提升基層組織檔案管理工作質(zhì)量及創(chuàng)新思路

曹紅艷

摘要：論述了基層組織檔案管理目前存在問題，探討檔案管理工作創(chuàng)新的必要性及其創(chuàng)新思路，并提出提高基層組織檔案管理質(zhì)量的辦法。

關(guān)鍵詞：基層組織 檔案管理 基層檔案 創(chuàng)新

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-5349 （2019） 14-0098-02

一、基層組織檔案管理工作內(nèi)容

基層組織檔案是指在基層組織發(fā)展建設(shè)過程中形成的具有指導(dǎo)價值、留存價值的文件、照片、影像、圖表等資料和實(shí)物，按照基層組織工作分為黨務(wù)工作、政務(wù)工作、民政管理、文教衛(wèi)生、基層組織服務(wù)、社會治安綜合治理、勞動保障、人口與計劃生育八類，內(nèi)容比較復(fù)雜，個別檔案具有動態(tài)性，因此，基層組織檔案管理工作任務(wù)艱巨。

二、基層組織檔案管理存在的問題

1.思想意識淡薄

基層組織是社會發(fā)展組織的最小單位，在維護(hù)社會穩(wěn)定、加強(qiáng)基層組織建設(shè)方而發(fā)揮了較好作用。基層組織工作內(nèi)容比較雜，涉及百姓的衣食住行，在很多人眼里都是小事情，沒有什么留存價值。而基層組織管理人員沒有檔案管理意識，重基層組織經(jīng)濟(jì)建設(shè)，輕基層組織檔案管理工作，認(rèn)為基層組織檔案工作沒有為基層組織創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，沒有認(rèn)識到其重要性，沒有將基層組織檔案管理納入基層組織經(jīng)濟(jì)發(fā)展的管理范疇，對基層組織檔案重視不夠，使基層組織檔案管理混亂。

2.基層組織檔案管理制度不健全

完善檔案管理工作制度是做好檔案管理的前提，基層組織涉及的工作較多，但對檔案管理沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，使各部門不能依章辦事，按時歸檔，對檔案資料管理沒有操作的抓手，對歸檔方式、歸檔時間沒有明確認(rèn)識，勢必造成歸檔資料不全、不及時，整理不規(guī)范，使檔案不能較好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.基層組織檔案管理基礎(chǔ)條件差

由于檔案管理受重視程度不夠，大部分基層組織對檔案沒有投入一定的硬件設(shè)施，檔案保管基本是保存在部門，而部門年年資料都很多，在使用當(dāng)年資料的同時常常忽視原有檔案的保管，遺失、霉變、破損的現(xiàn)象較多。

4.基層組織檔案管理人力不均

目前，隨著機(jī)構(gòu)改革的推進(jìn)，精減機(jī)構(gòu)，優(yōu)化人員組成，大部分基層組織基本采用的都是一人多職，使基層組織干部在完成本職工作的同時，很難保證其有更多精力兼顧基層組織檔案的管理工作。而條件相對好些的基層組織返聘一些離退休職工來做檔案管理工作，但由于培訓(xùn)不到位，很難對檔案材料進(jìn)行規(guī)范地收集、整理，使檔案歸檔質(zhì)量不高，更無法適應(yīng)檔案管理發(fā)展。

5.基層組織檔案管理質(zhì)量要求不高

基層組織檔案管理工作是基層組織建設(shè)的一部分，需要經(jīng)常管，經(jīng)常抓;而基層組織對檔案管理質(zhì)量沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)和要求，致使檔案資料雖然存在，但是質(zhì)量不高，檔案資料沒有經(jīng)過鑒別去偽存真，胡子眉毛全都有，分不清重點(diǎn)。

三、檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.信息化發(fā)展的需要

工作創(chuàng)新永遠(yuǎn)在路上，對于基層單位來說，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)制約了社會的發(fā)展，暴露出很多不足和局限性。只有緊跟時代發(fā)展腳步，不斷提升檔案管理意識，創(chuàng)新檔案管理手段，與時俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的提檔升級，才能進(jìn)一步滿足檔案工作適應(yīng)信息化發(fā)展的需要。

2.可持續(xù)發(fā)展的需要

檔案是各部門單位日常工作最好的注解，是原生的信息資源，可以為單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。應(yīng)通過不斷探索新型檔案管理方略，將科技手段和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施有機(jī)結(jié)合起來，將新型的檔案管理理念運(yùn)用到實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化、專業(yè)化建設(shè)，通過快捷、準(zhǔn)確、全而、規(guī)范地提供檔案信息服務(wù)，為社會發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.優(yōu)質(zhì)服務(wù)的需要

信息化發(fā)展提高了檔案利用率，但是個別單位檔案管理方法仍然落后，先進(jìn)的存儲方式與落后的管理模式相沖突。需要改變工作思路，為單位和個人提供便捷的檔案服務(wù)，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)發(fā)揮檔案在信息化時代的作用。

四、檔案管理工作的創(chuàng)新思路

1.觀念創(chuàng)新

隨著信息化時代的來臨，對檔案管理工作要有所創(chuàng)新：在思維上創(chuàng)新，改變過去傳統(tǒng)方式，對工作檔案內(nèi)容提前了解，關(guān)注內(nèi)容的留存價值，能確保檔案的齊全和質(zhì)量。在單位文化上創(chuàng)新，通過思維創(chuàng)新，改變工作方式，通過整理檔案資料，規(guī)范管理各項工作，形成有特色的企業(yè)文化。在工作效率上創(chuàng)新，通過提升檔案的利用率，逐漸提高檔案管理的時效，確保查詢檔案的及時性，使檔案管理與信息化發(fā)展同步。

2.制度創(chuàng)新

制度建設(shè)是有效提升工作質(zhì)量的前提。根據(jù)單位發(fā)展的需要，制度制定要有前瞻性，要審時度勢地研究制定一套可行、規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理滿足標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展要求。各科室要結(jié)合自身專業(yè)特點(diǎn)，制定部門檔案管理考核機(jī)制，列入科室績效考核行列，使考核制度獎罰分明，提高職工檔案整理的積極性。

3.方法創(chuàng)新

檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系著單位整體形象，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立電子檔案管控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。但在管理方法上要注意保密，檔案管理系統(tǒng)要設(shè)置管理權(quán)限，統(tǒng)一管理，以防信息被盜。

4.人員素質(zhì)提升手段創(chuàng)新

檔案管理質(zhì)量關(guān)鍵在人，條件允許的單位可以引進(jìn)專業(yè)人才。加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，加強(qiáng)新技術(shù)、新思想的培訓(xùn)，要允許檔案管理人員申報職稱，使檔案管理人員主動學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，為各單位培養(yǎng)復(fù)合型人才莫定基礎(chǔ)。

五、提高基層組織檔案管理質(zhì)量的辦法

1.提高檔案管理重要性的思想認(rèn)識

首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能夠在日常中多強(qiáng)調(diào)、多檢查、多提高。其次，要加強(qiáng)各部門思想意識的共同提高?；鶎咏M織檔案來源于各部門，只有各部門加強(qiáng)檔案管理的思想意識提高了，才能確保檔案歸檔的完整。另外，要加大宣傳力度，大力宣傳《檔案法》，通過發(fā)放宣傳單的形式，讓廣大職工了解檔案管理的重要性，從而提高廣大職工參與檔案工作的積極性和思想意識。

2.依照管理辦法實(shí)施檔案管理

基層組織要制定切實(shí)可行、有操作抓手的基層組織檔案管理辦法，制定檔案歸檔范圍、歸檔時限、歸檔辦法、借閱程序、檔案銷毀等標(biāo)準(zhǔn)，使各部門和檔案管理人員有法可依，檔案管理工作有章可循。

3.堅持檔案規(guī)范管理

為規(guī)范檔案管理水平，基層組織檔案工作要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理。要形成基層組織領(lǐng)導(dǎo)任組長的基層組織檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，將基層組織檔案工作納入基層組織工作計劃里，并配備專兼職檔案管理人員，明確職責(zé)任務(wù)和工作標(biāo)準(zhǔn)，解決好檔案管理用房、基礎(chǔ)設(shè)施等硬件，使基層組織檔案管理與基層組織重點(diǎn)工作有機(jī)結(jié)合，協(xié)調(diào)發(fā)展。

4.抓好日常檔案管理的培訓(xùn)工作

從目前基層組織檔案管理來看，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，通過“送出去”，使其參加各種專題培訓(xùn)班或以會代訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識。也可以“請進(jìn)來”，邀請上級檔案部門或檔案管理專業(yè)人士為檔案管理人員現(xiàn)場教學(xué)，現(xiàn)場把脈，找出基層組織檔案管理的不足，提高檔案管理的水平。

5.創(chuàng)新檔案服務(wù)理念

基層組織檔案是為基層組織服務(wù)的，檔案管理人員要改變觀念，在服務(wù)方式上主動作為，及時整理基層組織熱點(diǎn)資料，隨時為基層組織職工群眾提供服務(wù)。在服務(wù)手段上，開通網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上政策解讀等便民服務(wù)，使職工群眾隨時隨地了解基層組織的發(fā)展變化。