淺析工程項目檔案管理的重要性

高華 韓紅衛(wèi)

1 前言

隨著我國市場經濟的不斷發(fā)展，基建工程項目建設也愈來愈得到深入發(fā)展，眾多新建、擴建的建設項目應運而生。如何管理好建設工程項目檔案成為擺在我們面前的一個重要課題。本文就如何做好工程項目檔案管理工作，提出幾點建議進行粗淺的探討。

2 必須充分認識工程項目檔案的內容、特點和重要性

基本建設工程檔案是指從工程項目的提出、調研、評議、決策、規(guī)劃、征地、拆遷、勘測、設計、施工、生產準備、竣工投產、交付使用全過程中形成的，應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、計算、聲像等各種形式的文件材料。它是一項以項目管理為中心內容的專業(yè)性和服務性的工作，是實現(xiàn)工程建設科學管理的技術基礎工作和技術保障性工作?；窘ㄔO工程檔案具有成果的成套性、形成領域的廣泛性、內容的專業(yè)性、利用的實效性、管理的動態(tài)性和記錄形式的多樣性等特點。它是項目建設、運行、維護、改造必不可少的可靠依據，也是實施項目監(jiān)管的重要依據。工程項目檔案的性質決定其在整個工程建設中處于重要位置。另外，根據《國家重大建設項目檔案驗收辦法》中規(guī)定：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。工程項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現(xiàn)了工程項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。

3 做好工程項目檔案管理工作的措施及建議

3.1 必須增強思想意識

工程建設是百年大計，工程建設項目檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。因此，必須提高對檔案管理重要性的意識。一切工作的根源在于改變思想，端正態(tài)度。在工作中，人們對檔案管理意識不強，領導和基層管理人員意識淡薄，對檔案宣傳力度不夠;工程建設隊伍流動性大，人員又不穩(wěn)定;基礎單位沒有兼職或專職的檔案管理人員。另外，工程及建設部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責不落實，往往是重工程建設，輕檔案管理，在工程完工時，各單位才開始應付整理工程資料，等等。這些種種因素，造成工程項目檔案資料管理無序，資料流向不明，檔案收集不齊全。為此，應該進一步加強對檔案管理的法制教育工作。

3.2 加強對工程項目檔案工作的組織領導

由于工程項目檔案涉及到方方面面的工作，貫穿與工程全過程，做好檔案工作不只是檔案人員的事情，大量檔案往往產生于工程的管理者、技術人員和施工人員手中。因此，必須有強有力的組織保證，以協(xié)調各方力量，做到密切配合，相互支持，共同做好工程項目檔案工作。要成立工程項目檔案工作領導小組，健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，明確每個人的工作職責，加強對人員的職能考核。工程項目應從立項開始，負責人就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像、會議記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，對其進行考核，并與獎懲掛鉤。

3.3? 需要配備專業(yè)的檔案管理人員（文控）

人才需求和配備問題是工程檔案事業(yè)發(fā)展中非?，F(xiàn)實及非常重要的一個問題。做為一個合格的工程檔案管理員應具備以下幾方面素質： 1）工程檔案人員堅持實事求是，熱愛檔案工作;2）具有高度的法律意識。要熟悉工程項目檔案的法律法規(guī)，懂得以法治檔，依法辦事;3）工程檔案內容廣泛，專業(yè)性強，檔案人員必須熟悉檔案管理各項工作的原則和方法，要具備知識面廣，思想活躍，工作能力強。

3.4? 建立完善的建設工程項目檔案管理制度和工作程序

基本建設項目檔案管理制度是保證工程檔案工作質量的前提。各基本建設項目都應根據國家、行業(yè)有關文件、規(guī)范標準，結合本單位的實際建立健全檔案管理制度。沒有一套切實可行的檔案管理制度作保證，檔案管理工作將無所適從。檔案工作建設項目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，僅靠檔案管理部門或建設項目管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強建設工程檔案管理制度建設（包括建設單位、施工單位等），建立檔案管理工作程序，就成為做好工程項目檔案管理工作的根本保障。必須明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求及歸檔責任人。建設項目單位還應編制檔案分類大綱，以指導竣工檔案的編制、整理工作。

3.5 工程項目檔案要與建設項目同步進行，確保檔案的完整性

堅持檔案工作與工程建設“三同步”是我國基本建設項目檔案工作的一條重要經驗，也是基本建設項目檔案工作是否能達到預期效果的關鍵。一是項目建設前期階段就應及時建立檔案工作，加強對前期階段產生的文件材料的管理，在建設合同中要明確提出對文件材料的編制、整理及提交的具體要求。二是在檢查落實建設項目的實施過程中，要同時檢查落實檔案管理工作的情況。三是在工程竣工驗收時，要同時驗收工程項目檔案情況，必須按要求認真進行項目整套竣工檔案資料的編制、整理、匯總工作。對完成一個階段性工作以后，就應該有相應的技術資料備查，對下一步工作的進行，起到承前啟后的作用，也便于對階段性的工作進行總結。

4 結束語

總之，要做好工程項目檔案管理，就必須扎實做好工程項目檔案的基礎工作。充分利用工程檔案這個科技成果，進行總結經驗，技術交流，可以大大提高城市規(guī)劃、設計、施工、管理水平。作為一名檔案管理工作者，應該不斷總結和提高工作技能，以對國家和企業(yè)高度負責的責任心和使命感，真正做好檔案管理工作，確保每一項基本建設項目都有齊全、完整、準確、系統(tǒng)的檔案資料，以便最大限度地發(fā)揮工程項目檔案在經濟建設和社會發(fā)展中的作用。