試析辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高

李振庭

摘 要：當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)步入新常態(tài)，各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位紛紛圍繞發(fā)展實(shí)際進(jìn)行必要的行政改革，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的新常態(tài)化發(fā)展趨勢(shì)。在機(jī)關(guān)單位的發(fā)展過程中，辦公室行政管理工作越來越得到大家的重視以及肯定。本文以辦公室的行政管理工作為研究對(duì)象，探討行政管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中所扮演的各類角色，通過角色及工作分析提出一些提高行政管理工作效率的具體策略，希望對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的行政管理工作發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；重要性；策略

引言：辦公室行政管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的核心工作部門，在日常經(jīng)營與機(jī)關(guān)系統(tǒng)工作中扮演著承上啟下、連接內(nèi)外、協(xié)調(diào)服務(wù)等重要角色，在整個(gè)工作流程和工作系統(tǒng)中擔(dān)負(fù)著基礎(chǔ)性的橋梁作用。在當(dāng)前行政管理工作改革發(fā)展的進(jìn)程中，準(zhǔn)確把握辦公室行政管理工作的角色，并根據(jù)其工作內(nèi)容進(jìn)行工作效率的整體提升是一項(xiàng)十分必要且勢(shì)在必行的工作任務(wù)，需要社會(huì)與各界管理人員的重視與支持。

一、辦公室行政管理工作的“角色”

（一）領(lǐng)導(dǎo)的助手與參謀

辦公室行政管理工作是直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作的，他們所扮演的是領(lǐng)導(dǎo)及單位的服務(wù)助手與參謀助手的工作角色。如，在領(lǐng)導(dǎo)的決策辦公中，領(lǐng)導(dǎo)往往需要大量的事實(shí)數(shù)據(jù)信息來增強(qiáng)決策的科學(xué)性，這時(shí)候辦公室行政管理人員就需要做好領(lǐng)導(dǎo)及單位的信息服務(wù)，通過廣泛收集各渠道、各類型、各方面的數(shù)據(jù)信息來幫助領(lǐng)導(dǎo)佐證決策，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)及工作單位的發(fā)展大局，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展貢獻(xiàn)智力支持與信息支持。同時(shí)，辦公室行政管理需要把機(jī)關(guān)單位實(shí)際發(fā)展情況如實(shí)準(zhǔn)確的匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，做好參謀建議工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的管理能力，提高機(jī)關(guān)單位的運(yùn)營效率與發(fā)展效率，對(duì)機(jī)關(guān)單位發(fā)展貢獻(xiàn)服務(wù)支持與建設(shè)支持。

（二）領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行者與落實(shí)者

辦公室行政管理部門是領(lǐng)導(dǎo)與單位決策的執(zhí)行者與落實(shí)者。一方面，由于辦公室行政管理部門處于承上啟下聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的位置，所以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策起到很好執(zhí)行者的作用，行政管理部門主要負(fù)責(zé)把領(lǐng)導(dǎo)決策一以貫之，變成各部門的行動(dòng)指南。另一方面，行政管理部門還要在政策的執(zhí)行中，對(duì)政策決策的落實(shí)起到監(jiān)督監(jiān)管的作用，保證各部門在落實(shí)政策時(shí)能夠完整、正確、科學(xué)的執(zhí)行，防止政策執(zhí)行的不暢與落實(shí)不嚴(yán)，始終堅(jiān)持扮演落實(shí)者的角色。

（三）各部門的協(xié)調(diào)者與服務(wù)者

辦公室行政管理部門要做好單位各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)調(diào)度與聯(lián)系配合。一方面，行政管理部門因?yàn)榈谝粫r(shí)間可以接觸到領(lǐng)導(dǎo)指示與工作安排，所以對(duì)于各部門獲得工作指令具有協(xié)調(diào)指揮作用。另一方面，各部門在日常工作中需要相互配合，這就需要行政管理部門的中間協(xié)調(diào)，保證各部門順暢工作，完成大家的共同使命。同時(shí)，各部門在辦公中，需要后勤保障與辦公保障，這些工作均是行政管理部門的工作范疇，所以需要行政管理部門做好必要的保障服務(wù)工作，保證各部門工作順利開展，有序進(jìn)行。

二、辦公室行政管理工作效率提高的策略

（一）完善行政管理制度，提高辦公信息化能力

辦公室行政管理部門是按照行政管理制度的規(guī)定來完成工作任務(wù)的，所以完善機(jī)關(guān)單位的行政管理制度可以大大提高辦公室行政管理工作的工作效率[1]。一方面，經(jīng)濟(jì)的新常態(tài)化發(fā)展會(huì)對(duì)經(jīng)營發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，想要在市場(chǎng)競(jìng)爭中獲得更大的競(jìng)爭力，就要提高行政辦公效率，提高工作執(zhí)行力度。所以，行政管理制度要因時(shí)而變，做到順勢(shì)而為，圍繞市場(chǎng)經(jīng)營方向，提高行政管理能力，強(qiáng)化行政管理的執(zhí)行效力。在制度細(xì)節(jié)方面要逐步完善，以提高市場(chǎng)應(yīng)對(duì)能力和機(jī)關(guān)單位內(nèi)部發(fā)展實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)，細(xì)化行政工作準(zhǔn)則，細(xì)化行政執(zhí)行流程，保證行政管理制度的便捷執(zhí)行。另一方面，嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的行政管理制度，能夠提升行政辦公人員的工作執(zhí)行速率，簡化不必要的、繁瑣的行政管理規(guī)定的限制與束縛，提高行政管理工作的運(yùn)作能力，讓行政人員的政策執(zhí)行更迅速，工作效率更高。此外，在信息化快速發(fā)展的今天，機(jī)關(guān)單位要積極利用信息化的行政辦公手段，提升辦公室行政管理部門的工作能力。如利用信息化辦公軟件，簡化紙質(zhì)化文件的流轉(zhuǎn)次數(shù)，減少行政審批的時(shí)間與流程環(huán)節(jié)限制，讓決策更好更快的落地實(shí)施；利用信息化溝通協(xié)同辦公軟件，如“釘釘、微信”等，加快行政信息的傳輸與協(xié)同辦公指令的傳達(dá)，讓信息多跑路，讓工作人員少跑腿，把信息流轉(zhuǎn)起來，讓辦公室的行政管理效力得到質(zhì)的飛躍，讓辦公室行政管理能力得到進(jìn)一步增強(qiáng)，保證行政事務(wù)協(xié)調(diào)統(tǒng)一運(yùn)行，行政制度科學(xué)規(guī)范高效管理。

（二）加強(qiáng)行政人員培訓(xùn)，講求科學(xué)合理分工

在辦公室行政管理工作中，加強(qiáng)行政人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與素質(zhì)培訓(xùn)可以提高行政辦公的工作效率。一方面，行政管理人員是行政管理工作的執(zhí)行者與落實(shí)者，他們的業(yè)務(wù)能力決定了機(jī)關(guān)單位決策落地，工作任務(wù)落實(shí)的工作效率。如果他們的工作業(yè)務(wù)能力不足，會(huì)大大降低行政管理工作的落實(shí)速度。所以，提高行政辦公人員的業(yè)務(wù)顯得尤為重要，既要按照單位內(nèi)部的工作內(nèi)容不斷夯實(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的內(nèi)容，加深行政人員的工作理解與工作認(rèn)識(shí)。也要不斷夯實(shí)他們工作方式方法，幫助他們找到正確科學(xué)的工作方法，提升個(gè)人工作業(yè)績。另一方面，也要加強(qiáng)行政管理人員的思想素質(zhì)培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)他們工作的積極性，防止懶政怠政等不良工作情緒與態(tài)度的出現(xiàn)，讓他們產(chǎn)生熱愛本職工作的熱情，加強(qiáng)行政人員的激勵(lì)與鼓勵(lì)，讓他們能夠主動(dòng)反思工作中的不足，逐步提高行政工作效率，培養(yǎng)他們的行政管理工作的大局觀與全局觀，發(fā)揮他們主觀能動(dòng)性，提升部門整體工作效率。此外，在辦公室行政管理工作中，也要講求科學(xué)合理分工，充分考慮每個(gè)行政人員的工作長處與自身短板，做到行政工作劃分的科學(xué)合理，做到行政人員之間配合的取長補(bǔ)短，提升整個(gè)行政事務(wù)管理團(tuán)隊(duì)的梯隊(duì)建設(shè)能力，發(fā)揮出每一個(gè)行政人員的優(yōu)勢(shì)優(yōu)點(diǎn)，進(jìn)而來提升行政事務(wù)管理效率。

（三）重視團(tuán)隊(duì)合作建設(shè)，營造和諧工作氛圍

在辦公室行政管理工作中，行政人員之間的團(tuán)隊(duì)合作能力是衡量與提高辦公室行政辦公效率的關(guān)鍵[2]。所以，很多機(jī)關(guān)單位十分重視團(tuán)隊(duì)合作的建設(shè)，重視營造積極向上的行政工作氛圍。一方面，在辦公室行政工作的劃分中，要根據(jù)每個(gè)人的工作特點(diǎn)來劃分，如工作性子急的，可以分配一些對(duì)外聯(lián)絡(luò)事情，分配一些決策執(zhí)行監(jiān)督落實(shí)的工作。如工作細(xì)膩穩(wěn)重，重點(diǎn)分配一些活動(dòng)執(zhí)行策劃與工作對(duì)接等細(xì)致的工作，形成一個(gè)科學(xué)分工配合有度的行政辦公群體，從而提升行政工作效率。另一方面，在行政團(tuán)隊(duì)的合作建設(shè)中，要營造一個(gè)和諧的工作氛圍，既要給每個(gè)人制定科學(xué)的職業(yè)晉升渠道來調(diào)動(dòng)大家的工作積極性，形成群策群力互幫互助的和諧工作氛圍。也要加強(qiáng)行政工作的交叉配合與人員聯(lián)絡(luò)工作，讓行政人員在業(yè)務(wù)執(zhí)行與工作配合中，可以相互依賴共同努力，形成良好的奮發(fā)向上的工作圈層文化，激勵(lì)行政人員圍繞共同目標(biāo)使命努力工作，提升整體辦公速率與效率。

結(jié)語：辦公室行政管理是現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位現(xiàn)實(shí)管理中一個(gè)重要的組成部分，在整個(gè)管理工作中，辦公室的行政管理工作擔(dān)負(fù)著重要的角色和不容忽視的作用，它是保證機(jī)關(guān)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)與平穩(wěn)運(yùn)行的基礎(chǔ)。對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說，要不斷完善行政管理制度，通過制度的完善來提高行政管理工作的科學(xué)化管理能力，通過加強(qiáng)辦公室行政管理工作的信息化辦公建設(shè)，來提升辦公室行政管理工作的服務(wù)能力。同時(shí)，各級(jí)機(jī)關(guān)單位，也要重點(diǎn)加強(qiáng)辦公室行政人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，講求行政管理的科學(xué)分工與重視團(tuán)隊(duì)合作建設(shè)，在營造和諧的工作氛圍方面重點(diǎn)下功夫，提升機(jī)關(guān)單位的行政管理能力，發(fā)揮行政管理的堅(jiān)實(shí)服務(wù)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁強(qiáng).公司行政管理工作的信息化建設(shè)若干思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息.2017（12）：48.

[2]趙娜.做好辦公室行政管理工作的思考與建議[J].企業(yè)改革與管理.2016（10）：49.