關(guān)于如何做好公路工程檔案管理工作的討論

徐東 伊鵬翀

摘要：公路工程檔案是公路規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字材料、圖紙照片、聲像制品等檔案資料，它們是公路工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是記載公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展的寶貴資料，是反映公路工程質(zhì)量和解決合同糾紛的必要依據(jù)，其重要性不言而喻。做好公路工程檔案管理工作是公路管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，采取各種有效措施把公路工程檔案管理工作做好，對(duì)公路長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和完善公路工程項(xiàng)目管理都具有十分重要的作用?；诖耍疚木腿绾巫龊霉饭こ虣n案管理工作展開了討論。

關(guān)鍵詞：做好；公路工程；檔案管理

1公路工程檔案對(duì)于公路工程的重要性

當(dāng)前公路工程建設(shè)對(duì)于地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著重要的影響，而建立健全一套全面的公路工程檔案，對(duì)于公路工程的科學(xué)化管理也有著重要的意義。公路工程檔案中包含了公路工程建設(shè)過程中一些重要的技術(shù)資料以及工程施工的整個(gè)過程，它是日后對(duì)公路施工質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)以及公路改建、擴(kuò)建、維護(hù)等工作的重要依據(jù)，不僅關(guān)系著公路的日常管理維護(hù)，還涉及到相關(guān)科技資料的保管，因此相關(guān)部門應(yīng)該重視對(duì)公路工程檔案的管理工作。

2公路工程檔案管理中存在的問題

2.1薄弱的檔案管理意識(shí)

（1）忽視檔案管理工作的重要性，很多單位都只注重工程建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量與資金投入等，認(rèn)為檔案工作不會(huì)帶來直接經(jīng)濟(jì)效益，故而重視程度不高。即使個(gè)別單位有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，但是未能在實(shí)際工作中落實(shí)，如同虛設(shè)，整體上表現(xiàn)為說起來重要，干起來次要，忙起來不要的局面。（2）缺少完善的體制機(jī)制，激勵(lì)保障措施不到位，很難將檔案管理人員的主動(dòng)性與積極性有效調(diào)動(dòng)起來，導(dǎo)致檔案管理人員工作整體效率不高。（3）忽視對(duì)檔案管理工作的學(xué)習(xí)與宣傳，大多數(shù)工程技術(shù)人員不能正確認(rèn)識(shí)檔案工作，認(rèn)為檔案管理工作有專人負(fù)責(zé)，與自己不相干，從而導(dǎo)致檔案管理脫節(jié)于工程項(xiàng)目。

2.2未能嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度

（1）受到經(jīng)費(fèi)、人員等眾多因素影響，很多公路工程單位缺乏專門的檔案管理部門，也未能安排專職檔案人員，并且也沒有建設(shè)專門的檔案管理設(shè)施與場(chǎng)地，導(dǎo)致很難保證檔案的安全與質(zhì)量。（2）缺乏健全的制度，檔案缺乏規(guī)范的操作流程與管理方法。主管單位檔案管理部分未認(rèn)真履行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督的職責(zé)，造成檔案資料與工程驗(yàn)收要求不符。比如因?yàn)楣こ碳夹g(shù)人員的頻繁流動(dòng)，工程檔案資料沒有第一時(shí)間歸檔，從而對(duì)工程檔案真實(shí)性造成嚴(yán)重影響。

2.3檔案人員素質(zhì)急需提高

從具體工作中可知，公路工程檔案管理對(duì)人員要求比較高。在公路工程建設(shè)時(shí)，經(jīng)常會(huì)涉及到填寫施工技術(shù)表格、整理竣工圖紙、歸檔往來文件、對(duì)資料進(jìn)行專業(yè)分類組卷等工作，這要求公路工程檔案人員不僅要掌握工程專業(yè)技術(shù)，還要提高檔案業(yè)務(wù)技能。但是，現(xiàn)階段符合公路工程檔案管理要求的人才十分匱乏。因此，需要不斷提升檔案人員的綜合素質(zhì)。

3做好公路工程檔案管理的對(duì)策

3.1從思想上加強(qiáng)對(duì)公路工程檔案管理工作的重視程度

在現(xiàn)在的公路工程建設(shè)過程中，對(duì)檔案管理工作的不重視現(xiàn)象普遍存在，很多工程都是在工程即將完工時(shí)才開始檔案相關(guān)工作的整理，這種應(yīng)付差事的現(xiàn)象使得檔案的整理變得更加困難。造成這種現(xiàn)象出現(xiàn)的主要原因就是，相關(guān)的工程管理部門對(duì)于檔案管理的重視程度不夠。檔案整理工作往往比較瑣碎，而且并不能給施工企業(yè)帶來現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)效益，而且在施工現(xiàn)場(chǎng)施工人員的主要精力都放在了工程上，即使對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，也往往是馬馬虎虎，資料的完整性較差，因此，相關(guān)的部門應(yīng)該定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，提高施工人員對(duì)檔案整理的重視程度，避免檔案整理工作的長(zhǎng)期積累現(xiàn)象。如果有必要的話，可以采取強(qiáng)制的辦法如計(jì)量支付掛鉤的方法，來提高檔案管理工作的正常開展。此外，相關(guān)的管理部門和人員還應(yīng)該重視對(duì)施工企業(yè)相關(guān)人員的檔案知識(shí)輸送，提高他們的法制觀念。

3.2創(chuàng)新體制機(jī)制

（1）規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)。交通部根據(jù)公路工程項(xiàng)目特點(diǎn)與檔案管理要求，制定了公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法，全面系統(tǒng)地對(duì)公路工程檔案工作職責(zé)、文件材料收集、竣工文件整理、文件管理移交等作出規(guī)定，是公路工程檔案管理的統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際工作中，必須將該辦法落到實(shí)處，從細(xì)節(jié)處入手，突出重點(diǎn)，有序?qū)嵤?，讓公路工程檔案管理工程更加科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。（2）加強(qiáng)檢查指導(dǎo)。建設(shè)單位檔案部門是公路工程檔案的主管部門，應(yīng)承擔(dān)其相應(yīng)責(zé)任，做好對(duì)建設(shè)、施工等單位檔案工作的指導(dǎo)工作?？梢越n案管理臺(tái)賬，及時(shí)了解檔案管理動(dòng)態(tài)信息，并到工程現(xiàn)場(chǎng)開展指導(dǎo)工作，妥善解決檔案管理總存在的問題。另外，要分清重點(diǎn)環(huán)節(jié)與薄弱環(huán)節(jié)，細(xì)致開展各階段驗(yàn)收檢查工作。檔案人員要積極參與工程調(diào)度會(huì)、技術(shù)研討會(huì)和設(shè)計(jì)交底會(huì)，準(zhǔn)確掌握工程整體進(jìn)度，提高檔案工程的實(shí)效性。

3.3利用先進(jìn)技術(shù)手段，加快公路工程檔案管理現(xiàn)代化步伐

現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)和普及給公路工程檔案管理工作帶來了深刻的影響，傳統(tǒng)的公路工程檔案保存及管理技術(shù)正面臨著越來越大的挑戰(zhàn)。在信息技術(shù)應(yīng)用日益普及的今天，利用全新的信息技術(shù)去研究和探索公路工程檔案管理的新理念、新方法正逐步被人們所重視。各級(jí)公路工程檔案部門積極開展了檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)工作，計(jì)算機(jī)、掃描儀、管理軟件等現(xiàn)代化手段在公路工程檔案管理工作中得到了大量應(yīng)用，使文檔管理實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化。這種現(xiàn)代辦公系統(tǒng)使用方便快捷，避免了原始書面材料的易丟失損毀等缺點(diǎn)，大大提高了工作效率。

3.4不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高公路工程檔案管理人員的素質(zhì)

提高公路工程檔案管理人員各方面素質(zhì)是做好公路工程檔案管理工作的前提條件。公路工程檔案管理部門應(yīng)重視公路工程檔案管理人員的培養(yǎng)，加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高公路工程檔案管理人員的素質(zhì)和能力。不僅要對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，還要學(xué)習(xí)工程建設(shè)專業(yè)各項(xiàng)技術(shù)知識(shí)，而且要認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)各級(jí)主管部門制定的各項(xiàng)關(guān)于公路工程檔案的法規(guī)，如檔案法及其檔案法實(shí)施辦法、國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)范、公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法等，同時(shí)更要掌握管理公路工程檔案所需要的相關(guān)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理檔案的技能，使公路工程檔案管理人員能切實(shí)保證公路工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，更好地為公路工程建設(shè)服務(wù)。

4結(jié)束語

總的來說，做好公路工程檔案管理工作意義重大，加強(qiáng)對(duì)公路工程檔案的利用與管理，有利于進(jìn)一步促進(jìn)公路工程建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。因此，身為檔案管理人員，要始終保持認(rèn)真踏實(shí)、愛崗敬業(yè)的精神，認(rèn)真做好公路工程檔案管理中的各項(xiàng)工作，為工程建設(shè)管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，從而創(chuàng)造出更大的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益。

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（作者單位：興安盟鼎誠(chéng)路橋有限公司）