信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

任忠萍

摘 ?要：檔案管理機(jī)構(gòu)必須要緊緊把控當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏，利用核心技術(shù)資源來提升檔案管控工作的效率水平，當(dāng)前檔案管理中的問題也需要加以重視。雖然信息技術(shù)給檔案管控工作提供了必要的支持，通過構(gòu)建信息化平臺(tái)可以提升檔案管理與使用工作的原有效率。但是，一些檔案機(jī)構(gòu)并未結(jié)合信息技術(shù)做出必要的改進(jìn)，現(xiàn)探討相關(guān)問題，并給出信息化改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問題;對(duì)策

信息化系統(tǒng)可以支持檔案管理機(jī)構(gòu)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，簡化檔案使用過程，提升歸檔效率，形成新的信息化平臺(tái)后，管理者需要去積極地解決一些新的工作問題，信息化系統(tǒng)使管理者可以機(jī)構(gòu)內(nèi)部快速傳遞檔案信息，但是安全問題等新的檔案管控問題卻降低了檔案管控活動(dòng)的合理性?，F(xiàn)針對(duì)檔案信息化系統(tǒng)使用的情況，研究相應(yīng)的問題，并探討應(yīng)對(duì)檔案信息管理問題的可行方法。

1 檔案信息化概述

檔案管理也就是將相關(guān)部門的有關(guān)檔案在一定的規(guī)律下進(jìn)行組織規(guī)劃，目前我們已經(jīng)開始運(yùn)用一些現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集整理，并合理保存，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。檔案管理中所需要管理的信息其實(shí)就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息改變?yōu)殡娮有畔?，保存在?jì)算機(jī)或者硬盤中，方便查找和攜帶。這種數(shù)字化管理的運(yùn)用在我國還處于初步階段，所以也出現(xiàn)了許多問題。信息時(shí)代，檔案管理工作雖然幫助我們提高了信息管理的效率，但是在管理工作中也逐漸出現(xiàn)一些問題，這些問題不但影響著檔案管理的工作進(jìn)度，還有許多其他不利因素，成為了信息管理工作上的當(dāng)務(wù)之急。

2 新時(shí)期管理檔案工作中的問題

在當(dāng)前的信息化時(shí)代中，檔案管理工作全面升級(jí)，工作效果改進(jìn)的同時(shí)，一些新的管理問題也隨之形成，現(xiàn)剖析幾個(gè)已經(jīng)影響到檔案信息質(zhì)量的問題，給優(yōu)化管理的相關(guān)工作指明方向：

2.1 檔案的保密性問題

檔案管理的新形式是將信息直接錄入到計(jì)算機(jī)中。這樣雖然方便查找和保存，但是也無形中增加了安全性風(fēng)險(xiǎn)和保密性風(fēng)險(xiǎn)，有可能被不法分子通過網(wǎng)絡(luò)入侵信息，從而盜取重要信息。這也是目前檔案管理工作中最需要注意的問題，也是困擾我們很久的問題?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上存在許多黑客。這些黑客通過遠(yuǎn)程操作可以直接竊取重要信息，一旦信息遭到破壞，想要恢復(fù)是十分困難的，而且信息一旦泄露，這就很可能造成嚴(yán)重的后果，甚至無法彌補(bǔ)。所以信息安全性與保密性上還存在著很大問題。

2.2 檔案管理者的業(yè)務(wù)能力問題

隨著檔案管理的信息化，傳統(tǒng)的信息管理方法已經(jīng)不再使用，但是相關(guān)管理人員沒有專業(yè)知識(shí)，造成管理上的缺陷。在我國各大高校都還沒有展開對(duì)相應(yīng)專業(yè)人員的技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致這方面的人才嚴(yán)重缺失。再加上目前相關(guān)管理人員的培訓(xùn)工作并不受到重視，沒有強(qiáng)大的管理能力自然會(huì)給檔案管理發(fā)展帶來很大困擾?？梢哉f專業(yè)能力是非常重要的一個(gè)管理技術(shù)。管理人員已經(jīng)不能再用傳統(tǒng)的管理辦法進(jìn)行新形式管理，一定要引起重視。

2.3 檔案應(yīng)用價(jià)值鑒定問題

檔案價(jià)值鑒定的意義在于對(duì)檔案的真假進(jìn)行辨別，這包括對(duì)檔案的來源、載體以及標(biāo)志等指標(biāo)進(jìn)行檢查，從而判斷檔案信息真實(shí)性。但是現(xiàn)如今的檔案管理是完全信息化的，可以輕而易舉對(duì)檔案信息進(jìn)行復(fù)制，這就導(dǎo)致信息來源丟失，沒有可靠性，而檔案的載體都是一樣的，所以檔案不光失去了信息來源，也失去了唯一性。給檔案價(jià)值鑒定增加了很大難度。

3 信息化時(shí)代中可用的檔案管理方法

種各樣的信息都需要進(jìn)行檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理也是為了將信息保存得更加有序，為事件提供依據(jù)，所以完善信息時(shí)代檔案管理工作是非常有必要的。

3.1 形成新的檔案管理理念

檔案管理者應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)有的檔案管理平臺(tái)與工具形成新的管理工作理念，傳統(tǒng)化的管理模式逐漸被各類檔案管理機(jī)構(gòu)摒棄，新的管理平臺(tái)依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)而存在，因此管理者也要改變固化的管理理念，圍繞新的平臺(tái)來調(diào)整自己使用的管理方法，制定新的檔案管理工作規(guī)劃，通過新的管理理念來指引檔案應(yīng)用工作，檔案管理機(jī)構(gòu)也需要在檔案管理行業(yè)范圍內(nèi)宣傳新的管理理念，使更多的機(jī)構(gòu)都能夠積極地參與檔案信息化平臺(tái)優(yōu)化工作中，最大程度地改進(jìn)平臺(tái)中的問題。

3.2 培養(yǎng)新型檔案管理者

檔案管理機(jī)構(gòu)引進(jìn)大量的計(jì)算機(jī)等檔案管理輔助設(shè)備之后，應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)管理者學(xué)習(xí)相關(guān)設(shè)備的操作方法，使其能夠在比較短的時(shí)間內(nèi)適應(yīng)新的檔案管理系統(tǒng)，與此同時(shí)，管理者還需繼續(xù)學(xué)習(xí)檔案管理工作中需要的辦公軟件的使用方法，進(jìn)而達(dá)到高效運(yùn)行檔案管理系統(tǒng)的工作目的。管理機(jī)構(gòu)還可以邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)的專家給管理者提供講座交流活動(dòng)，保障檔案管理工作的專業(yè)化。除此之外，檔案管理者必須改變工作方式，不僅要按時(shí)完成檔案材料的歸檔與整理工作，針對(duì)應(yīng)用檔案信息的分享與應(yīng)用等方面的新需求，管理者應(yīng)當(dāng)將服務(wù)理念融入到檔案管理環(huán)節(jié)中。

3.3 完善相關(guān)規(guī)章制度

信息化平臺(tái)可以使當(dāng)前的檔案管理工作更加高效方便，但是信息泄露等安全層面的問題始終威脅著管理者與檔案的擁有者，因此應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息管理方面的新的工作需求，改變制度的內(nèi)容，增加與信息安全保障相關(guān)的條例，使檔案管理者也能夠形成法制意識(shí)，利用制度來規(guī)范與限制檔案管控工作，提升公眾對(duì)于檔案信息安全保障工作的關(guān)注程度，在檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)外都形成安全的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)系統(tǒng)。

3.4 構(gòu)建檔案信息安全保障系統(tǒng)

制度與人員培養(yǎng)方面的工作做好之后，管理者可以與技術(shù)人員積極配合，給檔案管理機(jī)構(gòu)構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)，消除檔案管理工作范圍中的信息風(fēng)險(xiǎn)問題，在日常的檔案管理中就要注意消除信息隱患問題，技術(shù)部門可以定期檢查管理者使用的電腦設(shè)備，備份重要的檔案信息，清除病毒，加固防火墻，把控網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息資源之間的關(guān)系，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督工作，限制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的訪問權(quán)限，避免有病毒或者不法分子入侵。

4 結(jié)束語

信息技術(shù)帶給現(xiàn)代檔案管理工作的便捷度值得肯定，但是管理者也必須明確存在于管理環(huán)節(jié)中的各種新問題，本文集中分析了信息系統(tǒng)在檔案管理工作中存在的使用問題，管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)通過培養(yǎng)能力高的管理者來化解新的管理平臺(tái)的不足之處，利用信息資源來提升檔案管理工作的效率水平，同時(shí)也保障檔案材料的質(zhì)量，使檔案的應(yīng)用價(jià)值被有效放大。

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