創(chuàng)新電力企業(yè)檔案管理探討

王尚文

摘 要：為了適應(yīng)社會的變化，在當前各領(lǐng)域競爭激烈的環(huán)境中，電力工業(yè)的改革和發(fā)展給電力檔案工作提供了新的發(fā)展機遇，電力企業(yè)檔案管理要想得到更好的發(fā)展顯得尤為重要，與此相應(yīng)，電力企業(yè)檔案管理已形成走向國際化的發(fā)展趨勢，在國家電力企業(yè)的高度關(guān)注和財政投入下，電力系統(tǒng)的自動化設(shè)備水平不斷提高，其數(shù)據(jù)處理逐步電子化、業(yè)務(wù)處理也具備良好的網(wǎng)絡(luò)化操作水平。本文將針對這一課題中存在的不足與解決該不足的創(chuàng)新對策進行探討。

關(guān)鍵詞：信息化電力企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新；完善

一、電力企業(yè)檔案管理工作描述

電力企業(yè)是國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)性產(chǎn)業(yè)，承擔著重要的社會責任，事關(guān)國計民生。電力企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分，做好新形勢下電力企業(yè)的檔案管理工作，是促進電力企業(yè)科學發(fā)展的重要舉措，有利于電力企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益。通過加強電力企業(yè)檔案管理，提高電力企業(yè)檔案管理工作的水平和質(zhì)量，能夠有效的保證企業(yè)資源的合理分配、利用，有效開展電力企業(yè)檔案管理工作，對推動電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。針對當前電力企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，作為檔案管理部門只有根據(jù)現(xiàn)實工作中存在的問題，通過現(xiàn)狀和原因分析，堅持科學創(chuàng)新的管理理念，才能不斷推動檔案管理的信息化建設(shè)，建立起一套符合市場經(jīng)濟體制，促進檔案管理工作新領(lǐng)域的開發(fā)，為確保電力企業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展提供真實的檔案資料。

二、電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力企業(yè)的檔案管理是企業(yè)日常工作的一部分，對于電力企業(yè)是否能在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟有著十分重要的意義。電力企業(yè)的檔案內(nèi)容主要是企業(yè)在運行過程中對于生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄，不僅能夠真實地反映出企業(yè)的發(fā)展歷程，也包含著大量的科技和知識信息資源，能夠促進企業(yè)的快速發(fā)展。而且對于檔案的再利用，還能為電力企業(yè)項目的運行維護、管理、改建等提供依據(jù)，也方便追究問題出現(xiàn)時各個責任人的責任。因此電力企業(yè)檔案的存在對于電力企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。

三、當前電力企業(yè)檔案管理存在的問題和現(xiàn)狀分析

1、領(lǐng)導對檔案管理的重視程度不夠

在實際檔案管理工作中，有些領(lǐng)導人員誤認為企業(yè)的檔案管理主要就是文件資料和基建、科技文件資料的整理歸檔，是一項邊緣化和無關(guān)緊要的工作。因此，只需要檔案管理人員完成工作就可以了，沒有引起對檔案管理的重視，在一定程度上影響了電力企業(yè)發(fā)展。

2、單位對檔案管理的投入不足

當前，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)等信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，檔案管理系統(tǒng)也實現(xiàn)了信息的錄入、管理、傳輸?shù)鹊痊F(xiàn)代化管理。但是，在現(xiàn)實工作中，由于企業(yè)在檔案管理方面的投資經(jīng)費不足，使檔案管理設(shè)備不齊全、管理方法落后，從而導致檔案資料的歸檔的完整性、管理的系統(tǒng)性和查閱的準確性難以得到切實保障。

3、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

在現(xiàn)實工作中，由于領(lǐng)導對檔案管理重要性的認識和重視程度不夠，認為電力檔案工作僅僅是對資料進行整理和分類的一項簡單工作，把一些不具備專業(yè)知識的人員安排到檔案管理工作崗位，使工作難以正常開展。同時，由于檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，專業(yè)素質(zhì)不高、責任心不強，觀念比較落后，服務(wù)意識淡薄，缺乏對檔案管理工作理論知識和專業(yè)技能的學習，使得檔案管理人員不能勝任工作，嚴重制約了檔案管理水平的提高，影響了新形勢下電力檔案的科學化管理和企業(yè)的發(fā)展。

4、檔案管理手段相對落后

目前，檔案管理主要通過計算機軟件和硬件，難以滿足檔案管理的需求，企業(yè)檔案管理面臨著更多的挑戰(zhàn)，這些因素都在一定程度上影響著電力檔案管理手段的發(fā)展和進步，導致檔案管理手段無法適應(yīng)形勢和工作的需要。

四、電力檔案管理創(chuàng)新對策

1、加強領(lǐng)導，強化電力聲像檔案意識

首先，需要領(lǐng)導干部先轉(zhuǎn)變觀念，要從傳統(tǒng)的檔案管理模式中跳出來，摒棄固化的思維方式，全面加強對聲像檔案的歸檔、保護和利用工作的重視。在資金投入、人員配備等方面給予全力支持。制定相應(yīng)的制度，把聲像檔案的收集與利用列入管理與檢查的內(nèi)容當中，以強化檔案管理人員與電力工程人員對聲像檔案的重視，要求電力工程人員在整個電力工程的實施過程中，全程收集聲像資料，對于移交聲像檔案也有嚴格的制度，避免聲像檔案的流失。對于聲像檔案的保管、借用、開發(fā)、利用，都有嚴密的規(guī)定，避免光線、磁場等對聲像檔案的影響，能備份的要備份，確保聲像檔案的安全。對長期保存且不常用的磁帶、軟盤等要采取定期倒帶檢查、及時修復(fù)和復(fù)制，或刻錄光盤多套保存等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

2、加強信息化建設(shè)

在新時期要借助信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在檔案室配備先進的計算機和硬軟件設(shè)備，建立電力企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，一方面實現(xiàn)對現(xiàn)在電力企業(yè)項目和工作人員檔案的電子化管理，結(jié)合本單位實際邀請高水平的研發(fā)公司針對本企業(yè)研發(fā)檔案管理軟件，提高檔案管理信息化的適用性，同時要做好軟件的更新工作，使其跟得上企業(yè)和電子設(shè)備的發(fā)展；另一方面，實現(xiàn)對企業(yè)過去發(fā)展階段留存的紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)換成電子檔案，對內(nèi)容進行整理和備份，防止資料丟失、損毀等。還要加強對于檔案搜索的信息化建設(shè)，提高檔案資料的檢索速度和查詢速度，加快檔案管理效率。建立電力企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案資料共享，推動電力企業(yè)的發(fā)展。

3、加強檔案管理人員的合作和提高思想意識

提高對相關(guān)檔案工作者素質(zhì)的培養(yǎng)力度。培養(yǎng)一批具有高素質(zhì)、高思想且勇于創(chuàng)新的新型化檔案人才工作隊伍，對于現(xiàn)代化的檔案管理來講，可以說是相當關(guān)鍵的，這是創(chuàng)新電力企業(yè)檔案管理的有效保證。而對于電力企業(yè)檔案管理工作者來講，其除了要對檔案歸檔等專業(yè)性的工作進行掌握之外，還必須對電力專業(yè)層面的相關(guān)知識進行必要了解，比如對相關(guān)變電站設(shè)備、各種鐵塔以及與之相關(guān)的配件等，筆者認為，對本專業(yè)及企業(yè)進行充分了解，更有利于工作者收集文檔，從而保證了檔案工作者在工作過程當中的順利度。除此之外，除要吸納大量綜合性人才，改變存在于當前企業(yè)檔案管理工作當中的年齡結(jié)構(gòu)不合理以及知識結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，從而實現(xiàn)電力企業(yè)自身發(fā)展需要。

4、拓寬檔案領(lǐng)域，完善功能

檔案工作是一個重要的社會事業(yè)，基本點是為電力公司和公眾開展工作，為他們提供有效的服務(wù)，在收集，整理，檢索，使用等方面的鏈接，始終包含“服務(wù)”主體，檔案工作應(yīng)以主體為主，緊密圍繞權(quán)力改革和發(fā)展大局，深入多元化，全方位服務(wù)活動。我們需要加大檔案服務(wù)項目，將整個工作職責范圍擴大，針對一些非機密文件可以作為開放式閱讀進行傳遞，這樣促進信息之間交流，也不會影響信息安全，每個檔案部門可以建立自身的檔案館，將企業(yè)內(nèi)部信息動態(tài)、照片、電力成就、教育都可傳輸?shù)綑n案瀏覽中心，促進電力企業(yè)動力，這樣可以大力發(fā)展信息作用，開展企業(yè)照片展覽，成果展示和研究開發(fā)各類信息等，繼續(xù)實踐企業(yè)內(nèi)部綜合實力，提高人們對電力檔案的吸引力，所以有必要通過檔案服務(wù)檢查檔案工作的價值，提高經(jīng)濟效率，提高經(jīng)濟增長質(zhì)量，努力提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)來實現(xiàn)檔案工作的價值。結(jié)語：檔案是一種信息資源，檔案的價值不在于檔案載體本身，而是載體上記錄的信息。不能為保管檔案而保管檔案，而是為了利用而保管檔案。電力企業(yè)檔案工作人員必須轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，改進工作方法，才能更好地服務(wù)于企業(yè)。

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