基于BIM技術(shù)的企業(yè)采購流程跟蹤審計實施路徑

(西安財經(jīng)大學行知學院 陜西 西安 710000)

圖1 BIM模型

BIM(Building Information Modeling)技術(shù)是由Autodesk公司在2002年率先提出，目前已經(jīng)在全球范圍內(nèi)得到業(yè)界的廣泛認可，它可以幫助實現(xiàn)建筑信息的集成，從建筑的設(shè)計、施工、運行直至建筑全壽命周期的終結(jié)，各種信息始終整合于一個三維模型信息數(shù)據(jù)庫中，設(shè)計團隊、施工單位、設(shè)施運營部門和業(yè)主等各方人員可以基于BIM進行協(xié)同工作，有效提高工作效率、節(jié)省資源、降低成本以實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

對企業(yè)采購流程而言，一旦基于BIM技術(shù)的交互平臺搭建完畢，相應的資料庫應運而生，企業(yè)后期采購項目立項有例可循，采購過程、驗收與結(jié)算以及維修項目有據(jù)可依，采購部門、物流部門、倉儲部門、質(zhì)檢部門、財務部門等部門均能在不同階段將采購中所涉及的信息進行數(shù)據(jù)錄入，跟蹤審計便可根據(jù)有關(guān)信息隨時介入。

一、基于BIM技術(shù)的企業(yè)采購流程跟蹤審計實施路徑

基于BIM技術(shù)，本文將采購流程劃分為五個階段：設(shè)計階段、招標階段、采購階段、驗收結(jié)算階段與維護維修階段。

(一)設(shè)計階段審計

設(shè)計階段就是傳統(tǒng)的采購規(guī)劃階段。采購設(shè)計階段對采購成功與否有著至關(guān)重要的影響，但企業(yè)采購設(shè)計階段往往存在采購數(shù)量估算不準確、采購時間規(guī)劃不及時或采購滯后、采購供應商選擇不當、采購審核不嚴格、采購價格超出預算等諸多問題，這一系列問題不僅嚴重影響了企業(yè)的正常采購活動，而且對采購的最終結(jié)果產(chǎn)生了深遠的影響。因此，依據(jù)BIM技術(shù)，審計人員在設(shè)計階段可以清晰地看到采購設(shè)計階段各個業(yè)務流程的具體活動，詳細評價該流程中采購的具體行為，從而從采購源頭入手全方位實現(xiàn)跟蹤審計。

(二)招標階段審計

在招標階段，企業(yè)采購往往可能存在采購招標方式不正確，采購招標地點選擇不合理，企業(yè)招標組織不當，采購招標流程錯誤，招標內(nèi)外勾結(jié)暗箱操作等風險。審計人員利用BIM技術(shù)可以全方位地看到企業(yè)在招標中存在的問題，對跨過有關(guān)BIM流程的行為，審計人員要積極分析原因，針對嚴重的問題應該上報有關(guān)部門進行處理。

(三)采購階段審計

采購實施過程當中存在的不確定性，使采購階段成為采購整個流程中風險重大的一個環(huán)節(jié)，采購實施過程中會發(fā)生采購計劃變更、采購合同簽訂、采購運輸方式選擇，內(nèi)外串通進行采購舞弊等諸多風險，按照傳統(tǒng)的管理模式，企業(yè)管理人員對變更事項往往比較著急，無法做到精細化管理，變更的必要性、合規(guī)性、合理性不易掌握。借助BIM系統(tǒng)可以更加及時、全面、便捷地對采購過程中發(fā)生的各種變化進行風險評估，加之BIM系統(tǒng)可以進行風險預警提示，審計人員可以據(jù)此進行重點跟蹤審計監(jiān)督。

(四)驗收結(jié)算階段審計

驗收結(jié)算審計是采購審計的重點。該階段存在的風險主要有驗收不符合有關(guān)制度規(guī)定，驗收數(shù)量與采購數(shù)量不符，驗收質(zhì)量與采購計劃質(zhì)量不符，結(jié)算不符合有關(guān)規(guī)定，多次結(jié)算，“吃回扣”等。由于某些企業(yè)的采購數(shù)量大、采購品種雜、采購次數(shù)多等問題，對審計人員來說，企業(yè)采購流程驗收結(jié)算審計工作量大、審計效果差、審計難度高。若借助BIM技術(shù)建立采購驗收信息化平臺，可以更加立體化地實現(xiàn)對驗收商品的觀察，不僅有利于抽樣技術(shù)的具體運用，而且可以利用軟件自動標記驗收存在差異的部位，重點監(jiān)督檢查，提高審計人員的審計效率，也可以為運維階段的管理提供可參考的項目數(shù)據(jù)。

(五)維護維修階段審計

傳統(tǒng)觀念下，采購業(yè)務流程以驗收結(jié)算為終結(jié)，而利用BIM技術(shù)后，企業(yè)還可以將驗收資產(chǎn)后的維護與維修活動納入管理范圍。BIM技術(shù)對資產(chǎn)的購入時間、使用情況、保養(yǎng)方式進行全方位的記錄，對企業(yè)提升資產(chǎn)管理水平有積極作用。采用BIM技術(shù)可以更加高效地評估采購資產(chǎn)的使用情況，更加全面地對采購資產(chǎn)的維護維修狀況進行跟蹤管理，能夠充分保證在合適的時間進行采購資產(chǎn)的維護維修，對保障與支持企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動具有重大影響。對審計來說，借助BIM中維修維護有關(guān)的信息，可以進一步落實資產(chǎn)管理部門的有關(guān)經(jīng)濟責任，提高審計效率和審計質(zhì)量，助益企業(yè)管理。

二、基于BIM技術(shù)的企業(yè)采購流程跟蹤審計優(yōu)劣分析

(一)擴大審計范圍，但推廣應用范圍不高

BIM技術(shù)在使用過程中，由于將采購全流程的有關(guān)信息都歸入到BIM信息系統(tǒng)，因此跟蹤審計可以進行采購流程的全覆蓋。從采購計劃制訂到采購實施，再到驗收結(jié)算以及最終的維護維修，審計人員均可跟蹤進行審計監(jiān)督。傳統(tǒng)審計可能只關(guān)注最終的“成形審計”，而BIM技術(shù)利用之后對供應商的選擇、招標報價的合理性、支付結(jié)算的方式選擇、維護維修的時間成本把控等均可進行跟蹤審計，BIM技術(shù)的運用擴大了審計的范圍。

但是由于BIM技術(shù)主要應用于企業(yè)工程審計，要引入采購流程審計還需要進行模型的調(diào)整與再造。此外，BIM技術(shù)的運用需要根據(jù)實際情況進行技術(shù)更新與維護，成本較高，因此BIM技術(shù)推廣范圍有限。

(二)提高審計效率，但推廣應用程度不夠

通過BIM技術(shù)，審計部門能夠更加清晰、更加立體地看到企業(yè)在采購過程當中的行為，這對進一步評估風險，決定具體審計事項奠定了基礎(chǔ)。傳統(tǒng)審計只能在事后看到有關(guān)紙質(zhì)憑證，對整個采購流程的業(yè)務動態(tài)并不能完全跟蹤。利用BIM技術(shù)后，審計部門便可快速進入采購的各流程，有利于跟蹤審計的時效性。審計中，審計人員根據(jù)BIM系統(tǒng)提供的有關(guān)數(shù)據(jù)，可以實現(xiàn)在BIM系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)分析，改變了傳統(tǒng)的線下分析數(shù)據(jù)的情況，實現(xiàn)了計算機輔助審計技術(shù)的具體運用，提升了審計的效率。

BIM技術(shù)運用在企業(yè)采購流程后，對目前的內(nèi)外部審計都是一大挑戰(zhàn)。首先，內(nèi)外部審計由于BIM技術(shù)的使用增加了BIM系統(tǒng)的審計要求，使審計人員在審計過程中需要關(guān)注系統(tǒng)本身所含帶的風險，這無疑增加了審計人員的工作難度。其次，由于審計內(nèi)容的增加，審計費用也會進一步調(diào)整，否則沒有審計人員愿意處理高難度、高復雜的BIM系統(tǒng)審計。因此，BIM技術(shù)目前的推廣應用不夠。

(三)改變審計模式，但數(shù)據(jù)互通有待解決

隨著我國經(jīng)濟的進一步發(fā)展，企業(yè)進行采購的數(shù)量、品種、規(guī)模也日益復雜化，個別企業(yè)還涉及境外經(jīng)營的情況，因此通過BIM技術(shù)，可以將各采購流程中的相關(guān)數(shù)據(jù)匯總在系統(tǒng)中，審計人員可以更加方便地去進行跟蹤審計。傳統(tǒng)審計注重事后審計，而依靠BIM技術(shù)可以實現(xiàn)事前與事中審計。審計過程中審計人員還可以利用BIM技術(shù)本身的算法進行數(shù)據(jù)分析，找到風險點，進而有針對性地進行審計監(jiān)督。審計完成后，審計人員可以不用形成相應的紙質(zhì)資料，BIM系統(tǒng)的相應存儲功能可以隨時進行訪問，進行回頭檢查有據(jù)可循。

BIM技術(shù)目前運用中存在的主要問題就是BIM 技術(shù)數(shù)據(jù)共享接口沒有完全打開。有關(guān)軟件的互補性和連接性問題還未完全解決，部分采購流程中的參與方仍然不能參與到BIM系統(tǒng)中，這導致BIM技術(shù)的進一步發(fā)展存在局限性。因此，未來可以在數(shù)據(jù)連接共享上下功夫，使BIM軟件能夠?qū)崿F(xiàn)真正全過程的數(shù)據(jù)共享，這對審計人員的采購流程跟蹤審計也是一大利好。

總之，對企業(yè)采購流程來說，BIM技術(shù)的應用具有重大意義，可以將涉及采購的各管理部門、各階段聯(lián)系起來，為企業(yè)跟蹤審計奠定基礎(chǔ)，也通過跟蹤審計進一步促進企業(yè)管理效能的提升，將傳統(tǒng)的事后審計向事前審計、事中審計轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。