如何結合辦公室日常辦文做好文書檔案管理工作

楊金蓮

【摘要】我國經濟的快速發(fā)展帶動我國各行業(yè)發(fā)展迅速。文書檔案管理是一個能夠直接反映單位檔案管理水平的工作，也是現(xiàn)代辦公室工作的重要組成部分。隨著信息化時代的到來，文書檔案的作用越來越大。但目前文書檔案管理工作仍存在一些問題，工作效率不高，因此需要結合辦公室日常的辦文工作，提高文書檔案工作的質量和效率，并加強檔案法律法規(guī)的宣傳，提高檔案意識。

【關鍵詞】辦公室日常辦文;文書檔案管理工作

科學技術的快速發(fā)展使我國快速進入現(xiàn)代化發(fā)展階段。企業(yè)對于文書檔案的需要具有極強的依賴性，辦公室作為文書檔案管理的重要部門需要從多渠道探索文書檔案管理工作有序開展的策略，不斷推進信息化技術與文書檔案管理工作的融合，讓文書檔案的管理更加科學、規(guī)范。

一、辦公室日常辦文與文書檔案的聯(lián)系

文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂，即辦公室日常辦文中產生的具有保存價值的文件可歸檔為文書檔案。辦公室日常辦文與文書檔案具有相輔相成的關系。日常辦文可產生文書檔案，而文書檔案又可為日常辦文提供依據(jù)和參考。抓好日常辦文工作，有利于文書檔案的收集管理，也有利于檔案質量的提高。

二、企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展以及辦公室各項工作的開展具有重要的影響，其不僅關系著辦公室工作的推進，而且關系著整個公司工作的進行。依照當前的實際情況來看，部分企業(yè)辦公室人員對于文書檔案的管理并沒有予以高度重視，或者造成文書檔案的丟失，或者造成文書檔案的毀損，一旦涉及到文書檔案的查詢則“無從入手”。尤其是新型文書檔案種類的出現(xiàn)，很多工作人員在面對此類文書檔案不知所措。這些問題的出現(xiàn)都需要相關人員予以根本解決，從而為辦公室各項工作的開展掃除障礙。我國信息化的進步和發(fā)展，不僅對辦公室文檔管理提出更高要求，也對辦公室人員提出更高標準。尤其對于文書檔案的優(yōu)化管理，更是辦公室人員所需要面臨的一項重要挑戰(zhàn)。辦公室文書檔案想要獲得更好的管理，就需要不斷地創(chuàng)新。辦公室工作人員需要從思想上改變傳統(tǒng)文書管理方法，融合新時代特征，運用現(xiàn)代信息技術，從公司的運作中發(fā)現(xiàn)企業(yè)辦公室文書檔案管理工作存在的問題，具有長遠的價值與意義，提高了公司檔案管理人員的工作積極性與技術水準，保證了文書的安全以及科學有效性，從很大程度上促進了公司的發(fā)展與進步。

三、企業(yè)文書檔案工作困境

（一）檔案意識薄弱

近幾年，隨著檔案法律法規(guī)的各項宣傳，單位職工的檔案意識有所加強，但仍存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況。比如落實三納入、四同步制度不到位，做項目忙起來時沒有同步將文件規(guī)范整理歸檔，存在文件歸檔不齊全的風險;缺乏將外出開會時帶回的文件等拿到辦公室辦文的意識;這些都是由檔案意識的薄弱所引起的。

（二）檔案人員專業(yè)水平提高難

辦公室工作忙碌繁雜，很多單位都是檔案人員身兼數(shù)職，既要處理文電會務，又要做好文書檔案，在業(yè)務繁忙的時候檔案員簡直分身乏術，更沒有時間去鉆研檔案，對檔案管理心有余而力不足，而文書檔案又是一項慢工出細活的工作，故檔案人員專業(yè)水平的提高存在一定困難。

（三）辦文工作和檔案管理脫節(jié)

辦文過程包括文件的收集、登記、傳閱、催辦和承辦。文書檔案歸檔過程包括收集、整理、分類、裝訂、編碼、統(tǒng)計、入庫、檢索、編研和提供利用等。辦文過程和歸檔過程有重疊的環(huán)節(jié)，辦文中對文件的收集影響到歸檔時文件收集的完整程度，辦文的完整程度也影響到歸檔文件的質量。辦文和歸檔相互聯(lián)系，但在現(xiàn)實工作中，由于辦文人員檔案意識不強或因工作忙碌無暇顧及后續(xù)歸檔事宜等，辦公室日常辦文工作往往和文書檔案管理工作未有效銜接，降低了工作效率。

四、辦公室文書檔案管理的特點

（一）一體化

文書檔案管理工作主要是在文件運轉、收集、承辦的基礎上進行的。一方面文書工作被作為文書檔案主要的來源之一，檔案的質量與文書檔案質量息息相關，另一方面，文書檔案是文書工作的終點。

（二）廣泛性

一般情況下，文書檔案管理工作涉及的面較廣，在單位文檔室的基礎上，展開文書檔案管理工作。文書檔案內容較為豐富，主要涉及了本單位或者上級制定的協(xié)議、文件、責任書、合同、信件記錄、電子檔案以及其他材料等。

（三）保密性

通常情況下，辦公室文書檔案管理工作者的第一工作要義就是有效維護檔案的安全性。比如一些醫(yī)院文書檔案由于其自身專業(yè)性較強，給相關的檔案應用者帶來了一定的局限，要想尊重醫(yī)患關系，需要設定一定的保密要求。

（四）重要性

因為文書檔案的日常工作主要是文書材料的立卷，要想進一步確保文書檔案管理工作更加有效地為人們服務，這就需要最大化的發(fā)揮其自身的宣傳教育、參謀作用。

五、加強文書檔案管理的有效對策

（一）重視檔案工作，提升檔案人員專業(yè)素質

單位要重視檔案人員的培養(yǎng)，落實專項經費，為檔案工作的順利開展提供組織保障。建立健全單位檔案管理規(guī)章制度，完善檔案收集、整理、接收、保管、統(tǒng)計、利用等制度，使檔案管理規(guī)范化、制度化。

（二）構建文書檔案管理骨干網絡

要想大力強化實際檔案工作的管理效率，還需要進一步培養(yǎng)具有高度專業(yè)素養(yǎng)的文書檔案工作者。眾所周知，文書檔案管理工作者需要扎實的庫藏基本功給予支撐，有效記錄、整理文書立卷工作。相關的立卷工作者需要及時對已經完成的單篇文書，納入至預計案卷的范圍中，在收發(fā)文登記的基礎上，定期把文件材料展開一一核對，在完成核對之后，實現(xiàn)立卷歸檔相關文件材料到位的完整性，將立卷的初始工作環(huán)節(jié)、文書處理的結束工作環(huán)節(jié)有機地結合在一起，為之后有效開展文書立卷工作奠定堅實的基礎。鑒于此，在檔案管理已經到位的情況下，相關領導要切實針對沒有專人負責的單位，相應的設立相關的文書檔案管理工作者，嚴格依據(jù)實際的工作要求以及業(yè)務指導展開工作。與此同時，在文書檔案工作者相關溝通手段上也要保證與時俱進，傳統(tǒng)的溝通手段較為單一，一般是通過電話方式進行溝通，浪費了大量的人力、物力。而隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的通訊技術也是層出不窮，比如QQ、微信等，其在一定程度上實現(xiàn)了資源有效共享的目的，強化了溝通的力度。此外，定期舉行業(yè)務指導也是一項必不可少的工作，在一定范圍內每年進行文書檔案業(yè)務知識的培訓，對最新的檔案制度、規(guī)章以及法律法規(guī)進行宣傳，幫助文書檔案工作者在思想、行動上均能與時俱進。

（三）注重實時性與科學性

信息化管理的進行和發(fā)展不僅改變了辦公室文書檔案的建立形式，而且也讓其在管理的過程中將時效性和科學性納入其中。為了更好地保證文書檔案管理應用的高效性，需要對文件管理人員進行專業(yè)化培訓，既讓其熟練掌握信息化技術，又讓其能夠對相關的設備予以熟練操作，并將文書檔案的管理與部門相對接，通過信息化方式實現(xiàn)文書檔案的貢獻。通過信息化技術的融合，解決了文書檔案整理的延時性，讓其在管理中更加高效，也能夠讓其應用更具價值。

（四）加強部門協(xié)作，提高檔案意識

文書檔案不只來源于辦公室收文辦文，各部門在處理各項業(yè)務工作中產生的文件也是文書檔案的來源之一。檔案員要主動了解各部門的業(yè)務動向，加強檔案管理部門和其他部門之間的協(xié)調溝通，宣傳各項檔案法律法規(guī)，強化單位職工的檔案意識，并對各部門的文件歸檔工作進行指導，使需要歸檔的文件材料能得到順暢、完整的收集。

（五）建立辦公室文書檔案管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓，單位在制度上對文書檔案管理建立相應的獎懲措施，能夠幫助文書檔案管理人員在工作的過程中有據(jù)可依，同時能夠規(guī)范其行為，讓文書檔案管理人員意識到文書檔案管理工作對于單位發(fā)展的意義所在。首先要明確歸檔范圍，其次明確歸檔期限，這樣能夠保證單位的文書檔案集中且統(tǒng)一，同時能夠防止資料外漏，對單位造成不必要的麻煩。另外，單位中的各個部門要積極配合文書資料管理人員的工作，如果管理人員有需要，要及時進行相關方面的工作配合。

（六）優(yōu)化日常辦文和文書檔案管理的銜接

1.提高辦公室日常辦文質量。辦公室日常辦理的文件是文書檔案的來源之一，文件質量的好壞關系著文書檔案的質量，辦公室日常辦文時要把好文件質量關。文件的紙張大小、格式要符合要求，同時要及時處理文件，保障文件的完整性。2.優(yōu)化日常公文的分類存放。為了提高文書檔案收集歸檔的效率，平時辦文結束存放文件時，可以將文件按發(fā)文單位粗略分類存放，歸檔的文件在檔案盒中也可以按不同的發(fā)文單位來排列。既有利于平日找文件，也增加了后續(xù)歸檔的條理性。3.提高辦文人員的檔案意識，及時配對相應公文。在日常辦文時，辦公室人員要做好文件登記工作，來源和去向都要及時記錄。辦結文件時，將文件收集齊全，并有意識地將描述同一件事的文件配對放好，為之后的歸檔工作做好準備，提高效率。

六、結語

總而言之，在辦公室日常辦文工作中，要結合歸檔工作，做好文書檔案的收集和分類，提高文書檔案管理工作效率，推動事業(yè)單位檔案管理水平的穩(wěn)步提升。

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