高校校史檔案的管理與利用探究

李勝文 菏澤學(xué)院檔案館

高校作為現(xiàn)代教育的核心組成部分，是培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重要場(chǎng)所。加強(qiáng)檔案資源的管理與開發(fā)利用對(duì)高校的發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用和影響。它是高校當(dāng)前所面臨的重點(diǎn)工作之一。高校在長(zhǎng)期發(fā)展過程中，經(jīng)歷了變遷與成長(zhǎng)，而高校校史檔案記載著其整個(gè)成長(zhǎng)歷程，蘊(yùn)藏著豐富的資源與大量的財(cái)富。對(duì)其開展深入研究，有利于總結(jié)分析辦學(xué)發(fā)展規(guī)律，推進(jìn)教學(xué)改革工作穩(wěn)步有序開展，同時(shí)也能夠更好地繼承與弘揚(yáng)優(yōu)秀的校園文化與奮斗精神。因此，高校相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)高度重視校史檔案的管理與開發(fā)利用，充分挖掘校史檔案的內(nèi)在價(jià)值，為當(dāng)代高等教育提供參考借鑒，從而保障高校教育辦學(xué)工作的穩(wěn)步有序進(jìn)行。

高校校史檔案作為高校發(fā)展過程中極為重要的資料載體，通常以實(shí)物為主要載體形式，其能夠綜合全面反映出高校在發(fā)展過程中的歷史面貌與職能活動(dòng)，是高校檔案的核心部分，具有較高的保存價(jià)值與歷史價(jià)值。隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，高校各項(xiàng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施越來越完善，數(shù)字檔案建設(shè)也取得了顯著的成果，但同時(shí)高校實(shí)物檔案的管理與利用工作也面臨新的挑戰(zhàn)與考驗(yàn)。數(shù)字檔案建設(shè)也是當(dāng)前各大高校檔案管理工作的重點(diǎn)工作方向，高校檔案的載體發(fā)生變化的同時(shí)，其功能也會(huì)有很大改變。文章通過優(yōu)化與改進(jìn)檔案管理模式，逐步建立科學(xué)化、規(guī)范化管理機(jī)制，從而保障高校校史檔案管理工作高效有序開展，同時(shí)也能夠最大限度地發(fā)揮高校校史檔案的內(nèi)在價(jià)值。

高校校史檔案管理與利用的重要性

高校校史檔案作為高校變遷與發(fā)展過程中極為重要的資料記錄載體，詳細(xì)記載了教學(xué)、科研、社會(huì)等多方面歷史事件，并且逐漸形成具有較高價(jià)值的文字、影像資料，如歷任學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、杰出校友、發(fā)展歷程、重大活動(dòng)及事件、獲得榮譽(yù)、科研成就、辦學(xué)思想理念等，是高校發(fā)展過程中文化精神的積淀。加強(qiáng)高校校史檔案管理和利用是高校建設(shè)與發(fā)展過程中非常重要的工作內(nèi)容之一，也是校園文化建設(shè)的核心組成部分。校史檔案見證了學(xué)校的成長(zhǎng)與歷史變遷，師生對(duì)校史的認(rèn)知與了解能夠激發(fā)學(xué)生對(duì)校園的熱愛，從而使其更好地傳承校園文化。因此，高校校史檔案的管理與利用必須要引起相關(guān)部門及工作人員的高度重視。高校建設(shè)與發(fā)展離不開校史與校園文化的熏陶，只有兩者有效融合，才能夠更好地培養(yǎng)出高素質(zhì)的專業(yè)人才。目前，大部分高校檔案管理部門只是將校史檔案安置保存，并未對(duì)其進(jìn)行有效利用，也并未發(fā)揮其精神內(nèi)涵與內(nèi)在價(jià)值。現(xiàn)代教育發(fā)展迅速，高校在建設(shè)與發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)積極優(yōu)化管理模式，合理開發(fā)利用校史檔案，如此才能夠更好地傳承與發(fā)揚(yáng)高校歷史文化。

高校校史檔案的管理

全面收集高校校史檔案

高校校史檔案收集工作是檔案管理過程中極為重要的環(huán)節(jié)之一，為了保障工作效率，可從以下方面入手：首先，應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，高校校史檔案管理工作人員要改變以往封閉式的工作狀態(tài)和模式。其次，在檔案收集工作中，相關(guān)工作人員要積極主動(dòng)，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)工作，把控每一個(gè)細(xì)節(jié)。高校校史管理工作具有信息來源廣、內(nèi)容復(fù)雜多樣、覆蓋范圍大等特點(diǎn)，因此，需要對(duì)校史進(jìn)行深入調(diào)查研究。校史檔案的收集工作不能只局限于學(xué)生，可以吸引一些畢業(yè)生或退休老教師參與其中，通過對(duì)相關(guān)人員的采訪，保障所搜集的資料更加完整全面。最后，學(xué)校方面還應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，建立完善的制度體系，從而保障管理工作規(guī)范化、高效化開展。

遵循高校管理基本原則

高校校史檔案管理工作由于覆蓋范圍比較廣，因此管理工作的難度也隨之增加，在進(jìn)行校史檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循以下原則：首先是對(duì)校史檔案實(shí)行統(tǒng)一化分類管理，這樣能夠保障各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。其次，加大校史檔案保護(hù)力度，保障檔案的完整性，并進(jìn)行分類管理，以便相關(guān)部門或各學(xué)院在使用時(shí)更加便捷。只有通過科學(xué)合理的管理，才能夠充分發(fā)揮校史檔案的作用和價(jià)值，使師生能夠更好地利用校史檔案資源，學(xué)習(xí)檔案的精髓。因此，在校史檔案管理工作開展過程中，應(yīng)當(dāng)從提升校史檔案的利用效率出發(fā)，優(yōu)化與改進(jìn)管理模式，從而提升管理效率與質(zhì)量。

高校校史檔案的開發(fā)利用途徑

高校校史檔案在高校發(fā)展過程中具有重要的作用和影響，因此，學(xué)校檔案管理部門及工作人員要充分利用校史檔案資源，樹立良好的校園文化氛圍，提升高校的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，可從以下方面入手。

充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段

近年來，隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展與更新，世界各國(guó)之間的交流日益密切，且信息資源化與共享化程度也在不斷提高，高校校史檔案保護(hù)與管理工作面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)。歷史的不斷演變與發(fā)展導(dǎo)致檔案資料日益增多，增加了檔案管理與保存工作的難度。為了提升高校校史檔案資源的利用效率，充分發(fā)揮其內(nèi)在價(jià)值，就必須充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并將校史檔案錄入其中，同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行分類，設(shè)置目錄，這樣也能夠使師生更加便捷地使用校史檔案。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，這種方式的安全性與可靠性更高。師生可以隨時(shí)隨地通過電子設(shè)備查找與使用校史檔案資源。加密保存檔案資源，也能夠避免出現(xiàn)校園信息系統(tǒng)故障導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息丟失的問題，極大地提升了校史檔案資源的安全性。

加強(qiáng)校史檔案編錄工作

高校校史檔案編錄工作也是非常重要的，通過對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、整理、編號(hào)，這樣能夠使校史檔案更具有條理性，便于師生查閱和學(xué)習(xí)。在撰寫高校校史時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類記載，如和教學(xué)相關(guān)的內(nèi)容可以編制在單獨(dú)的模塊，對(duì)不同專業(yè)分別進(jìn)行歸類整理。對(duì)校史檔案分類編號(hào)，可以使今后查閱更加方便。校史檔案編錄工作應(yīng)當(dāng)引起檔案管理部門及工作人員的高度重視，其能夠極大提升檔案利用效率和價(jià)值。

加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

檔案管理工作得以有序開展的前提是豐富多樣的檔案資源。因此，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)校史檔案資源的整合與建設(shè)工作，通過多渠道獲取與高校發(fā)展相關(guān)的圖文資料，建設(shè)完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；豐富館藏類型，逐步優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，完善相關(guān)檔案資料，確保檔案資源獨(dú)具自身特色，促進(jìn)校史檔案資源合理配置，充分體現(xiàn)校園文化與精神內(nèi)涵；從實(shí)際出發(fā)，對(duì)檔案進(jìn)行合理分類歸納，從發(fā)展的角度看待校史檔案的歷史意義與內(nèi)在文化價(jià)值，充分發(fā)揮校史檔案的價(jià)值以及其在傳承高校精神文化方面的作用。

提升檔案文化品質(zhì)

高校檔案是在長(zhǎng)期發(fā)展過程中逐漸形成和留存下來的，類型眾多，且繁雜無序。如何在有限的時(shí)間內(nèi)最大程度發(fā)揮高校校史檔案的價(jià)值以及作用，是當(dāng)前檔案管理工作面臨的重點(diǎn)問題。相關(guān)工作人員可以充分借鑒一些先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和方法，不斷優(yōu)化自身管理模式。如西安交通大學(xué)西遷博物館，全面地展現(xiàn)了20世紀(jì)50年代交大從上海遷到古城西安，并扎根于此，努力奮進(jìn)，積極開拓的歷史。交通大學(xué)成為西部地區(qū)一顆耀眼的明珠，離不開一代又一代交大人的努力拼搏。西安交通大學(xué)對(duì)學(xué)校重大活動(dòng)檔案與歷史事件進(jìn)行搜集與整理，對(duì)標(biāo)志性事件及相關(guān)資料進(jìn)行整合，從而形成具有歷史意義和時(shí)代價(jià)值的高校校史檔案資料。西安交通大學(xué)還設(shè)立了錢學(xué)森等科學(xué)家的生平事跡專項(xiàng)展覽，以時(shí)代英雄人物為思想核心，潛移默化地影響青年大學(xué)生，讓大學(xué)生深刻感受到老一輩科學(xué)工作者的愛國(guó)情懷與拼搏精神。

加強(qiáng)宣傳，充分發(fā)揮校史檔案育人功能

校史檔案承載著厚重的歷史文化，更是校園重要的對(duì)外展示窗口，檔案管理人員可以將校史檔案作為宣傳手段，將校史館與校園文化宣傳相結(jié)合，展現(xiàn)學(xué)校的歷史、科研成果以及校園文化，向參觀者展示校園的風(fēng)采。此外，可以建立校史檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái)，這樣便于公眾隨時(shí)檢索和瀏覽校史檔案信息，從而達(dá)到多方位宣傳的目的。充分利用新型社交平臺(tái)，如微信、微博等，在學(xué)校網(wǎng)站開設(shè)校史專欄，并及時(shí)更新網(wǎng)頁(yè)信息，從而達(dá)到理想的宣傳效果，提升師生對(duì)校史檔案的認(rèn)知和了解，提升學(xué)校的影響力。

高校發(fā)展過程中要始終圍繞立德樹人的育人目標(biāo)，將思想政治教育工作全面貫徹到每一個(gè)細(xì)節(jié)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)全方位育人。校史育人自然是其中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。校史檔案資料中詳細(xì)地記錄了學(xué)校的歷史發(fā)展與變遷，同時(shí)也體現(xiàn)著學(xué)校的辦學(xué)育人理念，展示了學(xué)校豐富的教育資源，可以充分利用校史檔案資源開展主題展覽、活動(dòng)等，這對(duì)大學(xué)生人生觀、價(jià)值觀的形成有積極的影響作用，有利于更好地傳承學(xué)校優(yōu)秀的歷史文化，促進(jìn)學(xué)生的綜合全面發(fā)展。

開發(fā)校史人物檔案

1.報(bào)道式開發(fā)

高校校史人物檔案主要指的是對(duì)在高?；蛟?jīng)在高校工作、學(xué)習(xí)的著名人物事跡的記錄，包括其參加的各種社會(huì)活動(dòng)，在某個(gè)領(lǐng)域做出的突出貢獻(xiàn)，這些都是高校校史檔案的重要組成部分，對(duì)教學(xué)活動(dòng)的開展具有重要的作用和影響，同時(shí)具有較高的歷史價(jià)值以及良好的育人作用。對(duì)其的合理開發(fā)利用，可為學(xué)校的精神文明建設(shè)提供指導(dǎo)。可進(jìn)行報(bào)道式開發(fā)，主要是通過各種媒體平臺(tái)進(jìn)行宣傳，包括人物的個(gè)人檔案信息、生平事跡等。這樣的方式能夠獲得良好的傳播效果，有利于實(shí)現(xiàn)信息共享。如某高校經(jīng)常在中國(guó)教育報(bào)、河南日?qǐng)?bào)等媒體上刊載科研人員的采訪報(bào)道，學(xué)院發(fā)生的重大事件、科研成果等，校史人物檔案開發(fā)利用效果顯著。

2.展覽式開發(fā)

展覽式開發(fā)是一種新的檔案開發(fā)利用模式，主要是將高校館藏檔案在特定場(chǎng)所當(dāng)中進(jìn)行展出，這也是開展教育的一種形式，有助于民眾深入全面了解革命歷史知識(shí)以及科學(xué)知識(shí)等。這種方式具有通俗性的特點(diǎn)，但同時(shí)也存在一定局限性，必須要到特定的場(chǎng)所才能查看。整體而言，這種方式還是比較可行的路徑，能夠創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

3.編纂式開發(fā)

編纂式開發(fā)指的是編纂人物檔案，這也是一種高效的檔案開發(fā)利用形式，能夠?qū)Ω咝Ｒ约吧鐣?huì)的發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。通過記錄高校知名人物和校友所作出的貢獻(xiàn)，宣傳其光輝業(yè)績(jī)，加強(qiáng)了校友與學(xué)校之間的聯(lián)系，這種開發(fā)利用形式受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，社會(huì)反響良好。

提供多渠道校史信息服務(wù)

校史檔案通過為用戶提供信息服務(wù)從而實(shí)現(xiàn)其本身價(jià)值。高校檔案應(yīng)當(dāng)針對(duì)學(xué)校校史檔案信息的特點(diǎn)以及用戶的實(shí)際需求，科學(xué)合理地設(shè)計(jì)與選擇相應(yīng)的方式，全面開展服務(wù)活動(dòng)。如可采用電子檔案形式對(duì)一些珍貴的照片資料進(jìn)行整理，可對(duì)一些重要的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯等可進(jìn)行復(fù)制以便利用，可在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上開放搜尋、查找、下載文字資料的渠道，更好地提供校史信息服務(wù)。

建設(shè)獨(dú)具特色的校史檔案館

當(dāng)前許多高校并未高度重視校史檔案館建設(shè)，也未認(rèn)識(shí)到其重要性，這不利于校史檔案的開發(fā)與利用，不利于檔案管理工作效率的提高。高校方面應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到校史檔案的重要作用和價(jià)值，并積極探索管理方式，各個(gè)學(xué)校的檔案館不能進(jìn)行統(tǒng)一化管理，一定要在深入了解自身優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，抓住自身特色，豐富藏品和檔案信息，充分挖掘校史檔案的文化內(nèi)涵與歷史底蘊(yùn)，并制定有針對(duì)性的管理方法，最大程度地開發(fā)校史檔案的價(jià)值，使其更好地服務(wù)于全體師生，并為社會(huì)大眾提供更加優(yōu)質(zhì)全面的服務(wù)。建立獨(dú)具特色的校史檔案館，對(duì)建設(shè)良好的校園氛圍環(huán)境，構(gòu)建和諧校園具有重要的意義。

校史檔案對(duì)傳承高校的精神內(nèi)涵與優(yōu)秀品德具有重要的意義，因此，檔案管理人員必須要引起高度重視，不斷優(yōu)化檔案管理手段與方法，深入挖掘檔案的內(nèi)在價(jià)值，從而不斷提升檔案管理水平，充分發(fā)揮校史檔案的作用，為檔案管理及開發(fā)利用工作的高效有序進(jìn)行提供基礎(chǔ)保障。