信息化背景下高校公文處理工作中存在的問題及其對策

張曉敏

摘要：探究在信息化背景下，對高校公文處理工作的認識及高校公文處理工作中存在的問題，并提出相關(guān)對策。

關(guān)鍵詞：信息化背景 高校公文處理工作 問題 對策

中圖分類號：C931文獻標識碼：A文章編號：1009-5349 （2019） 14-0184-02

公文處理工作是高校管理工作中的一個重要組成部分。但在信息化背景下，高校的公文處理工作卻暴露了一些問題。為了讓高校更好地發(fā)展，讓教育事業(yè)更上一層樓，必須解決信息化背景下高校公文處理工作中存在的問題。

一、對高校公文處理工作的認識

1.高校公文處理工作是傳遞信息、指導工作的過程

高校的信息有一個由上而下、由下而上逐級傳遞的過程，即由高級教育行政人員商議的關(guān)于學校的政策以公文的形式逐級傳遞，最后由教師向?qū)W生傳遞。公文處理工作在這一過程中起著非常大的作用。公文處理工作需要監(jiān)督信息傳遞的準確性，是連接各個階段來往的重要樞紐。

2.高校公文處理水平反應高校管理水平

高校公文處理工作與學校的管理工作聯(lián)系非常緊密，高校公文處理工作的好壞直接影響高校管理工作的好壞。倘若高校公文處理工作在傳遞信息這一環(huán)節(jié)產(chǎn)生了錯誤，學生或者教師就會接受到錯誤的指令，從而產(chǎn)生錯誤的結(jié)果，給高校的管理工作增加負擔。所以，從這些層而來說，高校的公文處理水平反映高校的管理水平。

二、信息化背景下高校公文處理工作中存在的問題

1.公文處理程序不規(guī)范

公文處理程序不規(guī)范，會給檔案收集管理工作的人員帶來很多困難。在信息化時代，檔案信息的獲取條件更為快捷便利，高校許多部門下發(fā)的文件都能自行進行辦理，結(jié)果導致文書部門管理失控。[1]許多部門沒有及時將檔案的正文內(nèi)容交給文書部的人員，導致檔案不能及時登記、搜集和修改，檔案要求的原始資料文獻也不夠豐富。各個部門自行輸入檔案的標準不一，格式設(shè)計也沒有標準，導致學校的檔案不夠嚴謹，因此需要有高端的技術(shù)統(tǒng)一管理所有檔案。

2.公文檔案內(nèi)容繁雜，分類不夠科學

傳統(tǒng)的公文處理，要將上級對下級的通報、下級對上級的請示，以及兩級之間傳遞的各種資料進行收集。依據(jù)傳統(tǒng)的立卷整理方法、要求及分類標準進行分類別、標頁碼、抄內(nèi)目、保管期限等一系列步驟。[2]其中文案的分類是最為繁瑣的一個步驟。若按照每個工作成員的方法分類，就會有很多類;統(tǒng)一分類標準后，一些文案的歸類也存在著分歧，所以，文案的分類一直是公文處理中較為復雜的部分。

3.公文歸檔管理不夠規(guī)范

高校現(xiàn)有的很多機關(guān)公文歸檔管理中檔號不標準，也沒有目錄號。有些案卷的標題沒有涵蓋案卷的內(nèi)容，甚至有些案卷缺少標題。許多案卷都沒有設(shè)置目錄，查閱也較為困難。許多公文都未設(shè)頁碼，查閱有極大的阻礙。這樣的案卷不具有檢索作用，很難有利用價值。[3]一些重組的案卷，比較混亂無章，難以歸檔，因此，應加規(guī)范。

4.公文檔案管理人員的素質(zhì)不能滿足要求

公文檔案管理人員的能力與檔案資源的利用有很緊密的聯(lián)系。在信息化網(wǎng)絡(luò)時代，不僅需要公文檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識和經(jīng)驗，還需要公文檔案管理人員熟練掌握電子計算機技術(shù)[4];但二者兼?zhèn)涞墓臋n案人員非常少。年齡偏大的公文檔案管理人員具有足夠的檔案管理知識和經(jīng)驗，卻不懂計算機技術(shù);年輕一點的公文檔案管理人員一般能熟練掌握電子計算機技術(shù)，但缺乏檔案管理的知識和經(jīng)驗。新老檔案管理人員在當今信息化時代需要相互取長補短。

（一）公文處理不及時

公文處理工作對整個高校的運作有非常大的作用，但在現(xiàn)在的公文處理過程中，有些部門對公文的重視度還不夠高，公文處理不及時的問題時有發(fā)生，嚴重阻礙了下一個部門的工作，也阻礙了高校的發(fā)展。

三、信息化背景下高校公文處理工作問題的對策

1.提高思想認識

公文有嚴格的格式和一定的程序。高校要提高公文的權(quán)威性，向全校教職工積極宣傳公文的意義，讓全校教職工認識到公文的重要性，認真對待公文處理中的檢查。學校也要重視公文處理工作，提高公文處理工作的人員素質(zhì)，給公文處理工作配備有能力的高級管理人才，推動高校公文處理工作的發(fā)展。讓管理人員學習相關(guān)的公文處理知識，培養(yǎng)公文處理人才高度的責任感，嚴格審核公文處理工作，以提高學校的公文處理工作效率，讓學校的各個部門及時收到通知，推動學校的發(fā)展。

2.加強文秘隊伍建設(shè)

在現(xiàn)代信息化的社會中，高校對公文處理人員的能力要求也不斷提升。公文處理人員不僅要有扎實的基本知識與能力，還要有極高的職業(yè)道德，對工作有足夠的責任感。高校也需要推動公文處理人員的發(fā)展。高?？梢苑e極開展培訓，講解公文處理知識，讓高校的公務處理人員及時了解新知識，不斷進步。同時，針手采取一對一的培訓，加強高校文秘隊伍的建設(shè)。

3.促進公文處理制度化、規(guī)范化

公文處理工作有非常嚴密的步驟和嚴格的時間限制。公文處理工作的管理制度是決定公文處理工作效率高低的重要因素，應該建立一個完整的工作制度，并嚴格遵守該項工作制度。公文處理工作只有落實到個人，才能形成較為嚴密的工作網(wǎng)絡(luò)。有了規(guī)范的工作制度，公文處理工作的效率便能得到很大的提升。

4.規(guī)范公文處理的程序

高校一些部門對公文的重視度較低，對公文處理的程序也不嚴格;因此必須規(guī)范公文處理的程序，高校中的每個部門都嚴格遵守、積極配合，保證每個程序都有效，讓傳遞過程的準確性也得到保障。規(guī)范公文處理的程序，是為了保證公文處理工作的正常運行。

四、結(jié)語

高校的公文處理工作是高校的重要部分，公文處理工作的有效運行對高校的發(fā)展有極大的推動作用。同時，公文處理工作的有效運行還需要高校各個部門的積極配合，認真做好每項工作，就能讓公文處理工作得到更好的發(fā)展。

參考文獻：

[1]葛東輝，高校電子公文處理的重要性、意義及技巧探析[J].辦公室業(yè)務，2017C2）：89

[2]洪思雨高校公文管理信息化建設(shè)探索[J].海峽科學，2017 （7）：107-109.

[3]王媛，淺談高校OA辦公系統(tǒng)下的公文管理[D].經(jīng)營管理者，2017 （15）：232233.

[4]李玉明，和萍，信息化背景下高校管理存在的問題和對策[J].時代經(jīng)貿(mào)2018，No.440（15）：4647.