小型制造業(yè)公司內(nèi)部會計控制研究

蘇紅茹

摘 要 怎樣開發(fā)和建設(shè)一個全面的經(jīng)營控制系統(tǒng)是當前企業(yè)普遍關(guān)注的話題，我國上市公司按照監(jiān)管要求，每年必須出具內(nèi)部控制評價報告，并報利益相關(guān)方。有效的內(nèi)部控制機制對企業(yè)經(jīng)濟活動及財務收支實施控制，能合理保證企業(yè)經(jīng)營活動的合法合規(guī)，保護企業(yè)財產(chǎn)，保障企業(yè)經(jīng)濟效益，防范風險及錯弊。[1]DF公司是位于北京市的一家小型制造企業(yè)，主要經(jīng)營業(yè)務為制磚設(shè)備的研發(fā)、生產(chǎn)與銷售。為了更好地了解公司內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀，本文基于對DF公司總經(jīng)理及相關(guān)部門負責人的深度訪談，以及公司全體員工的調(diào)查問卷，結(jié)合對DF公司財務、經(jīng)營數(shù)據(jù)的分析以及對DF公司現(xiàn)行內(nèi)部控制制度及內(nèi)控流程的詳細查閱，深入分析DF公司主要業(yè)務活動的內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀及存在的缺陷。通過分析發(fā)現(xiàn)，DF公司雖然在經(jīng)營過程中實施了部分不相容崗位分離以及授權(quán)審批程序，但內(nèi)部會計控制存在的缺陷仍然較為嚴重，公司需要建立完善的適合企業(yè)自身經(jīng)營的內(nèi)部會計控制制度，以規(guī)范企業(yè)經(jīng)營活動。本文在分析DF公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀以及公司內(nèi)部控制缺陷原因的基礎(chǔ)上，制訂了以風險導向為指引的保障內(nèi)部控制方案及措施。

關(guān)鍵詞 小型制造公司 內(nèi)部會計控制 風險導向

一、內(nèi)部會計控制概述

（一）內(nèi)部控制

內(nèi)部控制分為內(nèi)部會計控制和內(nèi)部管理控制。內(nèi)部會計控制要求企業(yè)事務經(jīng)辦人員依照授權(quán)處理經(jīng)濟業(yè)務以期達到企業(yè)資產(chǎn)安全、準確、可靠的目的，企業(yè)的會計記錄和財務報表編制必須遵照相關(guān)會計準則，只有經(jīng)過管理部門的授權(quán)才能接近資產(chǎn)，需要采取適當?shù)拇胧┍ＷC企業(yè)實物資產(chǎn)與會計記錄相一致。內(nèi)部管理控制是指企業(yè)應采取相應措施來提高企業(yè)運營效率、促進企業(yè)管理政策的貫徹和實施。

（二）內(nèi)部會計控制

內(nèi)部會計控制由直接與保障資產(chǎn)和財務記錄的可靠性相關(guān)的所有方法和程序組成，一般來說包括批準和授權(quán)系統(tǒng)、保管記錄和會計報告的人物與經(jīng)營或資產(chǎn)保管的任務相分離、對資產(chǎn)的實物控制和內(nèi)部審計等控制手段，內(nèi)部會計控制包括資產(chǎn)保護、保證賬目和財務報告真實性和完整性的有關(guān)方法、程序和組織規(guī)劃。一個有效的內(nèi)部會計控制制度應具有按管理部門需要來保證完成經(jīng)濟業(yè)務和工作的職責，以及保證制度正確實施的有效程序。

（三）內(nèi)部會計控制方法

內(nèi)部會計控制方法主要有：不相容職務相互分離控制、授權(quán)批準控制、財產(chǎn)保全控制、營運分析控制、內(nèi)部報告控制等。

不相容職務分離是指將不相容職務分開或隔離，以防止出現(xiàn)差錯或舞弊。職務分離控制要求企業(yè)制訂內(nèi)部控制政策和程序時，找出所有不相容職務，將其分配給不同的人員擔任，從而產(chǎn)生相互制衡、相互監(jiān)督的效果。

授權(quán)批準控制是指在企業(yè)職務分工的基礎(chǔ)上，對經(jīng)濟業(yè)務進行恰當?shù)氖跈?quán)批準，審批者在行使權(quán)力的同時也要承擔相應的責任。

財產(chǎn)保全是指企業(yè)對其房屋、設(shè)備、存貨、現(xiàn)金、證券等有形資產(chǎn)通過實物保管來保證其安全。

營運分析是通過分析企業(yè)內(nèi)部財務報表及各種數(shù)據(jù)，了解企業(yè)經(jīng)營運行的效率，從而發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制存在問題的環(huán)節(jié)，以便采取相應措施。例如分析存貨周轉(zhuǎn)率，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)采購資金運營的效率;分析應收賬款周轉(zhuǎn)率，可以了解企業(yè)應收賬款回收是否及時等。

內(nèi)部報告控制是指從企業(yè)內(nèi)部各類財務報告數(shù)據(jù)及其說明、解釋等方面反映企業(yè)經(jīng)營活動中存在的風險并加以控制。例如從企業(yè)資金預算表可以了解是否存在不能到期償還債務的風險。

二、DF公司內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀分析

（一）公司貨幣資金活動內(nèi)部控制現(xiàn)狀

通過對公司財務人員的訪談得知，DF公司貨幣資金活動內(nèi)部控制現(xiàn)狀是：一是資金使用安排不合理，資金短缺時，員工工資都不能及時發(fā)放，資金盈余時，貨幣資金金額往往上千萬元人民幣;二是資金管控不到位，部分下屬公司只有兩名財務人員，包括一名出納、一名會計主管，當其中一人請假時，只能由另外一個同時兼顧付款與記賬兩項工作;三是公司授權(quán)審批執(zhí)行不到位，存在總經(jīng)理不經(jīng)審批提取資金的情況以及先支付后審批的情況;四是公司印章保管不到位，公司公章、財務章及合同章目前均由行政人事部保管，但是公司人員使用印章時只需要登記，沒有審核程序，另外公司事務經(jīng)辦人員可自行攜帶公章外出辦事;五是會計記錄登記不及時，有導致企業(yè)重復支付應付款的風險。

（二）公司籌資活動內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀

通過對DF公司總經(jīng)理及籌資人員的訪談得知：公司現(xiàn)有籌資人員3人，其工作內(nèi)容為根據(jù)董事長、財務總裁的提示向金融機構(gòu)籌集所需資金，并為金融機構(gòu)提供后續(xù)服務。公司籌資方面會計控制的缺陷有：一是公司資產(chǎn)總額2.2億元，負債總額2.6億，已經(jīng)資不抵債，基本已不能從銀行等金融機構(gòu)籌集資金;二是公司欠控股股東借款1.1億元，如果控股股東要求公司償還該筆款項，公司將面臨破產(chǎn)清算風險;三是為了籌集公司經(jīng)營所需資金，企業(yè)目前有向員工及外部個人借款，企業(yè)有涉嫌非法集資的風險;四是財務總監(jiān)既是融資方案的制定者又是融資方案的實施者，存在虛增籌資費用，籌資人員存在舞弊風險。

（三）公司采購及付款業(yè)務內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀

通過對DF公司采購及生產(chǎn)人員的訪談，采購業(yè)務現(xiàn)狀為：一是采購計劃安排不合理，采購量較大，庫存積壓嚴重;二是采購合同管理不嚴格，合同簽訂條款審批不嚴;三是采購驗收不嚴格，存在驗收人員舞弊、以次充好、材料短缺的情況;四是對付款業(yè)務有審批權(quán)限的人員存在利用應付賬款騙取回扣的情況。

（四）公司銷售業(yè)務及收款業(yè)務內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀

由對DF公司銷售人員的深度訪談及對公司財務賬目的查閱得知：DF公司內(nèi)部銷售人員負責銷售，公司現(xiàn)有銷售人員10人，設(shè)有國際銷售和國內(nèi)銷售兩個部門。DF公司的銷售業(yè)務內(nèi)部控制現(xiàn)狀是：一是公司國際銷售區(qū)域主要是東南亞孟加拉國，目前東南亞孟加拉國政局動蕩，客戶的信用風險較大，銷售人員在當?shù)毓ぷ鞔嬖诎踩L險;二是國際客戶銷售回款方式為信用證結(jié)算，存在信用證不參與兌付的風險;三是公司銷售人員為了各自銷售業(yè)績，在銷售過程中沒有對客戶進行信用篩查等必要的篩查程序;四是公司未進行銷售臺賬登記，對沒有按照合同規(guī)定收款的客戶追賬力度不大，存在應收賬款損失的風險。

（五）公司研發(fā)工作內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀

通過對DF公司財務憑證查閱，發(fā)現(xiàn)公司研發(fā)工作內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀：一是公司立項審批晚于研發(fā)工作開始日期，前期研發(fā)費用歸集不準確;二是公司新開發(fā)產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定，新產(chǎn)品上市存在質(zhì)量缺陷，影響公司信譽。

三、DF公司內(nèi)部會計控制存在缺陷的原因分析

（一）公司領(lǐng)導層沒有正確認識內(nèi)部會計控制

DF公司高級管理人員對內(nèi)部控制的認識不夠，風險意識薄弱，認為公司目前規(guī)模不大，公司業(yè)務形式相對簡單，不需要配備大量人力、物力、財力來制定合理、嚴格的內(nèi)部控制制度及程序并保證其執(zhí)行，所以目前公司并沒有針對各項業(yè)務制訂完備的業(yè)務流程來指導業(yè)務經(jīng)辦人員的工作，沒有針對各項業(yè)務的控制點制定書面的內(nèi)部會計控制措施，也沒有及時更新企業(yè)員工守則、明確公司崗位職責與權(quán)利。

（二）公司內(nèi)部控制制度不健全

公司內(nèi)部控制制度不全面，未涉及公司生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，內(nèi)部控制制度存在設(shè)計缺陷。另外公司內(nèi)部控制制度適應性不強，沒有隨著時間的推移及時更新內(nèi)部控制制度。

（三）公司治理機制不完善

我國會計準則規(guī)定，單位負責人對單位內(nèi)部會計制度的建立及有效實施負責。DF公司未設(shè)置專門人員監(jiān)督內(nèi)部控制的執(zhí)行，未分析內(nèi)部控制的有效性，沒有內(nèi)部控制評價報告制度，公司設(shè)有董事會、監(jiān)事會，未設(shè)審計委員會，這些機構(gòu)都沒有制訂相應的制度來監(jiān)督和保障公司內(nèi)部會計控制的有效實施。

（四）公司管理權(quán)責不清

DF公司沒有專門的內(nèi)部崗位職責說明，目前公司僅有一本《企業(yè)員工守則》來規(guī)范員工的行為，在該員工守則中規(guī)范了部分崗位員工的權(quán)利、責任，但涉及崗位不全面，沒有包含企業(yè)所有崗位，另外該員工守則自公司成立一直使用到現(xiàn)在，從未更新，其內(nèi)容已不適應公司目前需要。

四、加強DF公司內(nèi)部控制的方案措施

（一）增強公司管理層的內(nèi)部控制意識

財務部作為內(nèi)部控制的牽頭部門，每年組織至少兩期針對公司全體管理人員的內(nèi)部控制培訓課程，要求公司部門負責人必須參加。強調(diào)企業(yè)內(nèi)部控制對保證公司經(jīng)營合法合規(guī)、資產(chǎn)安全以及提高企業(yè)經(jīng)營效益的重要性，讓公司管理層意識到內(nèi)部控制對公司防范風險的重要作用。公司每一名員工都要支持公司的內(nèi)部控制制度的運行，了解公司內(nèi)部控制具體規(guī)定，公司一切經(jīng)營活動都要依照公司內(nèi)部控制要求進行。

（二）完善公司內(nèi)部控制措施

成立公司內(nèi)部控制制度完善小組，小組成員由公司各部門人員以及外部專業(yè)人員組成，在全面梳理公司業(yè)務流程的基礎(chǔ)上，完善公司內(nèi)部控制制度，制訂符合企業(yè)經(jīng)營特點的全面的內(nèi)部控制基本規(guī)范，建立完善的內(nèi)部控制執(zhí)行監(jiān)督體系。建立公司內(nèi)部控制配套指導，指導公司全體人員的工作。

內(nèi)部控制制度的制訂應關(guān)注不相容崗位分離、公司資金支出、對外投資、項目審批等的限額審批流程，明確各機構(gòu)人員的審批權(quán)限。

（三）設(shè)置健全的內(nèi)部控制機構(gòu)

設(shè)立公司內(nèi)部審計委員會，完善公司股東會、董事會、監(jiān)事會以及審計委員會內(nèi)部控制監(jiān)督職責。公司設(shè)獨立董事，強化董事會監(jiān)督職責。董事會的監(jiān)管力度越強，內(nèi)部控制的質(zhì)量就越高，公司董事會中必須有一名獨立董事，保證獨立董事的監(jiān)督職能;公司應定期與不定期召開股東會，股東會定期會議每季度末召開，年度股東會在第二年的第一個月末召開，當公司有重大事項時，董事長應召集公司全體股東代表召開股東會;董事會與總經(jīng)理職責分開，董事長與總經(jīng)理職責分開，董事長是企業(yè)決策的執(zhí)行者，總經(jīng)理是執(zhí)行者，董事長應監(jiān)督總經(jīng)理的工作執(zhí)行情況。

（四）制訂公司內(nèi)部控制監(jiān)督檢查方法

公司內(nèi)部監(jiān)督設(shè)日常監(jiān)督和專項監(jiān)督。[2]日常監(jiān)督是對企業(yè)日常經(jīng)營業(yè)務進行常規(guī)、持續(xù)的監(jiān)督。企業(yè)對公司資金支付審批以及銷售人員孟加拉國出差進行專項監(jiān)督，合理保障公司資金安全、公司孟加拉業(yè)務財產(chǎn)安全以及公司員工到孟加拉國的人身安全。

針對公司內(nèi)部會計控制監(jiān)督、檢查不夠全面的問題，DF公司安排專人對公司業(yè)務進行日常監(jiān)督，日常監(jiān)督涉及公司經(jīng)營的所有環(huán)節(jié)，各部門均應積極配合監(jiān)督檢查人員的工作，向監(jiān)督檢查人員提供所需的原始憑證、報表、操作規(guī)程和書面報告等文件資料，接受監(jiān)察審計部的談話、調(diào)查等，如實回復檢查人員的提問。另外公司要求各部門每個季度對各自部門內(nèi)部會計控制執(zhí)行情況進行自檢，并出具自檢報告。有研究表明，內(nèi)部控制報告可以給財務報告的信息使用者提供更多有關(guān)企業(yè)營運效率方面的資料信息，而這些往往是財務報告所不能體現(xiàn)出來的。

內(nèi)部審計是對內(nèi)部會計控制監(jiān)督檢查的一個重要手段，內(nèi)部審計可以有效降低企業(yè)風險，保證內(nèi)部會計控制的有效性，內(nèi)部會計控制監(jiān)督檢查工作可以由單位部門完成，也可以由外部專門人員來完成。DF公司每年末應聘請外部審計人員對公司進行內(nèi)部審計，內(nèi)部審計內(nèi)容包括以下方面：一是公司經(jīng)辦人員在處理日常業(yè)務時是否遵循了不相容職務分離控制，二是公司人員是否按公司規(guī)定業(yè)務程序開展業(yè)務活動，三是公司是否復查核對控制程序。

對于公司相關(guān)業(yè)務合同，DF公司聘請律師事務所審核合同條款的有效性、合法性、經(jīng)濟性，保證企業(yè)經(jīng)濟利益。

公司財務部每年請會計師事務所對公司內(nèi)部控制運行情況進行專項審計，以保證公司在財務處理、業(yè)務處理方面的真實、有效、合理、合規(guī)。

（五）完善人力資源政策，提高員工素質(zhì)

內(nèi)部會計控制是由人來執(zhí)行和實施的，為順利實施內(nèi)部會計控制，需要保證企業(yè)內(nèi)部人員擁有較高的道德修養(yǎng)水平、良好的專業(yè)勝任能力以及嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。為保證公司人力資源更好地為公司內(nèi)部會計控制服務，公司采取了三個方面的措施：第一，完善聘用機制，實行管理人員公開招聘、競爭上崗。每季度末，人事部公布空崗情況和招聘條件，經(jīng)過筆試、面試和實績考核進行選拔上崗，保證招聘員工技能能夠滿足崗位需要。第二，對員工實施績效考核，并根據(jù)考核績效獎勵突出員工，將公司利益與員工個人利益結(jié)合起來，調(diào)動員工的工作積極性與創(chuàng)造性，并鼓勵員工參加相應專業(yè)職稱考試，對有初級、中級、高級職稱的人員分別工資獎勵100元、300元、500元的職稱補貼。第三，對新入職員工開展入職培訓，對技能類員工開展職業(yè)技能培訓，對管理員工開展繼續(xù)教育培訓;建立網(wǎng)絡(luò)課堂，公司員工都有自己的賬號，隨時登錄網(wǎng)絡(luò)課堂學習，學習完畢還要參加網(wǎng)絡(luò)考試。

針對公司管理層對公司內(nèi)部會計控制認識不夠的問題，公司網(wǎng)絡(luò)課堂購買了專門針對公司高級管理層開設(shè)的有關(guān)內(nèi)部控制的高級管理課程，要求管理層必須學習。

針對公司財務部會計人員能力不足的問題，公司要求所有財務會計人員均應取得會計人員從業(yè)資格證;擔任財務負責人、會計主管的，除取得會計從業(yè)資格外，還應當具備大專以上文憑、中級職稱和從事財務工作五年以上經(jīng)歷;公司為財務部人員購買了有關(guān)財務及稅務知識的培訓課程，要求每位財務人員每年必須參加不少于6次培訓課;公司要求財務部人員每月至少召開兩次財務工作會議，集體討論、解決在內(nèi)部會計控制與日常財務工作中遇到的難題。

（六）建立有效的信息系統(tǒng)溝通機制

要使內(nèi)部控制正常運行，必須保證公司信息流暢，溝通是企業(yè)信息系統(tǒng)的內(nèi)在要求?，F(xiàn)代化信息系統(tǒng)必須能給員工提供恰當?shù)男畔?，為他們開展經(jīng)營活動、報送財務報表及承擔相應責任提供有力幫助。[3]一般來說，在公司中級別越高的管理者越會將工作時間的大部分用于與其他部門和部門員工的溝通交流上。

公司財務部使用會計電算化控制，整個財務部門人員依據(jù)各自職責權(quán)限可以查看財務數(shù)據(jù)。另外，財務部門還建立了小型局域網(wǎng)，便于財務部門內(nèi)部人員的資源共享。公司行政部門通過QQ群、微信群的方式建立了資源共享平臺。

（作者單位為中節(jié)能東方雙鴨山建材設(shè)備有限公司）

參考文獻

[1] 劉麗彩.關(guān)于中小企業(yè)內(nèi)部會計控制的探討[J].中外企業(yè)家，2019（7）：10.

[2] 楊海波.完善企業(yè)實物資產(chǎn)管理的思考[J].商場現(xiàn)代化，2012（18）：42-43.

[3] 劉金波.工程施工企業(yè)內(nèi)部會計控制探究[J].現(xiàn)代國企研究，2019（5）：140-143.