電力物資招標(biāo)采購中發(fā)標(biāo)澄清階段的精益管理

黃超澤

中圖分類號：F253.2 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）8-090-02

摘 要 精益管理是現(xiàn)代企業(yè)較為重要的管理方法，在電力公司電力物資的招標(biāo)采購工作中采用精益管理思想可以產(chǎn)生不錯的經(jīng)濟(jì)管理效益。本文針對電力物資招標(biāo)采購中發(fā)標(biāo)澄清階段存在的典型問題，通過精益管理思想，采用“5why”分析及“八大浪費(fèi)”等精益管理工具進(jìn)行精益分析及精益改善，優(yōu)化了管理流程，降低了采購成本。

關(guān)鍵詞 精益管理 電力 招標(biāo)采購 發(fā)標(biāo)澄清 5why 八大浪費(fèi)

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電力需求正逐年上升，我國電力工程建設(shè)不斷發(fā)展，電力物資設(shè)備的招標(biāo)采購需求量也越來越大。為了保證電力項目物資質(zhì)量，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，同時也為了保證電力物資招投標(biāo)活動的公開、公平、公正和誠實守信原則，需要采用一些先進(jìn)的現(xiàn)代管理思想使其朝著更規(guī)范有序的方向發(fā)展。精益管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中使用極為普遍的管理方法，現(xiàn)代西方國家曾建立示范中心，推廣精益管理。電力企業(yè)中，電力生產(chǎn)具有高度的連續(xù)性，并且生產(chǎn)和消費(fèi)同步，所以對電力物資的選用及招標(biāo)采購的管理要比一般工業(yè)企業(yè)有著更高的要求?？傊娏ξ镔Y的招標(biāo)采購作為電力安全的源頭，關(guān)系著整個電網(wǎng)的穩(wěn)定運(yùn)行，必須引起電力企業(yè)的高度重視。

電力物資的招標(biāo)采購是電力企業(yè)經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié)，倡導(dǎo)精益管理思想，運(yùn)用精益管理工具，規(guī)范電力企業(yè)的招標(biāo)采購工作，實施科學(xué)決策和有效控制，加強(qiáng)電力物資的招標(biāo)采購管理，這是電力企業(yè)減少浪費(fèi)、提高效益的重要途徑之一。電力物資招標(biāo)采購中的發(fā)標(biāo)澄清階段關(guān)系著后續(xù)的開標(biāo)、評標(biāo)工作，對整個招標(biāo)采購工作及電力設(shè)備物資的質(zhì)量保證起著承上啟下的關(guān)鍵作用，發(fā)標(biāo)澄清階段處理的好壞程度，影響面極廣。因此，在發(fā)標(biāo)澄清階段針對典型問題，運(yùn)用精益管理工具，實施精益管控，對電力物資的招標(biāo)采購工作、電力物資管理工作甚至電力企業(yè)的精益管理都具有十分重要的戰(zhàn)略意義。

一、發(fā)標(biāo)澄清階段存在的典型問題

（一）典型問題一

根據(jù)國內(nèi)多家電力企業(yè)招標(biāo)采購中澄清文件的實際情況，發(fā)現(xiàn)在電力物資招標(biāo)采購的發(fā)標(biāo)澄清階段，常常出現(xiàn)招標(biāo)人對招標(biāo)文件的緊急澄清現(xiàn)象以及供應(yīng)商或招標(biāo)人的選擇性澄清現(xiàn)象等各類問題，此類問題可統(tǒng)一歸結(jié)為針對招標(biāo)文件的澄清不夠充分，從而導(dǎo)致投標(biāo)廠家應(yīng)答不充分，影響電力物資質(zhì)量，增加電網(wǎng)運(yùn)行風(fēng)險。

（二）典型問題二

在電力物資招標(biāo)采購中的發(fā)標(biāo)及澄清階段，常常出現(xiàn)某些標(biāo)的無投標(biāo)廠商購買或少于三家購買而出現(xiàn)流標(biāo)的情況，造成相關(guān)人力、財力、物力的浪費(fèi)。

二、精益管理及工具

精益管理源自于精益生產(chǎn)（lean production），是衍生自豐田生產(chǎn)方式的一種管理哲學(xué)。精益管理由最初的在生產(chǎn)系統(tǒng)的管理實踐成功，已經(jīng)逐步延伸到企業(yè)的各項管理業(yè)務(wù)，也由最初的具體業(yè)務(wù)管理方法，上升為戰(zhàn)略管理理念。精益生產(chǎn)是美國麻省理工學(xué)院教授詹姆斯.P.沃麥克等專家通過“國際汽車計劃（IMVP）”對全世界17個國家90多個汽車制造廠的調(diào)查和對比分析，認(rèn)為日本豐田汽車公司的生產(chǎn)方式是最適用于現(xiàn)代制造企業(yè)的一種組織管理方式，精益管理由此誕生。精益管理能夠通過提高顧客滿意度、降低成本、提高質(zhì)量、加快流程速度和改善資本投入，使組織社會性的價值實現(xiàn)最大化。

精益管理工具主要作用是實現(xiàn)分析與改善兩大功能，分析功能主要用于幫助項目成員完成對現(xiàn)有運(yùn)營流程、管理流程、員工理念與能力的診斷，發(fā)現(xiàn)問題，分析原因，并進(jìn)行原因區(qū)分和關(guān)鍵性排序，在項目選題和問題診斷階段用得較多。根據(jù)是否以數(shù)據(jù)分析為基礎(chǔ)，又可分為定性分析與定量分析兩種。改善功能則主要運(yùn)用在制定改進(jìn)措施階段，即主要從問題改善的角度提出可能采取的改善措施及評估其可行性。改善功能可以幫助項目成員拓寬改善思路，從問題的不同角度出發(fā)，提出各種可能的解決方案。精益管理可根據(jù)項目特點(diǎn)采取因果圖、親和圖、5why分析、控制圖、檢查表、八大浪費(fèi)、5S管理、甘特圖、PDCA等諸多極具效果的精益管理工具。

三、“5why”及“八大浪費(fèi)”理論

（一）“5why”理論

“5why”理論是找出問題根源的一種簡單方法，它是一種診斷性技術(shù)，被用來識別和說明問題與原因之間的關(guān)系鏈。通過不斷提問為什么前一個事件會發(fā)生，直到回答“沒有好的理由”或直到一個新的故障模式被發(fā)現(xiàn)時才停止提問，從而發(fā)現(xiàn)問題的根本原因，并通過消除根本原因防止問題重演。通常需要問5次“為什么”，當(dāng)然這也不是絕對的，取決于問題的復(fù)雜程度。

“5why”理論最初由豐田汽車公司發(fā)明，是其成功進(jìn)行流程改善的秘訣之一。豐田認(rèn)為要想真正地解決問題必須找出問題的根本原因，而不是問題源頭；根本原因總是隱藏在問題源頭的背后。只有反復(fù)地問“為什么？”，打破沙鍋問到底才能了解問題的真正原因，從而找出解決問題的對策。舉例來說，你可能會發(fā)現(xiàn)一個問題的源頭是某個供應(yīng)商或某個機(jī)械中心，亦即問題發(fā)生在哪兒，但是，造成問題的根本原因為何呢？這就必須進(jìn)行更加深入的挖掘，詢問問題何以發(fā)生。先問第一個“為什么”，獲得答案后，再問為何會發(fā)生，依此類推，問多次“為什么”，直到獲得問題的根源，這體現(xiàn)了精益思想的基本態(tài)度。

（二）“八大浪費(fèi)”理論

“八大浪費(fèi)”是定義工廠在JIT生產(chǎn)方式中的，其浪費(fèi)的含義與社會上通常所說的浪費(fèi)有所區(qū)別。對于JIT來講，凡是超出增加產(chǎn)品價值所必需的絕對最少的物料、設(shè)備、人力、場地和時間的部分都是浪費(fèi)。

精益思想將所有不增值的活動稱之為浪費(fèi)，將其進(jìn)行歸納，總共有八種：（1）不良、修理的浪費(fèi)；（2）過分加工的浪費(fèi)；（3）動作的浪費(fèi)；（4）搬運(yùn)的浪費(fèi)；（5）庫存的浪費(fèi)；（6）制造過多過早的浪費(fèi)；（7）等待的浪費(fèi)；（8）管理的浪費(fèi)。八大浪費(fèi)用于深入分析未能創(chuàng)造價值的活動，可以更深入地了解杜絕浪費(fèi)的概念和做法。

四、發(fā)標(biāo)澄清階段的精益分析

“5why”理論可以通過不斷發(fā)問、回答進(jìn)行診斷，并且識別出問題與原因之間的因果關(guān)系，直到找出所需改善的根本原因。一般可以提問、回答5次左右，但也不是絕對的，有些稍簡單現(xiàn)象，提問一兩次就能找出癥結(jié)所在了。

（一）典型問題一分析

針對上述典型問題一，本階段采用精益管理工具的“5why”方法進(jìn)行分析。通過“5why”分析，找出“澄清不夠充分”的深層次原因，直到做出根本性回答，再對此原因采取針對性消除措施，進(jìn)而達(dá)到精益改善目的。根據(jù)典型問題一（針對招標(biāo)文件的澄清不夠充分），下面進(jìn)行具體分析：

（1）問：為什么澄清不夠充分？

答：我們發(fā)出的澄清不夠完善。

（2）問：為什么澄清不夠完善？

答：我們的招標(biāo)文件（尤其是技術(shù)文件）編制不夠嚴(yán)謹(jǐn)，存在較多欠缺之處，導(dǎo)致供應(yīng)商提出過多需澄清問題，從而導(dǎo)致無法充分答復(fù)；供應(yīng)商緊急下載標(biāo)書，未仔細(xì)看完標(biāo)書，匆匆提出需澄清問題，也導(dǎo)致無法充分答復(fù)。

（3）問：為什么無法充分答復(fù)？

答：時間不夠充裕。

（4）問：為什么時間不夠充裕？

答：招標(biāo)采購計劃時間安排過緊。

通過上面的分析，我們可以找出針對問題的重要根本原因是“招標(biāo)采購計劃時間安排過緊”。

（二）典型問題二分析

針對典型問題二，運(yùn)用精益工具“八大浪費(fèi)”來分析，可以發(fā)現(xiàn)流標(biāo)可產(chǎn)生“等待的浪費(fèi)”、“管理的浪費(fèi)”。

對于“等待的浪費(fèi)”這個問題？我們可以從以下幾個策略去思考：

（1）在招標(biāo)采購中，對等待的發(fā)生和改善過程是否有記錄。

（2）在招標(biāo)采購流程中，發(fā)生很短的延誤時，項目負(fù)責(zé)人是否可以互助，防止等待發(fā)生。

（3）若前后工作流程中斷，項目負(fù)責(zé)人是否閑置。

（4）若后續(xù)流程發(fā)生問題，工作無法進(jìn)展時，工作人員是否閑置等待。

對于“管理的浪費(fèi)”，我們應(yīng)該具有合理規(guī)劃以及足夠的預(yù)見性，并在工作的開展中加強(qiáng)協(xié)調(diào)、反饋及控制，盡量減少管理浪費(fèi)的發(fā)生?！肮芾淼睦速M(fèi)”相比其他七大浪費(fèi)而言要嚴(yán)重很多，解決起來也會困難很多。其他七大浪費(fèi)大多數(shù)可以量化，而管理方面的工作具有一定的彈性，要想全部進(jìn)行量化管理較為困難，但“管理的浪費(fèi)”一旦在某種程度上消除，甚至可能讓工作效率出現(xiàn)幾何增長。當(dāng)然，如果不能對“管理的浪費(fèi)”形成共識，齊抓共管，精益管理是很難持續(xù)有效地長期開展的。

五、改善方法

（一）典型問題一的改善方法

針對該階段存在的問題，通過“5why”分析，“招標(biāo)采購計劃時間安排過緊”可導(dǎo)致“澄清不夠充分”。雖然“招標(biāo)文件編制不夠嚴(yán)謹(jǐn)”可通過寬松的招標(biāo)采購計劃消除一定影響，但優(yōu)質(zhì)的招標(biāo)文件可減少不少澄清工作。因此，可采用以下措施改善現(xiàn)存問題：

（1）加強(qiáng)招標(biāo)文件的嚴(yán)謹(jǐn)編制，又因供應(yīng)商提出的澄清問題更多為技術(shù)問題，因此更需加強(qiáng)技術(shù)文件的嚴(yán)謹(jǐn)編制。招標(biāo)機(jī)構(gòu)或管理部門可對技術(shù)文件編制不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男枨髥挝贿M(jìn)行一定的處罰，例如某需求單位編制的需求計劃假設(shè)為10條，在招標(biāo)采購澄清階段由供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)了某幾條計劃共存在6條澄清，且這6條澄清有三四條存在明顯不符實際的疏忽甚至錯誤之處，這種情況可適當(dāng)處罰。

（2）采用適當(dāng)寬松的招標(biāo)計劃，售賣標(biāo)書截止后可適當(dāng)預(yù)留20天左右，扣除相關(guān)規(guī)定的15天還剩5天，這樣留給供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)需澄清問題或者需求部門回復(fù)澄清的時間稍顯寬裕，從而改善澄清提問及解答的充分性。

（二）典型問題二的改善方法

為減少發(fā)標(biāo)階段因流標(biāo)產(chǎn)生的“等待的浪費(fèi)”及“管理的浪費(fèi)”，可采取以下措施緩解：

（1）將概算金額較小的相似標(biāo)的合并，增大標(biāo)的金額，吸引投標(biāo)廠商。

（2）某標(biāo)的概算較小，盡量一個包；同一標(biāo)的盡量避免過大過小標(biāo)包出現(xiàn)，如一個1000萬，一個100萬。

（3）預(yù)估流標(biāo)的標(biāo)的，可在需求分包環(huán)節(jié)提前向管理部門申請計劃回退，避免在多次流標(biāo)后再處理，盡量減少在程序上的時間及管理浪費(fèi)。

六、結(jié)語

本文利用精益管理思想，采用“5why”、“八大浪費(fèi)”精益管理工具對電力物資招標(biāo)采購的發(fā)標(biāo)及澄清階段的兩個典型問題進(jìn)行精益分析，并根據(jù)分析提出相關(guān)具體可行措施進(jìn)行精益改善，減少了不必要浪費(fèi)，提高了經(jīng)濟(jì)效益。需指出的是，精益管理及其工具可以在電力物資招標(biāo)采購全過程中使用，不斷提升招標(biāo)采購工作質(zhì)量，使電力物資的招標(biāo)采購工作朝著更加規(guī)范、精益的方向發(fā)展。

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