探討信息化技術(shù)對路橋工程檔案管理的影響

伊鵬翀 徐東

摘要：路橋工程的檔案管理指的是在路橋工程項(xiàng)目的具體實(shí)施過程中會產(chǎn)生許多具有實(shí)際價(jià)值的樣稿圖紙、文字圖表、設(shè)計(jì)圖紙、以及聲像資料和設(shè)計(jì)的實(shí)體物件等，這些是對整個工程的具體規(guī)劃、設(shè)計(jì)和建設(shè)指導(dǎo)以及后期維護(hù)、管理等工作的全部縮影和記錄，并對后期路橋工程的建設(shè)借鑒和維護(hù)管理具有重要的作用，因此必須實(shí)施統(tǒng)一的整理。將信息化技術(shù)應(yīng)用到路橋工程檔案管理中有利于提高路橋工程建設(shè)的科學(xué)化和數(shù)字化，從而推動整個建設(shè)項(xiàng)目的合理發(fā)展?；诖?，本文就信息化技術(shù)對路橋工程檔案管理的影響展開了探討。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；路橋工程；檔案管理；影響

1路橋工程檔案的特點(diǎn)

路橋工程的檔案管理是對整體的路橋建設(shè)的各個過程中所形成的所有具有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行管理的統(tǒng)稱，它真實(shí)的反映了路橋工程建設(shè)的歷史，并可以有效的應(yīng)用到后期的維護(hù)和實(shí)踐中，是所有路橋建設(shè)者的集體智慧結(jié)晶，因此完善工程的檔案管理工作已經(jīng)成為了路橋建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。路橋工程檔案的特點(diǎn)有：一是檔案管理涉及的單位眾多。在整個路橋建設(shè)工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中將會涉及到眾多的單位，例如工程投資主體的建設(shè)單位、工程的施工單位、監(jiān)理單位以及工程勘查涉及單位、政府監(jiān)督部門、路橋運(yùn)營單位等多個施工組織，因此所要進(jìn)行的檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作。二是歷經(jīng)時間長。一個工程項(xiàng)目的確定到竣工驗(yàn)收所需時間最少也要兩年。中間要經(jīng)過很多階段，如工程立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)及確定項(xiàng)目施工的施工單位、交工驗(yàn)收、試運(yùn)營等。三是專業(yè)性強(qiáng)。由于路橋工程檔案的絕大部分內(nèi)容都是與技術(shù)相關(guān)的，因此，要想完成好路橋工程檔案的相關(guān)工作，不僅需要具備工程方面的相關(guān)知識，還要熟練掌握檔案管理方面的技術(shù)知識。四是數(shù)據(jù)量大。一個工程項(xiàng)目從立項(xiàng)，勘察設(shè)計(jì)到竣工驗(yàn)收，每一個環(huán)節(jié)都需要大量數(shù)據(jù)的協(xié)助，這也就造成了工程后期產(chǎn)生龐大數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。五是信息化管理的要求較高。

2信息化技術(shù)對路橋工程檔案管理的影響

2.1實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式

信息化的技術(shù)可以打破以前的純紙質(zhì)檔管理模式，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，將工程文檔進(jìn)行電子檔存儲，可以有效地進(jìn)行文檔的查詢和輸送。通過信息化技術(shù)在路橋工程中更為廣泛地應(yīng)用，可以進(jìn)行更深層次地檔案管理，實(shí)現(xiàn)全面地工程檔案管理。

2.2提高檔案管理效率

路橋工程檔案管理的信息化技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案管理工作的整體效率，在路橋工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)中通常情況下已經(jīng)將電子信息技術(shù)廣泛的應(yīng)用到各種領(lǐng)域，例如路橋設(shè)計(jì)圖紙和施工圖紙、招標(biāo)文件、合同的簽訂一般都采用一式兩份的形式，一個紙質(zhì)的文件和一個電子的文件，因此檔案管理人員可以直接運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)與這些部門的人員進(jìn)行溝通，通過網(wǎng)絡(luò)將電子文件進(jìn)行直接傳輸建檔，省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件要親自到現(xiàn)場進(jìn)行收集和確認(rèn)的麻煩，從而有效的提高效率。

2.3實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時化

路橋工程可以在進(jìn)行文檔管理中，去利用計(jì)算機(jī)、軟件還有通信這些技術(shù)去搭建網(wǎng)絡(luò)，對整個路橋工程的資料文檔進(jìn)行系統(tǒng)化整理，通過多媒體技術(shù)建立自己的工程網(wǎng)絡(luò)信息平臺，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺，不僅僅可以明確工程建設(shè)的法律動態(tài)以及管理責(zé)任，而且網(wǎng)絡(luò)化的信息平臺，可以實(shí)時了解社會最新的路橋工程相關(guān)信息，從而可以使得路橋工程的檔案管理夠及時地了解和掌握社會發(fā)展信息，能夠跟上社會的步伐。

3完善路橋工程檔案信息化管理的建議

3.1完善信息化管理系統(tǒng)

要想實(shí)現(xiàn)路橋工程檔案的科學(xué)化管理，需要不斷地完善路橋工程檔案信息化的管理系統(tǒng)，而且在檔案管理中可以將計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融匯貫通。首先有一個體系。隨著時代的發(fā)展，要求檔案管理工作的管理者，需要不斷結(jié)合當(dāng)下進(jìn)一步發(fā)展，而且要想構(gòu)建良好的信息化管理體系，需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際，進(jìn)行信息化建設(shè)，并且有專業(yè)人士來輔佐完成。二是控制的同步與否。要保證檔案資料的系統(tǒng)性和整體性，就要將路橋建設(shè)的過程同檔案建設(shè)的過程同步實(shí)施，信息化的系統(tǒng)也可以把檔案資料錄入，只要把資料統(tǒng)計(jì)好分析好就可以了。三是工作程度的精細(xì)。記錄與統(tǒng)計(jì)，要跟得上項(xiàng)目的開展，審批以后的資料錄入到管理系統(tǒng)中時，還不應(yīng)忘記要做好工程未來發(fā)展的規(guī)劃并且有目的，在項(xiàng)目管理中有節(jié)奏的監(jiān)管和檢查，還應(yīng)在信息錄入過程中注意錄取信息是否精確是否完整。

3.2加強(qiáng)檔案信息反饋

及時的信息有利于對增強(qiáng)管理人員路橋工程檔案意識，可以充分利用媒體，例如報(bào)刊、廣播、電視等各種宣傳渠道實(shí)時將工程檔案的有關(guān)重要信息傳播出去，建立網(wǎng)絡(luò)信息化共享平臺，借助法律的手段，明確路橋建設(shè)單位的職責(zé)，利用人員與系統(tǒng)的完美結(jié)合，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化平臺的交流，及時溝通工程信息。路橋工程建設(shè)日新月異，其工程檔案信息化管理的建設(shè)也必須同當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、城市發(fā)展的模式相適應(yīng)。深入實(shí)際，了解工程狀況和最新動態(tài)，及時里有信息化手段將相關(guān)的信息從基層反饋到管理層，提煉到相應(yīng)的規(guī)范管理中，不斷地提高路橋管理人員對檔案的管理能力。

3.3加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)

每個單位對優(yōu)秀人才的渴望，都是源源不斷的，因?yàn)楣芾砣藛T的素質(zhì)越高，其工作能力也就會越高，因此檔案管理人員在檔案信息化管理的過程中起到了重要的作用。一是想要保證從業(yè)人員的流動性減小，就需要安排專業(yè)人員來從事這項(xiàng)工作。二是對檔案信息化管理人員的專業(yè)培養(yǎng)是必不可少的，想要面臨工作中的難題和不斷的發(fā)展，還需要讓檔案信息管理的工作人員，有高超的專業(yè)能力和豐富的專業(yè)知識，要做到這些可以通過召開會議和講座來培養(yǎng)其能力，同時也不要忽視上崗人員的從業(yè)資格。員工思維的改變也是對檔案信息化管理的另一個進(jìn)步，要想更好地使用現(xiàn)代信息技術(shù)，就要求員工一定要有與時代相符合甚至超前的檔案管理意識，這樣也會更好地落實(shí)信息化管理工作，使命感的增強(qiáng)也會從根本上提高檔案信息化管理的工作效率。要想保證路橋工程檔案的高效運(yùn)行，不可忽視對檔案管理工作人員的考核，是對信息化的專業(yè)知識和工作態(tài)度是否良好的考核，要想提高考核工作率可以將員工福利和考核相結(jié)合，這樣會提高員工的工作熱情。

4結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)給路橋工程的檔案管理帶來了巨大的影響，它改變了傳統(tǒng)的純紙質(zhì)檔文檔管理模式，提高了文檔管理效率，同時通過多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化共享，使得路橋工程的檔案管理可以跟上社會的步伐。

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（作者單位：興安盟鼎誠路橋工程有限公司）