信息時代文書檔案管理工作面臨的問題與對策

張雪艷

摘要：隨著社會的發(fā)展，我國的信息技術(shù)的發(fā)展也有了很大的創(chuàng)新。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為各行各業(yè)都帶來了潛移默化的改變，文書檔案管理作為檔案事業(yè)信息化的前沿陣地，也正在經(jīng)歷著檔案管理技術(shù)、理念及方式的全方位提升轉(zhuǎn)變。在信息時代，如何保證文書檔案管理工作緊跟時代步伐，穩(wěn)步跨入信息時代成為現(xiàn)實(shí)工作中值得研究的課題。

關(guān)鍵詞：信息時代;文書檔案管理工作;面臨問題;對策

引言

信息化的不斷發(fā)展在使我國各行業(yè)快速發(fā)展的同時，也增加了檔案管理部門的工作量。由于檔案管理部門需要記錄的檔案信息復(fù)雜多樣，相關(guān)工作的難度有所提高，對檔案管理規(guī)范和專業(yè)化的要求也逐漸增高。將信息化技術(shù)引入檔案管理工作當(dāng)中，不但能夠減少檔案管理工作的人員投入、資金投入，還能提高工作效率。因此，我們有必要對信息時代檔案管理工作所面臨的問題進(jìn)行研究。

1信息時代文書檔案管理工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

信息時代席卷而來的信息技術(shù)為傳統(tǒng)的文書檔案管理工作注入了新的活力。文書檔案信息資源體量的劇增，基于資源間有效整合、合理共享而建立的文書檔案管理系統(tǒng)，都標(biāo)志著檔案管理工作正在跳出傳統(tǒng)管理模式下封閉落后的樊籠，朝著管理變革、技術(shù)進(jìn)步的方向邁進(jìn)，這對文書檔案自身價值的發(fā)揮以及檔案事業(yè)的發(fā)展提供了機(jī)遇。挑戰(zhàn)總是與機(jī)遇并存，信息時代在顛覆傳統(tǒng)管理思維的同時，也對文書檔案管理工作提出了新要求，全方位增強(qiáng)信息時代下文書檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新及綜合應(yīng)變能力，必須做到以下四個改變：第一，改變文書檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱的局面。從收集整理、保管鑒定、檢索利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)出發(fā)，扎實(shí)做好分類、編號、著錄等工作，不僅做到保證收集歸檔的完整齊全，還要為檔案服務(wù)創(chuàng)新奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。第二，改變信息資源開發(fā)利用不足的局面。通過信息技術(shù)的充分應(yīng)用，在日常的業(yè)務(wù)活動和管理環(huán)節(jié)中有針對性地增強(qiáng)文書檔案資源的挖掘和利用，使得收集整理、開發(fā)利用以及服務(wù)公眾的能力得到進(jìn)一步的提升。第三，改變文書檔案傳統(tǒng)封閉落后的管理面貌。信息時代的文書檔案管理必然要經(jīng)歷從實(shí)體管理到信息管理再到知識管理的提升，不能機(jī)械地停留在重藏輕用的層面，而是要積極主動地將搜羅到的信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸R”，通過合理有效的二次開發(fā)，將編研成果主動推送至檔案受眾。第四，改變文書檔案管理人員的理念及素質(zhì)。信息時代的文書檔案管理技術(shù)含量更高，管理內(nèi)涵更豐富，文書檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念、強(qiáng)化技能，樹立“檔案管理也能出效益”的理念。

2信息時代檔案管理過程中問題的解決措施

2.1建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫

在信息時代檔案管理工作當(dāng)中存在的問題，其最主要的原因是工作人員沒有意識到信息時代的真正形勢和需求。檔案管理發(fā)展的趨勢一定是以數(shù)字為主的，而計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在這當(dāng)中充當(dāng)了最為重要的數(shù)據(jù)傳輸平臺。因此，我們一定要建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫。只有這樣，才能予以檔案存儲有力保障，才能夠保證后續(xù)工作的順利進(jìn)行。除此之外，高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫在符合網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)的同時，還要符合人類閱讀信息的習(xí)慣。同時，檔案管理工作想要適應(yīng)時代發(fā)展，就要使檔案管理軟件具有較強(qiáng)的預(yù)測性、前瞻性，才能夠解決信息時代檔案信息管理的實(shí)際問題。高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫在建立成功之后，后續(xù)的維護(hù)、管理工作也非常重要。因此，檔案管理部門的相關(guān)管理人員一定要能夠明確工作崗位職責(zé)，有效保證檔案信息在具有真實(shí)性、安全性的同時，還能具有高質(zhì)量。

2.2加強(qiáng)軟件的兼容性

信息時代檔案管理工作中必不可少的一部分，就是信息化建設(shè)。信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化管理的資料共享，能夠使其在檔案資源競爭中占據(jù)有利地位。因此，為有效落實(shí)檔案資源的共享，檔案管理部門一定要在信息技術(shù)和檔案管理模式上創(chuàng)新，有效提升信息利用率和檢索效率。比如，在對檔案資料進(jìn)行分類存儲的過程當(dāng)中，檔案管理部門可以利用管理系統(tǒng)或者檔案管理軟件自主編程;再通過計算機(jī)及多媒體技術(shù)自行識別這些文字和圖像類的檔案，按類存儲到相關(guān)信息庫當(dāng)中，從而保證軟件的兼容性;最后，通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時、有效傳播。這一系列措施能夠有效避免傳統(tǒng)檔案管理中大量檔案資源的存儲老化問題。

2.3統(tǒng)一檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)

建立與檔案有關(guān)的管理規(guī)章體系、制度、標(biāo)準(zhǔn)，對于檔案管理具體工作的展開有著重要意義。科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，使檔案管理手段也發(fā)生了一系列變化。因此，通過完善檔案管理工作體系，編制統(tǒng)一檔案管理細(xì)則，并將其落實(shí)到位，能夠有效提升系統(tǒng)軟件的兼容性，從而統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，檔案管理中涉及到的部門較多，員工也相對較多，所以，要明確其工作崗位職責(zé)，使各個部門和類別的檔案能夠集中起來進(jìn)行管理，使檔案管理和企業(yè)工作能夠?qū)崿F(xiàn)同步化發(fā)展。

2.4提高檔案管理的安全性

在我國政治、社會、經(jīng)濟(jì)建設(shè)過程中，檔案管理工作尤為重要。因此，在信息時代檔案管理工作當(dāng)中，提升檔案管理的安全性就很有現(xiàn)實(shí)意義。為有效提升檔案管理的安全性，我們可以建立檔案管理信息的保障制度。信息技術(shù)的發(fā)展是把雙刃劍，其優(yōu)勢是能夠帶動信息競爭，其劣勢是檔案的安全性得不到保障。因此，想要有效提升檔案信息管理使用的安全性，我們就一定要先更新傳統(tǒng)的管理理念，有效提升安全意識，采取有效的措施來避免不法分子的侵入。除此之外，管理部門應(yīng)通過驗(yàn)證用戶身份的方式來加強(qiáng)檔案信息的管理，并運(yùn)用好監(jiān)控系統(tǒng)來確保檔案信息的安全性。例如，在實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中，部分計算機(jī)會出現(xiàn)病毒，使部分檔案信息丟失或損壞。為有效解決這一問題，檔案管理部門一定要加強(qiáng)對檔案的管理，改變以往管理工作人員用戶名+密碼的系統(tǒng)驗(yàn)證方式，轉(zhuǎn)換為管理工作人員用戶名+密鑰的新型驗(yàn)證方式，提升系統(tǒng)的安全性。而加強(qiáng)對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的監(jiān)控管理，我們可在計算機(jī)中安裝殺毒軟件，并將檔案信息的重要部分備份。

結(jié)語

總之，信息時代檔案管理工作一定會遇到諸多問題。這些問題如果不能及時發(fā)現(xiàn)和解決，勢必會給信息時代檔案管理工作帶來許多阻礙。其中比較重要的是信息技術(shù)的應(yīng)用。如果檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)度不高，就無法使企業(yè)的信息化管理水平得到有效提升。因此，企業(yè)要從根本上解決這一問題，在軟件的兼容性、安全性以及檔案管理體制、管理人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)度等方面予以高度重視。

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