城市規(guī)劃檔案的管理及開發(fā)利用策略

楊曉梅

摘要：隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，城市化進(jìn)程不斷推進(jìn)，城市建設(shè)工作如火如荼的開展，城市規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，在此背景下，城市規(guī)劃檔案管理工作越來越重要。城市規(guī)劃檔案管理在城市建設(shè)與發(fā)展中起著監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)作用，具有真實(shí)性、權(quán)威性等特點(diǎn)，但是檔案管理工作非常復(fù)雜，為確保城市規(guī)劃檔案管理工作的有序開展，充分發(fā)揮其作用，就要不斷創(chuàng)新工作思路，推進(jìn)檔案管理工作的有效開展。基于此，本文分析了城市規(guī)劃檔案的特點(diǎn)及檔案管理中的不足，進(jìn)而提出了城市規(guī)劃檔案的管理及開發(fā)利用策略，以期為當(dāng)前的城市規(guī)劃檔案管理工作提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：城市規(guī)劃;檔案管理;開發(fā)利用;優(yōu)化策略

城市規(guī)劃檔案是記載城市發(fā)展歷程的重要文獻(xiàn)，它詳細(xì)記載了城市發(fā)展的各項(xiàng)信息，對(duì)于城市發(fā)展有著極為重要的推進(jìn)作用，直接關(guān)乎城市建設(shè)的科學(xué)性與高效性，做好城市規(guī)劃檔案管理工作，可以更好地促進(jìn)城市發(fā)展，組織城市建設(shè)及維護(hù)社會(huì)公共安全。但是，當(dāng)前我國的檔案管理工作還存在一些不足，進(jìn)一步采取優(yōu)化策略非常必要。

1城市規(guī)劃檔案的特點(diǎn)

1.1內(nèi)容廣泛，種類繁多

隨著城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，城市規(guī)劃內(nèi)容日趨復(fù)雜，需要記錄并保存的檔案也隨之增加，主要包括城市規(guī)劃建設(shè)中的文件及前期調(diào)研資料，現(xiàn)場(chǎng)勘察及施工前的準(zhǔn)備工作資料、施工計(jì)劃資料、整體工程建設(shè)資料及竣工決算成本耗費(fèi)資料等，對(duì)于這些內(nèi)容都要詳細(xì)準(zhǔn)確地記錄，以備后期的查詢等工作。

1.2歸檔內(nèi)容聯(lián)系緊密

城市總體規(guī)劃必須統(tǒng)一形式，在劃定的范圍內(nèi)進(jìn)行，因此城市規(guī)劃檔案也必須有很強(qiáng)的規(guī)范性，工程的前期規(guī)范、中后期進(jìn)展等資料要準(zhǔn)確反映流程全貌，在檔案記錄中要采取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，主要包括規(guī)劃時(shí)間、地點(diǎn)、范圍及面積等要素，其目的是方便中后期工作人員查閱。

1.3涉及部門眾多

城市規(guī)劃檔案牽涉的內(nèi)容數(shù)量繁多，涉及到政府相關(guān)部門、土地管理、建筑、金融等多個(gè)領(lǐng)域，這些部門都要參與到城市規(guī)劃檔案的管理工作，具有社會(huì)性質(zhì)，可以說是城市發(fā)展范圍的覆蓋，是城市的核心。

2城市規(guī)劃檔案管理的不足

當(dāng)前，我國的城市規(guī)劃檔案管理方面的制度有待進(jìn)一步完善，工作人員的認(rèn)識(shí)水平有待提高，城市規(guī)劃檔案管理工作還存在較多的問題與不足，亟待優(yōu)化與完善。主要包括如下幾方面。

2.1設(shè)施落后

傳統(tǒng)的檔案保管模式一般是把全部紙質(zhì)檔案集中存儲(chǔ)在檔案室內(nèi)，檔案室空間狹小、管理落后，存在較多的安全隱患，如存放檔案的環(huán)境潮濕，以致檔案發(fā)霉、被蟲蛀，或者發(fā)生火災(zāi)等，諸多問題的存在均不利于檔案的長期保存。其次，紙質(zhì)檔案只有一份，一旦意外發(fā)生，檔案將面臨難以恢復(fù)的隱患。再次，相關(guān)部門對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的重視，管理資金嚴(yán)重不足，難以更新管理設(shè)備與檔案存放環(huán)境。

2.2機(jī)制落后

當(dāng)前，檔案管理工作尚未制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各地市只是根據(jù)自身特點(diǎn)來開展檔案管理工作，規(guī)章制度的不完善嚴(yán)重阻礙了城市之間的交流溝通，導(dǎo)致管理效率較低，并且政府相關(guān)部門的檔案數(shù)量眾多，尚未建成有效的管理體系，成為阻礙檔案規(guī)范化管理的一大因素。

2.3信息化滯后

建立電子政務(wù)是加強(qiáng)檔案管理工作的重要途徑，但當(dāng)前相關(guān)部門并未制定電子政務(wù)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范措施，結(jié)果沒有相應(yīng)的制度來規(guī)范檔案管理工作，致使檔案管理工作的開展困難重重，并且，對(duì)于管理流程及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)備工作也不充分，嚴(yán)重限制了檔案管理工作的進(jìn)展。

3城市規(guī)劃檔案的管理及開發(fā)利用策略

3.1健全規(guī)章制度

健全的規(guī)章制度對(duì)于檔案管理工作有著重要的指導(dǎo)意義與約束作用，為檔案管理人員指明了工作的方向，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效開展。所以，為高效開展城市規(guī)劃檔案管理工作，必須以健全的制度做保障，通過科學(xué)、合理的制度措施嚴(yán)格約束工作人員的行為，明確其工作職責(zé)，使工作人員井然有序地開展檔案管理工作，并制定責(zé)任追究制度，一旦出現(xiàn)問題可以追根溯源，找出相關(guān)責(zé)任人，減少檔案管理工作中的疏漏，避免損失。需要注意的一點(diǎn)是，制定檔案管理制度時(shí)要結(jié)合具體實(shí)際，確?？茖W(xué)性與實(shí)效性，使工作人員明確應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)，樹立競(jìng)爭意識(shí)與危機(jī)意識(shí)。另外，還要為檔案管理工作制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使城市之間的檔案資源可以共享，充分發(fā)揮檔案資料價(jià)值，供相關(guān)部門參考使用，為城建部門領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效依據(jù)，從而促進(jìn)城市建設(shè)的健康發(fā)展。

3.2理順管理要素

檔案管理部門往往對(duì)檔案基礎(chǔ)信息資料的整理匯編工作較為重視，但對(duì)其中相關(guān)數(shù)據(jù)要素的分析與歸納提煉則不夠重視。在新的城市規(guī)劃編制中，檔案管理部門要對(duì)歷年來的城市規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)整理與研究，尤其是對(duì)諸如產(chǎn)業(yè)、居住、人口、交通等核心規(guī)劃元素的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與比對(duì)，充分發(fā)揮檔案管理在城市規(guī)劃中的積極作用。通過對(duì)相關(guān)歷史檔案數(shù)據(jù)的整理、分析與比對(duì)，可以發(fā)現(xiàn)不同歷史階段社會(huì)發(fā)展對(duì)城市規(guī)劃的不同要求，進(jìn)而為新的城市規(guī)劃提供參考依據(jù)。針對(duì)當(dāng)前工業(yè)用地緊張的局面，應(yīng)根據(jù)檔案部門整理的工業(yè)用地情況，在編制新的城市規(guī)劃時(shí)，合理布局，從容積率、用地性質(zhì)等方面進(jìn)行整體統(tǒng)籌，滿足現(xiàn)代服務(wù)業(yè)與高端制造業(yè)的需求，服務(wù)于城市轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要。

例如，上海的城市規(guī)范檔案管理工作就走在了時(shí)代前列，人口密集、缺少綠地、建筑稠密曾經(jīng)是上海城市建設(shè)的三大難題。相關(guān)檔案資料顯示，1978年上海人口密度已達(dá)4萬人，平方公里，而人均綠地面積僅僅有0.47平方米。為有效解決這一難題，城市檔案管理部門做了大量工作，匯總了上海市各區(qū)域的城市規(guī)劃情況，為實(shí)際規(guī)劃提供了大量寶貴的參考資料。隨后，上海城市規(guī)劃部門采取了一系列切實(shí)可行的措施。世博會(huì)后規(guī)劃出占地面積近2平方公里，建筑面積達(dá)200余萬平方米的高端國際會(huì)展商務(wù)區(qū)，同時(shí)在該區(qū)域?qū)⒔ㄖ锔叨瓤刂圃?0米以下，避免建筑物過于密集。對(duì)于道路的寬度也進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，以利于市民休憩，同時(shí)在規(guī)劃中引入“城在林中”的理念，將大面積綠地穿插于建筑物中，實(shí)現(xiàn)建筑物與綠地的和諧共存、相得益彰。

3.3服務(wù)地區(qū)規(guī)劃

規(guī)劃檔案包含著濃厚的城市文化。深入挖掘規(guī)劃檔案中的城市文化并對(duì)重點(diǎn)區(qū)域的現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，是判斷城市未來發(fā)展方向的重要支撐。在對(duì)一個(gè)城市地標(biāo)性建筑進(jìn)行規(guī)劃、選址的過程中，相關(guān)規(guī)劃人員要對(duì)檔案中的歷史人文情況在空間上的具體表現(xiàn)進(jìn)行深入分析、挖掘并提煉，使歷史文化遺存能與園林景觀及城市功能融為一體。

3.4進(jìn)行專項(xiàng)分析

隨著城市規(guī)劃范疇的持續(xù)拓展，移動(dòng)通信、廣告布局及水源地保護(hù)等新領(lǐng)域規(guī)劃工作的占比逐步上升，同時(shí)對(duì)城市規(guī)劃檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理人員也要與時(shí)俱進(jìn)，調(diào)整工作方法，服務(wù)地區(qū)規(guī)劃發(fā)展的需要，為新領(lǐng)域規(guī)劃提供有效數(shù)據(jù)支持。

3.5推進(jìn)檔案編研

推進(jìn)城市規(guī)劃檔案編研工作，是合理開發(fā)與利用檔案資料的新途徑。在檔案編研工作中，工作人員既要對(duì)原始檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的文獻(xiàn)匯編，還要對(duì)檔案信息進(jìn)行詳細(xì)的分析與加工，從而形成新的文獻(xiàn)編研，對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行綜合研究后再形成三次文獻(xiàn)編研，從而將編研成果轉(zhuǎn)化成高水平的檔案資料。

3.6構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫

傳統(tǒng)的檔案管理工作勞動(dòng)強(qiáng)度大、工作煩瑣，在整理文件時(shí)甚至可能使文件遭到破壞，并且檔案?jìng)鬟f中有可能出現(xiàn)字跡磨損或者檔案意外丟失或損毀等情況，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。利用電子信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，利用掃描儀等設(shè)備將全部紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、整理并全部掃描進(jìn)電子計(jì)算機(jī)，進(jìn)行數(shù)字化處理作為副本存放，可實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃檔案的信息化管理，即使紙質(zhì)檔案意外損毀，也能有檔可查，還能降低檔案保管人員工作量，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢，實(shí)現(xiàn)檔案資料的長久保存。查閱電子檔案可以有效減少對(duì)紙質(zhì)檔案的翻閱頻率，有利于紙質(zhì)檔案的長久保存，并且讓工作人員把更多的精力用于數(shù)字化建設(shè)，從而提高工作效率，降低檔案保管成本。

4結(jié)語

總之，隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，城市規(guī)劃檔案管理的作用更為重要，它全面、準(zhǔn)確記錄了城市發(fā)展進(jìn)程中的全部信息，可以為城市規(guī)劃提供有益參考。當(dāng)前，我國的城市檔案管理工作還有待完善，管理中還存在諸多問題，相關(guān)部門應(yīng)給予高度重視，采取切實(shí)可行的措施，探索檔案管理的新方法，加快檔案管理的信息化進(jìn)程，從而促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)城市管理的不斷進(jìn)步。