關(guān)于電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)比

楊立莉

摘要：隨著檔案管理事業(yè)的發(fā)展和現(xiàn)代社會(huì)科技的進(jìn)步，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，逐漸出現(xiàn)了便捷、高效的電子檔案管理方式，兩者相輔相成，密不可分。本文即從兩者關(guān)系出發(fā)，分析并對(duì)比兩種檔案管理方式的利弊，以期指導(dǎo)實(shí)際操作，為同業(yè)者提供借鑒參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；對(duì)比

隨著時(shí)代發(fā)展，各類信息的不斷增多，人們?cè)絹?lái)越意識(shí)到檔案的重要性，而檔案也切實(shí)在人們的求職、調(diào)職、升遷，單位發(fā)展，城市建設(shè)變遷等方面發(fā)揮了重大作用。并且，隨著社會(huì)的不斷前進(jìn)，信息處理技術(shù)的提升，人們對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越高，為進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，也引進(jìn)了不少先進(jìn)技術(shù)，并出現(xiàn)了以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案替代的現(xiàn)象。雖然說(shuō)，電子檔案的管理手段確實(shí)先進(jìn)于紙質(zhì)檔案，但事實(shí)上，兩種管理方式各有千秋。

1電子和紙質(zhì)檔案管理關(guān)系

從時(shí)間軸來(lái)看，電子檔案是檔案管理事業(yè)發(fā)展到一定程度，與電子信息系統(tǒng)相結(jié)合的產(chǎn)物，紙質(zhì)檔案是電子檔案的前身，但目前仍需處于共存狀態(tài)。兩者的性質(zhì)有其一致性，均為個(gè)人、單位或某一區(qū)域歷經(jīng)的發(fā)展變化的歷史記錄，但擁有不同的載體，紙質(zhì)檔案將上述信息以紙質(zhì)為載體保存，電子檔案則是將信息錄入電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)，將其進(jìn)行有效整合及優(yōu)化，從而讓整個(gè)檔案查詢、利用工作更為便捷，容量更大，還能實(shí)現(xiàn)資源共享，保存更為方便、節(jié)省空間。但當(dāng)人們需要查證檔案真實(shí)性時(shí)，仍需要找到原始紙質(zhì)檔案，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案上不僅包含了實(shí)踐的所有原始數(shù)據(jù)，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，也是其真實(shí)性的保障。因此，這兩種檔案管理方式，實(shí)際上是密不可分的，很難做到完全互相取代。

2在操作環(huán)節(jié)上看兩種管理模式的對(duì)比

2.1收集和歸檔環(huán)節(jié)

傳統(tǒng)檔案的收集和歸檔包括收集完紙質(zhì)材料后，將其分類組卷，過(guò)程較為直觀，但歸檔周期長(zhǎng)。電子檔案在這一環(huán)節(jié)工作較復(fù)雜，除了收集資料，還需要將上述資料編號(hào)、標(biāo)注分類和主題詞，將其錄入電子檔案系統(tǒng)，并將檔案直接儲(chǔ)存或上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)管理中心。相比較而言，傳統(tǒng)方式工作量較少，歸檔過(guò)程較快，時(shí)效性較強(qiáng)，電子檔案工作量較多，但其優(yōu)勢(shì)在于保障檔案的完整，歸檔周期較短，而且更利于與后期工作的銜接。

2.2鑒別整理環(huán)節(jié)

傳統(tǒng)檔案鑒別審核過(guò)程完全靠人工，需要逐頁(yè)鑒別，以確定每一份檔案的價(jià)值高低，以及其應(yīng)對(duì)應(yīng)的保管期限。在歸檔之前就需要進(jìn)行初步的鑒別和審核，歸檔之后則需要對(duì)每一份文檔進(jìn)行復(fù)核，整個(gè)工作流程非常繁瑣，不僅需要投入較大人力，還需要花費(fèi)較多時(shí)間，進(jìn)展也會(huì)較慢，但鑒別、審核的精確性較強(qiáng)。電子檔案通過(guò)電腦系統(tǒng)對(duì)檔案的內(nèi)容和技術(shù)兩方面進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別和數(shù)據(jù)分析，不僅對(duì)檔案可讀性、使用范圍方面進(jìn)行全面分析，也需要對(duì)電子檔案的安全性進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)存在病毒的文檔予以處理。

2.3存儲(chǔ)和利用環(huán)節(jié)

傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)的方式呈現(xiàn)，在存儲(chǔ)時(shí)需要對(duì)其進(jìn)行整理、組卷、搬運(yùn)、歸檔等操作，較為耗費(fèi)人力物力。隨著檔案信息、種類的增多，所需要的存儲(chǔ)空間越來(lái)越大，要在浩瀚的檔案館里尋找自己需要的檔案并在其中查找需要的信息，也會(huì)變成一項(xiàng)較為繁瑣的工作。而且，想要查閱一份紙質(zhì)檔案，只能前往當(dāng)?shù)貦n案館，查找到文件后進(jìn)行借閱瀏覽，在路程、查找等步驟上都較為耗費(fèi)時(shí)間。電子檔案則要方便得多，在前期進(jìn)行完較復(fù)雜的歸檔、整理等工作后，檔案信息便被存儲(chǔ)在電腦系統(tǒng)中，查找和提取都較為方便，只要通過(guò)對(duì)電腦鍵盤(pán)的操作即可快速獲得文檔，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享，不受時(shí)間、空間限制，能明顯節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。

3在操作內(nèi)容上看兩種管理方式的對(duì)比

3.1檔案信息的真實(shí)性

傳統(tǒng)檔案，即將原始信息、數(shù)據(jù)等記錄在紙質(zhì)媒介上，直接進(jìn)行保存，若有后期涂改，能明顯看出修改的痕跡，只要收集完全、保管得當(dāng)，不出現(xiàn)資料的殘缺、遺漏、毀損等情況，在真實(shí)性上能有足夠的保證，也較有說(shuō)服力。而電子檔案載體多樣，錄入時(shí)萬(wàn)一出現(xiàn)疏忽，可能導(dǎo)致檔案信息失真，內(nèi)容出錯(cuò)。哪怕錄入過(guò)程沒(méi)有出現(xiàn)問(wèn)題，在檔案形成后可以隨時(shí)被刪改，在刪改并保存后便難以看出刪改的痕跡，很難證實(shí)其真實(shí)性。

3.2檔案管理的操作要求

傳統(tǒng)檔案管理的一整個(gè)過(guò)程完全由人工完成，工作量巨大，但技術(shù)含量不高，只要工作人員足夠認(rèn)真、仔細(xì)、有責(zé)任心，就能保證檔案信息能被較好的收納、存儲(chǔ)。電子檔案除了管理人員的基本工作素質(zhì)外，還需要有較為專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技能，雖然看起來(lái)工作量大大減少，但對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求更高。管理人員需要能熟悉電子管理信息系統(tǒng)，能熟練操作計(jì)算機(jī)，并需要有一定的防護(hù)意識(shí)，對(duì)電子系統(tǒng)也需要定期維護(hù)，以最大化的保證其安全運(yùn)行，避免因病毒入侵導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓、檔案信息泄漏等風(fēng)險(xiǎn)。

3.3檔案管理的安全防護(hù)

傳統(tǒng)檔案的安全主要在于完善的管理措施，要求有嚴(yán)格的管理制度，避免檔案被竊取、遺失等導(dǎo)致檔案信息泄露、檔案信息不全的情況；以及需要保證檔案庫(kù)房環(huán)境適度，既要避免過(guò)于潮濕導(dǎo)致紙張的霉?fàn)€變質(zhì)，又要避免過(guò)于干燥、火災(zāi)、蟲(chóng)蛀等安全隱患。電子檔案的安全則主要依托于數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、電子平臺(tái)的安全，一旦出現(xiàn)被病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊的情況，可能會(huì)導(dǎo)致整個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的癱瘓，所有信息資料的丟失，從而產(chǎn)生巨大損失。

4結(jié)束語(yǔ)

總之，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，逐漸改變?nèi)藗兊墓ぷ鳌⑸?，隨著各行各業(yè)中信息技術(shù)的逐步引入，工作效率得到了極大的提高。檔案管理中也一樣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案慢慢被電子檔案代替，不僅減少了紙質(zhì)檔案保存的壓力，縮小了存儲(chǔ)空間，而且，信息化的處理過(guò)程，也能精簡(jiǎn)管理環(huán)節(jié)，提高工作效率，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。單就兩種方式而言，在檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)和內(nèi)容使用上，均各有利弊。因此，各檔案工作人員需認(rèn)真對(duì)比并分析其中利弊，結(jié)合本單位實(shí)際情況進(jìn)行具體管理方式的選擇，在將兩者有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步探索更高效、安全的辦法，提高管理工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展。

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（作者單位：哈爾濱西部地區(qū)開(kāi)發(fā)建設(shè)集團(tuán)有限責(zé)任公司）