淺談大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理策略

劉鳳珍

摘要：在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的高校圖書館檔案管理方法已經(jīng)無法滿足當下的檔案管理需求，高校需要引進先進的系統(tǒng)和設備儀器，對傳統(tǒng)的檔案管理手段和理念進行創(chuàng)新，加強檔案的數(shù)字化建設和安全管理，進而提高圖書館檔案管理水平和檔案利用率，可以更好地為讀者服務。在探討高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀的基礎上，提出高校圖書館檔案管理中存在的問題，分析大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理的優(yōu)勢，找到應對大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景 高校圖書館 檔案管理 有效策略

中圖分類號：G258文獻標識碼：A文章編號：1009-5349 （2019） 14-0093-02

傳統(tǒng)的高校圖書館檔案管理對象主要是紙質(zhì)文件，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校圖書館的檔案管理實現(xiàn)了從紙質(zhì)到數(shù)字網(wǎng)絡化的跨越。大數(shù)據(jù)背景下，高校圖書館不再需要整理歸檔大量的紙質(zhì)文件，只需用專業(yè)儀器把相關(guān)數(shù)據(jù)和資料錄入系統(tǒng)、對各種不同的原始數(shù)據(jù)快速整理、歸類，并存儲到檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中。如需更新或刪除時，只需簡單操作就可以完成，大大提高了高校圖書館的管理水平和工作效率。

一、高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀

目前，高校圖書館的檔案管理工作主要是整理利用人事檔案、特定事件檔案、歷史價值檔案等進行采用資料庫存放的管理模式。高校圖書館檔案數(shù)字化，先考慮檔案的價值，然后再決定是否歸檔，確定歸檔后再對檔案進行數(shù)字化，以方便查找利用。在大數(shù)據(jù)背景下，高校圖書館采集最客觀真實的數(shù)據(jù)是基本要求，以保證存檔數(shù)據(jù)的客觀、真實性。

二、高校圖書館檔案管理存在的問題

一是存在輕采集重歸檔現(xiàn)象。目前，高校圖書館在采集檔案時，更注重已經(jīng)形成的理論性結(jié)果，而對采集過程中出現(xiàn)的問題則較少提及。高校圖書館的檔案大致分為人事、財務、業(yè)務、聲像、設備、黨政六類。檔案的分編歸類方法會反過來影響檔案的采集，從而產(chǎn)生檔案采集工作輕思路重結(jié)果的問題。大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)采集的指向并不唯一，大致相同的數(shù)據(jù)可以對多個不同的領(lǐng)域產(chǎn)生參考價值。例如，館員培訓計劃和館員招聘細則二者之間就存在一致性，但業(yè)務檔案和人事檔案屬于不同的領(lǐng)域，培訓計劃一般都會有翔實的備案，而每年的招聘細則并不一定會都留存檔案。

二是管理模式單一。目前，高校圖書館的檔案管理更注重檔案利用的歷史價值，通過下發(fā)文件、組織相關(guān)活動來開展采集工作，采集程序的檔案信息通過單線程方式返回被考察利用。同時，大部分檔案管理人員把工作重點放在檔案的考察和保存上，且多是兼職管理人員，專職管理人員相對較少。雖然有一部分高校圖書館的檔案管理實現(xiàn)了數(shù)字化，但也僅僅是對電子文檔進行簡單的加密保存，然后不同級別的管理人員對本級別的文檔進行考察。

三是缺乏先進的管理理念。高校圖書館的檔案管理工作，缺乏科學有效的管理和評價機制，普遍存在對總結(jié)性的材料收集過度重視，忽視了事前準備工作信息的收集。在整理和歸檔重要的檔案時，仍然有人工方式的干預。這樣不但浪費大量的人力和時間，同時在一定程度上影響圖書館檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理的優(yōu)勢

一是檔案實現(xiàn)虛擬存儲，降低管理成本。時代在發(fā)展，高校圖書館的藏書數(shù)量也越來越大，一些珍貴紙質(zhì)檔案會被留存。這些檔案見證了學校的發(fā)展歷程，具有重要的保存價值，不能輕易毀壞和丟棄。但檔案資料越來越多，給管理人員的檢索工作帶來極大不便，也在一定程度上增加了管理成本，嚴重的甚至出現(xiàn)存放空間不足的情況。大數(shù)據(jù)背景下，管理人員不再受空間限制，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以處理海量的檔案信息，實現(xiàn)了檔案的虛擬存儲，同時可以利用數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)合理的資源調(diào)配，大大降低了檔案管理成本，提高了工作效率。

二是檔案可以長期保存。大數(shù)據(jù)時代以前，圖書館檔案都是紙質(zhì)資料，長期翻閱、查詢?nèi)菀自斐善茡p和污染，難以長期保存。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用，使檔案資料實現(xiàn)了數(shù)字化存儲，可以長期保存，而且比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更節(jié)省空間。

三是檔案更加便于檢索和管理。圖書館檔案資料的利用率較低，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的鑒定、檢索工作需要大量的人力和物力，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用大大簡化了工作程序，只要動動鍵盤、鼠標就可以在海量的檔案信息中找到需要的信息，還可以根據(jù)檔案的關(guān)鍵詞、類型、時間、日期等進行快速檢索，大大提高了檔案管理的效率。

四是有利于檔案管理專業(yè)化。大數(shù)據(jù)技術(shù)是通過分布式架構(gòu)方式來處理信息的，但現(xiàn)有的高校圖書館檔案管理人員很少有人掌握相關(guān)技術(shù)，且傳統(tǒng)檔案管理觀念嚴重。為了滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的要求，相關(guān)管理人員要主動轉(zhuǎn)變觀念，掌握相關(guān)技術(shù)，提高專業(yè)水平。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用可以在一定程度上提高管理人員的業(yè)務水平，促進檔案管理的專業(yè)化和多元化。

四、大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理策略

一是完善檔案元數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)背景下，管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)采集、存儲能夠反映具體活動情況的大量的元數(shù)據(jù)，不必考慮元數(shù)據(jù)之間是否存在邏輯關(guān)系和因果關(guān)系，然后利用海量存儲和計算方法來管理這些元數(shù)據(jù)。在查找的數(shù)據(jù)出現(xiàn)不完整的情況下，管理人員可以通過增加部分元數(shù)據(jù)并追加相應的記錄來解決。例如，在檔案采集環(huán)節(jié)增加反饋機制可以提高采集元數(shù)據(jù)的準確性和完備性，利用數(shù)據(jù)庫檢索技術(shù)細致記錄查詢的內(nèi)容和次數(shù)，增加必要的檔案使用情況的元數(shù)據(jù)。

二是建立檔案管理數(shù)據(jù)庫。高校圖書館檔案管理數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)庫記錄著各種與檔案管理有關(guān)的信息，管理人員可以看到不同時間段的檔案數(shù)據(jù)管理的集合。中心數(shù)據(jù)庫可以實現(xiàn)對相關(guān)檔案管理定時記錄、反復查詢功能，但不能修改，這樣才能客觀、公正地反映數(shù)據(jù)管理的實際變化，也可以根據(jù)不同的檔案管理要求來建立相應的中心數(shù)據(jù)庫。

三是加強檔案管理運營評價機制的構(gòu)建。大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化存儲和管理，不再受空間限制需要的人工干預的檔案袋管理，可以充分利用評價日志進行歸檔分析。檔案的運營管理工作是指對檔案的服務利用和歸檔質(zhì)量等方而進行設計、運行、評價、改進的工作。相關(guān)人員樹立客觀先進的評價觀念，并嚴格遵循檔案信息質(zhì)量十二指標中的關(guān)鍵因子CI客觀性、C9有用性、C8完整性的具體要求。對計算機數(shù)據(jù)庫要與日俱進地進行有效改進，不斷提升檔案管理和應用的透明度和開放性，并根據(jù)管理需求進行自我修正和完善。為了實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，要全而推行與高校圖書館相適應的檔案信息量評價機制和效用質(zhì)量評價機制，也可以根據(jù)實際的檔案管理需求引入評價模塊，以確保檔案管理運營機制制度規(guī)范、方向明確、評價合理、價值有效。

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