新形勢(shì)下石油企業(yè)辦公室工作的問題及對(duì)策研究

馬玉珊

摘 要：任何企業(yè)辦公室職能部門，肩負(fù)服務(wù)、協(xié)調(diào)、信息發(fā)布等多種功能，是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)部門，更是掌握機(jī)關(guān)各部門及領(lǐng)導(dǎo)連接的中樞部門，工作的好壞，直接影響企業(yè)運(yùn)行是否順暢，如果企業(yè)辦公室出現(xiàn)問題，就有可能造成企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)出現(xiàn)問題，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成重大損失。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè);辦公室問題;措施對(duì)策;問題研究

1 石油企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀

1.1 單調(diào)乏味，創(chuàng)新不足

和其他工作崗位的性質(zhì)相比較而言，機(jī)關(guān)辦公室的工作常常是單調(diào)乏味，任務(wù)繁重且瑣碎，在別人看來，整天坐在辦公室里，風(fēng)吹不著，雨淋不著，盡管工作做得不少，但不能得到大家的承認(rèn)和理解，加上辦公室的工作成績不像其他部門一樣立竿見影，能迅速贏得領(lǐng)導(dǎo)重視，這在某種程度上就造成了部分工作人員對(duì)自己的工作缺乏有效定位，從而墨守成規(guī)、循規(guī)蹈矩、情緒被動(dòng)、干勁不足，導(dǎo)致工作目標(biāo)不明確，創(chuàng)新進(jìn)取、開放思維勁頭差，特別是在當(dāng)前“低油價(jià)、轉(zhuǎn)方式、調(diào)結(jié)構(gòu)”的新形勢(shì)下，辦公室人員要不斷的解放思想，更新觀念，并創(chuàng)造性的開展工作，適應(yīng)這種新體制的變化，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。

1.2 程序冗雜，呼喚簡約

程序是指在工作中應(yīng)該執(zhí)行的手續(xù)和順序，盡管時(shí)常要求辦公室在處理公文、安排會(huì)議、印信使用管理等方面，盡可能的把每一項(xiàng)工作“簡約化”，但實(shí)際操作起來，仍會(huì)不可避免的按照一定的程序，有準(zhǔn)備、有步驟、循序漸進(jìn)的進(jìn)行必要的手續(xù)，耗時(shí)耗力。在油田“四化”建設(shè)的新形勢(shì)下，要不斷加快油田信息化建設(shè)，對(duì)辦公室工作去繁就簡，提高工作效率和工作質(zhì)量，從而推動(dòng)辦公室工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.3 調(diào)研基層少，情況摸不準(zhǔn)

辦公室的工作人員，平時(shí)大多是在處理公文、下發(fā)文件、接待和處理一些突發(fā)問題等事務(wù)上，繁雜瑣碎的辦公室工作必然會(huì)導(dǎo)致辦公室工作人員很少深入一線進(jìn)行調(diào)研，這樣，由于掌握的素材不多，調(diào)研不足，從而就有了閉門造車、脫離實(shí)際、分析問題不透等現(xiàn)象，寫出來的報(bào)告在深度和廣度上都不能如實(shí)反映職工建議和需求，這在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參謀助手的作用發(fā)揮有限。

1.4 辦公自動(dòng)化帶來的挑戰(zhàn)

近年來，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化給辦公室工作帶來新的辦公手段和思路，同時(shí)也給辦公室人員帶來了新的技術(shù)挑戰(zhàn)，比如在現(xiàn)代辦公設(shè)備中，復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電腦等已成為辦公室工作中不可或缺的設(shè)備，然而從辦公室工作的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，單位計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，資源網(wǎng)絡(luò)共享，無線組網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)安全管理，局域網(wǎng)資源管理和分配等都已經(jīng)出現(xiàn)在許多單位中，這些設(shè)備的使用、維護(hù)、管理、監(jiān)控也都擺在辦公室工作人員的面前。

2 辦公室工作問題解決措施

2.1 提升辦公人員素質(zhì)，強(qiáng)化自身辦事能力

作為石油單位辦公室人員，首先應(yīng)在日常工作中提升自身素質(zhì)，并通過企業(yè)與定期學(xué)習(xí)強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力與相關(guān)軟件操作水平。尤其在突發(fā)事件以及文章寫作、表達(dá)以及協(xié)調(diào)方面更應(yīng)盡興強(qiáng)化。作為石油企業(yè)各部門協(xié)調(diào)的重要部門，辦公室工作人員，還應(yīng)具備較強(qiáng)的溝通能力。同時(shí)辦公室工作人員還應(yīng)伴隨辦公室設(shè)備的更新，熟練掌握先進(jìn)辦公設(shè)備，使其為辦公工作服務(wù)，提升辦公工作效率。最后，作為辦公工作人員，還應(yīng)在學(xué)習(xí)過程中拓寬知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬視野，看清當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展，必要時(shí)能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供必要參考。

2.2 強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)， 確保高效規(guī)范

首先，辦公室的日常工作很具體，有些事兒甚至很瑣碎繁雜，只有建立健全各項(xiàng)工作制度，做到靠制度管人管事，才能使辦公室工作和創(chuàng)新走上規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。因此要不斷修訂完善規(guī)章制度，注意總結(jié)工作中好經(jīng)驗(yàn)、好做法，深入分析其中的原因和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，克服工作的盲目性和隨意性，使之更加科學(xué)、更加合理、更加嚴(yán)密。其次，職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化，就是按照項(xiàng)目管理方式，根據(jù)人員特點(diǎn)，合理分工，明確職責(zé)，實(shí)行分級(jí)管理、扁平化溝通的工作機(jī)制。管理者要善于帶團(tuán)隊(duì)，努力為人員的專業(yè)學(xué)習(xí)、拓展眼界、個(gè)人提升等創(chuàng)造條件和機(jī)會(huì)，辦事人員負(fù)責(zé)落實(shí)推進(jìn)，充分發(fā)揮各級(jí)作用，形成合力，促進(jìn)工作協(xié)調(diào)推進(jìn)，提升整體水平。再者，流程標(biāo)準(zhǔn)化，就是按照精簡程序、理清環(huán)節(jié)、分清責(zé)任、明確標(biāo)準(zhǔn)的要求，開展制度流程全面梳理，將工作程序、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)限等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范明確，形成具有可操作性的規(guī)范文件，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化操作。

2.3 事前控制，防范于未然

辦公室工作事無巨細(xì)，每一個(gè)細(xì)節(jié)都不容忽視，在管理上辦公室干部要敢于打破傳統(tǒng)思維定式，對(duì)任何問題都要超前思考，提前介入，早考慮，早著手，要想領(lǐng)導(dǎo)所想，想領(lǐng)導(dǎo)未想，由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，圍繞企業(yè)階段性重點(diǎn)工作，積極深入基層開展工作調(diào)研，梳理龐雜的信息，掌握充足資料，收集確鑿信息，形成意見或部署方案，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考，在執(zhí)行過程中，以督辦督查的方式跟蹤、分析、敦促落實(shí)，工作完成后及時(shí)將決策落實(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。

3 結(jié)束語

辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀股室，必須多看多寫，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，多動(dòng)腦筋，多調(diào)查研究，做到嘴勤，腿勤，手勤，只有這樣辦公室工作水平才能得到顯著提高，辦公室工作才能在歷史發(fā)展中立于不敗之地，與時(shí)俱進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李珂珂.淺談企業(yè)辦公室工作存在的問題[J].價(jià)值工程，2013（17）.