信息化環(huán)境下高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

程苗

摘? ?要：在信息化環(huán)境下，傳統(tǒng)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程凸顯出效率低、過(guò)程復(fù)雜、流程難以理解等問(wèn)題。文章提出在方便學(xué)生、協(xié)調(diào)高校各部門(mén)、改善當(dāng)前信息化系統(tǒng)的宗旨下，應(yīng)以堅(jiān)持高校師生參與為原則，重構(gòu)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步提高高校學(xué)生報(bào)到工作的效率與服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：信息化;學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù);流程重構(gòu)

近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展使得信息技術(shù)更新速率加快，社會(huì)信息化進(jìn)程隨之加快。將信息技術(shù)充分運(yùn)用到高校數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)中，能夠完善高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程，提高高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)工作水平和效率。新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)高校學(xué)生管理系統(tǒng)以及學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)已經(jīng)出現(xiàn)了弊端，無(wú)法滿足高校與學(xué)生的需求。高校應(yīng)采用科學(xué)的方法，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)先進(jìn)、高效的新生報(bào)到業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)[1]。

1? ? 傳統(tǒng)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)的特點(diǎn)導(dǎo)致新生報(bào)到業(yè)務(wù)中存在許多問(wèn)題。首先，由于全部是人工操作，傳統(tǒng)高校學(xué)生報(bào)到的效率低，人工服務(wù)臺(tái)一次性只能接納一位學(xué)生，無(wú)法同時(shí)進(jìn)行多名學(xué)生的服務(wù)工作，出現(xiàn)學(xué)生排隊(duì)等候問(wèn)題，服務(wù)效率低。其次，由于是流水線的報(bào)到流程，傳統(tǒng)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)無(wú)法同時(shí)進(jìn)行，延長(zhǎng)了報(bào)到業(yè)務(wù)整體的時(shí)間。學(xué)生不同材料由高校各部門(mén)分別管理，涉及諸多部門(mén)，使得學(xué)生報(bào)到流程復(fù)雜冗余，存在漏辦、錯(cuò)辦的情況。學(xué)生在其中一項(xiàng)任務(wù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，就無(wú)法進(jìn)行下一項(xiàng)任務(wù)，無(wú)法完成學(xué)籍注冊(cè)。學(xué)生在完成報(bào)到工作后，發(fā)現(xiàn)某項(xiàng)業(yè)務(wù)存在錯(cuò)誤，則需要依次更改各個(gè)部門(mén)的信息，訂正工作繁雜且冗余。部分高校迎新季報(bào)道服務(wù)設(shè)施布置于校園公共平臺(tái)中，存在戶外環(huán)境因素的影響。辦公場(chǎng)地布置于操場(chǎng)、大道等戶外場(chǎng)所，學(xué)生資料搬運(yùn)與現(xiàn)場(chǎng)布置等任務(wù)需要大量人力，高校需要充分調(diào)動(dòng)師生資源。同時(shí)，迎新現(xiàn)場(chǎng)的布置需要大量計(jì)算機(jī)設(shè)備，布設(shè)電線、電纜增加了安全隱患。此外，戶外環(huán)境具有不確定性，容易突發(fā)降雨或大風(fēng)天氣，會(huì)影響新生入學(xué)報(bào)到的環(huán)境以及安全。高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)的問(wèn)題，歸結(jié)起來(lái)就是效率低，由于效率低使得學(xué)生報(bào)到時(shí)間延長(zhǎng)，間接引發(fā)各種各樣的問(wèn)題。提高高校學(xué)生迎新工作效率是完善迎新工作的關(guān)鍵所在。

2? ? 信息化環(huán)境下高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程重構(gòu)

新生報(bào)到業(yè)務(wù)涉及高校全體師生，是集多項(xiàng)工作于一身的綜合性服務(wù)任務(wù)，所以，為學(xué)生提供一套高效、可靠、便捷、一體化的入學(xué)報(bào)到體系勢(shì)在必行[2]。信息化環(huán)境下，高校如果能夠形成高效的學(xué)生管理系統(tǒng)，就能夠提高學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)的工作效率。傳統(tǒng)學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程是根據(jù)校園實(shí)際情況與高校技術(shù)水平建設(shè)的，所以，在舊報(bào)到流程的基礎(chǔ)上是無(wú)法建立新型學(xué)生管理系統(tǒng)的，需要重構(gòu)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程，提高學(xué)校管理工作的整體水平。

2.1? 信息化環(huán)境下高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程重構(gòu)原則

信息化環(huán)境下高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程重構(gòu)需要遵從一系列原則，才能形成科學(xué)、合理、高效的學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程。首先，要遵循方便新生的原則，高校迎新工作針對(duì)新生開(kāi)展，因此，所有的服務(wù)宗旨要以方便學(xué)生為主。高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程重構(gòu)要注重學(xué)生的體驗(yàn)，學(xué)生能夠通過(guò)此業(yè)務(wù)流程清晰了解自己報(bào)到時(shí)需要準(zhǔn)備的材料與知識(shí)，減少實(shí)際辦理入學(xué)工作時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤與混亂的狀況，從而提高報(bào)到工作辦理效率，提高學(xué)校管理工作服務(wù)水平。其次，要注重流程的靈活性，注重各部門(mén)之間的工作協(xié)調(diào)，避免形成流水線報(bào)到流程，使得各流程能夠同時(shí)進(jìn)行。新報(bào)到業(yè)務(wù)將會(huì)涉及多個(gè)高校職能部門(mén)，高校要實(shí)現(xiàn)各職能部門(mén)之間的數(shù)據(jù)連接，保障學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的報(bào)到流程，需要依次進(jìn)行各部門(mén)的工作，在新的報(bào)到業(yè)務(wù)流程中這個(gè)問(wèn)題將得到解決。同時(shí)，高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程重構(gòu)需要符合信息化系統(tǒng)建構(gòu)的要求，流程的重構(gòu)就是為了滿足報(bào)到信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的要求。在重構(gòu)新流程時(shí)要注重時(shí)效性、科學(xué)性、便捷性。最后，要遵循方便高校師生參與的原則，高校師生作為迎新系統(tǒng)的服務(wù)人員與工作者，要能夠準(zhǔn)確了解新生的信息與實(shí)時(shí)的報(bào)到現(xiàn)狀，方便統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與學(xué)生信息。

2.2? 信息化環(huán)境下高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程重構(gòu)

在重構(gòu)的高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程中，學(xué)生可以通過(guò)學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)到工作，減少類似傳統(tǒng)報(bào)到流程繁雜且冗余的過(guò)程，方便學(xué)生進(jìn)行報(bào)到。同時(shí)，學(xué)校相關(guān)部門(mén)操作人員在學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)中能夠完成對(duì)學(xué)生資料與學(xué)籍信息等內(nèi)容的審核，同時(shí)進(jìn)行多個(gè)學(xué)生的服務(wù)工作。各個(gè)職能部門(mén)人員在系統(tǒng)中進(jìn)行協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)漏辦與錯(cuò)辦的情況。高校領(lǐng)導(dǎo)以及輔導(dǎo)員可以通過(guò)該流程了解新生報(bào)到的實(shí)際情況，推進(jìn)學(xué)生報(bào)到工作。學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)與教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，減少信息匯總與轉(zhuǎn)移帶來(lái)的時(shí)間消耗，同時(shí)，能夠使得學(xué)生清楚學(xué)校概況與工作開(kāi)展的流程架構(gòu)。在信息化環(huán)境下，進(jìn)行高校學(xué)生報(bào)到流程重構(gòu)工作是高校信息化改革中必不可少的一環(huán)，流程的重構(gòu)能夠使得信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)更加合理、科學(xué)、便捷，使得新生報(bào)到工作更好地開(kāi)展。

3? ? 高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1? 高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)需要包含多個(gè)職能部門(mén)，且需要將高校新生所有報(bào)到工作歸納成一個(gè)整體，需要具備高度的融合性與整體性。筆者根據(jù)上述高校學(xué)生報(bào)到流程重構(gòu)的結(jié)果，設(shè)計(jì)出符合高校報(bào)到所需的信息系統(tǒng)，如圖1所示。

筆者設(shè)計(jì)的高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)包含“用戶登錄”“學(xué)校概況”“學(xué)生報(bào)到”“審批備案”“系統(tǒng)管理”5個(gè)模塊，模塊之間有著緊密的聯(lián)系。首先，“用戶登錄”模板的設(shè)計(jì)要求方便學(xué)生操作，在無(wú)需專人指導(dǎo)的前提下，能夠輕松方便地登錄到學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)，將新生學(xué)號(hào)以及身份證號(hào)設(shè)置為新生登錄的賬號(hào)、密碼，在起到安全性保障的同時(shí)，能夠方便新生登錄信息系統(tǒng)。在設(shè)計(jì)用戶登錄頁(yè)面時(shí)，將學(xué)校標(biāo)志性建筑以及人文景觀融合進(jìn)來(lái)，能夠使得學(xué)生對(duì)高校有一個(gè)形象認(rèn)知，更好地融入高校中?！皩W(xué)校概況”模塊的設(shè)計(jì)需要簡(jiǎn)要介紹學(xué)校特色以及歷史，使得學(xué)生對(duì)未來(lái)學(xué)習(xí)、生活的地方有一定的了解?！皩W(xué)生報(bào)到”模塊的設(shè)計(jì)需要涵蓋學(xué)生報(bào)到所需要涉及的方方面面，類似學(xué)生信息采集以及學(xué)籍注冊(cè)等工作?！皩徟鷤浒浮蹦K設(shè)計(jì)需要接入高校各部門(mén)工作人員的操作平臺(tái)，幫助工作人員更快地審批學(xué)生材料?！跋到y(tǒng)管理”模塊是整體管控信息系統(tǒng)的模塊，在設(shè)計(jì)時(shí)要有更強(qiáng)的融合性與系統(tǒng)性[3]。

3.2? 高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

完成各個(gè)模塊的單獨(dú)設(shè)計(jì)后，則需要利用硬件升級(jí)與軟件設(shè)計(jì)，將各個(gè)模塊在高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)中進(jìn)行融合。學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)要融合在高校整體的信息管理系統(tǒng)體系內(nèi)，這樣利于充分利用學(xué)生信息，減少信息傳導(dǎo)過(guò)程中的工作消耗。高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)使用指南要隨錄取通知書(shū)等文件一起郵寄給新生，新生利用該指南可以順利登陸學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)，在系統(tǒng)的指導(dǎo)下，熟悉學(xué)校概況、文化與制度規(guī)章，然后，進(jìn)入新生報(bào)到板塊，完成新生報(bào)到所需的信息填錄等工作，當(dāng)學(xué)生在暑期按要求逐一錄入信息時(shí)，高校工作人員可以進(jìn)行審核，分批次完成新生報(bào)到工作。這樣高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)就能夠大力提高新生報(bào)到工作的效率與服務(wù)水平。

4? ? 結(jié)語(yǔ)

先進(jìn)的管理系統(tǒng)建設(shè)能夠充分提高高校管理工作的速度和效率，重構(gòu)和實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程的信息化，可以使得各個(gè)部門(mén)之間聯(lián)系更加緊密，使學(xué)生更方便地完成報(bào)到業(yè)務(wù)，更快地適應(yīng)校園管理系統(tǒng)，與此同時(shí)，還能夠幫助學(xué)校了解新生報(bào)道的實(shí)際情況，適時(shí)調(diào)整政策，改進(jìn)管理方案。因此，信息化環(huán)境下，重構(gòu)與實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

[參考文獻(xiàn)]

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Abstract：In the information environment， the traditional college students check-in business process highlights some problems， such as low efficiency， complex process， difficult to understand and so on. This paper puts forward that under the principle of convenient students， coordinating various departments of colleges and universities and improving the current information system， we should adhere to the principle of participation of teachers and students in colleges and universities， reconstruct the business process of reporting for students in colleges and universities， and further improve the efficiency and service level of check-in work for students in colleges and universities.

Key words：informatization; student check-in business; process re-engineering