淺談大數(shù)據(jù)下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)策略

【摘要】信息技術(shù)通過(guò)各種各樣的方式進(jìn)入到我們的生活中，并對(duì)我們的工作方式產(chǎn)生不同程度的影響。大數(shù)據(jù)這一概念也隨著信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生，并對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供了新的思路。那么，目前我國(guó)企業(yè)在大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀是怎樣的？我們應(yīng)該采取怎樣的措施才能通過(guò)大數(shù)據(jù)提高企業(yè)檔案信息化管理水平？則成為目前企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容之一。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù) ?企業(yè)檔案 ?信息化 ?管理

檔案往往記錄著企業(yè)整體、各個(gè)部門以及各個(gè)員工發(fā)展、工作的實(shí)際情況，那么如何將檔案中記錄的信息充分利用起來(lái)，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)就成為企業(yè)管理人員需要重點(diǎn)分析的問(wèn)題。在信息技術(shù)及大數(shù)據(jù)分析方法被廣泛運(yùn)用的今天，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作該如何開(kāi)展，則成為企業(yè)管理者重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)概述

目前，很多企業(yè)都采取了信息化的檔案管理體系，并形成了一定的管理制度。這種制度對(duì)簡(jiǎn)化企業(yè)管理制度、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率有著重要的意義。將檔案信息通過(guò)數(shù)字化的存儲(chǔ)方式，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作;將數(shù)字化的檔案信息依靠信息傳輸技術(shù)傳遞出去并加以利用，則是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要目的。

這種檔案管理模式體現(xiàn)了企業(yè)追求實(shí)用的管理理念，并且伴隨著大數(shù)據(jù)挖掘理念的應(yīng)用，企業(yè)檔案信息得到進(jìn)一步的挖掘和利用，企業(yè)借此也對(duì)自身情況有了新的認(rèn)識(shí)。而傳統(tǒng)的檔案管理模式以及設(shè)定的研究目標(biāo)，也由于信息時(shí)代的來(lái)臨逐漸被人們舍棄。通過(guò)近幾年企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐可知，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)管理工作逐漸往高效、簡(jiǎn)約的方向發(fā)展，數(shù)據(jù)規(guī)模也逐漸往巨大化方向發(fā)展。數(shù)學(xué)建模技術(shù)的使用，也充分體現(xiàn)了檔案信息中蘊(yùn)含的信息財(cái)富，企業(yè)檔案信息化建設(shè)成為企業(yè)管理提倡的理念之一。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）對(duì)大數(shù)據(jù)概念認(rèn)識(shí)不足

由于大數(shù)據(jù)屬于近幾年逐漸興起的新概念，很多企業(yè)管理者對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)不足，這個(gè)問(wèn)題影響了大數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)在企業(yè)管理過(guò)程中的應(yīng)用效果。另外還有很多管理者將檔案管理簡(jiǎn)單理解為資料的收集與整理，并沒(méi)有意識(shí)到檔案所蘊(yùn)含的信息財(cái)富。這就導(dǎo)致在企業(yè)招聘檔案管理人員時(shí)，沒(méi)有將掌握大數(shù)據(jù)分析技能作為招聘要求，檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)概念認(rèn)識(shí)同樣不足。企業(yè)檔案信息化建設(shè)難以實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步推進(jìn)。

（二）對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)收集層次不深

傳統(tǒng)檔案管理工作中，數(shù)據(jù)的收集往往停留在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集上，對(duì)于細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)以及深層數(shù)據(jù)的收集情況并不理想，人們處理數(shù)據(jù)的能力也相對(duì)較低;隨著信息時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)挖掘與分析本身就需要有一定體量的信息;如果收集到的信息量不足，且停留在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的層次，則檔案管理人員很難通過(guò)大數(shù)據(jù)分析得到有代表性的數(shù)據(jù)報(bào)表，企業(yè)檔案信息化建設(shè)則失去了意義。具體來(lái)說(shuō)，目前企業(yè)信息收集中存在的問(wèn)題除了信息量不足外，還有信息層次不夠深入等問(wèn)題，這些我那天的存在都影響了大數(shù)據(jù)分析結(jié)果的準(zhǔn)確性和代表性。

（三）檔案管理人員缺乏必要的信息分析能力

部分企業(yè)信息收集工作做得相對(duì)較好，但是由于缺乏具有數(shù)據(jù)分析能力的人才，而導(dǎo)致龐大的數(shù)據(jù)很難充分發(fā)揮出相應(yīng)的作用。大部分檔案數(shù)據(jù)分析人員僅僅停留在數(shù)據(jù)制作統(tǒng)計(jì)表的層次，很難發(fā)現(xiàn)不同種類數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。另外，檔案管理人員對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)認(rèn)識(shí)不深，也是導(dǎo)致無(wú)法通過(guò)得出有價(jià)值的大數(shù)據(jù)分析結(jié)果的原因之一。

三、大數(shù)據(jù)下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)策略

（一）管理者起帶頭作用，積極了解先進(jìn)信息管理手段

企業(yè)管理者應(yīng)該在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中起帶頭作用，并主動(dòng)了解大數(shù)據(jù)挖掘分析的工作流程以及工作特性，從而促進(jìn)企業(yè)形成完善的信息采集及信息分析制度，讓收集到的信息檔案成為企業(yè)制定未來(lái)發(fā)展方向的有力依據(jù)。積極了解先進(jìn)的信息管理手段則能促進(jìn)企業(yè)檔案信息化制度的先進(jìn)性，并保證企業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題能得到及時(shí)的解決。

（二）加深企業(yè)數(shù)據(jù)采集的深度

數(shù)據(jù)分析師不僅要對(duì)宏觀數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，中觀數(shù)據(jù)、微觀數(shù)據(jù)的分析結(jié)果對(duì)企業(yè)制定發(fā)展方向具有同樣的作用。

例如采集企業(yè)財(cái)務(wù)信息并留存檔案的過(guò)程中，不僅要了解企業(yè)整體資金的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，還要詳細(xì)到各個(gè)部門資金流出與流進(jìn)的情況，并且要細(xì)致到每一筆資金都經(jīng)過(guò)哪些工作人員，資金變化是怎樣的？這樣能夠幫助財(cái)務(wù)管理人員了解企業(yè)宏觀上的資金流向，也能了解企業(yè)各個(gè)部門的資金使用情況，從而針對(duì)具體的問(wèn)題對(duì)企業(yè)資金進(jìn)行合理分配，促進(jìn)企業(yè)資金微循環(huán)的形成。

可見(jiàn)，深層次的企業(yè)信息采集，能夠加強(qiáng)企業(yè)管理的宏觀調(diào)控能力，也促進(jìn)企業(yè)形成良好的微循環(huán)。

（三）定期舉辦培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

信息技術(shù)及大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的發(fā)展速度十分迅速，所以為了能夠讓企業(yè)檔案管理人員緊跟時(shí)代的步伐，企業(yè)應(yīng)該積極聘請(qǐng)專業(yè)的數(shù)據(jù)分析人員以及檔案管理人員對(duì)企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并鼓勵(lì)檔案管理人員針對(duì)企業(yè)現(xiàn)狀提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，促進(jìn)企業(yè)信息化檔案管理體系的建設(shè)與完善。

四、總結(jié)

隨著信息時(shí)代與大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，越來(lái)越多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理帶來(lái)的實(shí)用價(jià)值，并積極采用相應(yīng)的技術(shù)，解決現(xiàn)階段檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行更新與完善。但是，企業(yè)也應(yīng)該懷著與時(shí)俱進(jìn)的思想，不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理思想，并不斷完善現(xiàn)有檔案管理體系，建立健全信息化檔案管理制度，讓大數(shù)據(jù)挖掘與分析技術(shù)為企業(yè)的發(fā)展提供助力。

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作者簡(jiǎn)介：魏靜（1975-），女，工作于重慶市涪陵城市投資集團(tuán)有限公司。