“精細(xì)化管理”提升會(huì)務(wù)管理效率

楊陽(yáng)

[摘 要]會(huì)議是事物處理、溝通、決策的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也為各項(xiàng)工作的梳理開(kāi)展奠定了基石。當(dāng)會(huì)議安排較多時(shí)，如何對(duì)會(huì)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌安排，使其井然有序，是擺在相關(guān)工作者面前的重要課題之一。本文對(duì)如何提升辦公室會(huì)務(wù)管理工作進(jìn)行了重點(diǎn)探究，在要求相關(guān)工作人員在保持耐心、細(xì)心的同時(shí)，還應(yīng)高度重視會(huì)務(wù)的組織協(xié)調(diào)、通過(guò)實(shí)施精細(xì)化管理和提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，來(lái)更好地發(fā)揮會(huì)議的實(shí)質(zhì)作用，提高會(huì)務(wù)管理效率。本文將從這三個(gè)方面展開(kāi)論述，希望為會(huì)務(wù)管理工作的健康、有序發(fā)展提供一些嶄新的思路。

[關(guān)鍵詞]辦公室；會(huì)務(wù)管理；精細(xì)化

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，航空類(lèi)研究所的內(nèi)部交流和外部聯(lián)系日益增多，由此使得會(huì)務(wù)工作也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。航空類(lèi)研究所辦公室作為一個(gè)會(huì)議組織和服務(wù)的部門(mén)，在整個(gè)院所架構(gòu)中具有舉足輕重的作用。該部門(mén)雖然不直接創(chuàng)造利潤(rùn)，但卻起著承上啟下的重要作用。航空類(lèi)研究所辦公室的工作看起來(lái)較為簡(jiǎn)單，但實(shí)際上繁雜、瑣碎。會(huì)議內(nèi)容不同，參會(huì)人數(shù)不同，促使辦公室在進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置、營(yíng)造會(huì)場(chǎng)環(huán)境時(shí)也會(huì)有所不同。無(wú)論是哪種類(lèi)型的會(huì)議，其本質(zhì)都是為了推動(dòng)工作的有序進(jìn)行，都需要以細(xì)心、貼心和精心為服務(wù)的宗旨。加強(qiáng)對(duì)會(huì)議的管理，通過(guò)對(duì)各部門(mén)資源的優(yōu)化配置、科學(xué)協(xié)調(diào)，來(lái)推動(dòng)工作的順利開(kāi)展，是擺在辦公室相關(guān)工作人員面前的重要課題之一，也是提升管理水平，提高辦公室工作效率和內(nèi)涵建設(shè)的關(guān)鍵之舉。

會(huì)議是人們對(duì)于經(jīng)濟(jì)、政治、生活等進(jìn)行交流和交往的一種形式，是一種集會(huì)，有相應(yīng)的組織和領(lǐng)導(dǎo)，通過(guò)讓與會(huì)人員在規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、程序等進(jìn)行集會(huì)的一種方式。會(huì)議的主辦單位眾多，既可以是企事業(yè)單位，也可以是社會(huì)團(tuán)隊(duì)或者學(xué)校，通過(guò)集會(huì)的形式來(lái)交流問(wèn)題、檢查工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、做出決策的活動(dòng)形式。對(duì)于會(huì)議概念，可以從不同的視角進(jìn)行解讀。如從系統(tǒng)論出發(fā)，會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)在管理活動(dòng)中實(shí)施管理的一種有效方式；從信息論出發(fā)，會(huì)議跟信息有著緊密的聯(lián)系，對(duì)于信息的任何操作如輸入、輸出等都可以以會(huì)議的形式來(lái)進(jìn)行。由此可以說(shuō)，任何會(huì)議都是由信息組成的，如果沒(méi)有生成新的信息，或者是沒(méi)有對(duì)以有的信息進(jìn)行研究和分析，那么，此項(xiàng)會(huì)議召開(kāi)就沒(méi)有意義。會(huì)議共包括4個(gè)要素，分別為：有領(lǐng)導(dǎo)、有組織、商議事情、集會(huì)。組織安排會(huì)議，做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中組織和會(huì)后總結(jié)是辦公室部門(mén)的一項(xiàng)主要工作。

一、辦公室會(huì)務(wù)管理中存在的問(wèn)題

1.會(huì)議記錄。

航空類(lèi)研究所的內(nèi)部交流和外部聯(lián)系日益增多，會(huì)議記錄是會(huì)議的關(guān)鍵，但是由于內(nèi)容繁雜，可能導(dǎo)致會(huì)議記錄不全，記錄不詳細(xì)，致使出現(xiàn)一些工作紕漏，嚴(yán)重影響正常的工作流程。

2.會(huì)場(chǎng)秩序。

一個(gè)好的會(huì)場(chǎng)秩序是會(huì)議順利進(jìn)行的關(guān)鍵，但是隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，越來(lái)越多的人手機(jī)不離手，經(jīng)常在會(huì)議上玩手機(jī)，或者手機(jī)突然響起，擾亂會(huì)場(chǎng)的秩序，導(dǎo)致會(huì)議無(wú)法正常進(jìn)行。

3.會(huì)場(chǎng)氣氛。

會(huì)議要解決一些關(guān)鍵性的問(wèn)題或者總結(jié)一下以往的工作成果，這就要求大家踴躍參與進(jìn)來(lái)，積極發(fā)言，集思廣益，解決眼下的問(wèn)題，但是實(shí)際過(guò)程中，大部分的人對(duì)會(huì)議沒(méi)有引起足夠的重視，對(duì)會(huì)議內(nèi)容不發(fā)表己見(jiàn)。

二、提升辦公室會(huì)務(wù)管理工作的策略

1.融入精細(xì)化管理的理念。

在辦公室會(huì)務(wù)管理工作中，融入精細(xì)化管理，具有積極意義。精細(xì)化管理理論最早起源于日本是對(duì)社會(huì)分工進(jìn)一步的精細(xì)化劃分。這一理念，貼合當(dāng)下我國(guó)大力倡導(dǎo)的工匠精神，也是現(xiàn)代管理理念的重要組成部分，還彰顯了對(duì)質(zhì)量的高品質(zhì)追求。在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，將其進(jìn)行進(jìn)一步的延伸和擴(kuò)展。實(shí)施精細(xì)化管理，可以不斷更新管理模式，減少管理資源浪費(fèi)，降低管理成本。加強(qiáng)會(huì)務(wù)工作的精細(xì)化管理融合了管理的規(guī)范化和創(chuàng)新性，為會(huì)議的順利召開(kāi)奠定了基石。會(huì)務(wù)工作較為繁瑣，在一些細(xì)節(jié)處理上采取精細(xì)化的管理方式，既可以節(jié)約相關(guān)資源，又能去除一些較為繁瑣的環(huán)節(jié)，提高會(huì)議召開(kāi)的效率、效果和效益。如在會(huì)議召開(kāi)前，辦公室相關(guān)工作人員應(yīng)按照會(huì)議要求來(lái)將會(huì)議的主要信息以及注意事項(xiàng)等及時(shí)通知，通知內(nèi)容務(wù)必要簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，從而使參會(huì)人員能及時(shí)做好準(zhǔn)備。與此同時(shí)，該工作人員還應(yīng)與參與人員保持緊密的聯(lián)系，以便及時(shí)告知會(huì)議的相關(guān)事項(xiàng)。在會(huì)中環(huán)節(jié)，辦公室工作人員應(yīng)從參會(huì)人員的角度出發(fā)，為其提供服務(wù)，并做好簽到、指引就座等服務(wù)；與此同時(shí)，還應(yīng)對(duì)會(huì)議的臨時(shí)變動(dòng)及時(shí)地通知、解決。在會(huì)議結(jié)束環(huán)節(jié)，辦公室工作人員應(yīng)及時(shí)做好總結(jié)工作，總結(jié)的內(nèi)容包括會(huì)議籌辦時(shí)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和不足之處，并根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)思考，找到解決的方案，為下次會(huì)議的順利召開(kāi)奠定基石。精細(xì)化管理追求的是極致、完美，精益求精。將其引入到會(huì)務(wù)服務(wù)工作中，增強(qiáng)辦公室在服務(wù)日常工作方面的能力，為會(huì)議的順利召開(kāi)奠定基石。

2.增強(qiáng)高校會(huì)務(wù)工作組織協(xié)調(diào)能力。

組織者想要提高會(huì)議舉辦的成功率，應(yīng)不斷提高自己的組織協(xié)調(diào)能力。在具體的實(shí)施過(guò)程中，辦公室工作人員應(yīng)從會(huì)議需要出發(fā)，做好部門(mén)聯(lián)系和溝通的工作，以保障會(huì)議的正常進(jìn)行。如在具體工作中，應(yīng)確定好參會(huì)人員名單、按照職位或部門(mén)來(lái)擺放座位的標(biāo)簽等；此外，還需要提前準(zhǔn)備好會(huì)議中所使用的物品，如紙筆、礦泉水等，將其按照參會(huì)人員進(jìn)行有序擺放，給其帶來(lái)如沐春風(fēng)之感；此外，還可以對(duì)PPT文件等進(jìn)行提前演練，為其會(huì)議上的正常使用奠定基石；提前對(duì)參會(huì)人員的用車(chē)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并且與保衛(wèi)部門(mén)及時(shí)進(jìn)行溝通，來(lái)對(duì)車(chē)輛進(jìn)行引導(dǎo)，使其按照指定的位置進(jìn)行擺放，以確保參與人員的車(chē)輛進(jìn)出通暢，避免出現(xiàn)道路擁堵情況；如會(huì)議安排與會(huì)人員用餐，則需要辦公室相關(guān)的工作人員做好用餐人數(shù)的統(tǒng)計(jì)，及時(shí)通知后勤保障部門(mén)，使其知曉用餐的一些基本事項(xiàng)，如用餐標(biāo)準(zhǔn)、用餐地點(diǎn)等，以便提前安排；如需要對(duì)會(huì)議進(jìn)行宣傳，則需要做好與其他部門(mén)的銜接工作，讓宣傳部門(mén)提前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，架設(shè)機(jī)器，在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行拍照或拍攝；除此之外，辦公室相關(guān)的工作人員還需要了解會(huì)議到場(chǎng)人數(shù)，對(duì)于應(yīng)到而未到者，及時(shí)了解情況，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的出席情況，以確保會(huì)議的正常召開(kāi)。

3.增強(qiáng)會(huì)議管理人員的服務(wù)意識(shí)。

服務(wù)是會(huì)務(wù)工作應(yīng)追求的極致目標(biāo)，也是彰顯辦公室服務(wù)能力的重要途徑。組織、協(xié)調(diào)好每一次會(huì)議，并不是輕而易舉的，要求辦公室會(huì)議管理人員有較為豐富的經(jīng)驗(yàn)，且具有極高的管理能力，吃苦耐勞的品質(zhì)，在籌備會(huì)議、會(huì)中管理等環(huán)節(jié)中，能夠站在他人的立場(chǎng)上，來(lái)進(jìn)行充分、精確的準(zhǔn)備，提供更為貼心、周到的服務(wù)，確保會(huì)場(chǎng)秩序，保障與會(huì)人員安全。然而，在會(huì)議管理工作中，總會(huì)遇到一些意想不到的困難，如果工作時(shí)間較久，難免會(huì)產(chǎn)生一些倦怠的情緒。此時(shí)，應(yīng)將會(huì)議的順利開(kāi)展作為工作的重心，調(diào)整自己的工作心態(tài)，多站在他人的角度去思考問(wèn)題，以保持認(rèn)真、負(fù)責(zé)和敬業(yè)的態(tài)度。在此基礎(chǔ)上，提高會(huì)議管理人員的服務(wù)意識(shí)，使他們?cè)诠ぷ髦凶龊脮?huì)前籌備、會(huì)中管理和會(huì)后總結(jié)、反饋等工作，通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)和完善，來(lái)提高自己的業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。辦公室會(huì)議管理人員在新的時(shí)代背景下，應(yīng)認(rèn)清自己的使命和職責(zé)，不斷提高自身的會(huì)務(wù)工作水平，以保障其各項(xiàng)工作的順利展開(kāi)。會(huì)務(wù)工作作為辦公室日常工作的有機(jī)組成部分，工作效率的高低，不僅可以展現(xiàn)航空類(lèi)研究所辦公室的風(fēng)采、成就，還可以提高其會(huì)務(wù)管理工作水平。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就需要辦公室會(huì)議管理人員從會(huì)務(wù)的實(shí)際要求出發(fā)，結(jié)合具體的工作內(nèi)容，換位思考，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，來(lái)提高自己的理論水平和操作技能。唯有此，才能不斷推動(dòng)會(huì)務(wù)工作的規(guī)范化、有效化和科學(xué)化發(fā)展，豐富辦公室職能，提高其工作效率和會(huì)務(wù)管理水平。

總之，提升辦公室會(huì)務(wù)管理工作并不是一蹴而就的，也不會(huì)一帆風(fēng)順，需要會(huì)務(wù)管理人員在不斷提高自己的組織協(xié)調(diào)能力的基礎(chǔ)上，不斷強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)，來(lái)打好前站。在此基礎(chǔ)上，還需要融入精細(xì)化管理理念，通過(guò)持之以恒地實(shí)施這三項(xiàng)措施，來(lái)切實(shí)提高提升辦公室會(huì)務(wù)管理工作效率，彰顯其服務(wù)風(fēng)采。

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[作者單位]

航空工業(yè)自控所，陜西 西安 710065