檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

張慶寧

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，相關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，要將其和信息技術(shù)進(jìn)行有效融合，避免出現(xiàn)信息管理問(wèn)題，讓檔案能發(fā)揮出最好的效果，也為整個(gè)社會(huì)建設(shè)服務(wù)。本文將先指出檔案信息化建設(shè)和檔案管理存在的問(wèn)題，再闡明提高檔案信息化建設(shè)和檔案管理效率的策略。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；思考

檔案信息化建設(shè)能提高檔案信息管理的效率，那么在這個(gè)時(shí)候，就需要管理人員能夠根據(jù)檔案信息的收集情況和時(shí)代的發(fā)展情況，不斷調(diào)整檔案信息管理的方式，充分利用已有的信息資源，在不斷改革和創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，不斷提高資源利用效率和回收效率，讓整體檔案信息管理質(zhì)量和服務(wù)水平獲得提升，并能促進(jìn)整個(gè)時(shí)代的發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)和檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)和檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

管理人員在進(jìn)行檔案信息化管理的時(shí)候，大都是將檔案信息進(jìn)行匯總整理，并未根據(jù)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行有效分類，沒(méi)有將檔案信息管理當(dāng)做是管理工作的一部分，檔案信息化建設(shè)和檔案管理也沒(méi)有列入到整個(gè)管理體系中，而管理者也都會(huì)以自身的利益為主，對(duì)檔案信息化建設(shè)和檔案管理本身不一定非常了解，這就會(huì)出現(xiàn)對(duì)檔案信息保管、利用等方面存在認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題，也就會(huì)讓檔案信息化建設(shè)和檔案管理的效率低下[1]。

（二）檔案信息化建設(shè)和檔案管理模式不夠完整

檔案管理模式不夠完善主要體現(xiàn)在三方面，首先，基層的檔案管理工作發(fā)展較為緩慢，很多檔案信息資料并不完整，其檔案信息的真實(shí)度也有待考證，而如果基本的檔案信息都無(wú)法獲得保證，也就無(wú)法系統(tǒng)的進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和檔案管理；其次，檔案管理體系很分散，每個(gè)管理部門(mén)的銜接也不是很緊密，這就讓各部分人員無(wú)法充分發(fā)揮其管理職能，在檔案信息傳遞的過(guò)程中可能也會(huì)存在一定的信息漏洞，這會(huì)降低整個(gè)檔案信息化建設(shè)和檔案管理的效率；最后，很多檔案管理人員只注意檔案管理能帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益，并未從檔案本身進(jìn)行分析，這就會(huì)讓檔案信息化建設(shè)和檔案管理的初衷產(chǎn)生偏差，如果讓檔案信息和時(shí)代脫節(jié)，不僅不會(huì)讓經(jīng)濟(jì)獲得良好發(fā)展，還可能阻礙其他方面的社會(huì)發(fā)展。

（三）管理人員在進(jìn)行信息使用的時(shí)候存在錯(cuò)誤

檔案信息化建設(shè)和檔案管理是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，這就需要管理人員能轉(zhuǎn)變?cè)械男畔⒐芾矸绞?，將信息化引入到檔案建設(shè)和管理中，但是由于相關(guān)管理人員對(duì)檔案信息資源的理解和利用存在觀念上的錯(cuò)誤，這就會(huì)讓他們認(rèn)為檔案只需要完整的保存在館藏中，在需要的時(shí)候再將其調(diào)出，除此之外并沒(méi)有什么其他意義，這種觀念上的錯(cuò)誤減緩檔案信息化建設(shè)和檔案管理的進(jìn)程，無(wú)法將檔案的價(jià)值完全發(fā)揮出來(lái)，在另一種程度上來(lái)說(shuō)也是對(duì)資源的一種浪費(fèi)，對(duì)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都會(huì)帶來(lái)不利影響。

二、提高檔案信息化建設(shè)和檔案管理效率的策略

（一）培養(yǎng)和引進(jìn)現(xiàn)代檔案信息管理的人才

在對(duì)檔案信息化建設(shè)和檔案管理進(jìn)行改革的時(shí)候，首先就要從管理人員入手，畢竟之前的檔案管理人員普遍學(xué)歷都不高，而且缺乏專業(yè)的檔案信息管理經(jīng)驗(yàn)，這些都不利于檔案信息化建設(shè)的發(fā)展[2]。在這種情況下，就要從檔案院校引入專業(yè)的畢業(yè)生進(jìn)行管理，在入職之前就做好專業(yè)培訓(xùn)工作，讓他們有一個(gè)完整的檔案信息化建設(shè)和檔案管理意識(shí)，并根據(jù)他們的能力進(jìn)行分工，著重培養(yǎng)年輕的管理干部，不斷提高管理人員的綜合能力。與此同時(shí)，還需要對(duì)他們的素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，引導(dǎo)他們樹(shù)立正確的三觀，這樣才能讓他們?cè)诠ぷ鞯臅r(shí)候能夠時(shí)刻保持責(zé)任心，提供更加好的檔案管理服務(wù)，在結(jié)合實(shí)際情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，將檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)檔案信息管理的安全體系建設(shè)

對(duì)檔案信息化進(jìn)行安全體系建設(shè)很重要，畢竟在網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的時(shí)代，除了能更加快速的掌握信息，同時(shí)信息的安全也會(huì)受到更多的影響。那么在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和管理時(shí)，建設(shè)檔案信息安全系統(tǒng)，制定檔案信息安全防護(hù)措施，可以采用防火墻、網(wǎng)關(guān)等信息技術(shù)，確保檔案信息不會(huì)受到任何網(wǎng)絡(luò)攻擊，有效將檔案信息保護(hù)起來(lái)，讓檔案能更好的在內(nèi)部進(jìn)行流通而不會(huì)受到外界的干擾。另外，還需要定期對(duì)安全系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)更新，讓其能更好的為檔案信息服務(wù)，如果設(shè)置了密鑰，持有密鑰的管理人員就需要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，避免出現(xiàn)檔案失密或者泄露的事情，讓檔案信息化建設(shè)和檔案管理穩(wěn)步向前發(fā)展。

（三）形成系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)和檔案管理模式

檔案的管理模式對(duì)檔案建設(shè)的質(zhì)量和效率也會(huì)起到很大的作用，在擴(kuò)大管理工作的時(shí)候，要注意三方面的內(nèi)容：第一、在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，需要做好基層管理工作，補(bǔ)齊缺失的檔案信息，對(duì)檔案信息進(jìn)行一個(gè)系統(tǒng)的排查，確保沒(méi)有虛假的信息滲入其中，即使有虛假的信息，也要及時(shí)進(jìn)行處理，確保歸入系統(tǒng)的檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤；第二、用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立一個(gè)完整的檔案信息平臺(tái)，將所有的檔案信息進(jìn)行歸納整理，這樣不僅方便管理，還能讓檔案信息管理方式能更符合時(shí)代的發(fā)展需求；第三、在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和檔案管理的時(shí)候，更要將檔案重點(diǎn)放在發(fā)現(xiàn)檔案信息的內(nèi)在價(jià)值上，引導(dǎo)管理人員能夠更加深入的了解檔案內(nèi)容，并能結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行深入探究，對(duì)檔案進(jìn)行更加合理有效的分類，從而對(duì)社會(huì)的發(fā)展起到積極的引導(dǎo)作用。

（四）對(duì)檔案信息化建設(shè)和檔案管理做系統(tǒng)規(guī)劃

在對(duì)檔案信息進(jìn)行信息化建設(shè)和檔案管理的時(shí)候，需要遵循一定的規(guī)律，這個(gè)發(fā)展規(guī)劃需要管理人員在正式開(kāi)始管理工作之前就要進(jìn)行設(shè)定，其目的就是為了將檔案信息的特點(diǎn)和規(guī)律完全挖掘出來(lái)，并根據(jù)檔案信息的特點(diǎn)進(jìn)行分析，找到最適合其管理的方式，這么做不僅能提高整個(gè)檔案管理的效率，更能充分發(fā)揮檔案信息的意義，提升整個(gè)檔案信息化建設(shè)和檔案管理的服務(wù)質(zhì)量[3]。而不同的地區(qū)或是企業(yè)可能遇到不同的問(wèn)題，這就需要管理人員能從地區(qū)本身入手，在充分開(kāi)展管理工作的同時(shí)，用管理考核來(lái)監(jiān)督管理人員的管理工作，讓檔案管理能更加高效的進(jìn)行下去。

（五）充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和檔案管理

網(wǎng)絡(luò)化管理也是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，而建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)是提高檔案管理質(zhì)量的最好方法。具體來(lái)說(shuō)，要先建立起檔案網(wǎng)站，在建立之前就要首先將網(wǎng)站的優(yōu)勢(shì)以及如何建設(shè)這個(gè)網(wǎng)站進(jìn)行規(guī)劃，確保檔案信息能很好的通過(guò)網(wǎng)站展現(xiàn)在大眾面前，之后，還需要定期對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行維護(hù)，根據(jù)管理需要更新主頁(yè)信息或是后臺(tái)檔案信息，這樣也能讓大眾在接觸到檔案信息的時(shí)候是第一手資料，并且能真正從網(wǎng)站上獲得相關(guān)信息，還要根據(jù)大眾的需要提供相關(guān)檔案信息，讓信息資源利用效率最大化，提高檔案管理的整體服務(wù)水平。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和檔案管理的時(shí)候，要充分結(jié)合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的背景，從培養(yǎng)和引進(jìn)現(xiàn)代檔案信息管理的人才、加強(qiáng)檔案信息管理的安全體系建設(shè)、形成系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)和檔案管理模式、對(duì)檔案信息化建設(shè)和檔案管理做系統(tǒng)規(guī)劃、充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和檔案管理這五方面入手，讓檔案信息化能更好的為社會(huì)的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐海燕.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施[J].文存閱刊，2018（9）：29-29.

[2]薛龍峰.人力資源檔案信息化建設(shè)的相關(guān)思考[J]. 文化創(chuàng)新比較研究，2018（20）：148-149.

[3]錢(qián)敏.檔案信息化建設(shè)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)與管理變革[J].機(jī)電兵船檔案，2018（3）：76-77.