)一個不落，連公司法人代表在百忙中竟然也一個不落全都參加，第三個想不到是參建單位對今后參加這樣的檔案建設(shè)評比表彰表示著期待，并就會議發(fā)起、組織、整體安排提出了頗有價值的建議。

三、結(jié)語

高校的第一手檔案資料來自基本建設(shè)項目，因而其形成的基本建設(shè)資料尤其寶貴，價值自然不菲。管好用好保存好這第一手資料是檔案管理者義不容辭的職責(zé)和光榮使命。做好基本建設(shè)項目檔案工作，應(yīng)當(dāng)實施前端介入，中端控制，末端做實等策略，為今天的信息社會存檔，替未來的人類留憑證、留智慧、留記憶、留痕跡。

【注 釋】

[1] 基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定.

[2] 楊冬權(quán). 新時代檔案工作的新思維[N].中國檔案報，2016-01-16（01）.

【參考文獻】

[1] 基本建設(shè)項目檔案管理辦法.

[2] 重大建設(shè)項目檔案驗收辦法.

[3] 建設(shè)項目檔案管理規(guī)范.

[4] 高等學(xué)校檔案管理辦法.

【作者簡介】

馬秋妍（1987.10—）女，碩士研究生，現(xiàn)供職于河南科技學(xué)院，從事檔案管理工作，研究方向：檔案理論、檔案實務(wù).