醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必要性

谷士鵬

【中圖分類號】R197 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7484（2019）02-0153-01

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，對醫(yī)院的發(fā)展起著非常重要的作用，其管理的水平間接反映了醫(yī)院的整體運行狀況，對醫(yī)院的發(fā)展起到促進或抑制的作用。伴隨著科學技術(shù)的高速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的形式也發(fā)生了極大的轉(zhuǎn)變，如何適應現(xiàn)階段檔案管理的新形勢就需要對醫(yī)院的檔案管理進行相應的調(diào)整和創(chuàng)新[1]。

1 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的不足

1.1醫(yī)院檔案管理機制設(shè)置存在不足

醫(yī)院檔案管理的場地設(shè)置一般都存在于醫(yī)院的邊緣地帶，經(jīng)常出現(xiàn)在醫(yī)院的地下室，庫房等非中心區(qū)域，同時檔案管理的保存缺乏專業(yè)用具。醫(yī)院是以醫(yī)療為主要工作方向的單位，我國現(xiàn)階段的醫(yī)療狀況就決定了醫(yī)療場地的大大不足，醫(yī)療所用場所大大侵占了其他輔助科室的場地。如檔案管理科室對于醫(yī)療作用沒有直接明顯關(guān)聯(lián)的科室，其位置更加邊緣化，往往被安排在地下室、平房庫房、庫房角落等不著邊際的犄角旮旯的地方。這些地方一般都存在溫度異常、濕度異常的情況，檔案作為需要長期保存的紙質(zhì)文件，在潮濕悶熱的環(huán)境下會出現(xiàn)發(fā)霉、字跡消失、文件受啃咬損害的危險，極其不適合文件的保存。檔案保存的工具，一般都是通用的辦公柜，沒有特殊加裝保護措施，同時不易反復提取存放，限制了檔案的應用管理。這些設(shè)置不足就需要醫(yī)院能夠加強重視程度，給檔案管理提供合理的管理設(shè)置和設(shè)備[2]。

1.2醫(yī)院檔案管理制度存在不足

醫(yī)院檔案管理制度我國是有相應法規(guī)和制度要求的，但是在實際工作中，制度的作用就相應的降低很多。許多醫(yī)院對于檔案的管理疏于制度的設(shè)置，往往通過行政人員兼職進行檔案的管理工作，這樣在人員管理制度上就存在了一員多管的狀態(tài)，讓管理人員在執(zhí)行檔案管理職責的過程中有許多不盡明了的狀況發(fā)生，嚴重影響了檔案管理的正常運行。檔案管理人員的設(shè)置中也存在了制度的不健全。醫(yī)院檔案是一種較特殊的文件檔案，它的取用是需要具有專業(yè)知識的人員來進行正常管理的，醫(yī)院在招募檔案管理人員時，往往不去考慮專業(yè)人員，這就導致了制度執(zhí)行出現(xiàn)不暢的原因。人員不專業(yè)，制度理解就不能夠堅決執(zhí)行，導致制度執(zhí)行障礙，管理出現(xiàn)混亂[3]。

1.3醫(yī)院檔案管理方式存在不足

現(xiàn)階段我國醫(yī)院的檔案管理仍是以人工管理為主的管理模式，這種管理模式對人員配置和管理時間要求非常高，主要是需要大量的人員去參與管理任務(wù)，同時非常耗費時間參與管理。同時這種人工為主的管理模式，由于人員參與眾多，往往會造成檔案的遺失或者損害，出現(xiàn)檔案的缺失及不完整，對檔案的管理造成了很大的不良影響。這種管理模式對于檔案的應用也是十分不利的，會延遲檔案的正常使用，造成檔案回檔延遲，應用效率下降。在一些醫(yī)院進行檔案整理的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案的缺失，這種缺失是無法彌補的，歸其原因還是模式方式的滯后導致的[4]。

2 醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必要

2.1醫(yī)院檔案管理機制設(shè)置必須進行調(diào)整

醫(yī)院檔案管理機制設(shè)置的不合理是限制醫(yī)院檔案管理提升的最基礎(chǔ)限制。場地限制導致的醫(yī)院檔案管理的發(fā)展是不可更改的，場地的限制會使檔案管理過程中出現(xiàn)許多意想不到的困難，讓檔案管理工作舉步維艱，所以一定要調(diào)整好場地的設(shè)置。同時應該對檔案管理的器具進行有效的更新，使用專業(yè)的檔案柜能夠大大提高檔案管理的工作效率，方便檔案的使用及回檔，大大增加檔案的利用率，從而促進檔案的使用，促進醫(yī)院的正常發(fā)展。

2.2醫(yī)院檔案管理制度必須進行調(diào)整

醫(yī)院檔案管理制度應該進行有效的提升調(diào)整，在現(xiàn)有制度的機制中還是有可執(zhí)行的制度存在的。現(xiàn)有醫(yī)院檔案管理制度主要是執(zhí)行力的缺失，如果能夠加入合理的制度保障，促進專業(yè)人員的引入，以及現(xiàn)有醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)技能提升，還是能夠極大的保障醫(yī)院檔案管理的正常運行的。所以這些醫(yī)院檔案管理制度的提升仍需要，院方積極提出整改方案，提高醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性，為醫(yī)院檔案管理能夠提高效率，提供有力的制度保障。

2.3醫(yī)院檔案管理方式必須進行調(diào)整

現(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理方式仍是以人工管理為主的方式，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息管理的方式已經(jīng)發(fā)生了天翻地覆的變化。檔案作為比較原始的信息保存方式一直使用了很長的時間，這種紙質(zhì)保存的方式具有保存時間長，信息保存完整穩(wěn)定的優(yōu)點，從古至今到現(xiàn)代社會一直沿用。傳統(tǒng)方式的使用對于現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理來說已經(jīng)出現(xiàn)了一定的不適合性，主要是表現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理中檔案使用中的調(diào)用和歸還過程出現(xiàn)了許多費時費力的狀況，同時由于醫(yī)院檔案使用的更加頻繁，導致檔案的丟失及受損情況越發(fā)明顯，這就促使醫(yī)院檔案管理方式必須做出調(diào)整，以減少這些不利情況的發(fā)生。所以信息化管理和數(shù)字化管理成為了醫(yī)院檔案管理方式轉(zhuǎn)變的必然趨勢。如何加快醫(yī)院檔案管理的信息化管理和數(shù)字化管理就是今后醫(yī)院檔案管理方式轉(zhuǎn)變的必經(jīng)之路[5]。

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)階段仍處于滯后于醫(yī)院整體發(fā)展的狀況，為了跟上醫(yī)院的發(fā)展步伐，同時也為了能夠更好的促進醫(yī)院的有序發(fā)展，醫(yī)院檔案管理應該盡快做出調(diào)整，在現(xiàn)有的較為傳統(tǒng)的管理模式下進行有效的創(chuàng)新調(diào)整，這樣才能夠及時更上醫(yī)院的發(fā)展步伐，為醫(yī)院的發(fā)展提供自身的力量。如何進行醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展不放從醫(yī)院檔案管理機、醫(yī)院檔案管理制度、醫(yī)院檔案管理方式三個方向進行創(chuàng)新。

參考文獻

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[3]陸艷， 蔡棟. 當前醫(yī)院檔案管理工作分析[J]. 中國醫(yī)院管理， 2000， 20（10）.

[4]代文婷， 劉鐵強， 王玉蓉. 淺議醫(yī)院檔案管理與檔案升級工作[J]. 中國醫(yī)院管理， 2012， 32（6）：50-50.

[5]楊巧， 高明， 陽德明. 淺議醫(yī)院檔案管理體系[J]. 重慶醫(yī)學， 2007， 36（1）：45-46.