談檔案人員變動對檔案移交的影響

阮晶晶

摘要：檔案移交是檔案管理工作中的重要一環(huán)，做好檔案交接工作，是確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的前提。本文對專兼職檔案管理員變動導致的檔案移交中的失范現(xiàn)象進行了分析，明確了癥結(jié)所在，并提出了使得移交工作有序化的建議。

關鍵詞：檔案移交;檔案人員;影響

檔案移交是檔案整理工作的伊始，是檔案管理環(huán)節(jié)中的最初的一個環(huán)節(jié)，檔案移交存在兩個方面，一方面，從辦畢文件轉(zhuǎn)化為檔案，也就是從非檔案人員移交到檔案人員，移交程序不清從而導致這一層面的移交混亂;另一方面，是在檔案人員出現(xiàn)變動時，從熟悉的檔案人員轉(zhuǎn)交到新接手的檔案人員。本文接下來主要針對后一種情況進行分析。

一、忽視“移交”問題多

檔案移交混亂不清普遍存在于機關企事業(yè)單位中。尤其是檔案管理人員及各部門兼職檔案管理員的變動，檔案交接手續(xù)不正式、不嚴密，監(jiān)交工作不嚴格甚至不進行監(jiān)交的情況普遍存在，致使新任人員在相當長的時間內(nèi)不掌握本單位檔案工作的基本情況。檔案工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)工作貽誤時難以盡快補救。

二、直視“移交”找癥結(jié)

《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》規(guī)定：“機關檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！睓n案移交環(huán)節(jié)工作的不到位，可以從兩個方面來找問題。一方面是移交流程執(zhí)行不力。首先，檔案交接不及時。工作人員變動，尤其是各職能部門兼職檔案管理員的變動導致原工作人員離了崗，新工作人員上崗，但并未辦妥交接手續(xù)，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責任不明、界限不清。其次，檔案交接手續(xù)不嚴密。按工作性質(zhì)和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項認真細致、手續(xù)嚴密，責任重大的工作，而在調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不全，忽視了檔案交接工作的基本要求。另一方面，檔案移交所涉及的“人”的因素也起到不可忽視的作用，即參與到檔案移交工作中的人員是否各司其職。例如，有些部門兼職檔案管理員主觀原因或部門換人過于頻繁，在缺乏檔案指導工作的情況下，檔案人員自身對本部門檔案工作全貌和檔案工作頭緒尚不清楚，沒有能力辦理嚴謹?shù)慕唤邮掷m(xù)，導致新任檔案人員毫無經(jīng)驗，對應當收什么、點什么、查什么一無所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出問題，更提不出問題。

三、重視“移交”有方法

專兼職檔案管理員更迭時交接問題的出現(xiàn)，檔案管理與檔案保管銜接上出現(xiàn)紕漏，與制度和工作規(guī)范上的責權(quán)不清很有關系。在此我們可以從兩個方面尋求解決辦法。

首先，制度加強。檔案交接要建章立制，納入單位工作程序和規(guī)章制度，檔案員離崗或調(diào)動，必須先辦理交接手續(xù)，才能簽發(fā)調(diào)動工作通知、辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)。老檔案員離崗前必須做到：清理檔案，要賬物相符;新檔案員上崗前要做到：事前全面了解（包括檔案總體情況和移交程序等），認真開展移交。

其次，將實體交接和非實體交接相結(jié)合。在檔案員工作交接過程中，需要將檔案庫房的檔案數(shù)量統(tǒng)計及歸檔目錄等信息工具加以交接并查驗，這是實體的交接工作。其中，還包括檔案室的其他實體的交接與管理工具等財產(chǎn)交接。關于非實體的工作方法、檔案整理模式及本單位的檔案整理傳統(tǒng)及制度，也是需要交接的重要內(nèi)容。實體檔案與實體財物的交接，可實現(xiàn)館藏檔案及財產(chǎn)的完整性與有效保管的銜接性。非實體的交接內(nèi)容，關系到檔案管理模式的有效銜接、工作方式的有效銜接與檔案整理形式的前后一致性，便于管理、技術(shù)等方面的前后一致性與銜接。

再次，交互式移交。檔案移交工作涉及三方，即移交方，接收方以及監(jiān)交方。這三方缺一不可，每一方的工作沒有做到位就會導致整個移交工作出現(xiàn)紕漏，不能順利交接。移交方做好檔案移交的各項準備，接收方也要主動了解其活動內(nèi)容和工作活動情況，向上一任專（兼職）檔案管理員問清楚檔案保管和檔案工作情況，必要時要向移交方及時了解和檢查移交準備工作。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式3份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

四、結(jié)語

檔案管理工作政策性強、機密性高、專業(yè)性不容忽視。檔案移交作為檔案管理首要環(huán)節(jié)，是后續(xù)環(huán)節(jié)的前提和基礎，只有改變忽視檔案移交的現(xiàn)狀，大膽的直視檔案移交的癥結(jié)所在，積極的重視檔案移交， 通過加強制度建設，將實體交接和非實體交接相結(jié)合，做好移交方、接收方和監(jiān)交方三方交互式移交等舉措，從而實現(xiàn)檔案移交的順利平穩(wěn)進行，為檔案管理后續(xù)環(huán)節(jié)服務。

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