試論檔案開放式管理模式的變革

陳延云

摘 要：探索和研究人事檔案管理的新模式，根據(jù)人事檔案本身的特點和規(guī)律，運用科學(xué)的理論指導(dǎo)實踐，以便更好地服務(wù)于社會。

關(guān)鍵詞：人事檔案；新模式；社會化；開放式管理；市場經(jīng)濟(jì)

我國人事檔案的歷史源遠(yuǎn)流長，這是由于我國自古就比較重視“為史之道”。自夏朝國開始，先人就很重視人事管理活動。歷史文獻(xiàn)匯編《尚書》中就載有：“禹曰：汝無面從，退有后言”。這也是文獻(xiàn)記載最早的人事管理言論。從人事檔案的現(xiàn)實公用上，人事檔案管理就是人力資源的管理和開發(fā)利用創(chuàng)造條件，提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的一項重要的管理活動。在信息時代，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進(jìn)行了改革，與此相關(guān)的人事檔案管理工作已經(jīng)變得相當(dāng)復(fù)雜，而且面臨著越來越大的挑戰(zhàn)。因此，探索和研究人事檔案管理的新模式就成為時代賦予的使命。

這種模式從含義上講是在市場經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式，與市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會信息化程度密切相關(guān)。所以，它應(yīng)是一種社會化、開放式管理模式。這種管理模式的含義有以下四點。

1.人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強(qiáng)的社會性

市場經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應(yīng)運而生，人事管理變成了一種社會化的活動。因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來說，不像計劃經(jīng)濟(jì)時代，各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)只收集管理本單位人事檔案。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，已建立了具有較強(qiáng)社會性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。例如：各省、市人才市場建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向社會，其管理對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動人員的人事檔案，其服務(wù)對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務(wù)。

2.人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性

人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)的各類人員。又由于每類人員的身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

3.利用者對人事檔案需求的多樣性

市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資或國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導(dǎo)致對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性，也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要。那些與個人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種、多樣的需求。

4.人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性

市場經(jīng)濟(jì)的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度。與此同時，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式?？梢圆捎矛F(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式

人事檔案社會化、開放式管理模式是市場經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對傳統(tǒng)人事檔案管理模式的補(bǔ)充。市場經(jīng)濟(jì)條件下的新模式與計劃經(jīng)濟(jì)時代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在人事管理中起到了重要作用。社會化開放式人事檔案管理模式是一種新的模式，是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。

人事檔案社會化開放式管理新模式，目前主要適用于流動人員人事檔案管理。由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。流動人員一般沒有固定的單位，工作變動較大，與原單位沒什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機(jī)構(gòu)具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規(guī)范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進(jìn)一步改進(jìn)。

這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理體制是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。這種體制確保人事檔案的完整與安全，特別是維護(hù)人事檔案的法律憑證價值，起到了重要的組織保障和制度保障作用。但過于封閉，利用面不廣，實行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大。新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊端，使人事檔案管理模式更加充實與完善。

社會化開放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢。21世紀(jì)是一個更加開放的社會，知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數(shù)量與質(zhì)量會逐步增強(qiáng)，在更大范圍內(nèi)實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。今后，我國政府機(jī)構(gòu)改革的幅度和力度將進(jìn)一步加大，機(jī)構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡機(jī)構(gòu)、合署辦公、聯(lián)合辦學(xué)的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，隨著政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才流動將成為一種沒有任何政府色彩的社會現(xiàn)象，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。企事業(yè)職工、科研人員及教師等各類人事檔案的內(nèi)容大多是關(guān)于其業(yè)績、專長、愛好等經(jīng)歷和經(jīng)驗的記載，值得保密的內(nèi)容不多。同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后，企業(yè)在干部任用上出現(xiàn)招聘廠長、經(jīng)理，企業(yè)干部自己可自由擇業(yè)，教師和科研人員可轉(zhuǎn)崗、下崗，企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構(gòu)成逐漸復(fù)雜，不可能嚴(yán)格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。

在探討了建立社會化開放式管理模式的必要性之后，再看看有沒有可行性呢？因為，任何新事物的出現(xiàn)不僅應(yīng)該是必要的，而且還應(yīng)該是有可行性的。對此，我們持肯定的意見。這種新的管理模式不僅是可行的，而且更有利于人才流動、人盡其才，有利于人事檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化以及網(wǎng)絡(luò)化管理。有些省、市的人才市場對人事檔案的管理也采用了社會化模式，并取得了一些成績。這些都說明我國人事檔案實行社會化開放式管理既是必要的，也是可行的。盡管在現(xiàn)階段主要適用于流動人員人事檔案管理，但今后在更大范圍內(nèi)、更多類別的人事檔案管理中也是適用的。

5.結(jié)語

在我國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。例如：某人想調(diào)到更適宜于發(fā)揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領(lǐng)導(dǎo)若不同意調(diào)走，其人事檔案和戶口就不能轉(zhuǎn)走。那么，既便是這個人調(diào)走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調(diào)運行，那么許多問題都會迎刃而解。由此可見，在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。