行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)如何規(guī)范填寫會(huì)計(jì)憑證摘要

彭寶留

根據(jù)《現(xiàn)代漢語詞典》的解釋，摘要意為“摘錄下來的要點(diǎn)”，又稱概要、內(nèi)容提要。摘要是以提供內(nèi)容梗概為目的，不加評(píng)論和補(bǔ)充解釋，簡(jiǎn)明、確切地記述重要內(nèi)容?？梢赃@樣理解，“摘要”就是擇其精華而記之。會(huì)計(jì)憑證摘要是會(huì)計(jì)人員做會(huì)計(jì)分錄時(shí)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)主要內(nèi)容的簡(jiǎn)要記錄，可以幫助理解會(huì)計(jì)分錄。會(huì)計(jì)憑證摘要怎么寫才算規(guī)范呢，我將其總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

一、摘要應(yīng)與附件保持一致。各單位根據(jù)編制崗位的不同及崗位輪換要求，存在多人編制記賬憑證的情況，所有人員力求使用統(tǒng)一格式、統(tǒng)一措辭。這樣使得會(huì)計(jì)賬簿的摘要體現(xiàn)整體一致性，更重要的是能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)中“模糊查詢”板塊的功能。在實(shí)際工作中，因筆誤、對(duì)業(yè)務(wù)不理解、隱瞞業(yè)務(wù)真相，都可能導(dǎo)致憑證摘要與附件不一致。如報(bào)銷存在“替票”現(xiàn)象時(shí)，摘要很容易出現(xiàn)此類問題。會(huì)計(jì)做賬應(yīng)該以發(fā)票記錄為準(zhǔn)，與主要附件保持一致。

二、格式統(tǒng)一。摘要應(yīng)為完整的主謂賓句式，寫清楚部門、經(jīng)辦人、經(jīng)辦事項(xiàng)，如“財(cái)務(wù)部門李四借差旅費(fèi)”。憑證摘要的書寫雖不要求做到像會(huì)計(jì)科目那樣規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，但作為會(huì)計(jì)人員應(yīng)努力提高自己對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的表達(dá)能力和概括能力，力求使摘要書寫標(biāo)準(zhǔn)化、程式化。

三、簡(jiǎn)潔明了。以發(fā)電報(bào)式的精煉語言把意思表達(dá)完整?！昂?jiǎn)潔”的量化標(biāo)準(zhǔn)是每條摘要力爭(zhēng)控制在15個(gè)字以內(nèi)，“明了”則是指不能出現(xiàn)歧義。譬如，宣傳部門李三借款購買文體器材，就不能寫為“宣傳部門李三借款”，這會(huì)讓人誤解為“李三個(gè)人借款”，正確的寫法是“宣傳部門李三借購文體器材款”。

四、一事一記?，F(xiàn)行的借貸記賬法和會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下多借多貸樣式的分錄。對(duì)于一借多貸、多借一貸、多借多貸的分錄，應(yīng)分別撰寫摘要，不能一條摘要管到底。目前被廣泛使用的會(huì)計(jì)電算化軟件，一般都具有“修改摘要”的功能，為準(zhǔn)確編寫記賬憑證摘要提供了條件。

五、對(duì)于反復(fù)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)需注明時(shí)間。如“代扣2019年1月電費(fèi)代扣”。這樣記錄的目的是防止發(fā)生漏記、重記，且便于查賬。收到上級(jí)部門撥入某月經(jīng)費(fèi)；交納某月水費(fèi)、電費(fèi)、電話費(fèi)、各項(xiàng)保險(xiǎn)金、個(gè)人所得稅等。在摘要中務(wù)必注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所屬的時(shí)間。不僅有效防止發(fā)生漏記、重記的可能，而且便于單位問的賬務(wù)查詢。

六、對(duì)于頻繁發(fā)生的采購等經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，有必要注明數(shù)量。如“財(cái)務(wù)部門采購聯(lián)想電腦2臺(tái)”。這樣做注明后可以不用翻閱后面原始憑據(jù)就能做統(tǒng)計(jì)分析。無須去檢查每張記賬憑證后所附原始憑證，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，只要使用查詢系統(tǒng)“科目查詢”板塊，所需數(shù)據(jù)躍然屏幕，起到事半功倍的效果。

七、更正會(huì)計(jì)分錄時(shí)，摘要應(yīng)說明原錯(cuò)誤憑證的憑證號(hào)。根據(jù)《△計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》規(guī)定：已經(jīng)登記入帳的記帳憑證，在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤時(shí)，可以用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記帳憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號(hào)憑證”字樣，同時(shí)再用藍(lán)字重新填制一張正確的記帳憑證，注明“訂正某月某日某號(hào)憑證”字樣。對(duì)只有金額錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)分錄，在編制調(diào)整數(shù)字差額憑證時(shí)摘要為“調(diào)整某月某日某號(hào)憑證”?？缒暧喺模獞?yīng)加上“某年”。如“更改2018年12月份第350號(hào)憑證”。如更正錯(cuò)賬時(shí)沒有原始憑證或附件，摘要應(yīng)寫明沖賬原因或業(yè)務(wù)內(nèi)容，如“更正xx號(hào)憑證錯(cuò)賬：沖減固定資產(chǎn)基金金額錯(cuò)記”。

總之，會(huì)計(jì)工作在講究宏觀控制的同時(shí)，也要重視微觀管理，會(huì)計(jì)摘要的編寫雖然只是整個(gè)會(huì)計(jì)工作中的一個(gè)小小環(huán)節(jié)，但是它卻在會(huì)計(jì)工作向著更加科學(xué)化、規(guī)范化管理的進(jìn)程中發(fā)揮著極其重要的作用。