縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)構(gòu)建研究

高亞慶

【摘要】目前我國(guó)正處在一個(gè)信息高速發(fā)展的時(shí)代，縣級(jí)檔案局（館）在當(dāng)前形勢(shì)下如何適應(yīng)新變化，把檔案工作提升上去，以便達(dá)到資源共享、服務(wù)其他單位并共同發(fā)展的目的。這是擺在我們面前的一個(gè)重要課題。通過分析縣級(jí)檔案館管理現(xiàn)狀，闡述信息資源交換平臺(tái)的必要性，由此提出相應(yīng)地對(duì)策，建立起符合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況的初步的檔案信息資源交流平臺(tái)模型，以便為有關(guān)單位和有關(guān)人士提供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息資源 交換平臺(tái)

一、信息資源交流平臺(tái)概述

信息資源交流平臺(tái)主要的作用就是幫助縣級(jí)檔案館進(jìn)行檔案信息的匯總和交流，這是一項(xiàng)非常關(guān)鍵的內(nèi)容。其具體的組成部分，可以分為兩個(gè)部分：第一個(gè)部分就是資源儲(chǔ)備部分。這是一個(gè)極為關(guān)鍵的內(nèi)容，其主要在于能夠全面的將縣級(jí)檔案館的相關(guān)內(nèi)容都融入到信息系統(tǒng)之中，因?yàn)檫@樣才能通過信息系統(tǒng)來進(jìn)行信息的交流。這就需要檔案館具有成熟的信息系統(tǒng)和相關(guān)的信息設(shè)備，從而能夠通過人工或者掃描等方式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容j全面的整編，從而輸入道信息系統(tǒng)之中。但是需要注意的是，這種保存需要具有一定的備份等，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的空間，一旦進(jìn)行系統(tǒng)交流，那么可能會(huì)導(dǎo)致檔案問題出現(xiàn)，例如丟失等。第二個(gè)部分就是交流平臺(tái)。交流平臺(tái)顧名思義就是交流所使用的平臺(tái)，這個(gè)平臺(tái)的核心內(nèi)容就在于是檔案館之間的相互交流，或者是對(duì)外開放的檔案館內(nèi)容查詢，這樣可以更好的方便于檔案館整理資源和其他的企業(yè)等來進(jìn)行資料的查詢，從而滿足人們的需求，促進(jìn)檔案館服務(wù)內(nèi)容的升級(jí)。這也是當(dāng)前縣級(jí)檔案館建設(shè)中的核心內(nèi)容。不過需要注意的是，檔案館中很多內(nèi)容是具有加密性質(zhì)的，在資源交流共享的過程中，需要做好權(quán)限分類的工作，按照權(quán)限來進(jìn)行相關(guān)的信息瀏覽，否則可能出現(xiàn)問題。

二、縣級(jí)檔案館當(dāng)前信息資源交流平臺(tái)構(gòu)建存在的問題

（一）縣級(jí)檔案館存在工作人員能力不足的問題

由于我國(guó)很多的縣級(jí)檔案館并不注重檔案工作的評(píng)價(jià)機(jī)制，從而導(dǎo)致很多的縣級(jí)檔案館在檔案人員的構(gòu)成上，都選擇一些瀕臨退休的老員工，或者是一些超編的閑雜人員，這些人員本身并不具備檔案管理的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。很多的檔案人員就單純的認(rèn)為，檔案管理工作就是就是最簡(jiǎn)單的整理檔案，因此，檔案的管理并不規(guī)范。這是一種常態(tài)。而且很多的縣級(jí)檔案館為了節(jié)省開支，往往檔案管理人員的薪資也是最低的，所以很難獲得一些高水平的檔案管理人員。

（二）縣級(jí)檔案館存在信息化建設(shè)不夠全面的問題

我國(guó)大部分的縣級(jí)檔案館中，檔案信息化建設(shè)都存在很大的問題，其主要的原因在于，這些縣級(jí)檔案館在進(jìn)行檔案工作建設(shè)的時(shí)候就不夠重視。雖然我國(guó)提倡縣級(jí)檔案館在進(jìn)行縣級(jí)檔案管理的時(shí)候，要做好相關(guān)的信息化建設(shè)問題，但是在實(shí)際的過程中，往往不會(huì)被落實(shí)，一些專門撥給檔案室信息化建設(shè)的費(fèi)用，往往會(huì)因?yàn)橐恍┢渌木壒时凰阶耘灿?，從而?dǎo)致檔案信息化相關(guān)建設(shè)的問題非常的嚴(yán)重。甚至很多的縣級(jí)檔案館中，連一套設(shè)備也沒有，只是單純的一臺(tái)電腦，象征性的表示已經(jīng)完成了信息化建設(shè)。這樣的模式不改變，那么檔案室信息交流管理平臺(tái)建設(shè)也會(huì)存在很大的問題。

三、縣級(jí)檔案局（館）建立信息平臺(tái)問題的解決

（一）優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)

要使本局整體功能和人的主觀能動(dòng)性得到充分發(fā)揮，必須要有組織人事部門的配合，對(duì)干部作適當(dāng)調(diào)整，從而在整體上體現(xiàn)“精簡(jiǎn)、精悍、高效”的原則。更重要的是，要體現(xiàn)該縣特色。

（二）改革現(xiàn)有體制

局（館）合并的格局實(shí)行這么多年來，經(jīng)過觀察，其中存在著許多毛病，因此檔案人員業(yè)務(wù)水平和學(xué)術(shù)水平應(yīng)提高，同時(shí)調(diào)動(dòng)檔案人員工作積極性和學(xué)習(xí)積極性。芷江縣檔案館人員應(yīng)形成寶塔式結(jié)構(gòu)。

在以上結(jié)構(gòu)中，可根據(jù)社會(huì)發(fā)展情況和工作需要進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整：副研究館員或研究館員1人（館長(zhǎng)，主持工作），館員1人（負(fù)責(zé)檔案保管），館員1人（負(fù)責(zé)編研），館員1人（負(fù)責(zé)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)），助理館員1人（檔案征集與接收），管理員1人（保管與提供利用。后勤等），助理館員1人（目錄采集，計(jì)算機(jī)管理與維護(hù)），管理員1人（目錄采集與上報(bào)）。

（三）在新形勢(shì)下要注重局（館）員工的知識(shí)更新，以提高干部素質(zhì)

過去上級(jí)要求檔案干部最低要具備五門知識(shí)：《文書學(xué)》、《檔案管理學(xué)》、《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)》、《科技檔案管理學(xué)》?，F(xiàn)在實(shí)際工作中，僅具有這五門知識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。檔案干部需要掌握的知識(shí)實(shí)在太多了，按檔案專業(yè)本科和?？频恼n程設(shè)置，達(dá)到幾十門，芷江縣檔案局（館）現(xiàn)有人員掌握的知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。但掌握基本的知識(shí)則是必要的。目前迫切需要掌握的除了前述的老五門課程外，還有《檔案法》、《電子計(jì)算機(jī)》、《古代漢語》、《地方黨史》及《地方史志》等。

如果出現(xiàn)相當(dāng)一部分人缺乏上述知識(shí)的現(xiàn)象，例如不懂電子計(jì)算機(jī)的人不能更好的從事信息化建設(shè)工作，不懂古代漢語就讀不懂清代檔案和民國(guó)檔案，這樣就要“以熟帶生，以舊帶新”來取得一定的效果。

（四）開源節(jié)流，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

首先，要把局館的困難向上級(jí)反映，爭(zhēng)取上級(jí)的支持。有一句話叫“領(lǐng)導(dǎo)重視是第一生產(chǎn)力”，雖然是一句開玩笑的話，然而有一定的哲理。局館領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常向縣委、縣政府領(lǐng)導(dǎo)以及上級(jí)關(guān)心和支持檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)者反映檔案部門的疾苦，請(qǐng)他們幫助排憂解難，增加檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)的投入，有助于工作的順利開展。

其次，要求縣財(cái)政按人口提取檔案管理費(fèi)。可參照計(jì)生部門提取計(jì)生統(tǒng)籌費(fèi)的作法在全縣按比例提取檔案管理費(fèi)。與此同時(shí)下基層聯(lián)系整理檔案，收取整理檔案的費(fèi)用。經(jīng)費(fèi)由省州統(tǒng)一管理，統(tǒng)一計(jì)劃，統(tǒng)籌兼顧。

總之，由省級(jí)檔案行政管理部門統(tǒng)一制訂轄區(qū)內(nèi)基層檔案部門的信息化建設(shè)總體方案及一系列規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，并負(fù)責(zé)具體的組織實(shí)施工作是基層檔案部門信息化建設(shè)整體跟進(jìn)的保障;基層檔案部門盡快完成符合標(biāo)準(zhǔn)的各類數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)跟進(jìn)，將檔案館建設(shè)成政府信息查閱場(chǎng)所。這樣就能將檔案管理與實(shí)際生活緊密結(jié)合起來，為社會(huì)發(fā)展提供良好的資料保障，為地區(qū)的整體經(jīng)濟(jì)推進(jìn)創(chuàng)造良好的檔案環(huán)境起到重要作用，

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