淺析信息化管理企業(yè)人事檔案的方法探究

鄭麗霞

摘要：人事檔案在企業(yè)管理以及在未來發(fā)展中有著不可忽視的重要作用，人事檔案管理工作的改革與創(chuàng)新要從實際出發(fā)，全面考慮人事檔案管理工作的影響因素，結合信息化技術與手段，逐步提高人事檔案管理工作水平，最大限度地實現(xiàn)人事檔案在管理與發(fā)展中的價值，推進企業(yè)經(jīng)營與管理工作的全面建設與發(fā)展。

關鍵詞：信息化管理；企業(yè)人事檔案；方法探究

一、 企業(yè)人事檔案信息化管理的簡單敘述

企業(yè)人事管理是企業(yè)員工信息的重要載體，全面記載員工基本情況，反映著員工個人履歷、家庭社會關系、綜合能力和德才綜合表現(xiàn)，是企業(yè)全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。隨著社會各方面的快速發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理不斷地向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、自動化發(fā)展。

二、 企業(yè)的管理與人事檔案信息化管理之間是相輔相成的，二者息息相關

1、 企業(yè)人事檔案管理的影響

隨著社會水平、科學技術、信息技術、管理建設、人才資源等方面的快速發(fā)展，企業(yè)的管理水平也在發(fā)生著非常大的變化。為適應逐步發(fā)展的社會的腳步，為企業(yè)的發(fā)展注入信息化的資源，為企業(yè)的人力資源保存提供最原始的記錄，企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理建設中占據(jù)著非常重要的地位。為了加快企業(yè)管理的發(fā)展腳步，我們需要不斷地加強對企業(yè)的人力資源檔案管理，促進其不斷地壯大，從而共同為企業(yè)的發(fā)展壯大而保駕護航。

2、 企業(yè)人事檔案信息化管理的重要作用

企業(yè)人事檔案信息化管理為企業(yè)的發(fā)展提供完整的、準確的、原始的第一手人力材料資源，為企業(yè)的發(fā)展提供高素質(zhì)的人才信息，對人才進行合理的安排，為企業(yè)建設和培養(yǎng)一批有能力、有文化、有技術的專業(yè)型人才而做出自己的貢獻。并且運用統(tǒng)一、安全、合理的方式把人事檔案資源進行統(tǒng)一規(guī)劃，保存企業(yè)的寶貴財富，為以后企業(yè)的發(fā)展提供前提條件，促進管理建設的正常、快速、穩(wěn)步前行。人事檔案管理的一體化發(fā)展為最大化的信息資源儲存、接收資源、備份、管理作出努力，從而為企業(yè)的發(fā)展壯大盡一份力。

三、 研究與分析企業(yè)人事檔案信息化管理的優(yōu)化方法

1、 把企業(yè)的人事檔案進行收集和歸檔，便于統(tǒng)一管理

企業(yè)檔案管理人員對檔案進行保存的時候，需要把企業(yè)的人事檔案材料進行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質(zhì)、不同價值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運用不同編碼的檔案箱對個人履歷、具體的行為能力、在企業(yè)中的層次等檔案進行分類保存。使用不同的檔案管理箱對他們進行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，也就便于統(tǒng)一管理，進而保障企業(yè)的權益。

2、 對于企業(yè)的人事檔案需要采取備份管理，以備不時之需

對于企業(yè)的人事檔案需要采取備份管理，針對紙質(zhì)檔案材料容易老化、破損、潮濕、變質(zhì)等特點，以及電子信息檔案的易丟失、易被人竊取、一時的疏忽大意可能使得信息材料全無等特征，需要隨時準備兩手歸檔管理，一份做保存，一份供平時的使用，以這樣的方式進行檔案的管理，可以有效地減少資源的損耗、防止丟失。也可以在資料丟失的情況下，以備不時之需，為后面對檔案管理的修復工作作出基本的前提條件。

3、 對企業(yè)的人事檔案需要進行不定時地檢查，對人力資源的循環(huán)了解

對于歸檔、存放的人事檔案資源，需要檔案管理人員對企業(yè)的人事檔案進行不定時地檢查，以確保檔案資源的安全儲存，人力資源信息的完好無損，沒有出現(xiàn)破損、老化、文字的腐化缺失、霉變，確保電子信息檔案文件的存根、備份、原始材料安然無恙，沒有丟失一些有價值的人力資源材料等，從而做到對人力資源的循環(huán)了解、調(diào)查，保證檔案管理的安全，盡量地保護企業(yè)的人事檔案信息化資源的完整而沒有外泄，避免引發(fā)一些損害企業(yè)利益的事情。

4、 對企業(yè)的人事檔案進行定期地修復完善，以期構建一個完善的人力資源體系

對企業(yè)的人事檔案需要進行定期地修復完善，為其正常的工作進行做準備，特別需要注意的是：對于紙質(zhì)檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，紙質(zhì)檔案容易破壞、發(fā)潮發(fā)霉，因此對于這類型的檔案保存，需要檔案管理人員不定期地對其進行檢查、查看；對電子信息技術的檔案材料，需要及時地保留、存根、備份、信息檢查，確保檔案的健康、安全存放，盡量把檔案信息資源的損失降低到最小，以期構建一個完善的人力資源檔案管理體系。

5、 對于不同類別的企業(yè)人事檔案，需要分門別類進行安全存放

企業(yè)在發(fā)展的過程中，需要分門別類，把不同載體的、不同類別的、不同材質(zhì)的檔案材料進行不同的歸檔、安全存放。特別是對于紙質(zhì)檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，從而導致資料內(nèi)容的缺失問題以及對于信息檔案管理的信息保存等問題，一定要嚴格地保存完整，并且保證時間的持續(xù)性，否則一旦資料丟失的話，處理起來會相當?shù)穆闊Ｖ鸩降亟⑾鄬妮^完善的檔案資料庫，從而對檔案信息資源進行分別存放，以期對各行各業(yè)的信息資源進行分類管理，便于工作需要資源的時候能夠順手拿出來，這樣既方便而且便于管理，使得企業(yè)的資料管理方面更加健全、完善、穩(wěn)定。

6、 對于一些特別珍貴的企業(yè)人事檔案，需要進行特別的保護

企業(yè)在對檔案進行管理的時候，需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對企業(yè)有重大價值的檔案，例如：企業(yè)的核心人事資料、對企業(yè)做出重大貢獻的人力材料等進行嚴格保管，使用加密寶箱，并且對這些特別的檔案材料，需要進行特別的保護，專門設置一個特別的檔案管理中心，對他們實行重點保護，以防在需要資料的時候，翻遍所有的資料庫都找不到需要的資料，那樣的話，既浪費了不必要的時間，又浪費人力資源，還不能達到預期的效果，豈不是得不償失了。

四、 結束語

在企業(yè)的發(fā)展過程中，人力資源的發(fā)展對其起著非常重要的作用，為了保護人力資源的安全、不外泄，我們需要對企業(yè)人事檔案進行信息化管理，對檔案實行歸檔、存根、備份等，運用多形式的檔案管理安全保存方法，以此對人力資源檔案資源進行保護，為企業(yè)的發(fā)展提供完整的、準確的第一手人力材料資源，從而更好地確保公司的正常進行而不被影響。

參考文獻：

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（作者單位：興安盟鼎誠路橋工程有限公司）