論中職院校檔案管理信息化建設(shè)

張偉

摘 ?要：隨著時(shí)代的發(fā)展和科技水平的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展起到了巨大的作用，中職院校的檔案管理工作也不例外，將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作，可以有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的中職院校檔案管理工作都是依靠紙張進(jìn)行記錄，這種方法不但容易出現(xiàn)檔案信息的損壞和丟失，還為檔案資源的保存使用帶來(lái)了很大的難度，需要我們根據(jù)中職院校的實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)合理的信息化建設(shè)工作。

關(guān)鍵詞：中職;檔案管理;信息化

隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展進(jìn)步，出現(xiàn)了信息化建設(shè)概念，將檔案信息資源通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存和使用，可以減少檔案管理工作的工作量，提升工作效率，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。中職院校的檔案管理工作可以將學(xué)校的發(fā)展信息進(jìn)行合理記錄，為學(xué)校的發(fā)展提供改進(jìn)和完善的信息資源，是中職院校管理工作的重點(diǎn)，需要我們根據(jù)時(shí)代發(fā)展的步伐，進(jìn)行合理的信息化建設(shè)工作。本文根據(jù)中職院校的檔案信息化建設(shè)情況，提出了幾點(diǎn)具體的建設(shè)措施。

1 理解信息化的意義與方式

隨著各個(gè)領(lǐng)域信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的潮流趨勢(shì)，通過(guò)合理的信息化建設(shè)，可以有效提高中職院校的檔案工作效率。傳統(tǒng)的種植檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法進(jìn)行發(fā)展提升，只有將傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，才能大幅度的提高中職院校的檔案管理質(zhì)量。信息化建設(shè)需要先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行支持，才能保證信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行，將檔案從紙張記錄轉(zhuǎn)變成電子信息記錄是檔案管理工作的一個(gè)重要轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

在進(jìn)行信息化建設(shè)工作的同時(shí)，需要工作人員對(duì)原有的檔案信息資源進(jìn)行整理和錄入工作，將原有的檔案資源轉(zhuǎn)變成電子信息的記錄方式，為了提高檔案信息的檢索效率，可以通過(guò)多個(gè)方面對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行合理的收集工作。在檔案的信息化建設(shè)工作結(jié)束以后，學(xué)校的管理者可以將學(xué)校后續(xù)的工作資料也向著信息化的方向轉(zhuǎn)變，方便今后的檔案管理工作，使中職院校整體向著信息化的方向發(fā)展，跟緊時(shí)代發(fā)展的步伐。

2 抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

檔案的信息化建設(shè)隨著時(shí)代的發(fā)展也在不斷的進(jìn)步著，最開(kāi)始的信息化建設(shè)工作，知識(shí)單純的使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息的檢索工作，隨著科技水平的不斷提高，出現(xiàn)了更多的信息化建設(shè)項(xiàng)目。出現(xiàn)更多先進(jìn)的技術(shù)，可以將所有檔案信息的類(lèi)型進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)化，將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N電子信息，增加了檔案信息的保存的便利性。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)就是隨著時(shí)代發(fā)展出現(xiàn)的新型技術(shù)，可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)將各種類(lèi)型的檔案資源進(jìn)行分類(lèi)儲(chǔ)存，不會(huì)出現(xiàn)檔案的管理混亂和丟失的情況，增加了檔案管理的工作的安全性能。隨著科技水平的不斷提高，檔案信息資源可以實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理模式。

電子檔案庫(kù)有五種基本功能：數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取，存儲(chǔ)和管理，檔案信息分發(fā)技術(shù)，信息安全和權(quán)益管理。支持和實(shí)現(xiàn)這五種基本功能的技術(shù)形成了電子檔案庫(kù)的技術(shù)基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)信息資源互補(bǔ)和共享的先決條件，是提高利用率，有效緩解人員、資金、存儲(chǔ)空間緊張等問(wèn)題的基礎(chǔ)，是信息系統(tǒng)的核心。因此，應(yīng)當(dāng)把數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為當(dāng)前檔案信息建設(shè)的核心工作，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)越有成效，才能使各級(jí)各類(lèi)檔案、圖書(shū)、情報(bào)、信息中心等部門(mén)朝有側(cè)重、有特色、專(zhuān)業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿(mǎn)足學(xué)校發(fā)展的需要。

3 促進(jìn)和推動(dòng)多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息載體的多媒體化，特別是電子圖文顯示技術(shù)、聲像技術(shù)的開(kāi)發(fā)利用，使檔案信息存儲(chǔ)向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展。CD-ROM光盤(pán)具有存儲(chǔ)量大、檢索速度快、使用查找方便、界面圖文并茂等特點(diǎn)，現(xiàn)已逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案載體。利用多媒體技術(shù)還可以將文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)業(yè)檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理，并能很方便地對(duì)有關(guān)圖形、圖像進(jìn)行存儲(chǔ)、顯示和打印操作。對(duì)某些因時(shí)間太長(zhǎng)而破損的重要的歷史檔案原件，進(jìn)行存儲(chǔ)、修補(bǔ)和復(fù)原，以提高檔案信息的管理能力。這是檔案信息化發(fā)展進(jìn)程中的一種必然趨勢(shì)。因此學(xué)校可以建立一個(gè)多媒體檔案信息管理系統(tǒng)，把各種多媒體有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，改善檔案信息的表示方法，使其輸入輸出盡量按人類(lèi)最習(xí)慣自然的方式進(jìn)行，采用直觀、友好的人機(jī)界面，即使完全不懂計(jì)算機(jī)的用戶(hù)，也能通過(guò)屏幕模擬按鍵進(jìn)行操作。

4 優(yōu)化專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)，抓好隊(duì)伍建設(shè)

檔案的管理人員一直是檔案管理工作的中心，只有具備足夠的高素質(zhì)人才，才能為中職院校的檔案信息化建設(shè)做好良好的準(zhǔn)備。隨著檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理工作人員已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足檔案建設(shè)的新要求，為了保證中職院校的檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，需要進(jìn)行合理的管理，可以從下面幾方面進(jìn)行：第一個(gè)，檔案的信息化建設(shè)需要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才才能滿(mǎn)足檔案的管理需求，中職院?？梢酝ㄟ^(guò)招聘等方式對(duì)計(jì)算機(jī)人才進(jìn)行大量的引進(jìn)，為檔案管理信息化建設(shè)提供基本的人才。第二個(gè)，原有的檔案管理人員可能對(duì)信息化建設(shè)的相關(guān)技術(shù)缺乏掌握，需要學(xué)校對(duì)原有人員進(jìn)行合理的培訓(xùn)，通過(guò)定期的培訓(xùn)增加計(jì)算機(jī)技術(shù)的水平，可以為學(xué)校通過(guò)復(fù)合型的技術(shù)人才，在培訓(xùn)結(jié)束后，定期對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行檢驗(yàn)，保證中職院校的檔案管理人員始終具備足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。中職院校需要從這兩方面入手，不斷為檔案管理信息化建設(shè)提供高素質(zhì)的人才，才能保證中職院校的檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行，為學(xué)校的發(fā)展進(jìn)步提供最高效精準(zhǔn)的檔案信息資源。

5 加大中職院校檔案管理信息化建設(shè)的資金投入

信息化建設(shè)需要投入很大資金，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、投影儀、網(wǎng)絡(luò)以及應(yīng)用軟件系統(tǒng)等。要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描復(fù)制技術(shù)、聲像錄制技術(shù)等，提高檔案工作的工作效率和質(zhì)量。要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，配合政府無(wú)紙化辦公網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)，盡快完善完備各種條件，并且解決好辦公自動(dòng)化過(guò)程中檔案工作將遇到的新問(wèn)題，使檔案工作適應(yīng)新形勢(shì)的需要，滿(mǎn)足學(xué)校各方面工作對(duì)檔案工作的要求。我校檔案信息化建設(shè)一定能夠上升到一個(gè)新的層次和水平。只有保證中職院校的檔案管理工作具有足夠的資金投入，才能進(jìn)行后續(xù)的建設(shè)工作。

6 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作作為中職院校管理工作的重點(diǎn)，需要學(xué)校管理者的高度重視，隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，檔案的信息化堅(jiān)實(shí)已經(jīng)成為一種必然，在這樣的時(shí)代發(fā)展背景下，中職院校只有進(jìn)行合理的檔案信息化建設(shè)，才能滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展的需求，促進(jìn)中職院校的發(fā)展與進(jìn)步。我國(guó)中職院校的檔案信息化建設(shè)還存在很多的問(wèn)題和不足，需要我們根據(jù)實(shí)際原因制定合理的發(fā)展計(jì)劃，才能保證中職院校檔案管理信息化建設(shè)工作的科學(xué)合理運(yùn)行。

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