信息化時代國有企業(yè)檔案管理對策分析

楊相德

摘 要：檔案管理最初由西方發(fā)達國家所提出，自改革開放以來，檔案管理這一概念逐漸引用到國有企業(yè)發(fā)展之中，檔案管理與各類經(jīng)濟信息、情報資源相互整合構(gòu)成了信息資源，對國有企業(yè)的發(fā)展具有推動作用。隨著時代的不斷發(fā)展，在經(jīng)濟全球化和信息化時代，國有企業(yè)紛紛轉(zhuǎn)型變革，如何適應信息化發(fā)展，成為進一步提高國有企業(yè)的檔案管理水平的關(guān)鍵所在。本文對信息化時代國有企業(yè)檔案管理對策進行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);檔案管理;對策分析

引言

現(xiàn)階段，先進的信息技術(shù)已滲透到社會各個領(lǐng)域，為人們的生活、生產(chǎn)、工作、學習帶來了巨大的變化。檔案管理作為企業(yè)部門對檔案管理的基礎(chǔ)與憑證，對于識別干部、選拔人才、干部隊伍建設意義重大。然而，目前我國部分單位盡管已引進了信息技術(shù)，建立了專門的檔案數(shù)據(jù)庫，但是，只停留于紙質(zhì)檔案的建立與管理，從某種程度上給企業(yè)造成了資源的浪費。因此，促使相關(guān)人員加強檔案管理的信息化建設尤為關(guān)鍵。

1國有企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理觀念

有的干部檔案管理者檔案意識淡薄，對個人存檔材料不能及時歸檔立卷，缺乏專業(yè)的檔案管理技能和水平，難以實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化?，F(xiàn)代化的管理觀念是國有企業(yè)干部人事管理革新的第一要素，人事制度改革的不斷深化與推進，對檔案管理工作也提出了新的要求。因此，在實際檔案管理工作中，國有企業(yè)必須切實提高對檔案管理工作的重視，將檔案管理工作放到日常議程上，從領(lǐng)導層面入手，加強對檔案管理工作的重視程度，應明確檔案管理第一責任人集齊管理責任。同時，檔案管理要形成“總—分—總”的管理制度，企業(yè)領(lǐng)導班子根據(jù)企業(yè)檔案管理相關(guān)制度，總體領(lǐng)導企業(yè)檔案管理工作，根據(jù)各部門實際情況，部門負責人分別領(lǐng)導本部門檔案管理工作，形成逐級管理逐級責任制，最終形成牽領(lǐng)導頭，部門責任，強化領(lǐng)導，協(xié)調(diào)溝通的現(xiàn)代化國有企業(yè)檔案管理觀念。

2當前國有企業(yè)檔案管理所存在的問題

2.1缺乏對檔案管理的重視

嚴格意義上分析，因為受到傳統(tǒng)因素的影響與制約，檔案管理處于弱勢地位，許多國有企業(yè)的管理層沒有從本質(zhì)上認識檔案管理的現(xiàn)實意義，缺乏對其重視和在軟件、硬件上的投資，對檔案管理工作的發(fā)展造成影響;另外檔案管理人員的整體管理水平存在缺陷，知識老化與欠缺，國有企業(yè)未根據(jù)實際的發(fā)展情況進行針對性的培訓，檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。

2.2國有企業(yè)檔案管理工作人員素養(yǎng)有待提升

當前我國中小型國有企業(yè)在檔案管理團隊配置層面上，普遍存在著管理人員工齡較長現(xiàn)象，雖然有著傳統(tǒng)檔案管理模式下豐富的工作經(jīng)驗，但是對于信息化電子技術(shù)以及企業(yè)檔案管理平臺系統(tǒng)缺乏正確認知與深入了解，沒有很好地適應企業(yè)檔案管理信息化建設的發(fā)展。此外，在企業(yè)檔案管理人員配置上，部分中小型國有企業(yè)并沒有根據(jù)檔案管理實際工作情況針對性配置，而是根據(jù)國企相關(guān)體制規(guī)定而粗放化管理與配置工作人員。

3信息化時代國有企業(yè)檔案管理對策分析

3.1加強對檔案管理的認識與重視

要想推動國有企業(yè)檔案管理的全面發(fā)展，首要任務是要從現(xiàn)實出發(fā)，加強對檔案管理的認識與重視，其中可以通過會議、講座、展覽等方式做好檔案管理工作的宣傳，促進對檔案管理工作的了解，提高工作人員的積極性。另外，為提高檔案管理人員的專業(yè)水平與工作能力，需要讓其認識其工作的重要性，能夠意識到自身肩上的重任，從而對檔案管理工作加以重視，在檔案管理中養(yǎng)成認真負責的良好工作態(tài)度，自覺學習提高專業(yè)能力。

3.2檔案管理的制度的改進

要強化制度化檔案管理。就是要在明確檔案管理責任制的情況下，強化檔案管理制度，檔案管理制度方面的總體需要改進并形成制度化，首要先改進歸檔、審核等管理制度，對于重要檔案管理要嚴格執(zhí)行國家檔案管理有關(guān)規(guī)定要求，國有企業(yè)各個部門檔案管理工作，必須要依據(jù)部門的工作特性，制定符合本部門工作實際和特點的檔案管理制度。根據(jù)相關(guān)制度分別執(zhí)行跨部門檔案歸檔和審核制度以及同部門檔案管理歸檔和審核制度。需要說明的是，檔案查閱具有嚴格規(guī)定，沒有相關(guān)手續(xù)是不能隨便查閱檔案的。除人事管理人員之外，其他人無權(quán)隨意調(diào)看個人檔案。且人事管理人員需做好保密工作，不能隨意檔案資料進行復制或者供他人翻看，如有違反查閱規(guī)定，將收到相應處理。而且，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及本部門檔案管理工作的實際情況統(tǒng)一印制業(yè)務表格，為各個部門檔案管理提供安全保障，從制度化檔案管理工作的本質(zhì)上做到真實可靠、系統(tǒng)全面的檔案管理制度。

3.3建立國有企業(yè)信息化檔案管理體系

當前我國中小型國有企業(yè)紛紛開展檔案管理的信息化建設，但是在檔案管理仍舊運行著舊有人工模式下的管理體系。在原有的管理體系下并沒有規(guī)定如對所配置信息化電子設備的維修保養(yǎng)等環(huán)節(jié)的管理，這也在一定程度上降低了中小型國有企業(yè)信息化檔案管理工作的管理水平。筆者認為中小型國有企業(yè)應對大型國有企業(yè)與西方發(fā)達國家企業(yè)所構(gòu)建信息化檔案管理體系建設加以學習借鑒，并根據(jù)企業(yè)檔案管理工作與運營實際狀況，來針對性建立符合企業(yè)發(fā)展的信息化檔案管理體系。

3.4提高國有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性

在我國部分中小型國有企業(yè)早期檔案管理工作開展過程中，對于所管理的檔案信息數(shù)據(jù)都缺乏重視與安全管理意識，整體管理模式較為粗放。例如，在企業(yè)生產(chǎn)運行過程中，會將各項生產(chǎn)技術(shù)的具體工序流程、企業(yè)發(fā)展過程中所制定的決策計劃等具有一定程度保密性要求加以檔案管理的信息數(shù)據(jù)。但是，在檔案管理工作過程中，管理人員與企業(yè)往往將所管理的各項紙質(zhì)信息數(shù)據(jù)進行分類管理，卻沒有開展相應的權(quán)限管理工作，中小型國有企業(yè)的管理者與基層工作人員都可以接觸到具有較高保密性質(zhì)的文件數(shù)據(jù)，對中小型國有企業(yè)存在一定的風險，可能造成經(jīng)濟損失或其他消極影響。而隨著我國中小型國有企業(yè)檔案管理工作的信息化建設發(fā)展，通過構(gòu)建企業(yè)檔案電子數(shù)據(jù)管理庫，將各類信息數(shù)據(jù)按照其保密等級與重要程度進行劃分，不同的訪問用戶只能翻閱權(quán)限范圍內(nèi)的信息數(shù)據(jù)，從根源上避免了上述問題的出現(xiàn)，極大提高了中小型國有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

結(jié)束語

在國有企業(yè)檔案管理中需要分析其中所存在的問題，并結(jié)合實際角度，從檔案管理的特點出發(fā)，加以完善與改進，真正推動國有企業(yè)檔案管理的水平，實現(xiàn)我國國有企業(yè)的創(chuàng)新進步與發(fā)展。國有企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展極其重要，國有企業(yè)要主動適應信息化和企業(yè)發(fā)展的實際要求，提高認識和重視，建立健全信息化檔案管理體系，不斷完善檔案管理制度，增強檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，讓國有企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮其真正的作用。

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