信息化時(shí)代電網(wǎng)公司科技檔案管理數(shù)字化技術(shù)的要點(diǎn)分析

吳超娜

摘要：在信息化時(shí)代，人們的生活方式以及工作方式正逐漸地發(fā)生著改變，只有主動(dòng)地適應(yīng)時(shí)代和環(huán)境的發(fā)展，才能夠謀求更好的突破。對(duì)于電網(wǎng)公司科技檔案管理來說，也是如此，只有牢牢的抓住這一時(shí)代機(jī)遇，通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，提高科技檔案管理的整體效率，才能夠促進(jìn)電網(wǎng)公司的可持續(xù)發(fā)展。本文就信息化時(shí)代背景下，電網(wǎng)公司科技檔案管理數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用要點(diǎn)進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；電網(wǎng)公司科技檔案管理；數(shù)字化技術(shù)；要點(diǎn)

信息技術(shù)的發(fā)展給電網(wǎng)公司科技檔案管理帶來了很大的變革，傳統(tǒng)運(yùn)用紙質(zhì)進(jìn)行檔案管理的方式已經(jīng)逐漸被人們所淘汰，通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行電網(wǎng)公司科技檔案管理，促進(jìn)了科技檔案管理模式的創(chuàng)新。電網(wǎng)系統(tǒng)中，各個(gè)數(shù)據(jù)以文字的形式表達(dá)出來，還能夠自動(dòng)的生成這個(gè)圖像檔案，使得電網(wǎng)公司每一項(xiàng)科研或是決策都能夠得到有效的記錄。與此同時(shí)，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，還能夠擁有更大的儲(chǔ)存空間，檔案的存儲(chǔ)也更加的便捷，在減少人力物力投入的同時(shí)也給檔案管理帶來了很大的優(yōu)勢(shì)。

一、信息化時(shí)代電網(wǎng)公司科技檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用意義

信息化時(shí)代電網(wǎng)公司科技檔案管理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)有其重要的應(yīng)用意義。從整體上看，在進(jìn)行檔案管理的過程中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)不僅僅能夠改變檔案的建設(shè)方式，還能夠從很大程度上創(chuàng)新科技檔案的管理方式，因此這兩者有著十分重要的關(guān)系。在電網(wǎng)公司科技檔案管理的過程中，數(shù)字化檔案的形成主要指的是檔案的模式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化記錄過程中逐漸的脫離，最終實(shí)現(xiàn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)平臺(tái)對(duì)電網(wǎng)公司的科技檔案進(jìn)行管理[1]。這種檔案管理方式突破了傳統(tǒng)電網(wǎng)公司檔案的分卷宗、分年代的建設(shè)方法，與此同時(shí)，也解決了電網(wǎng)公司在檔案管理過程中存在的信息局限性問題以及不同地區(qū)的檔案管理問題，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)能夠使得電網(wǎng)公司檔案管理涉及的內(nèi)容更加的廣闊，能夠收集的信息也更多。

在進(jìn)行電力公司科技檔案目錄編制的過程中，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)管理員除了紙質(zhì)實(shí)體版檔案，還可以通過同步錄入數(shù)字檔案系統(tǒng)，根據(jù)這些信息進(jìn)行文件的組合放置，在后期需要這些信息時(shí)管理者只需要根據(jù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行打印，并將檔案移交給歸口部門，除此之外，在信息化時(shí)代電網(wǎng)公司科技檔案管理模式還能夠根據(jù)不同的部門，按實(shí)際的需求進(jìn)行分類管理，一些部門根據(jù)其特性，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)信息進(jìn)行分類，之后可以用信息打印的方式改變成紙質(zhì)檔案再對(duì)這些檔案進(jìn)行分類，這樣一來工作人員能夠減輕工作壓力，改變以往的工作模式，工作人員大部分的時(shí)間可以應(yīng)用于檔案的開發(fā)中，并逐漸的轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)模式，將每個(gè)部門所需要的信息及時(shí)地傳遞，能夠有效地提高檔案信息獲取的整體效率[2]。

二、信息化時(shí)代電網(wǎng)公司科技檔案管理數(shù)字化技術(shù)要點(diǎn)分析

（一）建立專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)

信息化時(shí)代電網(wǎng)公司科技檔案的收集是檔案管理的基礎(chǔ)，只有收集全面的完整的信息才能夠真正的體現(xiàn)科技檔案的價(jià)值性，因此作為檔案管理人員，要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，通過建立科學(xué)統(tǒng)一的管理中心，不斷完善檔案管理，各部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，從上而下的收集每一個(gè)檔案工作人員手里的資料。想要擴(kuò)大電網(wǎng)公司科技檔案收集的視野范圍，要將各個(gè)部門的職責(zé)明確，每份工作應(yīng)當(dāng)落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)的辦理人員，通過統(tǒng)一檔案歸檔的時(shí)間，認(rèn)真地梳理每一份檔案的目錄，嚴(yán)格的記錄項(xiàng)目的全過程信息，全面地收集具有總結(jié)性的檔案材料，才能夠提高數(shù)據(jù)庫(kù)的專業(yè)性。與此同時(shí)，我們也可以通過改善相關(guān)信息化的設(shè)施，引進(jìn)最新的科技和軟件設(shè)施，優(yōu)化資源的整合升級(jí)管理系統(tǒng)，建立專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而充分的發(fā)揮信息化時(shí)代數(shù)字化技術(shù)的相關(guān)特性和優(yōu)勢(shì)，在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整理和系統(tǒng)化集成的同時(shí)也為工作人員后續(xù)的工作節(jié)省了大量的時(shí)間，提高了整體的工作效率[3]。我們可以通過遠(yuǎn)程訪問的模式訪問資料庫(kù)，不但能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享，每個(gè)部門都可以通過這一平臺(tái)來獲取相應(yīng)的信息和資料。這樣能夠有效地提高檔案查詢的效率，促進(jìn)電網(wǎng)公司的發(fā)展。

（二）轉(zhuǎn)變管理思想

信息化時(shí)代電網(wǎng)公司科技檔案管理主要產(chǎn)生于科學(xué)生產(chǎn)工作并為電網(wǎng)公司的各項(xiàng)科研生產(chǎn)以及管理決策提供有效的信息資源，因此在電網(wǎng)公司科技檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)將檔案工作與科研生產(chǎn)兩者相結(jié)合，不斷地促進(jìn)和推動(dòng)公司的可持續(xù)發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)的背景之下，電網(wǎng)公司科技檔案管理工作不僅僅是協(xié)調(diào)單管理部門與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)將其列入公司領(lǐng)導(dǎo)的日常議事日程，將科技檔案作為一項(xiàng)具體的內(nèi)容來落實(shí)，從而協(xié)調(diào)各個(gè)部門的工作[4]。作為電網(wǎng)公司科技檔案的管理人員，應(yīng)當(dāng)及時(shí)地向單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)檔案法律知識(shí)的宣傳，需贏得領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的重視。這樣一來，能夠?yàn)殡娋W(wǎng)公司檔案管理提供良好的工作環(huán)境，就檔案管理的結(jié)構(gòu)來看，科技檔案管理需要具有綜合素質(zhì)較高的人員來從事這項(xiàng)工作。因此，我們要提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)精神，通過加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，使得工作人員適應(yīng)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的需要。

（三）健全管理機(jī)制

通過重置檔案管理的流程和結(jié)構(gòu)，可不斷地健全電網(wǎng)公司科技檔案管理的機(jī)制。簡(jiǎn)單來說，就是在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)之后，對(duì)電網(wǎng)公司科技檔案管理的各項(xiàng)工作要求以及各個(gè)環(huán)節(jié)按照電網(wǎng)公司的現(xiàn)狀進(jìn)行重新的安排，使得應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)之后，檔案管理模式能夠迎合各個(gè)崗位的實(shí)際需求，從而不斷地提升數(shù)字化技術(shù)與工作人員的契合程度，從根本上提高檔案管理的工作效率，不斷地推進(jìn)電網(wǎng)公司科技檔案管理的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。在科研的過程中我們需要引進(jìn)高素質(zhì)高專業(yè)的人才參與其中，并對(duì)電網(wǎng)公司科技檔案管理進(jìn)行適時(shí)的調(diào)整和收集，實(shí)現(xiàn)科研管理與檔案管理兩者的協(xié)調(diào)，而作為電網(wǎng)公司科技檔案管理人員當(dāng)全身心地參與到電子化技術(shù)應(yīng)用的研究實(shí)驗(yàn)以及推廣轉(zhuǎn)化等各項(xiàng)科研項(xiàng)目的過程中，確保各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)能夠被及時(shí)的收納歸檔。

三、結(jié)束語

綜上所述，信息時(shí)代電網(wǎng)公司科技檔案管理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)改變了傳統(tǒng)的檔案結(jié)構(gòu)和管理模式，加快了電網(wǎng)公司科技檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，使得其更加適應(yīng)當(dāng)下的企業(yè)發(fā)展形勢(shì)，在提高檔案利用率以及管理效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了資源的共享，從而為電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展提供了更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司東莞供電局）