研究生學(xué)習(xí)檔案共享問題探析

劉太勝　王暉

摘要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，高校研究生檔案信息資源共享的問題應(yīng)當(dāng)?shù)靡灾匾?，本文就研究生檔案特點，如何加強高等院校研究生檔案信息資源共享的管理工作，提出了高校研究生檔案管理現(xiàn)狀的應(yīng)對措施，并加以探討分析。

關(guān)鍵詞：研究生；檔案信息；資源共享

中圖分類號：G643 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）07-0001-02

近些年來，隨著研究生招生規(guī)模不斷擴大，高校研究生檔案信息資源共享問題也變得愈加嚴(yán)峻，對于如何有效地利用科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)等來解決檔案信息資源共享問題，已是大勢所趨。本文分析了我國高校研究生檔案的特征，探討了目前研究生檔案資源共享的發(fā)展現(xiàn)狀，簡述了加強高校研究生檔案信息資源共享的意義，并提出了應(yīng)對措施，就如何有效地開展研究生檔案信息資源共享的管理工作，筆者提出看法。

一、研究生檔案管理的性質(zhì)及特點

高校研究生檔案是指在校就讀研期間記載個人學(xué)習(xí)成績、思想政治品德、科研實踐能力、獎懲情況的具有重要保存價值的文字材料，是用來全面考察了解和選拔人才的重要依據(jù)[1]。研究生檔案具有查考、憑證等不可或缺的作用，能夠為教學(xué)管理提供反饋信息，為教學(xué)研究和教學(xué)評估提供重要依據(jù)，并且具有相互學(xué)習(xí)交流的作用。高校對研究生檔案的管理水平是衡量高校研究生教學(xué)管理和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一[2]，并且直接影響著畢業(yè)研究生的順利就業(yè)[3]。高校學(xué)生檔案管理的工作對象主體是學(xué)生，由于學(xué)校環(huán)境及研究生發(fā)展階段的特殊性，使得不同高校的學(xué)生檔案有其自身的獨特性。

1.檔案管理的集中性和周期性。每年7月份畢業(yè)生離校和9月份新生入校，伴隨著大量的檔案流出和流入學(xué)校，使得學(xué)生檔案收集整理工作主要集中在這兩個時間段。另外，一般情況下，高等院校的學(xué)生檔案隨著招生進校，又隨著學(xué)生畢業(yè)而離校，有著較強的周期流動性，而且檔案的保存時間是由學(xué)制的長短所決定的[4]。

2.檔案管理的多層次和復(fù)雜性。研究生的劃分方式不同，檔案管理方式不同。從橫向上分為全日制學(xué)術(shù)型、全日制專業(yè)型、在職專業(yè)型；而從縱向上分為碩士研究生和博士研究生[5]。全日制研究生是全脫產(chǎn)，在校學(xué)習(xí)的模式，其人事檔案是交由所在讀書學(xué)校保存管理的，而在職研究生則是半脫產(chǎn)，在校學(xué)習(xí)的模式，在入校之前其人事檔案由原單位進行管理，而在校期間該生所產(chǎn)生的檔案是由所在學(xué)校進行保存管理的。研究生歸檔內(nèi)容相對于本科生的要繁多，每個研究生在入學(xué)前的人事檔案（不包括在職人員）至入校后報名錄取材料，除了正常的統(tǒng)招生之外，高校還會接受委托培訓(xùn)、預(yù)科生等，由于入學(xué)情況不一樣，高校接收到的檔案類型多樣，以及在讀期間培養(yǎng)、獎懲材料，最后畢業(yè)、學(xué)位授予、就業(yè)離校材料。

3.檔案查詢利用率不高。在研究生培養(yǎng)過程中和在教學(xué)、科研活動中形成具有保存價值的研究生學(xué)位檔案[5]。眾所周知，研究生的研究工作都是在導(dǎo)師的指導(dǎo)下開展的，緊隨著各個學(xué)科的發(fā)展趨勢、發(fā)展方向。在教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)過程中，檔案查詢的利用率反而不高，可能與目前電子檔案不夠完善，查詢復(fù)雜等原因有關(guān)。

二、加強高校研究生檔案信息資源共享的意義

“信息資源管理”是一種管理模式，信息資源不是管理對象，而是一種管理的手段與方法，即“檔案管理的信息資源化”[5]。加強高校研究生檔案信息資源的共享，有利于提高研究生檔案管理水平，對于研究生的培養(yǎng)和促進就業(yè)都具有重要性。

1.便于檢索查詢。隨著研究生檔案信息化不斷加強，相對于到檔案庫房調(diào)閱案卷的傳統(tǒng)檢索方式，通過借助研究生信息平臺來查詢相關(guān)信息，能給研究生的查詢和統(tǒng)計工作帶來很大的方便。譬如，能夠快速獲取每個在校研究生的學(xué)籍、獎懲、學(xué)位、就業(yè)等一系列信息，能快速地統(tǒng)計出每年各項數(shù)據(jù)的人數(shù)（招生人數(shù)、在校生人數(shù)、學(xué)籍異動人數(shù)、獲得學(xué)位人數(shù)等）的有關(guān)數(shù)據(jù)。

2.檔案信息資源共享，利于協(xié)同管理。研究生院主管部門和院系同步共享資源，中間不需要頻繁進行數(shù)據(jù)傳遞，可以更方便地提供資源共享。高校檔案貯存的珍貴信息資源只有加以利用，實現(xiàn)社會共享，才能使檔案與學(xué)校各部門的活動有機地聯(lián)系在一起，有助于利用者與檔案管理人員之間建立相互信任、相互依賴的關(guān)系，促進檔案的積累、存貯和開發(fā)利用的良性循環(huán)發(fā)展，從而推動整個高校檔案工作的順利健康發(fā)展[5]。

三、研究生檔案信息資源共享的現(xiàn)狀

高校研究生檔案信息資源共享問題反映高校學(xué)生管理工作的能力程度，然而目前，隨著研究生規(guī)模的不斷擴大，研究生檔案管理仍然存在著某些不規(guī)范的現(xiàn)象。

1.研究生檔案管理的投入不足，專業(yè)管理人員缺乏。目前多數(shù)高等院校，尤其是新招收研究生的高校對研究生檔案管理意識薄弱，各級管理人員重視程度不夠，沒有系統(tǒng)的操作學(xué)習(xí)培訓(xùn)。他們簡單地認(rèn)為檔案管理就是將檔案保存于柜子里：學(xué)生入校時將其檔案收好，等到畢業(yè)時把檔案發(fā)放出去，對檔案信息資源的管理工作不夠重視。

2.研究生管理系統(tǒng)不完善，信息化程度不高。因為技術(shù)、設(shè)備等原因，研究生檔案信息化工作開展的時間較短，各類信息平臺彼此不能共享。研究生檔案信息化工作的開展也面臨安全保密問題，倘若沒有采取很好的隔離措施將導(dǎo)致校園網(wǎng)和公共信息網(wǎng)在信息安全和保密等方面出現(xiàn)隱患。就目前來說，高校的研究生信息平臺多數(shù)是自主開發(fā)，或請專業(yè)公司開發(fā)的，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法分享，數(shù)據(jù)統(tǒng)計和查詢出現(xiàn)問題。

3.檔案管理模式及手段相對落后，規(guī)范化、及時性不夠。目前，在高校研究生管理模式中，基本沒有一套完整科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，很多高校使用的是最為傳統(tǒng)、原始的手工實體管理模式，這顯然會導(dǎo)致研究生檔案管理的發(fā)展相對落后?，F(xiàn)在高校中檔案管理模式有兩種[1]：集中管理模式（檔案由人事部門或?qū)W生工作部門統(tǒng)一管理）和分散管理模式（檔案由學(xué)生所在院、系的專門科室進行管理）。基于研究生檔案管理的分散性，部門間不能及時有效地進行信息溝通和反饋，導(dǎo)致學(xué)生個人資料信息也無法及時更新。

四、加強研究生檔案資源共享的應(yīng)對措施

1.深入挖掘擴大檔案歸檔范圍。雖然說目前在研究生檔案管理中，歸檔資料的研究生檔案里面的材料也包括了研究生從高考到畢業(yè)的諸多材料，但并不足以反映該生的特點，也不足以反映該生在校期間的各方面的發(fā)展情況。除了按規(guī)定的資料外，還應(yīng)再添加一些其他資料，譬如在讀期間參與導(dǎo)師科研項目情況、獲得的各類職業(yè)資格證書及社會實踐情況等材料，也可以增添研究生的誠信記錄及創(chuàng)新技能檔案等[6]。

2.加強信息化資源投入提高服務(wù)效率。以傳統(tǒng)的、煩瑣的人工操作為主的檔案管理方式將會阻礙研究生教育的發(fā)展，也不能很好的發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為此，改進落后的管理模式成為必然趨勢。以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，建立一個現(xiàn)代化的信息平臺，完善和加強現(xiàn)代化的管理手段，以此實現(xiàn)研究生檔案現(xiàn)代化管理的模式。首先，可通過建立電子檔案收集平臺，結(jié)合應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓每個研究生擁有自己的個人賬戶，可以隨時隨地地登錄系統(tǒng)如實地完善自身部分檔案信息，這樣有利于高校及時了解每個研究生在校期間的發(fā)展?fàn)顩r；再次，通過利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺，將畢業(yè)生檔案信息向社會開放，檔案的開放會將有利于高校間人才的交流學(xué)習(xí)，還能及時準(zhǔn)確地為各個用人單位提供畢業(yè)生信息，做到真正意義上的資源共享[5]。

3.堅持以人為本，建立信息化人才團隊。高等院校是人才培養(yǎng)的搖籃，堅持“以人為本”是高校學(xué)生管理工作的重要理念。如何更好地體現(xiàn)“以人為本”的管理理念，就需要高校堅持“以人為本”做好檔案資源共享工作，致力于增加檔案管理的透明度，使得每個研究生都能清楚了解檔案的內(nèi)容，化被動管理為主動服務(wù)，努力爭取優(yōu)秀的表現(xiàn)。因此，通過多渠道來提高研究生對檔案的重視程度，才能使得檔案的作用得以充分發(fā)揮，才能從源頭上確保檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性[6]。

檔案管理人員如何提高自身綜合素質(zhì)，更好地適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的新要求，成為了檔案信息資源管理的關(guān)鍵因素。加強對管理人員的培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)、定期組織相關(guān)人員座談交流，不斷提高業(yè)務(wù)水平和現(xiàn)代化操作技能，進而不斷提高服務(wù)意識、服務(wù)水平。同時，高校應(yīng)當(dāng)采納不僅懂得計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而且又精通檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，才能使得研究生檔案信息資源共享工作更好地服務(wù)于研究生教育和社會的健康發(fā)展[7]。

五、小結(jié)

高校研究生檔案信息資源共享是新形勢下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，同時也是一項需要不斷投入、不斷拓展、不斷研究的長期、系統(tǒng)的工作。檔案管理工作是高校人才培養(yǎng)工程基礎(chǔ)性管理工作之一，因此，只有重視檔案信息資源的共享，推進研究生檔案資源信息化建設(shè)，努力實現(xiàn)高校檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

參考文獻：

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