淺談醫(yī)院檔案管理中權(quán)變管理理論的應(yīng)用

張晶

摘 ?要：醫(yī)院管理各類日常需要應(yīng)用的檔案材料時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮到不同檔案的具體用途，對檔案管理平臺進(jìn)行改進(jìn)，不少醫(yī)院都就現(xiàn)存的檔案管理問題，改變了檔案管理工作方法，將更多樣化的理論應(yīng)用到管理醫(yī)院檔案的過程中，不再使用單一化的管理方法來管理所有的醫(yī)院檔案材料。權(quán)變理論是比較適合醫(yī)院這一環(huán)境的管理理論。本文根據(jù)對醫(yī)院檔案以及權(quán)變管理理論的認(rèn)識，探索管理方法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;檔案管理;權(quán)變管理理論;應(yīng)用方法

現(xiàn)代醫(yī)院需要有效利用各種資源，除了一般的醫(yī)療資源之外，還要對各類檔案資源施加科學(xué)化的管理工作。不同類型的醫(yī)院檔案記錄的內(nèi)容不同，醫(yī)療檔案主要記錄醫(yī)院接收的患者的具體信息，會計(jì)檔案記錄醫(yī)院的財(cái)務(wù)流動情況，人力資源檔案反映的是醫(yī)院職工的個(gè)人與工作信息。管理者在醫(yī)院中落實(shí)檔案管理工作時(shí)，必須要注意結(jié)合檔案管理環(huán)境的變動，發(fā)揮權(quán)變理論的作用，保持內(nèi)部檔案管理體系的完整性。

1 權(quán)變管理理論與醫(yī)院檔案管理工作概述

權(quán)變管理理論符合現(xiàn)代企業(yè)綜合管理需求，在該理論體系中，管理者應(yīng)當(dāng)注重對系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)元素之間的聯(lián)系加以關(guān)注與把控，同時(shí)還要對內(nèi)部環(huán)境與組織之間存有的關(guān)系進(jìn)行探索，當(dāng)內(nèi)部環(huán)境出現(xiàn)了細(xì)微的變動之后，就要調(diào)整管理組織的形式，針對外在管理狀況，來改變管理方法與管理模式，在很多管理領(lǐng)域之中，這種理論均能夠適應(yīng)應(yīng)用條件，醫(yī)院的環(huán)境會經(jīng)常性地出現(xiàn)變化，固化的檔案管理模式導(dǎo)致一些問題出現(xiàn)到管理檔案的過程中，因此可利用權(quán)變理論來輔助管理醫(yī)院檔案的工作。

檔案管理主要是從兩方面進(jìn)行定義的：一是對檔案管理工作的總體理論認(rèn)識與剖析。目前，在我國檔案管理的相關(guān)規(guī)定把檔案劃分為“八項(xiàng)內(nèi)容”和“兩個(gè)方面”，并將其看作是一個(gè)與外界有直接的信息交換和制約關(guān)系的開放系統(tǒng)。其中對于“八項(xiàng)內(nèi)容”是指檔案管理學(xué)的內(nèi)容，“兩個(gè)方面”是指“實(shí)體管理”和“信息內(nèi)容的開發(fā)利用”。即實(shí)體管理與內(nèi)容信息的開發(fā)利用分別采取了兩種理論性質(zhì)不同的基本方法。前者是以歷史主義為主，后者是以多種方法同時(shí)并用，以邏輯主義方法為主。檔案管理的主要任務(wù)是為了讓人們更好地去銘記歷史，記錄一些以前發(fā)生的事情，把其整理成冊。讓后人來進(jìn)行翻閱，來揭示歷史事件的真實(shí)性。

2 醫(yī)院檔案管理過程中的不足

2.1 制度問題

醫(yī)院管理在涉及檔案管理問題時(shí)相關(guān)的制度和職責(zé)還沒有健全，對于檔案管理沒有及時(shí)進(jìn)行考核。沒有將檔案管理與醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展相聯(lián)系，在醫(yī)院長遠(yuǎn)的發(fā)展中，一般都是對醫(yī)院的人員、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平都進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)劃，但是唯獨(dú)缺乏對檔案管理的規(guī)劃。檔案管理制度的不健全勢必會影響整個(gè)醫(yī)院管理水平，影響醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

2.2 檔案管理工作缺失系統(tǒng)性

在醫(yī)院的發(fā)展中，各級醫(yī)院都有符合自己醫(yī)院的一些相應(yīng)的規(guī)章制度。但是在醫(yī)院檔案管理方面制度和職責(zé)還不夠完善，造成部分醫(yī)院檔案還閑散的放在一些科室的辦公桌上，已經(jīng)歸檔的檔案材料不夠規(guī)范，借閱制度還不夠完善，在借出與送還之間沒有相應(yīng)的記錄，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。由于醫(yī)院的工作人員對于檔案的認(rèn)識還不夠全面，執(zhí)行力度還不夠?qū)е聶n案管理在醫(yī)療事業(yè)中產(chǎn)生了負(fù)面的影響。為了考慮檔案管理的長遠(yuǎn)意義，還是應(yīng)該盡快地進(jìn)行一些系統(tǒng)性的歸檔。

3 利用權(quán)變管理理論來完善醫(yī)院檔案管理工作

3.1 應(yīng)用權(quán)變管理理論的必要性

管理者如果需要應(yīng)對類型相對豐富的檔案材料，就必須要針對不同的檔案文件，來采用動態(tài)化的管理方式該調(diào)整基礎(chǔ)的檔案管理模式。檔案材料在不同的程度上記錄了醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r，醫(yī)院的變遷與進(jìn)步也可以在檔案材料中有所體現(xiàn)，鑒于檔案內(nèi)容的重要價(jià)值，管理者必須以醫(yī)院的內(nèi)部管理需要為準(zhǔn)，來展開管理各種不同的檔案材料的相關(guān)工作。管理者除了需要整理與保護(hù)紙質(zhì)的檔案材料之外，還需要對一些實(shí)物型的檔案進(jìn)行整合，統(tǒng)一管理，如錄音以及影像文件等，當(dāng)承載著重要檔案信息的載體出現(xiàn)變動之后，普通的管理方法就會隨之產(chǎn)生不適用的情況，動態(tài)化的管理理念可以使醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)對各種來自于管理環(huán)境的變動，保持管理檔案這項(xiàng)工作的連貫性。

不同類型的檔案被保存的地點(diǎn)不同，一般人事檔案與財(cái)務(wù)檔案會被單獨(dú)存放到專業(yè)化的檔案室中，而病情檔案會被分開放置，主要被保存到醫(yī)院內(nèi)部的科室之中，這部分檔案受到保存環(huán)境的影響，就會產(chǎn)生系統(tǒng)化缺失的問題，如果可以在管理論系統(tǒng)中融入權(quán)變理念，病情檔案也可被妥善安置。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路

當(dāng)檔案管理工作理念被改變之后，整個(gè)管理活動都會隨之變得更加科學(xué)化，醫(yī)院檔案的總量龐大，被分別存儲到多個(gè)科室部門之中，醫(yī)療人員本身并不是專業(yè)化水平比較高的檔案管理人員，不能保障科室內(nèi)部的檔案的安全與完整，一旦醫(yī)院產(chǎn)生了搬遷或者新建的工作需求，檔案材料就會隨之丟失，科室重要的醫(yī)療信息也會隨之丟失，因此當(dāng)醫(yī)院檔案的保存環(huán)境出現(xiàn)變動時(shí)，檔案管理模式必須隨之做出調(diào)整，始終做好保護(hù)檔案資料的工作。一旦有檔案轉(zhuǎn)移需求，就要轉(zhuǎn)變管理檔案的工作，管理者需要從科室中收集重要的醫(yī)療檔案，將其統(tǒng)一安置，在新建與搬遷工作結(jié)束之后，再將醫(yī)療檔案分別輸送到相應(yīng)的科室中，在此過程中，需要清點(diǎn)檔案材料，做好檔案記錄工作，管理者還要將檔案管理注意事項(xiàng)傳達(dá)給可始終的醫(yī)療人員，使醫(yī)生也可以成為醫(yī)院檔案管理模式的重要主體，主動承擔(dān)管理醫(yī)院檔案的工作。

3.3 調(diào)增檔案管理人員的管理意識

一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展，主要是與醫(yī)生的素質(zhì)有關(guān)系。醫(yī)院的辦院也主要體現(xiàn)在一個(gè)醫(yī)院的整體文化，是一種積淀過程。檔案體現(xiàn)一個(gè)醫(yī)院的歷史文化，同時(shí)也體現(xiàn)一個(gè)醫(yī)院的人文精神。只有通過對檔案的完整記錄，才能夠?qū)⑨t(yī)院的文化精神一代代的傳承下去。在這個(gè)過程中，就要求醫(yī)院的醫(yī)生要樹立正確的觀念。在對待檔案管理方面應(yīng)該要重視，對檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)地培訓(xùn)，讓他們能夠有系統(tǒng)性的去整理和歸納檔案。不斷地?cái)U(kuò)大檔案的整理工作并學(xué)會于當(dāng)前的一些醫(yī)院情況相結(jié)合，為醫(yī)院文化增添新的素材。

建立一個(gè)對于檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，不定期的對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，對于培訓(xùn)過的知識進(jìn)行考試檢查。由于當(dāng)前科技的迅猛發(fā)展，在檔案管理方面人們也開始采取一些科技手段，不再是以往單純的用筆記錄，高新技術(shù)的應(yīng)用檔案管理也變得更加地便捷高效。對培養(yǎng)醫(yī)生在高科技方面的使用，培養(yǎng)醫(yī)生跟上時(shí)代的腳步，進(jìn)行檔案管理的新意識。

4 結(jié)束語

醫(yī)院在應(yīng)對檔案管理這項(xiàng)工作中的問題時(shí)，同樣需要保持與時(shí)俱進(jìn)的精神，在檔案材料與管理環(huán)境產(chǎn)生變動之后，管理者需要遵循權(quán)變管理理論提出的要求，在醫(yī)院這一檔案管理環(huán)境中創(chuàng)設(shè)出獨(dú)特的檔案管理文化。權(quán)變管理理論被引入醫(yī)院檔案管控工作中之后，醫(yī)院的檔案管理工作可以長期保持動態(tài)化的特點(diǎn)，一旦管理環(huán)境出現(xiàn)變動，管理者就要調(diào)整檔案管理模式，使用符合環(huán)境條件的檔案管理措施。

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