A公司基于互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)設備成套項目全過程財務管控的實踐

張楠

摘 要：以設備成套業(yè)務為主營的企業(yè)所承接的成套項目存在著履約周期長短不一、物資采購不確定、資金周轉不穩(wěn)定等問題，導致項目財務管控難度加大，實際收益與預期偏差大。設備成套項目全過程的財務管控，是項目完成履約、實現(xiàn)預期收益的保障。為了保障項目合法履約、實現(xiàn)預期利潤，A公司財務主管要花2-3年的時間統(tǒng)計核算項目履約成本，并且核算結果是滯后于項目實際進度，不能及時為公司管理者和項目負責人提供有效的財務數(shù)據(jù)。近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術的普及為公司財務管控提供了有力支持。自2016年，A公司將互聯(lián)網(wǎng)技術與財務管理思路相融合，通過開發(fā)項目管理系統(tǒng)，有效解決了項目全過程財務管控的難題。

關鍵詞：互聯(lián)網(wǎng) ?項目全過程 ?財務管控

以下介紹設備成套項目全過程財務管控系統(tǒng)的搭建、操作流程以及參與者體驗和取得的效果：

一、基于互聯(lián)網(wǎng)技術設備成套項目全過程財務管控系統(tǒng)的搭建

A公司在執(zhí)行項目45個，質保期項目15個，年新簽項目50個，項目合同額累計達4.5億。公司根據(jù)實際業(yè)務內(nèi)控流程搭建了基于互聯(lián)網(wǎng)技術的項目全過程財務管控系統(tǒng)，以一個項目為管控單位，包括項目履約管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、設備物資管理系統(tǒng)、經(jīng)營管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、項目文檔管理系統(tǒng)等6個子系統(tǒng)。

項目履約管理系統(tǒng)：主要用于項目立項和項目經(jīng)理對項目合同履約任務執(zhí)行進度的把控，協(xié)調(diào)各任務之間的工作節(jié)奏，保障項目完成履約，并能夠及時收回合同款項。它包括項目概述、財務狀況、物流對比表、銷售合同、采購合同、文檔等模塊。

項目概述主要用于統(tǒng)計提示項目履約的關鍵信息，包括1）相關編號、簡稱、業(yè)主信息、項目簡要描述;2）統(tǒng)計項目不同任務類別數(shù)量，在任務數(shù)量界面可直接連接打開對應任務的過程記錄，項目任務包括設計任務、采購任務、入庫任務、發(fā)貨任務等;3）項目收款計劃、6）項目合同主要約定條款及財務專戶、保函等信息。

財務狀況主要用于匯總提示項目資金收支、收入成本平衡、預算收益等信息，包括項目合同收款餅圖、資金收支曲線圖、項目預算成本對照表、項目收入成本信息表等。

物流對比表主要用于反映項目設備物資從設計下單采購到入庫、發(fā)貨，全過程記錄。項目經(jīng)理可以清晰地看到項目所需設備的名稱型號數(shù)量，采購合同的信息、是否入庫或發(fā)貨，收發(fā)貨地點。

銷售合同及采購合同模塊用于統(tǒng)計列示項目簽訂的全部上下家合同信息，如合同編號、名稱、客商名稱、合同金額、收付款金額、發(fā)票開具金額、應收應付款等。

文檔模塊用于連接記錄項目執(zhí)行過程中全部文件，如合同掃描件、會議紀要、業(yè)主簽收單、驗收文件、財務履約保函等。

財務管理系統(tǒng)主要用于記錄合同到款、發(fā)票開具、項目預算及實際費用支出等信息。

設備物資管理系統(tǒng)主要用于項目設備物資從項目設備設計選型、項目用料申請、采購到貨入庫、發(fā)貨管理、業(yè)主簽收等任務的發(fā)起、接收、執(zhí)行，全過程記錄。

經(jīng)營管理系統(tǒng)主要用于經(jīng)營投標和合同簽約評審、簽約歸檔、保證金支付收回過程記錄。

合同管理系統(tǒng)主要用于錄入銷售及采購合同的主要履約節(jié)點信息。

項目文檔管理系統(tǒng)主要用于錄入項目履約相關的全部文檔。

二、基于互聯(lián)網(wǎng)技術設備成套項目全過程財務管控系統(tǒng)的操作流程

該系統(tǒng)運用互聯(lián)網(wǎng)技術，將項目從立項，設計，采購，發(fā)貨，調(diào)試，驗收全過程記錄下來，為財務管理提供依據(jù)。

項目立項：編制項目編號，錄入項目業(yè)主、名稱、項目規(guī)模、項目組成員等基本信息。

項目經(jīng)理根據(jù)設計聯(lián)絡會的要求，下設計任務，設計負責人根據(jù)技術要求完成設備選型，出具設備選型清單，該清單為后期采購、倉庫工作的原始依據(jù)。采購和倉庫不得隨意更改設備選型及數(shù)量等信息。

項目經(jīng)理根據(jù)項目實施進度，及時下采購任務，采購負責人接到任務后，做好詢價、招標、定價、簽約的工作，按期將設備采購到位，并經(jīng)項目經(jīng)理審核后，下入庫任務。同時項目經(jīng)理還要根據(jù)現(xiàn)場進度，下出庫任務給倉庫。

倉庫根據(jù)出、入庫任務內(nèi)容，逐一核實實物，無誤，完成出、入庫任務后，關閉任務。同時上傳業(yè)主簽收單據(jù)掃描件，留底備查。

合同管理員、項目文檔管理員，需要及時登記上傳合同信息及過程文檔資料。合同管理員同時要登記經(jīng)濟合同相關的財務收支、發(fā)票等信息。

三、基于互聯(lián)網(wǎng)技術設備成套項目全過程財務管控系統(tǒng)的參與者體驗

設備成套項目全過程財務管控系統(tǒng)是利用信息化手段，特別是依據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念構建的，以解決傳統(tǒng)項目管理中存在的問題。

無論從領導層、項目執(zhí)行各環(huán)節(jié)參與者和企業(yè)管理的角度，項目全過程財務管控模式都帶來了很好的體驗。

公司領導通過財務管控系統(tǒng)可以隨時掌控項目執(zhí)行階段和整體收益、資金情況;查閱任務過程記錄，發(fā)現(xiàn)問題，可及時糾偏。

項目經(jīng)理對自己負責的項目，掌控全過程節(jié)點狀況。設備物資現(xiàn)狀，根據(jù)業(yè)主需求，及時安排收發(fā)貨。驗收資料隨時準備，隨時與業(yè)主勾兌項目進展。根據(jù)合同約定，及時辦理收款手續(xù)，保證項目不延期。項目經(jīng)理只需在有網(wǎng)絡的環(huán)境下就可監(jiān)控項目的實施進展，與業(yè)主開協(xié)調(diào)會議，信息隨時可取，可最快速的響應業(yè)主。

由于設計人員及時維護設備數(shù)據(jù)庫中的型號和標準價格，減少了商務報價與實際合同執(zhí)行成本的偏差。也為采購提供了詢價對比的依據(jù)。

采購依據(jù)項目經(jīng)理下單詢價，簽訂采購合同，根據(jù)合同執(zhí)行的實際，提交入庫申請、付款申請等。物料及合同信息一覽表，可清楚的幫助采購人員整理供應商、合同執(zhí)行、應付賬款等。系統(tǒng)還可以根據(jù)項目經(jīng)理任務時間自動排列采購優(yōu)先級，提高采購人員的計劃工作效率。由于設備的名稱型號數(shù)量等信息均在系統(tǒng)中選取，無需采購二次錄入，避免了錯購、少購等偏差。

倉庫接到入庫任務，在系統(tǒng)中逐一核對設備物資信息，識別設備的對應項目，避免錯入庫、少入庫。

由于財務及時將收付款、發(fā)票信息上傳系統(tǒng)，項目經(jīng)理無需單獨記賬，系統(tǒng)為數(shù)據(jù)使用者提供了各類查詢圖表，無論是合同欠款，還是賬面應收款、應付款，都可一目了然。省去了過去逐筆對賬的低效工作。

從企業(yè)管理的角度，內(nèi)控機制更加嚴密和可靠，提升了項目管理的科學化和規(guī)范化，

四、所取得的成效

（一）提高了項目執(zhí)行的時效性

成套項目中一般70-90%是設備物料成本，設備選型、采購籌劃和執(zhí)行若做得準確到位，基本可以有效管控好項目的收益率。在系統(tǒng)中項目經(jīng)理要依據(jù)設計的設備選型清單勾選后發(fā)起采購申請;采購要依據(jù)項目采購申請中的物料清單，開展采購詢價簽約，合同中的設備選型及數(shù)量信息勾選自采購申請;倉庫要依據(jù)購貨合同設備清單核對確認;項目發(fā)貨依據(jù)已入庫的設備型號取數(shù)勾選形成最終業(yè)主簽收單。項目的設備的一切流轉起點是設計選型，只有在前期做好與業(yè)主的技術溝通確認，后期的工作均可以此為依據(jù)開展。如此一來，成套項目中80%的設備成本便有據(jù)可查，有效的避免了項目經(jīng)理口頭或手工單據(jù)申請造成的重復、漏項的弊端。采購人員在編制合同清單時，不必重復錄入，勾選并核對即可，大大提高了采購的準確性和合同清單編制的時效性。

（二）為財務核算提供了真實有效的依據(jù)

財務核算中無論是確認收入，還是成本，都需要業(yè)務憑據(jù)的支撐。在基于互聯(lián)網(wǎng)技術設備成套項目全過程財務管控系統(tǒng)中，財務可以通過項目合同履約節(jié)點文檔確認收入。

業(yè)務內(nèi)控流程正確了，提供給財務核算的原始憑據(jù)有效性就有了保障。如購貨入庫，入庫單的信息有了采購合同和發(fā)票、實物的校核一致的保障，財務賬面才能夠真實反映公司實際經(jīng)濟狀況。

（三）為績效考核提供了公平公開的數(shù)據(jù)依據(jù)

項目全過程的財務管控系統(tǒng)，將項目執(zhí)行中各個崗位的工作過程記錄在案，保留了任務完成的時效記錄，為項目考核、員工考核提供了原始依據(jù)。

對單個項目的預算考核時，公司管理者可時時監(jiān)控項目實際執(zhí)行結果與預算偏差，偏差原因還可以通過過程記錄分析原因。

對同類項目考核好壞，可以通過比較項目的收益率、執(zhí)行周期、回款周期等指標進行排名，進一步分析形成各指標排名高低的原因，同時也能幫助各項目經(jīng)理之間有據(jù)可依地交流工作經(jīng)驗。

對于不同類型的項目考核，可以通過比較同類任務完成效率，以及預算執(zhí)行偏差率等指標，來分析項目執(zhí)行結果的好壞的原因。

基于互聯(lián)網(wǎng)技術設備成套項目全過程財務管控系統(tǒng)，各崗位的工作成果均可在系統(tǒng)中共享，也形成互相制約和促進。數(shù)據(jù)共享后，大大減少了各崗位重復勞動，更避免了各自登記的筆誤。未來我們還將進一步實現(xiàn)與項目預算信息的對接和融合，提升財務管控信息化水平，為項目執(zhí)行和管理提供更為有效的財務服務。

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